Документы грузоотправителя

Документы грузоотправителя

Подключение электронного документооборота для грузоотправителя и других участников грузоперевозок.

Подключить ЭДО в логистике

Простой обмен документами в логистике

Грузоперевозки должны сопровождаться специальной документацией. Корректно оформленные бумаги подтверждают легальность перевозки груза, определяют условия и стоимость транспортировки и регулируют отношения между участниками логистического процесса.

Кроме того, сопроводительные документы, фиксирующие перемещение товара от продавца к покупателю, могут быть использованы для бухгалтерского и статистического учёта обеих сторон.

В статье расскажем об основных документах, необходимых при транспортировке груза, и разберёмся, какие из них обязан оформлять и использовать грузоотправитель.

Перечень основных сопроводительных документов при автомобильных грузоперевозках

Полный перечень документов, которые должны быть у водителя на руках в процессе грузоперевозки, определяется особенностями транспортируемого груза. Однако существуют такие документы, без которых ни одна коммерческая грузоперевозка не может быть реализована на территории РФ. К ним относятся:

• Товарно-транспортная накладная (ТТН).
• Накладная 1-Т.
• Транспортная накладная (или ТН).
• Товарная накладная по форме ТОРГ-12.

Перечисленные документы водитель должен иметь при себе, когда осуществляет перевозку груза, и предъявлять по первому требованию инспектора ГИБДД в случае проверки.

ТТН считается основным документом, подтверждающим законность грузоперевозки и отражающим полную картину происходящего товарооборота. Транспортная накладная может отвечать исключительно за процесс перевозки. Накладная ТОРГ-12 предназначена только для грузоотправителя и грузополучателя, водителю не обязательно иметь её при себе и предъявлять при проверке на дороге.

Участники товарооборота могут обмениваться этими документами непосредственно между собой, не оформляя отдельный экземпляр для транспортной компании.

Различия между транспортной и товарно-транспортной накладными

Из-за того, что законом разрешено применение как транспортной, так и товарно-транспортной накладной, нередко возникает путаница с их оформлением. Подробно о различиях ТН и ТТН мы рассказываем в этом материале.

Путевой лист

Ещё один обязательный сопроводительный документ — путевой лист — оформляется тем участником, который непосредственно осуществляет перевозку груза. Это может быть как сам грузоотправитель, так и привлечённая компания-перевозчик.

В путевом листе отображается информация о транспорте и его техническом контроле, о характеристиках груза, маршруте, особенностях перевозки, а также о водителе и пройденных им медосмотрах. С помощью этого документа производятся итоговые расчёты затрат, связанных с перевозкой: заработная плата водителю, расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и т.д.

Кроме того, путевой лист подтверждает законность перевозки груза с привлечением указанного водителя и транспортного средства, поэтому работники ДПС вправе запросить этот документ в ходе проверки на дороге.

Договор перевозки груза

При привлечении компании перевозчика в обязательном порядке оформляется договор перевозки груза. Заказчиком транспортных услуг может быть как грузоотправитель, так и грузополучатель. Договор подтверждает то, что доставка груза от отправителя к получателю доверена конкретному перевозчику, а также определяет права и обязанности сторон, условия перевозки и порядок оплаты транспортных услуг.

Вместо договора допускается оформление доверенности на перевозку груза, заверенной заказчиком. Например, отправитель или получатель может выписать такую доверенность на имя водителя, являющегося штатным работником организации либо привлечённого со стороны компании-перевозчика.

Дополнительные документы при грузоперевозках

В некоторых случаях основных сопроводительных документов оказывается недостаточно для того, чтобы грузоперевозка считалась законной. Особенности груза могут потребовать оформления дополнительной документации. Сюда можно отнести:

Документы, оформляемые грузоотправителем

Состав документов, предъявляемых грузоотправителем другим участникам перевозки зависит от многих факторов. Рассмотрим только обязательные к оформлению документы в двух различных ситуациях: первая — грузоотправитель доставляет груз самостоятельно, вторая — транспортировку груза осуществляет компания-перевозчик.

В первом случае отправитель должен составить два основных документа:

Теперь разберёмся, какие документы обязан предъявить грузоотправитель работникам транспортной компании, привлечённой к грузоперевозке, а затем — получателю груза:

К основным документам в обоих случаях могут прилагаться дополнительные, если того требуют особенности перевозимого груза: сертификаты качества, технические паспорта, свидетельства, разрешения и т.д.

