Должностная функция кода сотрудника

Код выполняемой функции в ЕФС-1 — одна из граф подраздела 1.1, соответствующего ранее действовавшей форме СЗВ-ТД. Во всех ли случаях заполняется эта графа при сдаче указанного подраздела? Откуда берутся значения кодов? Разберем ответы на поставленные вопросы в нашей публикации.

Должностная функция кода сотрудника

Главное изменение, которое касается всех работодателей, — обязанность заполнять код выполняемой функции. Как этот код подобрать и что будет за пустую графу — расскажем в статье.

Советуем узнать заветные коды прямо сейчас, чтобы не тратить кучу времени на каждый прием или перевод для отчета СЗВ-ТД.

Должностная функция кода сотрудника

С 1 августа 2021 года Пенсионный фонд принимает сведения СЗВ-ТД по новой форме. Главное новшество — обязанность заполнения графы «Код выполняемой функции» всеми работодателями. Заполняется в со­от­вет­ствии с Об­ще­рос­сий­ским клас­си­фи­ка­то­ром за­ня­тий ОК 010–2014 (МСКЗ-08). Указывается кодовое обозначение работы сотрудника. При этом необходимо ориентироваться на фактически выполняемую работу, а не на должность сотрудника, прописанную в трудовом договоре. Не всегда получается сходу определить правильный код.

Почему разумно подготовиться уже сейчас

Если в отчете после 1 июля код не будет заполнен, ПФР не примет отчет.  В случае опоздания,  представления неполных или недостоверных сведений отвечать будет должностное лицо. А это штраф от 300 до 500 руб., но возможно обойтись предупреждением.

Санкции не применяются к предпринимателям, так как они не приравниваются к должностным лицам.

Как избежать штрафов, мы подробно рассказывали в статье.

Пока проверки правильности указания кода нет — контролировать будут только наличие кода и его формат из 5 цифр.

Поиск нужного кода — занятие трудоемкое. А отчет СЗВ-ТД при приеме сотрудника нужно отправить не позднее следующего дня с даты приказа.

Чтобы не тратить каждый раз время, допишите коды выполняемых функций в штатном расписании, если ведете его на бумаге.

Но лучше задуматься о современной программе кадрового учета. Особенно тем, кто по старинке переносит данные из штатки в приказы и отчеты.

Согласно Федеральным законам № 436 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатели обязуются с 01.01.2020 г. представлять в ПФР отчетность по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

В печатной форме СЗВ-ТД есть графа “Трудовая функция, структурное подразделение”. В графе заполняются следующие данные:

· наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;

· конкретный вид поручаемой работы в соответствии со штатным расписанием;

· наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Рассмотрим как заполняется трудовая функция на примере конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Запись в электронную трудовую книжку попадают из кадровых документов, в которых установлена галочку «Отразить в трудовой книжке».

Должностная функция кода сотрудника

После возведения этой галочки будет доступно поле «Трудовая функция», в котором необходимо выбрать элемент из одноименного справочника. Наполнение этого справочника производится вручную по кнопке «Создать».

Должностная функция кода сотрудника

В новой трудовой функции указываем

· наименование (оно служит только для отображения элемента справочника «Трудовые функции» в программе),

· Код по ОКПДТР — подбираем из классификатора,

· Код профессиональной деятельности — было обязательным полем в период с 01.01.2021 по 30.06.2021),

· Вид поручаемой работы — заполняется при условии, что он прописан в трудовом договоре,

Должностная функция кода сотрудника

Созданная трудовая функция может быть выбрана вручную пользователем в кадровом документе, либо подтягиваться из выбранной штатной позиции. Для этого необходимо, чтобы в программе велось штатное расписание и в позициях штатного расписания были указаны соответствующие им трудовые функции.

В нашем примере при утверждении штатной позиции укажем трудовую функцию.

Должностная функция кода сотрудника

Далее в приеме на работу после выбора штатной позиции убедимся, что поле «Трудовая функция» заполнилось автоматически.

