Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе

Таблица сравнения бумажного и электронного документов

Заключение

Таким образом, электронные документы являются равнозначными бумажным документам и обладают такой же юридической силой. Важно следовать правилам и требованиям для обеспечения безопасности и надежности электронных документов. Поэтому важно понимать различия между бумажными и электронными документами, чтобы использовать их эффективно в рабочих процессах.

Использование электронных доказательств в уголовном процессе

Аннотация: С развитием электронной среды у правоприменителей появилась объективная необходимость использовать в процессе доказывания цифровую информацию, которая содержится и хранится на различных электронных носителях. За последние годы уголовно-процессуальный закон дополнен целым рядом новых норм, регулирующих вопросы обращения с цифровой информацией и ее носителями. Однако, несмотря на обширное применение электронных доказательств, на законодательном уровне до сих пор не закреплено понятия – электронные носители информации, что существенно влияет на процесс развития информационных и электронных технологий в уголовном судопроизводстве.

Развитие электронной среды

Электронная среда стремительно развивается и охватывает практически все сферы нашей жизни. Основным ее назначением является отображение, хранение, передача, обработка различной информации. Сведения, имеющие значение для расследования и доказывания виновности в совершенном преступлении, не являются исключением и могут содержаться в электронном виде на любом соответствующем носителе.

Электронные средства доказывания

Электронные средства доказывания — это любые правовые и технические возможности, позволяющие в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством использовать в доказывании информацию в электронном виде. К ним можно отнести цифровую информацию, электронные носители информации, правовые нормы их обнаружения, фиксации, копирования, изъятия, хранения и использования в производстве по уголовным делам.

Компьютерная информация и электронные носители

Процессуальная форма изъятия электронных носителей и копирования с них информации при производстве следственных действий закреплена в ст. 164.1 УПК РФ. Появление указанной нормы положительно воспринято юридическим сообществом и представителями бизнеса, поскольку в ней впервые установлен запрет на изъятие электронных носителей информации по уголовным делам о преступлениях в сфере предпринимательской деятельности и перечисленных в ч. 4.1 ст. 164 УПК РФ.

Заключение

В настоящее время законодатель использует термин электронный носитель информации в тексте УПК РФ более 10 раз. Вместе с тем, легальное определение данного понятия в законе не предусмотрено, что способствует возникновению правовой неопределенности и порождает активную научную дискуссию относительно его содержания.

Недостатком этого подхода, на наш взгляд, является то, что он ориентирован исключительно на съемные носители и не охватывает ни жесткие диски персональных компьютеров, ни облачные хранилища данных и дата-центры, а также не учитывает развитие технологий распределенного хранения информации.

Таблица

Способы создания

• Первые: оформляются сразу в электронном виде.
• Вторые: сначала оформляются на бумаге, затем сканируются и записываются на цифровой носитель.

Способы заверения

• Первые: электронной подписью.
• Вторые: бумажный экземпляр заверяется графической собственноручной подписью и печатью, скан-копия – электронной подписью.

Подписанты

• Лицо, уполномоченное заверять документы.
• Лицо, уполномоченное заверять образы. Подписант может не иметь полномочий для оформления бумажных документов аналогичного типа.

Юридическая сила

• Обладает юридической силой и равнозначен бумажному аналогу, если соответствует требованиям законодательства.
• Не заменяет оригинал, даже после заверения электронной подписью.

Требования к электронным документам

• Оформление
• Перечень реквизитов
• Выбор подписантов
• Длительность хранения

Суд устанавливает требования к принимаемым документам, передаваемым как отдельные файлы с метаданными (электронные подписи, реквизиты), конвертируемым в единый формат, установленный судом.

Особенности внешнего электронного документооборота

Документооборот внутри компании – обмен документами между подразделениями. Работу с внутренними документами могут вести по своему усмотрению.

Более удачный подход к определению понятия электронный носитель информации предлагает Ю.Н. Соколов, понимая под ним технически и технологически адаптированное к многократному использованию электронное устройство, предназначенное для записи, хранения, передачи и воспроизведения электронной информации с помощью технических средств, а также защиты, обособления и разграничения доступа к информации.

В целом приведенное определение раскрывает сущностные характеристики рассматриваемого понятия, однако выражение с помощью доступных технических средств требует уточнения.

Анализируя определения электронных носителей информации, мы можем сказать, что на сегодняшний день существует неопределенность в понимании понятия. Для решения данной проблемы разумным было бы закрепить это понятие на законодательном уровне, чтобы избежать проблем в судопроизводстве.

Список литературы

1. Соколов, Ю.Н. Определения электронного носителя информации, Москва, 2020.

Внешний документооборот

Внешний документооборот подразумевает взаимодействие с государственными органами, партнёрами и клиентами. В него входит подача налоговой и бухгалтерской отчётности, согласование и подписание договоров, выставление счетов и т.п.

Форматы электронных документов

Для конкретных видов электронных документов, Федеральная налоговая служба России утвердила перечень форматов. В их числе:

• Формализованные документы
• Неформализованные документы

Оператор ЭДО

Пересылать электронные документы можно разными способами, однако юридически значимый документооборот производится только через уполномоченного посредника, имеющего соответствующую лицензию — оператора электронного документооборота.

Оператор ЭДО гарантирует, что документооборот осуществляется в соответствии со всеми действующими нормами:

• Следит за форматами документов
• Проверяет, чтобы документы были подписаны квалифицированной ЭЦП с неистёкшим сроком действия сертификата
• Пересылает их по защищённым каналам связи
• Хранит документы и историю произведённых с ними действий в течение установленного законом времени.

Услуги оператора ЭДО платные; перед началом документооборота к сервису выбранного оператора должны присоединиться все его участники.

Что потребуется для организации электронного документооборота?

ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.

Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех подключенных к системе юридических лицах, хранит сведения о действиях с документами, выступает в роли независимой стороны в спорных ситуациях.

Преимущества электронных документов

Электронные документы — это удобно. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени (в отличие от бумажных экземпляров) требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.

С каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах. – руководитель проектов развития бизнеса Directum

Форматы электронных документов

Формат — это структура содержательной части. Он определяет расположение полей, перечень подписантов. Документы делятся на два типа: формализованные (структурированные) и неформализованные (неструктурированные). Формат первых строго определен ФНС и Росстандартом.

Если правильно все заполнять и заверять, информация распознается автоматически при поступлении в надзорный орган. Это уменьшает время рассмотрения обращений.

Неформализованные документы не подлежат массовой обработке, участники ЭДО сами определяют структуру содержательной части. При этом учитываются только требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Особые требования предъявляются к формату электронных документов долговременного хранения. Они должны быть доступны для ознакомления и представления в суде десятки лет. Для этого перед отправкой в архив их конвертируют в формат PDF-A. Такие файлы содержат все необходимое для воспроизведения и не обращаются к сторонним базам данных. Документы удастся прочесть, даже если сильно изменятся технологии.

Электронный паспорт гражданина Российской Федерации

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 2 июня 2023 года; проверки требуют 47 правок.

Электронный паспорт гражданина Российской Федерации

Признаётся в России

Тип документа удостоверение личности гражданина

Требования к правообладанию гражданство России

Переход к использованию ЭДО

Электронный документооборот по сравнению с бумажным обладает комплексом преимуществ, главные из которых — ускорение документооборота и сокращение издержек на делопроизводство. Кроме того, в 2024 году ЭДО станет в Российской Федерации обязательным для всех организаций.

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо:

Также переход на электронный документооборот подразумевает создание электронного архива.

Подобные системы в мире

Эстонская ID-карта старого образца (2007 год).

Эстонская ID-карта современного образца (2021 год).

Электронное резидентство (e-Residency) — программа, запущенная правительством Эстонии 1 декабря 2014 года, которая позволяет людям, не являющимся гражданами Эстонии, иметь доступ к таким услугам со стороны Эстонии, как формирование компании, банковские услуги, обработка платежей и оплата налогов. Программа даёт всем её участникам (так называемым e-resident) смарт-карты, которые они могут использовать в дальнейшем для подписания документов. Программа направлена на людей из не зависящих от местоположения сфер предпринимательства, например, разработчиков программного обеспечения и писателей.

Какие виды документов можно передавать через ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) помогает организациям сократить издержки, оптимизировать взаимодействие сотрудников и отделов внутри компании, ускорить и упростить обмен документами с контрагентами и контролирующими органами. Многие организации уже перешли на ЭДО, однако у тех компаний, который ещё только планируют такой переход возникают вопросы, и в частности, какие виды документов можно передавать через ЭДО. Эта статья поможет разобраться в этом и некоторых других вопросах.

Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оригиналом документа, скрепленного электронной подписью, является именно документ в электронном виде (электронный документ, файл). Распечатанное на бумажном носителе содержание такого документа (текст и графические элементы, содержащиеся в электронном документе) в любом случае является только копией электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. Такая копия должна быть заверена в общеустановленном порядке.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон N 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

Усиленная подпись может быть квалифицированной, если ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате и для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия установленным требованиям (ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Определение "средств электронной подписи" дано в ст. 2 Закона N 63-ФЗ: это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций – создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Иными словами, содержание документа, то есть:

представленные в электронной форме, которое может быть воспроизведено на экране или распечатано на бумажном носителе, и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

При этом средства электронной подписи в силу ч. 3 ст. 12 Закона N 63-ФЗ при проверке электронной подписи должны:

Таким образом, в принципе визуализация информации о подписании документа электронной подписью прямо предусмотрена законом, но только в целях проверки такой подписи с помощью шифровальных (криптографических) средств, то есть электронно-вычислительных машин и соответствующего программного обеспечения.

Вместе с тем, учитывая приведенные нормы Закона N 63-ФЗ, полагаем, можно сделать вывод, что электронный документ не исчерпывается его содержанием, которое отражается на экране монитора или распечатывается на бумажном носителе (показывается с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации), что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя. Помимо этого, электронный документ включает средства файла, заданные программами (программными средствами) – текстовым или графическим редактором, с помощью которого он создан, позволяющие фиксировать время, когда он был создан, вести запись его изменений и время, когда они были осуществлены, а равно позволяющие во взаимодействии с программами, установленными на компьютере, просматривать его содержание и распечатывать на бумажном носителе. Вся эта информация представляет собой машинописный код, к которому и присоединяется машинописный код электронной подписи, фиксирующей соответствующие записи, предотвращающая их последующее искажение и позволяющей их просматривать с использованием тех же средств.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при соблюдении условий, зависящих от вида электронной подписи:

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, в любом случае является копией оригинального электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание текстовое и (или) графическое указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. При этом требования об отражении на копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, визуализированной на мониторе при проверке электронной подписи информации о подписании документа электронной подписью законодательство не содержит. Безусловно, отражение такой информации облегчает восприятие людьми бумажной копии именно как копии электронного документа, но оно не обязательно и само по себе не придает копии никакой юридической силы, ни "дополнительной", ни "основной". Копия в любом случае должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота – путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи ("копия верна") и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи.

Это подтверждают, по нашему мнению, и разъяснения контролирующих органов. Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190. Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом. Причем по смыслу данных разъяснений документ заверяется самим налогоплательщиком, который при этом и проставляет отметку о скреплении оригинала электронной подписи. Наличие или отсутствие соответствующего текстового указания или графических элементов для его проставления в содержании документа значения не имеет.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

28 февраля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

С какими документами можно работать в электронном виде?

Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно переходят на ЭДО с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Много документов уже можно оформлять в цифре.

Договоры, контракты, соглашения

Согласно ГК РФ 434, заключить договор, обменяться протоколами разногласий или оформить дополнительное соглашение с контрагентом можно с помощью ЭДО. Главное условие — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. Для этого при заверении используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Она идентифицирует личность владельца (подписанта) и помогает убедиться, что после подписания реквизиты не менялись.

Список документов, которые находятся у контрагента на подписании

Кадровые документы

Дополнительные условия касаются кадровой документации. Эксперимент Минтруда показал, что ЭДО с сотрудниками удобен, компании с энтузиазмом переходят на него. С ноября 2021 года, после внесения поправок и дополнений в трудовое законодательство можно обмениваться многими видами электронных документов не только с дистанционными, но и со всеми остальными работниками. В цифру переведены трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков, приказы о переводе сотрудников.

Заверение согласия на КЭДО в личном кабинете системы Directum HR Pro

Но до сих пор должны оформляться на бумаге журналы по инструктажам, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении.

Первичные учетные документы

В 402-ФЗ прописаны требования к первичным учетным документам. Они могут быть как электронными, так и бумажными. Оформляются после совершения факта хозяйственной жизни. Даже если оригинал документа в электронном виде, возможно, его придется представить в государственные органы именно на бумаге. Для этого цифровой оригинал распечатывают и заверяют графической подписью и печатью, из-за чего не получается полностью перейти на ЭДО при оформлении первичной учетной документации, и иногда ее приходится дублировать на бумаге.

Отчетность

Вся бухгалтерская и налоговая отчетность может оформляться на цифровом носителе. Она заверяется КЭП и передается в ФНС с помощью оператора ЭДО или через сайт ФНС.

Обращения в гос. органы и суды

Некоторые ведомства реализовали подачу обращений через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Можно воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом гос. органа. С каждым годом становится все меньше ведомств, принимающих исключительно бумажные документы, появляются удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.

Суды уже принимают любые материалы, переданные по телекоммуникационным каналам связи. Это может быть как оригинал, так и образ. Первый обязательно заверяется КЭП, а второй — любой электронной подписью.

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.