Документы, получаемые грузоотправителем при передаче груза перевозчику

Когда грузоотправитель заказывает услуги перевозчика, он также получает на руки специальную документацию от транспортной компании.

Оформление сопроводительных документов

Оформление сопроводительных документов теперь возможно не только на бумаге, но и в электронном виде. Многие из них уже имеют утверждённые электронные форматы, а порядок их применения регулируется законом. Со временем Минтранс планирует осуществить полный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Например, уже в 2024 году электронную транспортную накладную (ЭТрН) планируют сделать обязательной для некоторых отраслей.

Удобные сервисы для перехода на электронный документооборот

Калуга Астрал предлагает удобные сервисы для перехода на электронный документооборот в логистике. Для тех компаний, которые применяют в своей работе программу 1С, доступно уникальное решение 1С-ЭПД. Сервис работает во всех популярных конфигурациях программы и позволяет обмениваться ЭПД с контрагентами, поддерживая как формализованные (утверждённые), так и неформализованные форматы документов. Платформа ЭПД представляет собой интеграционное решение и легко встраивается в учетные системы пользователей, обеспечивая бесшовную работу с ЭПД.

Не хотите разбираться?

Оставьте заявку, мы ответим на ваши вопросы

Проблемы при оформлении документов

Поставщики часто не оформляют должным образом набор документов, необходимых при перевозке товаров. Однако необходимо серьезно отнестись к подготовке документов транспортным компаниям, так как это может привести к проблемам по дороге, вплоть до ареста груза.

Новая форма транспортной накладной

С 25 июля 2011 года при перевозке грузов должна использоваться новая форма транспортной накладной, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом.

Правила перевозки груза автомобильным транспортом

Перевозка груза организуется на основании договора перевозки, по которому транспортная компания обязуется доставить вверенный ей груз и выдать получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза ТН – транспортной накладной, коносамента или иного документа на груз, предусмотренного транспортным уставом или кодексом. Иными словами, отдельный договор делать не нужно. Само по себе оформление транспортной накладной (или иного документа на перевозку) уже указывает на наличие договора.

Кодекс не требует делать транспортную накладную, а допускает иной документ. Таковым вполне может стать прежний бланк ТТН. Договор перевозки может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа. Лицо, которому требуется организовать перевозку (это может быть как покупатель, так и продавец, в зависимости от условий продажи товара) направляет перевозчику заказ. При наличии договора об организации перевозки груза, когда осуществляются систематические перевозки, грузовладелец направляет перевозчику заявку.

Унифицированной формы заказа и заявки Правила не предлагают. Это может быть любой документ, письмо, сообщение, где указывалось бы намерение грузовладельца. Отправка заказа (заявки) еще не указывает на заключение договора, а лишь на намерение его заключить. Перевозчик, получив заказ (заявку), в течение трех дней информирует грузоотправителя о согласии или отказе (с письменным обоснованием причин).

Далее грузоотправитель оформит транспортную накладную, а это уже указывает на наличие договора. Итак, транспортная накладная составляется, когда перевозка товара осуществляется в рамках договора перевозки груза. Рассмотрим возможные варианты.

ПЕРЕВОЗКУ ОСУЩЕСТВЛЯЕТ ПОКУПАТЕЛЬ

Если продавец не организует перевозку, у покупателя два варианта: самовывоз или обращение к другому перевозчику. При самовывозе договор перевозки не возникает, заключать его попросту не с кем, соответственно, и транспортную накладную оформлять не нужно. Поставщик со склада передаст товар по накладной ТОРГ-12. Водитель покупателя получит ценности и доставит их до склада покупателя. В данном случае достаточно путевого листа, который подтвердит поездку водителя. На учет ценности принимаются по товарной накладной ТОРГ-12. Тот факт, что приобретенный товар перевозится автомобильным транспортом, еще не означает необходимость заполнения транспортной накладной. При самовывозе не нужно оформлять транспортную накладную, и на это указал Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 9 декабря 2010 г. N 8835/10. В споре инспекторы отказали в вычете НДС по приобретенным ценностям, так как на товар не оформлялась транспортная накладная. Для вычета, при наличии товарной накладной по форме ТОРГ-12, транспортная накладная не нужна. Ее обязательное наличие не предусматривается требованиями по заполнению ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132). ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортом, является документом, определяющим взаимоотношения по выполнению перевозки грузов, служащим в том числе для расчетов с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные ими услуги по перевозке грузов. Когда покупатель не выступает в качестве заказчика по договору перевозки, ТТН не нужны. Когда покупатель привлекает стороннего перевозчика для доставки груза, отношения регулируются договором перевозки. Заказчиком в данном случае будет покупатель, следовательно, именно ему придется оформлять транспортную накладную. Продавец составит лишь товарную накладную по форме ТОРГ-12 и передаст груз. Право собственности на товар переходит в момент передачи товара, то есть на складе поставщика. Поставщик в договоре перевозки уже не выступает грузоотправителем. В данной ситуации со склада поставщика товар передает перевозчику покупатель, который получил свой товар, то есть в договоре перевозки грузоотправителем и грузополучателем выступает покупатель. Именно он и составляет ТН. Подведем итог. В случае, когда привлекается сторонний перевозчик (в роли заказчика выступает поставщик или покупатель), транспортная накладная оформляется, так как правоотношения регулируются договором перевозки. Отметим, подписывать отдельный договор перевозки вовсе не нужно, сам факт составления транспортной накладной указывает на наличие договора (грубо говоря, транспортная накладная выступает в роли договора). При самовывозе груза транспортная накладная не составляется (только, если она необходима самому покупателю для учета). Если доставку организует продавец собственным транспортом, все зависит от условий продажи товара. Когда покупатель не оплачивает доставку (цена включена в стоимость товара или осуществляется бесплатно), договор перевозки не возникает. Если доставка оплачивается отдельно, в документах ее стоимость указана отдельно, перевозка оформляется транспортной накладной.

ПЕПРЕВОЗКУ ОСУЩЕСТВЛЯЕТ ПРОДАВЕЦ

Продавец может включить стоимость доставки в цену товара, либо оказать клиентам дополнительную услугу – доставку. В первом случае покупатель оплачивает товар, а доставка для него по условиям сделки будет бесплатной. Если в договоре цена доставки выделена отдельной строкой и не включена в цену реализованных товаров, то оказание услуг по доставке считается самостоятельным видом деятельности. Соответственно, ЕНВД придется платить не только с розничной торговли, но и по услугам перевозки грузов. Когда доставка для покупателя "0", то есть включена в цену товара и не указана отдельной строкой в документах, то дополнительного вида деятельности не возникает, реализация и доставка осуществляются в рамках розницы (Письмо Минфина России от 28 апреля 2005 г. N 03-06-05-04/112).

Итак, стоимость доставки для покупателя включена в цену. Далее возможны два варианта: поставщик организует доставку собственным транспортом или привлекает стороннего перевозчика. Когда продавец осуществляет доставку собственными силами, договор перевозки не возникает, а значит и транспортную накладную составлять не нужно. Передачу товара подтвердит ТОРГ-12. Доставка товара оформляется путевым листом водителя, работающего у поставщика. Покупателю документы, подтверждающие доставку, не нужны, он за нее отдельно не платит, так что расходы учитывать не нужно, а стоимость товара он учтет на основе товарных накладных.

Наша справка. Ранее бланки путевых листов были утверждены Приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68. Сейчас действует Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152, который отменяет старый бланк, однако новой формы не предлагает, а ограничивается лишь Обязательными реквизитами для путевых листов. Можно воспользоваться старым бланком, доработав его и не забыв об обязательных реквизитах.

Если продавец привлекает стороннего перевозчика, то возникает договор перевозки, который заключается между продавцом и перевозчиком. На товар, помимо двух экземпляров ТОРГ-12, оформляется три экземпляра транспортной накладной (продавцу-грузоотправителю, перевозчику, покупателю-грузополучателю). Когда доставка осуществляется продавцом за отдельную плату (в документах стоимость указана отдельно) или предоставляется покупателю как дополнительная услуга (клиент может ее заказать или отказаться, забрав товар самостоятельно), отношения регулируют нормы договора о перевозке. При этом не играет роли, организуется доставка собственным транспортом продавца или сторонним перевозчиком. Покупатель направляет продавцу заказ на перевозку, в свою очередь продавец составит транспортную накладную, чем подтвердит заключение договора перевозки.

БУМАГИ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПЕРЕДАЧУ ТМЦ

При покупке товара необходимы документы, подтверждающие передачу тмц и их доставку. Передача товара (продажа) сопровождается оформлением товарной накладной по форме N ТОРГ-12. Она составляется продавцом в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца для списания тмц с учета и подтверждения их передачи покупателю Второй – передается покупателю для постановки купленного товара на учету (ИП делает соответствующую запись в книге учета доходов и расходов). Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т предназначена для учета ценностей (товаров) и расчетов за их доставку автомобильным транспортом. Бланк включает два раздела. Товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. На основании этого раздела грузоотправитель спишет товар, а грузополучатель оприходует полученные тмц. По факту информация этого раздела дублирует информацию, из ТОРГ-12. Второй раздел посвящен вопросам перевозимого груза. Тут указываются информация о грузе, его особенностях, сопровождающих документах, приводится данные о погрузочно-разгрузочных операциях. Форма N 1-Т – это ТОРГ-12, дополненная транспортным разделом. Из-за этого нередко возникают споры: достаточно ли при продаже тмц составить форму N 1-Т, ведь сведения о товаре в ней содержатся, и нет необходимости дублировать их в ТОРГ-12. Контролеры требуют составлять оба бланка. Хотя нормативные акты позволяют обойтись одной лишь ТТН, имея на руках формы N N 1-Т и ТОРГ-12, бизнесмен избежит возможных претензий.

Новый документ для подтверждения перевозки – Транспортная накладная (далее – ТН) по новой форме отличается от формы N 1-Т в первую очередь тем, что в нем отсутствует товарный раздел. Новая ТН не заменяет собой товарную накладную по форме N ТОРГ-12, она регулирует исключительно вопросы перевозки. Появление нового бланка теоретически снимет вопросы об оформлении ТТН и ТОРГ-12. Сейчас так: передачу товара подтверждает ТОРГ-12, а доставку – ТН. ТТН есть, каких-либо указаний о том, когда нужно делать ТН, чиновники не утвердили.

Согласно нормативным документам оформление товарно-транспортной накладной не требуется в таких случаях: на грузы, по которым не ведут складской учет; если транспорт используется для киносъемок, сервиса линий связи, электропередач и другого; при перевозке корреспонденции или почты; во время сборки вторичного сырья; при проведении научных или геологических работ.

ТТН И ТН

Чем больше бумажек, тем лучше:

Официальных разъяснений о том, какой бумаги оформлять при перевозке (ТТН или ТН), нет. Рекомендуют составлять обе бумаги. Минтранс России в Письме от 20 июля 2011 г. N 03-01/08-1980ис указывает, что "использование транспортной накладной не исключает также и применение накладных форм N N 1-Т и ТОРГ-12". Ведомство не требует составлять именно ТН или ТТН либо заполнять обе формы, а допускает применение бланков наравне. Причем ведомство не ссылается на какие-либо нормативные документы. Что, в общем-то, объяснимо, ведь подобных документов нет. Один нюанс: у Минтранса нет полномочий для толкования постановлений Правительства РФ и Госкомстата. Некоторые эксперты сейчас рекомендуют оформлять все три документа (ТОРГ-12, ТТН, ТН), указывая, что транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки; ТТН по форме N 1-Т необходима для учета движения груза и расчета за перевозку; товарная накладная (форма N ТОРГ-12) оформляет факт реализации товаров покупателю. Такое количество документов обезопасит от любых претензий, но в принципе можно обойтись лишь одним документом на перевозку. Но сэкономить время вполне возможно. ТН и ТТН обосновывают перевозку и указывают на заключение договора перевозки. Документы фактически дублируют друг друга, и каких-либо санкций последовать не может. Скорее всего, чиновники укажут на необходимость оформлять перевозки новой накладной (ведь зачем-то она появилась). Официальных разъяснений Минфина и ФНС России относительно применения транспортных накладных пока нет.

Проблемы применения товарной накладной

Уже сейчас существуют споры по поводу порядка применения товарной накладной. Дело в том, что введение товарной накладной, приведенный в приложении № 4 к Правилам перевозок грузов, фактически не отменяет использования товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т (утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78) при документировании перевозок. Таким образом, фактически будет существовать две формы документа, которым подтверждаются расходы на доставку. Чиновники из Минтранса и Минфина до сих пор не обозначили своей четкой позиции по этому вопросу. В настоящее время существуют два противоположных мнения на этот счет:

Первая позиция аргументируется тем, что преимущественно должны применяться новые Правила перевозок грузов автомобильным транспортом как более поздняя версия нормативного акта. А в данном документе не содержится никаких положений относительно применения товарно-транспортной накладной по форме Т-1.

Приверженцы одновременного применения этих форм указывают на тот факт, что транспортная накладная служит подтверждением расходов на перевозку (п. 6 Правил № 272), а товарно-транспортная накладная нужна для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (Постановление Госкомстата России от 28.11.97 №78). Следовательно, они не могут заменять друг друга.

Еще один подход к этому вопросу заключается в том, что транспортная накладная и товарно-транспортная накладная имеют разные сферы применения. Форма №1-Т используется всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства и выступающими в роли отправителей и получателей грузов (п. 2 Постановления №78). Следовательно, форма №1-Т оформляется и при заключении договора со специализированной компанией-перевозчиком, и в случае, когда функции перевозчика выполняются либо грузоотправителем, либо грузополучателем.

Транспортной накладной подтверждается заключение договора перевозки груза. По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ). То есть товар доставляет сторонняя транспортная компания, с которой заключается договор перевозки.

Если доставка товара до покупателя осуществляет сам поставщик, то договор перевозки не заключается. Соответственно, нет оснований для оформления транспортной накладной. Если же доставку организует поставщик или покупатель, с привлечением перевозчика, то с 25 июля 2011 года составление транспортной накладной по новой форме обязательно.

Таким образом, обе формы накладной при перевозке товаров автотранспортом считаются действующими, но должны применяться в разных случаях.

Неизвестно, какой из вышеперечисленных позиций будут придерживаться налоговые органы при проверке обоснованности признания расходов на приобретение и транспортировку товаров. В связи с этим, до тех пор, пока не появятся официальные разъяснения Минфина и ФНС о порядке применения транспортных накладных, предприятиям при транспортировке товара автотранспортом рекомендуется использовать обе формы – и транспортную накладную, утвержденную постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272, и товарно-транспортную накладную (форма 1-Т). Также не следует забывать и о необходимости оформлять при поставке товарную накладную по форме № ТОРГ-12 . В противном случае, при признании налоговыми ведомствами обязанности составлять накладную по форме 1-Т, могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов на приобретение и транспортировку товара и с принятием к вычету НДС.

Чтобы узнать более подробно и расчитать стоимость доставки Вашего груза ЗВОНИТЕ:

по единому телефону для всех регионов России

Наши менеджеры свяжутся с вами, уточнят все существенные детали доставки и предложат самые быстрые и выгодные варианты перевозки.

Оформление товарно-транспортной накладной № 1-Т происходит в случаях перевозки ТМЦ от одной организации к другой как собственными силами продавца-отправителя, так и при посредничестве компании-перевозчика. Назначение документа, правила заполнения, использования и хранения Госкомстат утвердил в Постановлении № 78.

Кто и для чего должен оформлять товарно-транспортную накладную?

Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление документа входит в его прерогативу. Но когда договор заключается с перевозчиком от лица отправителя или от лица получателя товара, то и составление этого документа может быть компетенцией любой из этих сторон.

Товарно-транспортную накладную № 1-Т формирует та компания, которая нанимает перевозчика.

Что же касается назначения документа, то, как указывалось выше, накладная помогает регулировать передвижение ТМЦ. Однако в некоторых ситуациях достаточно использовать классическую товарную накладную либо УПД. Но в то же время согласно п. 1 ст. 10.2 ФЗ № 171, использование именно этого бланка необходимо при перевозке алкогольсодержащих товаров. Причем вид транспорта и способ транспортировки значения не имеет. В этом случае накладную составляет отгружающая сторона.

Если же компания проигнорирует это правило и не составит ТТН по форме № 1-Т, то ей грозит штраф. Величина санкции утверждена в п. 2 ст. 14.16 КоАП РФ и зависит от типа правонарушителя:

Вдовесок госорганы арестуют и изымут продукцию.

Можно ли использовать один бланк для разных перевозок?

Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т унифицированного формата, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.

Правила оформления и порядок работы с бланком

ТТН № 1-Т относится к учетно-первичным документам. Поэтому при его заполнении следует придерживаться определенных стандартов. В частности, нельзя:

К форме 1-Т могут прилагаться дополнительные документы, например, сертификаты, паспорты, свидетельства, договоры и пр. Все они должны обязательно быть указаны в строке «Приложение» товарно-транспортной накладной.

Документ распечатывается в четырех копиях, одна из которых остается у отправителя товара, остальные три передаются на руки водителю, который будет развозить груз.

Все документы необходимо удостоверить нужными подписями. Далее экземпляры разносят следующим образом:

Инструкция заполнения бланка товарно-транспортной накладной

Сначала кратко рассмотрим структуру документа. Накладную условно можно поделить на две части:

При этом в первом блоке есть шапка. Начнем с ее заполнения:

Заполнение первого раздела формы 1-Т

Первый раздел накладной практически полностью должен заполнить грузоотправитель. Сначала вписываются подробные данные о товаре в таблицу:

Затем туда же вносится количество мест, масса (в тоннах) и общая стоимость по каждому виду товара в отдельности. Если есть наценка за объем или складские, транспортные расходы, это также надо указать в таблице.

Следующим шагом вписываем общую стоимость товара по всем наименованиям и в последний столбик вносится номер товара по складской картотеке грузоотправителя.

Если товарно-транспортная накладная имеет продолжение, то нужно отметить количество дополнительных листов в соответствующей ячейке (прописью) и также общее количество видов товара и мест (значения дублируются из первой таблицы).

Далее прописью и цифрами вписывается масса груза, а после этого необходимо указать все имеющиеся приложения, а ниже – прописью общую стоимость отпущенного со склада товара. Внизу товарного раздела слева должны стоять подписи с расшифровками представителей грузоотправителя:

С правой стороны вносятся данные водителя, в том числе вписываются сведения о доверенности, которую компания-перевозчик на него оформила.

Позже здесь же ниже ставится подпись представителя грузополучателя, обычно это тоже кладовщик, который своей подписью в этой части документа удостоверяет факт приема товара после транспортировки в целости и сохранности.

Заполнение второго раздела формы 1-Т

Второй раздел товарно-транспортной накладной включает сведения о транспортировке. Сначала здесь указывается:

В строку «Плательщик» включается информация о заказчике перевозки: ее название, адрес-телефон и банковские реквизиты, Ф.И.О. водителя и номер его удостоверения. Строки «Лицензионная карточка», а также ее «Регистрационный номер» и серию можно пропустить, поскольку лицензирование сейчас не производится, а вот окошко о виде перевозки надо заполнить (коммерческий).

Далее вносятся сведения о погрузке-отгрузке (фактические адреса доставки товара) и прочая дополнительная информация (переадресовка, маршрут, прицепы – по необходимости).

Ниже есть еще одна таблица. Все данные в нее вносятся аналогично товарному разделу. В столбце «Способ определения массы» указываются весы – автоматические, ручные или товарные, если взвешивание производится на весах. Если же взвешивание не делается, то надо указать либо «нормативный», либо «согласно маркировке». Справа под таблицей надо вписать документы, сопровождающие груз (сертификат качества, паспорта, акты и т. д.). Слева внести подписи непосредственных участников процесса погрузки-доставки-отгрузки.

Следующая часть документа под названием «Погрузочно-разгрузочные операции» включает таблицу, в которую вносится информация о погрузке-разгрузке (наименование отправителя и получателя груза, способ действия, дата убытия, прибытия товара и подпись ответственного сотрудника).

Далее, в предпоследнюю табличку водителем вносятся все прочие ведения (километраж, стоимость поездки, штрафы за неверно оформленные документы, время простоя и т.д.) и наконец последние данные в «Расчет стоимости» и «Таксировку» вписывает бухгалтер перевозчика.

Экспедиторская расписка

Транспортно-экспедиторская расписка: что это и для чего она нужна

Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, а доставлять товар покупателям всё-таки нужно, они обращаются в экспедиторскую фирму. Для такого способа передачи покупки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка, оформленная согласно договору. Расскажем, что это такое и как её составлять.

Для чего нужна экспедиторская расписка (ЭР)

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. На 2023 год все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для некоторых отраслей.

Если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется ЭР (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо неё, к такому договору прилагаются поручение экспедитору (сама экспедиторская расписка) и экспедиторская складская расписка.

Транспортная экспедиция – это организованное перемещение грузов на дальние расстояния с использованием различных видов транспорта.

Экспедиторская расписка – это официальный документ, который выдаётся транспортной компанией или фирмой отправителю груза как подтверждение его приёма и принятия на себя обязательства по осуществлению перевозки.

По договору транспортной экспедиции перевозчик обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором услуги, связанные с доставкой товара (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору.

Но если она всё же происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае ЭР становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора. Также экспедиторская расписка даёт возможность учёта расходов при расчёте базы по прибыли.

В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной

Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная.

В ТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика. Поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.

Правила в транспортной области допускают возможность оформления иного документа вместо экспедиторской расписки (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить ЭР транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Если его будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то ТН не нужна.

В чём разница между экспедиторской распиской и экспедиторским поручением

Поручение экспедитору и экспедиторская расписка – два разных документа, которые используются в процессе перевозки грузов.

Поручение экспедитору (также известное как доверенность на экспедирование) – это документ, который выдаётся отправителем (клиентом) экспедитору (перевозчику или транспортной компании) для осуществления перевозки груза. В нём указывается полное описание товара (тип, количество, вес, объём), условия доставки, инструкции для экспедитора, а также права и обязанности сторон.

Экспедиторская расписка – это документ, который выдаётся экспедитором отправителю в момент получения груза. В ней указывается информация о грузе, условия перевозки, стоимость услуг экспедитора и другие важные детали сделки. ЭР подтверждает получение товара перевозчиком и является доказательством заключения договора перевозки между отправителем и экспедитором.

Поручение экспедитору используется для доверительной передачи груза экспедитору с указанием условий и инструкций, а экспедиторская расписка выдаётся экспедитором отправителю как подтверждение получения груза и условий перевозки.

Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку

На 2023 год компания-перевозчик обязана заполнить экспедиторскую расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.

В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:

Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных.

Комментарий специалиста Антона Шевченко

Экспедиторская расписка выступает вместо транспортной накладной. А получение груза подтверждается ТН, которую выписывает продавец и подписывает покупатель.

Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Форма документа установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Заполненная экспедиторская расписка должна содержать следующую информацию:

В ЭР недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка подтверждает законность и юридический статус документа.

Как оформить экспедиторскую расписку

Согласно Приказу, в экспедиторской расписке должны быть указаны вышеперечисленные данные

Информация о документе должна быть указана в верхней части бланка, включая номер и дату создания грузовой квитанции. После заполнения основной информации может потребоваться указать дополнительные детали о товаре (например, меры безопасности).

В строке 16, экспедитор должен проставить свои ФИО и подпись. В некоторых ситуациях, печать на экспедиторских расписках необязательна.

Также существуют некоторые правила, которые нужно соблюдать при заполнении:

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Образец экспедиторской расписки

Чтобы не допустить ошибку, лучше заполнять свою экспедиторскую расписку, смотря на пример.

Также прикладываем форму для заполнения и сам образец в электронном формате.

ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал).Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт

+7 (499) 444-71 -90

Узнайте ответы на интересующие вас вопросы

Мы предлагаем комплексный подход в автоматизации электронного документооборота логистики.

Гибкая ценовая политика, предложения и скидки для новых и постоянных клиентов. Мы предоставляем возможность приобрести все необходимое для бизнеса в одном месте по оптимальной стоимости.

Квалифицированные специалисты, собственный склад — вам не придется ждать.

От заявки до внедрения – самые короткие сроки. Настройка, регистрация, запуск, обучение – доверьте все нашим профессионалам.

Наши специалисты проведут подключение ЭДО для логистики "под ключ": вам нужно будет только начать работать!

Требуется ЭДО?

Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы