Составлена в _____ экз. Утверждаю
_______________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________________ _______________________________
(наименование работодателя, (руководитель или иное лицо,
_________________________________ _______________________________
его организационно-правовая уполномоченное утверждать
_________________________________ _______________________________
форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)
_________________________________
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) “__”___________ ____ г.
“__”___________ ____ г. N _______ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего (начальника) техническим архивом
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с заведующим (начальником) техническим архивом и в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего (начальника) техническим архивом.
1.2. Заведующий (начальник) техническим архивом относится к категории руководителей.
1.3. Заведующий (начальник) техническим архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.4. Заведующий (начальник) техническим архивом подчиняется непосредственно _______________.
1.5. На должность заведующего (начальника) техническим архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.6. Заведующий (начальник) техническим архивом должен знать:
Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организаций);
Действующую систему классификации материалов и технической документации;
Государственные стандарты на техническую документацию;
Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению;
Порядок оформления и методы восстановления технических документов;
Основы экономики, организации труда и организации производства;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда.
1.7. В своей деятельности заведующий (начальник) техническим архивом руководствуется:
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;
Настоящей должностной инструкцией;
Правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
1.8. В период временного отсутствия заведующего (начальника) техническим архивом его обязанности возлагаются на _______________.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Заведующий (начальник) техническим архивом:
2.1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на организацию исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.
2.2. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями организации технических документов и правильностью их оформления.
2.3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.
2.4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
2.5. Осуществляет методическую помощь подразделениям организации в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.
2.6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
2.8. Руководит работниками технического архива.
ПРАВА
Заведующий (начальник) техническим архивом имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающихся деятельности возглавляемого подразделения.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого подразделения.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений организации.
3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.
3.6. Вносить руководству организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий (начальник) техническим архивом несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством РФ.
УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы заведующего (начальника) техническим архивом определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий (начальник) техническим архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности заведующему (начальнику) техническим архивом может выделяться служебный автотранспорт.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного
подразделения
_____________________________ _____________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
“__”___________ ____ г.
Согласовано:
юридическая служба
_____________________________ _____________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
“__”___________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)
_____________________________ _____________________
(инициалы, фамилия) (подпись)
“__”___________ ____ г.
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н
Начальник отдела
(заведующий отделом) архива
Должностные обязанности.
Руководит производственной и
административно-хозяйственной деятельностью отдела. Несет ответственность за
надлежащее выполнение задач и функций, определенных положением об отделе.
Анализирует состояние работы и готовит предложения к проектам программ развития
и планов работы архива по направлению деятельности отдела. Разрабатывает и
участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела.
Устанавливает плановые задания работникам, контролирует их выполнение.
Организует своевременное составление и представление отчетов о работе отдела.
Готовит проекты нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела и
относящихся к его компетенции. Руководит и организует разработку
научно-исследовательских тем и методических документов по направлению
деятельности отдела, обеспечивает их внедрение. Обеспечивает сохранность
архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или
находящихся в процессе работы. Организует внедрение автоматизированных архивных
технологий, использование научных и методических разработок, достижений
отечественного и зарубежного опыта в области архивного дела по направлению
деятельности отдела, внедрение прогрессивных форм организации труда.
Консультирует по вопросам, относящимся к деятельности отдела. Организует
взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Осуществляет подбор и
расстановку кадров отдела, готовит предложения по назначению, перемещению,
освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них
взысканий. Организует работу по повышению квалификации работников отдела.
Участвует в организации мобилизационной подготовки архива, разработке и
осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период,
спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Участвует в работе экспертной,
методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссии,
дирекции, научного (научно-технического) совета и других коллегиальных органов
архива. Контролирует соблюдение работниками отдела правил работы с документами,
производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда и пожарной
безопасности, режима охраны архива.
Должен знать:
законы и иные нормативные правовые акты
Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; состав и
содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и
классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения
документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы трудового
законодательства; основы организации труда и управления; порядок составления
планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области
архивного дела; основы документационного обеспечения управления; основы
применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка;
правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации.
Высшее профессиональное
образование по направлению подготовки (специальности) “Историко-архивоведение”,
“Документоведение и документационное обеспечение управления”,
“Документоведение и архивоведение”, “История” и стаж работы
по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) “магистр”
и “специалист” – не менее 3 лет, при квалификации (степени)
“бакалавр” – не менее 4 лет, при наличии ученой степени – не менее 3
лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное
образование по направлению подготовки (специальности) “Историко-архивоведение”,
“Документоведение и документационное обеспечение управления”,
“Документоведение и архивоведение”, “История” и стаж работы
по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени)
“магистр” и “специалист” – не менее 4 лет, при квалификации
(степени) “бакалавр” – не менее 5 лет.
I. Общие положения
1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
4. Заведующий архивом должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового – к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности
1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
Заведующий архивом вправе:
1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
Заведующий архивом несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
119-р от 27. 2017
муниципального района «Мещовский район»
Об утверждении должностной инструкции
администрации муниципального района «Мещовский район» (прилагается).
- Признать утратившим силу распоряжение администрации от 10.12.2013 № 785-р «О должностной инструкции начальника отдела архивного дела администрации МР«Мещовский район».
- Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации С.В. Ловакову.
Главы администрации В.Г. Поляков
Приложение
к распоряжению администрации
начальника отдела архивного дела
«Мещовский район» Калужской области
1.1. Должность начальника отдела архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район» является должностью муниципальной службы.
1.2. Должность начальника отдела архивного дела относится к ведущей группе должностей (пункт 1.3., подраздела ведущая группа должностей, раздела должности категории «специалисты» Реестра муниципальных должностей, муниципальных должностей муниципальной службы в Калужской области (Закон Калужской области от 26 апреля 2012 г. № 272-ОЗ).
1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление в сфере архивного дела муниципального образования.
1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивных фондов муниципального образования (п. 16 ч.1 ст. 15 Федерального закона № 131-ФЗ от 26.04.2012; п.3, п.4 ст.4, п. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004) .
1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность начальника отдела архивного дела: организация и содержание отдела архивного дела; обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей начальника отдела архивного дела: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению; предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Калужской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе; организационно-
методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; информационное обеспечение органов местного самоуправления; организация использования архивных документов; удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
1.7. Начальник отдела архивного дела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района «Мещовский район» по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.
1.8. Начальник отдела архивного дела непосредственно подчинен управляющему делами администрации муниципального района «Мещовский район».
2.1. Базовые квалификационные требования:
2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела, должен иметь высшее профессиональное образование -бакалавриат.
2.1.2. Для замещения должности начальника отдела архивного дела установлено требование о наличие не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.
2.1.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми знаниями:
1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);
2) правовыми знаниями основ:
а) Конституции Российской Федерации;
б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
г) законодательства о противодействии коррупции.
2.1.4. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми умениями:
Эффективного управления персоналом;
Планирования работы и контролирования ее выполнения;
Оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; прогнозирования последствий принятых решений;
Ведения деловых переговоров с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
Подготовки и ведения деловой переписки;
Соблюдение этики делового общения при взаимодействии с гражданами;
Владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным
Работы в сети «Интернет» и информационно-правовых системах.
2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.
2.2.1. Начальник отдела архивного дела, должен иметь:
а) высшее профессиональное образование по специальности, направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», «Историко-архивоведение».
2.2.2. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
Приказа Министерства Российской Федерации от 03.06.2011 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;
Устав муниципального района «Мещовский район» Калужской области утвержден решением Районного Собрания муниципального района «Мещовский район» от 26.05.2011 № 131;
Положения об администрации муниципального района «Мещовский район»;
Положения об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район»;
Методов проведения деловых переговоров, методов управления аппаратом органа местного самоуправления, муниципального органа;
Правил делового этикета;
Правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка органа местного самоуправления, муниципального органа, порядка работы со служебной информацией;
Понятие, сущность, цели архивного дела;
Организация работы архивных учреждений;
Порядок приема, регистрации, систематизации, хранения и использования архивных документов;
Порядок формирования и содержания муниципального архива.
2.2.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими
умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
Проводить экспертизу ценности документов, осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы;
Составлять установленную отчетность по архивному делу.
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район», на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.
3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
3.3. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя.
3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.
3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.
3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.
3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.9. В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами, начальник отдела архивного дела исполняет обязанности:
Общее руководство деятельностью отдела;
Обеспечение повышения уровня развития архивного дела в муниципальном районе;
Планирование работы, составление отчетов о работе отдела;
Разработка и внесение на утверждение Главе администрации
муниципального района «Мещовский район» Положение об отделе;
Обеспечение в отделе соблюдений Правил внутреннего трудового распорядка, Должностной инструкции;
Разработка номенклатуры дел отдела, обеспечение хранения дел и документов отдела, подготовка и направление дел постоянного хранения в архив;
Подготовка справочных, информационных, аналитических, методических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
Разработка и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов администрации муниципального района в пределах компетенции отдела;
Обеспечение реализации нормативных правовых актов в пределах своих полномочий;
Разработка и систематические уточнения списков предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив;
Обеспечение в архивохранилище охраны и противопожарный режим;
Организация отбора и приема документов от предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов – источников комплектования муниципального архива;
Проведение проверки наличия документов по фондам;
Проведение экспертизы ценности документов:
Организация контроля за исполнением входящих документов;
Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц в установленном порядке.
Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник отдела архивного дела имеет право:
4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом архивного дела, работников структурных подразделений администрации муниципального района «Мещовский район».
4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.
4.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела.
4.5. Повышать квалификацию за счет средств местного бюджета.
Начальник отдела архивного дела несет установленную законодательством ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.1. Начальник отдела архивного дела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:
План работы отдела;
Отчет о работе отдела;
Показатели основных направлений и результатов деятельности отдела;
Должностная (служебная) записка.
6.2. Перечень вопросов, по которым начальник отдела архивного дела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения:
Проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;
Выдача копий архивных документов, информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами;
Выбор метода выполнения поставленных задач.
Начальник отдела архивного дела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, и в случае служебной необходимости принимает участие в подготовке:
7.1. Нормативных правовых актов и (или) проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности в сфере архивного дела муниципального образования.
Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области, администрации муниципального района «Мещовский район».
Начальник отдела архивного дела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно распорядительными документами взаимодействует с:
9.1. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов.
9.2. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;
9.3. Организациями и гражданами.
В соответствии с замещаемой должностью начальника отдела архивного дела и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела архивного дела оказывает муниципальные услуги гражданам и организациям:
10.1. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей в муниципальном образовании.
10.2. Информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами.
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальник отдела архивного дела определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:
11.1. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявленным требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, другое).
11.2. Своевременность исполнения поставленных задач.
11.3. Организация труда (производительность, результативность, соблюдение дисциплины)
11.4. Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).
11.5.Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).
Управделами администрации муниципального
Начальник отдела организационно-контрольной работы
________________ _______________ ______________________
Дата Личная подпись Расшифровка подписи
Начальник правового отдела
инструкцией ознакомлен(а) ________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Республики по делам архивов
Глава администрации ___________________
“____” ________________ 20___ г.
Примерная должностная инструкция начальника архивного отдела администрации _________________________________________________ муниципального района (городского округа)
1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе “главная”.
1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.
1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.
1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).
1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).
1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации”, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ “О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике”, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ “Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике”, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ “О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики”, иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.
II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела
2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.
2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;
2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:
Знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;
Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
Знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;
Наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;
Умение работать с людьми.
III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела
3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:
3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее – архив).
3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.
3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.
3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.
3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.
3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.
3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.
3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.
3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.
3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.
3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами – потенциальными источниками комплектования архива.
3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций – источников комплектования архива.
3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.
3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.
3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.
3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях – источниках комплектования архива.
3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях – источниках комплектования архива.
3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями – источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения “Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики” (далее – РГБУ “ГА КЧР”) об упорядочении документов и оказании им платных услуг.
3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.
3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками – комплектования архива.
3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.
3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.
3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.
3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.
3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.
3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.
3.1.27. Организует выставки документов.
3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.
3.1.29. Организует работу читального зала архива.
3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.
3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.
3.2. Начальник отдела имеет право на:
3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.
3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.
3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.
3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.
3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.
3.2.8. Защиту своих персональных данных.
3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.
3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.
3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.
3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.
3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.
3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.3. Ответственность начальника архивного отдела:
3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны , а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;
IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями
4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом “О муниципальной службе в Российской Федерации”, Законом Карачаево-Черкесской Республики “О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике”, Федеральным законом “Об архивном деле в Российской Федерации”, Законом Карачаево-Черкесской Республики “Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике”, Законом Карачаево-Черкесской Республики “О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики”, Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.
4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.
4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ “ГА КЧР”, работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.
4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ “ГА КЧР” и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.
V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям
5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом “Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики” и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:
5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.
5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.
VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего
6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:
Планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);
Выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);
Качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);
Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);
Самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);
Дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).