Должностная функция кода сотрудника

Такие данные как должность, подразделение, признак совместительства отразятся в графе «Трудовая функции» отчета СЗВ-ТД согласно указанным данным кадрового документа. Конкретный вид поручаемой деятельности и код по ОКЗ будут подставляться в соответствии выбранной трудовой функции кадрового документа.

Сформируем отчет СЗВ-ТД и выведем на печать.

Должностная функция кода сотрудника

В печатной форме отчета СЗВ-ТД отразятся заполненные графы 5 и 6.

Должностная функция кода сотрудника

Новый год – новые правила для страхователей. Теперь нужно оперативно сообщать в СФР о заключении и расторжении договоров гражданско-правового характера. Для информирования фонда надо заполнить подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1. Разбираемся, как указывать код трудовой функции для гражданско-правовых договоров.

Должностная функция кода сотрудника

Как отчитываемся с 2023 года

В 2023 году отчетность страхователей кардинально меняется. Больше нет отдельных форм о трудовой деятельности, страховом стаже, допвзносах на накопительную пенсию и взносах на травматизм. Вместо них нужно заполнять комплексный отчет ЕФС-1: для каждого типа сведений – свой раздел. Сведения о трудовой и иной деятельности будем отражать в подразделе 1.1 отчета ЕФС-1.

Правила работы с единой формой сведений утверждены постановлениями Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п и № 246п. Отчет ЕФС-1 нужно подавать в территориальное отделение СФР. Сроки предоставления зависят от типа сведений.

Подайте сведения о трудовой деятельности в такие сроки (пп. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

  • прием, увольнение, заключение или окончание договора ГПХ, приостановление или возобновили трудовых отношений – на следующий рабочий день после кадрового мероприятия;
  • перевод сотрудника на другую работу, переименование организации, установление новой квалификации, запрет занимать должность, заявление о форме трудовой книжки – до 25 числа следующего месяца.

При каждой подаче сведений обязательно заполняется титульный лист ЕФС-1. То есть, чтобы отчитаться о трудовой деятельности застрахованного лица, нужно заполнить титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Другие разделы и подразделы заполнять в этом случае не надо.

Как заполняем подраздел 1. 1 отчета ЕФС-1

Подраздел 1.1 заменяет форму СЗВ-ТД, в которой раньше страхователи отчитывались о трудовой деятельности. Этот подраздел заполняют при приеме, увольнении, переводе и других кадровых мероприятиях.

Подраздел 1.1 подается на каждое застрахованное лицо: на штатных сотрудников, на совместителей, на дистанционных работников.

А теперь страхователи должны подавать сведения о трудовой деятельности и на сотрудников, которые работают по гражданско-правовым договорам. Исключение – самозанятые и ИП: для них отчет не заполняют.

Обязательно заполните раздел 1.1 отчета ЕФС-1 при заключении договора о выполнении работ или оказании услуг, авторского заказа. Это необходимо, поскольку на такие соглашения тоже начисляют страховые взносы. Поэтому если заключили или расторгли гражданско-правовой договор с работником, отправьте заполненный подраздел 1.1 максимум на следующий день после подписания соглашения.

Если информация о сотруднике составляет гостайну, заполнять подраздел 1.1 не нужно (п. 10 ст. 11 27-ФЗ).

Как указываем код выполняемой функции для договора ГПХ

Как и в старой форме СЗВ-ТД, в подразделе 1.1 нужно указывать трудовую функцию и ее код:

  • трудовая функция – должность и структурное подразделения из трудового договора, для ГПД не заполняется;
  • код выполняемой функции – специальная пятизначная кодировка из Общероссийского классификатора занятий, для ГПД обязательно заполняется.

Код выполняемой функции для работников по ГПХ заполняют по общим правилам. Выглядит код так: ХХХХ.Х. Первые четыре знака соответствуют группе занятий в ОКЗ, а пятым знаком указывают контрольное число профессии. Но для работников по ГПД потребуется еще одно значение – код вида договора, его можно найти в пункте 4.7 Правил заполнения ЕФС-1.

Читайте подробнее о том, как подобрать правильный код выполняемой функции в ЕФС-1 и СЗВ-ТД.

Если вид кадрового мероприятия в графе 3 подраздела 1.1 – начало или окончание договора ГПХ, обязательно покажите коды выполняемой функции и вида договора в графе 6.

Ниже в списке – все возможные коды для договоров гражданско-правового характера:

  • ДГПХ 一 выполнение работ, оказание услуг;
  • ДАВТ 一 авторский заказ;
  • ДОИП 一 отчуждение исключительного права (для научных и литературных произведений, произведений искусства);
  • ИЗЛД 一 издательская лицензия;
  • ЛДПИ 一 лицензия на предоставление права использования научных и литературных произведений, произведений искусства.

Для остальных договоров гражданско-правового характера подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 страхователи не формируют. Если заключили или расторгли договор займа, аренды, дарения или другое соглашение об имущественных правах, не нужно информировать СФР о трудовой деятельности.

Как проверить, что код выбрали правильно

Чтобы убедиться, что правильно подобрали код, посмотрите в классификаторе описания групп занятий. В них перечислены характерные работы и обязанности для групп данного уровня.

Для начальных групп в классификаторе есть примеры занятий. Например, для кода выполняемой функции 3313: ассистент бухгалтера и помощник бухгалтера.

Если описание не подходит к трудовой функции работника, посмотрите рекомендацию классификатора ниже примеров занятий. Для кода выполняемой функции 3313: бухгалтер — 2411, помощник актуария — 3314, бухгалтерский служащий — 4311.

Если сомневаетесь, правильно ли выбрали код выполняемой функции, можно проверить себя по профстандарту по должности работника. В разделе I «Общие сведения» посмотрите таблицу «Группа занятий». В ней есть коды из классификатора. Например, вот какие коды указаны в профстандарте «Бухгалтер», утверждённом приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н.

Конечно, профстандарт может быть не утверждён для конкретной должности или профессии работника. Её может не быть и в классификаторе. В этом случае все равно ориентируйтесь на основные характеристики трудовой функции в классификаторе.

Если определить код так и не получается, обратитесь с письменным запросом в Минтруд или ПФР. Именно ПФР будет контролировать, чтобы код выполняемой функции в СЗВ-ТД был в верном формате «ХХХХ.Х».

Как выбирать код в классификаторе

Предположим, нужно определить код выполняемой функции для семи работников, по которым компания сдаёт СЗВ-ТД (главного бухгалтера, расчетчика зарплаты, менеджера по подбору персонала, специалиста по охране труда, сторожа, кладовщика и водителя). Одних она принимает на работу, других увольняет, третьих переводит.

Для СЗВ-ТД подходит сразу несколько кодов выполняемой функции. Какой выбрать?

Бывает, что у сотрудника есть сразу несколько трудовых функций. Необходимо определить на какую функцию у сотрудника тратится больше времени, код этой функции и выбрать.

Пример. Бухгалтер совмещает обязанности кассира со своими обязанностями. Поскольку бухгалтерской работы у него больше, в графе 6 отчёта СЗВ-ТД укажите код для бухгалтеров — 2411.6.

Или такой пример. В небольшой компании специалист по кадрам занимается и подбором персонала, и ведением кадровой документации. Поскольку работы с документами у него больше, в графе 6 отчёта СЗВ-ТД у него будет код выполняемой функции специалиста по кадрам — 4416.6 «Служащие по ведению кадровой документации».

Коды выполняемых функций лучше определить заранее. Так вы быстрее заполните СЗВ-ТД при приёме или увольнении сотрудника. Ведь отчёт нужно сдать быстро — не позднее следующего дня с даты издания приказа.

Юлия Невдах — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.

Что изменилось в отчете

Самая важная поправка — код выполняемой функции стал обязательным для всех работодателей.

Еще в сам отчет СЗВ-ТД добавили сведения о работодателе-правопреемнике,коды для работников Крайнего Севера. А на титульном листе убрали раздел «Отчетный период».

Отчет нужно сдавать по новой форме с 1 июля 2021 года.

Все правки утвердило еще в прошлом году Постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п «О внесении изменений в Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п»

Работодатели, которые применяют профстандарты, заполняют код уже с начала 2021 года, для них меняется только формат (ранее был из профстандартов, теперь по классификатору занятий).

Код выполняемой функции указывается, когда в мероприятии СЗВ-ТД есть должность:

  • Прием на работу
  • Увольнение
  • Перевод на другую должность
  • Присвоение квалификации
  • Запрет суда занимать должность

Если работник определился с форматом трудовой книжки или у компании изменилось название, код трудовой функции не потребуется.

Как подобрать верное значение кода

Из чего выбирается нужное значение для графы 6? Существует ли справочник кодов выполняемой функции для ЕФС-1?

Для заполнения формы нам понадобится Общероссийский классификатор занятий — ОК010-2014 (МСКЗ-08), утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. Его актуальная редакция датирована 18.02.2021.

Пятизначный код ОКЗ для ЕФС-1 состоит из цифр, где первые четыре цифры отделены от последней. То есть он записывается в виде ХХХХ Х, где:

  • первые четыре цифры — код наименования группы занятий в ОКЗ: Х — основная группа, ХХ — подгруппа, ХХХ — малая группа, ХХХХ — начальная группа;
  • пятый знак — контрольное число.

Смирнову Г. Н. принимают на должность бухгалтера в ООО «Ромашка» с 8 февраля 2023 года. Не позднее 9 февраля работодателю необходимо передать в Соцфонд сведения о произошедшем мероприятии, но для их оформления необходимо найти и указать в ЕФС-1 код выполняемой функции «бухгалтер». Специалист, ответственный за подготовку отчета, определил нужное значение — 2411 6.

10 февраля 2023 года Романова Л. Н. увольняется из ООО «Купи-продай» с должности продавца. Срок сдачи подраздела 1.1 новой формы — 13 февраля. К этому моменту необходимо определить код выполняемой функции «продавец» и в ЕФС-1 заполнить соответствующую графу. Ответственный специалист подобрал код — 5223 5 —«Продавцы и помощники продавцов магазинов». Отметим, что для продавцов на рынках и для продавцов в киосках предусмотрены разные значения.

Первая цифра кода

Основные группы занятий систематизированы не по видам деятельности, а по уровню квалификации. На него указывает первая цифра кода. Например, для двоих расчётчиков зарплаты с разным образованием код выполняемой функции будет различаться.

У расчётчика с высшим образованием первая цифра кода будет 2 «Специалисты высшего уровня квалификации», а со средним образованием — 3 «Специалисты среднего уровня квалификации».

Для семи сотрудников из нашего примера первая цифра кода в зависимости от уровня квалификации будет такой, как показано в табл. 1.

Таблица 1. Первая цифра кода выполняемой функции

Четвертая цифра кода

Четыре цифры кода вместе определяют начальную группу занятий работника. В ней самая большая детализация выполняемой функции. Например, для главного бухгалтера код выполняемой функции — 1211.1 «Управляющие финансовой деятельностью».

Четыре цифры кода выполняемой функции работников из нашего примера и пятая — контрольное число, приведены в табл. 4.

Таблица 4. Все цифры кода выполняемой функции

Что означает код выполняемой функции

Код представляет собой пять цифр в формате «ХХХХ.Х». Первые четыре — это код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий ОКЗ-14. В классификаторе указаны коды не конкретных должностей или профессий, а обобщённых групп занятий.

Первая цифра кода обозначает основную группу, первая и вторая вместе — подгруппу, первая, вторая и третья — малую группу, все четыре цифры — начальную группу. Пятая цифра — контрольное число.

Рис. Что означают цифры в коде выполняемой функции

Когда прописывать код выполняемой функции в ЕФС-1

Как мы уже отметили, код выполняемой функции в форме ЕФС-1 указывается только в одном месте, а именно в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Должностная функция кода сотрудника

Указанную часть отчета оформляют и сдают, если на предприятии (или у ИП) происходят кадровые мероприятия, по которым возникает необходимость отчитаться в новый орган — Социальный фонд России.

Об объединении Пенсионного фонда и ФСС в 2022–2023 годах мы рассказывали в этой статье.

При этом графа 6 нового отчета 2023 года ЕФС-1 «Код выполняемой функции» должна быть обязательно заполнена, если произошло одно из перечисленных ниже кадровых событий:

  • прием работника по трудовому договору;
  • перевод;
  • увольнение;
  • приостановление действия трудового договора;
  • возобновление трудовых отношений с работником после приостановления;
  • заключение гражданско-правового договора на выполнение работ и оказание услуг, договор авторского заказа, договор об отчуждении права на произведения;
  • расторжение договора ГПХ.

Заполнение обозначенной графы для трудовых и гражданско-правовых договоров значительно отличается. Подробности — в следующем разделе.

Возникает множество вопросов по форме ЕФС-1? Ответы на них поможет найти Путеводитель от справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный пробный доступ к системе и приступайте к изучению материала.

Как определить код выполняемой функции

Код состоит из пяти цифр в формате ХХХХ.Х:

  • где 1–4 знаки — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий;
  • 5-й знак — контрольное число, указанное рядом с кодом группы из того же классификатора.

В классификаторе занятий записаны не должности, а реальные трудовые обязанности сотрудника. Это усложняет поиск кода.

Опытные кадровики советуют следующее:

1)   Искать по должности

Некоторые выполняемые функции в классификаторе звучат так же, как название должности. Например, для должности «бухгалтер» есть одноименный код «2411.6 Бухгалтеры», для секретаря — код «4120.1 Секретари (общего профиля)».

2)   Искать по комментариям классификатора

Для большинства должность и функция не совпадают по названию, но в комментариях к классификатору для каждого кода есть примеры должностей.

Переходите по ссылке, нажимаете F3 и вводите требуемую должность.

Самые типовые должности мы собрали в таблицу, чтобы сэкономить ваше время.

3) Подбирать код по описанию выполняемых обязанностей

Особенности заполнения по договорам ГПХ

С 2023 года отчитываться по кадровым мероприятиям нужно не только в отношении физлиц, принятых по трудовым договорам, но и в отношении тех, кто занят на условиях подряда. Есть ли какие-то особенности для обозначения последних? Да, есть. В графе 6 через запятую после кода ОКЗ для договоров ГПХ в ЕФС-1 следует указать код договора, который заключается или расторгается. Всего предусмотрено пять буквенных кодов:

Должностная функция кода сотрудника

Все перечисленные коды утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п — тем самым, которое утвердило бланк отчета ЕФС-1.

О том, как заполняется ЕФС-1 при заключении ГПХ, мы рассказали здесь. А нюансы со сроками сдачи ЕФС-1 по договорам ГПХ наши эксперты изложили в этом материале.

Как безошибочно заполнить графу 6 при заключении договора авторского заказа, подскажут эксперты «КонсультантПлюс». Для просмотра консультации получите демодоступ к системе. Это бесплатно.

Вторая цифра кода вместе с первой

Две первые цифры вместе — подгруппа основной группы занятий. Они указывают на вид деятельности работника. В нашем примере для семи работников они будут такими, как в табл. 2.

Таблица 2. Две первые цифры кода выполняемой функции

Третья цифра кода с первыми двумя

Три первые цифры вместе — малая группа. Они показывают глубокую специализацию. Например, для главного бухгалтера — 121 «Управляющие финансово-экономической и административной деятельностью».

Для остальных работников нашего примера три первые цифры кода выполняемой функции смотрите в табл. 3.

Таблица 3. Три цифры кода выполняемой функции

Итоги

Итак, при проведении кадровых мероприятий, например при приеме или при увольнении трудовая функция в ЕФС-1 (графа 6 подраздел 1.1) должна быть заполнена в обязательном порядке. Цифровые коды для заполнения берут из справочника ОКЗ (в его последней редакции). Также в эту графу, помимо кода выполняемой функции, потребуется внести дополнительные сведения, если заключается или расторгается гражданско-правовой договор. Эти дополнительные сведения представлены уже буквенным шифром, определяющим характер договора.

Читайте также:  Порядок установления территориальных зон

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *