Должностные инструкции сотрудников школы

Отсутствие должностных инструкций может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде. Поэтому, уделите должное внимание этому направлению работы. Наши рекомендации пригодятся и тем предприятиям, на которых права, обязанности и ответственность сотрудников четко регламентированы

Образцы должностных инструкций:

Должностные инструкции в Украине

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определены основные задачи, обязанности, права и ответственность работника при выполнении работы в определенной должности (по соответствующей профессии).

Должностная инструкция должна быть разработана для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Обязанность работодателя — проинструктировать работника и определить рабочее место до начала работы по заключенному трудовому договору (ст. 29 КЗоТ). В частности, работодатель должен обеспечить работника необходимыми средствами, разъяснить права и обязанности.

Наличие должностных инструкций — обязательно на каждом предприятии. Их отсутствие во время проверки инспектор труда будет квалифицировать как нарушение законодательства о труде.

Конечно, разрабатывают должностные инструкции не только для того, чтобы избежать штрафных санкций. Их польза — неоспорима: работник четко осознает, каких результатов от него ждут, как будет оцениваться работа, какая ответственность предусмотрена за невыполнение установленных требований.

К примеру, если работника при приеме на работу не ознакомили с должностной инструкцией, а через некоторое время уволили за непрохождение испытания, — суд будет на стороне работника. Ведь ему не разъяснили, что и как следует делать.

Отсутствие должностной инструкции влечет за собой и проблемы при увольнении в связи с систематическим неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания согласно п. 3 ст. 40 КЗоТ).

Структура должностной инструкции

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

  • Общие положения
  • Задачи и обязанности
  • Права
  • Ответственность
  • Должен знать
  • Квалификационные требования
  • Взаимоотношения (связи) по профессии, должности

Рабочая инструкция имеет такую же структуру текста, но при необходимости ее можно дополнить разделом «Примеры работ».

Разделы следует нумеровать арабскими цифрами и размещать в определенной последовательности.

Кто разрабатывает должностные инструкции

В идеале проект должностной (рабочей) инструкции работника разрабатывает непосредственный руководитель при методической и консультационной поддержке кадровой службы. Далее этот документ подают на согласование в кадровую и юридическую службы предприятия. Однако на практике этим зачастую занимаются кадровые службы, которые привлекают руководителей структурных подразделений.

Если на вашем предприятии еще не разработаны такие инструкции, предлагаем использовать десять правил: они будут полезными и там, где права, обязанности и ответственность работников четко регламентированы.

Внесение изменения и дополнений в должностной инструкции

Нормативные акты не обязывают работодателя просматривать должностные инструкции. Однако инструкции действуют длительное время и являются инструментом организации труда. Поэтому целесообразно периодически их просматривать.

Необходимость просматривать и вносить изменения в инструкции может быть обусловлена ​​рядом причин, например:

  • изменение наименования предприятия или структурного подразделения;
  • изменение организационной структуры;
  • изменение штатного расписания;
  • изменение положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
  • поправка обязанностей работника, появление новых видов деятельности, приводящие к перераспределению должностных обязанностей в связи с изменением в связи с изменением в организации производства и труда.

В должностные инструкции можно вносить изменения и дополнения только на основании приказа руководителя предприятия с согласия работника (абз. 7 п. 6 Общих положений гл. 1 Вып. 1 СКХПР; абз. 8 п. 6 Общих положений гл. 2 Вып. 1 СКХПР).

Итак, внесите изменения в должностной инструкции по следующему алгоритму:

1. Лицо, уполномоченное предлагать изменения в инструкции, подает письменные предложения руководителю кадровой службы. Он оценивает их целесообразность, выражает свое мнение руководителю предприятия, при необходимости организует разработку и согласование изменений.

2. Руководитель кадровой службы определяет, приведут изменения в инструкции к изменению обязанностей и трудовой функции работника, то есть, приведет ли это к изменению существенных условий труда.

3. Если изменения в инструкции вызванные изменениями в организации производства и труда, что привело к изменению существенных условий труда, предупредите работника за два месяца (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).

3.1. Письменно сообщите работнику о предстоящих изменениях (уточнениях) в инструкции. К сообщению добавьте проект новой инструкции. Сообщение готовьте в двух экземплярах: один — работнику, другой останется в кадровой службе.

3.2. На экземпляре кадровой службы работник после ознакомления с проектом будущей инструкции фиксирует согласие или несогласие продолжать работу с новыми обязанностями.

3.2.1. Если работник не согласен продолжать работу в новых условиях, прекратите действие трудового договора по пункту 6 статьи 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).

3.2.2. Если работник соглашается с изменением обязанностей, подготовьте проект приказа. Согласие работника укажите в качестве основания для издания приказа. Приказ зарегистрируйте в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения. Так новая инструкция вводится в действие.

4. Не предупреждайте работника за два месяца, но получите от него согласие, если речь идет об уточнении задач и обязанностей, обновление перечня нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, детализацию обобщенных задач, при этом сами задачи и обязанности не меняются.

4.1. Уточнение инструкций тоже документируйте приказом.

Пример должностной инструкции

Согласно пункта 14 главы 1 раздела II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы оформляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.

Таким образом примеры должностных инструкций на портале вы найдете на украинском языке.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВМБОУ “СОШ №68” ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДИРЕКТОРА di1

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРАПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ di2

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА
ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ di3
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА
ПО НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ОЙ РАБОТЕ di4 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА
ПО АДМИНИСТРАТИВНО – ХОЗЯЙСТВЕННОЙ РАБОТЕ di5 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЖУРНОГО АДМИНИСТРАТОРА di6 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЖУРНОГО УЧИТЕЛЯ di7 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ di8 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ НАЧАЛЬНЫХ КЛАССОВ di9 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ РУССКОГО ЯЗЫКА И ЛИТЕРАТУРЫ di10 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ МАТЕМАТИКИ di11 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ИСТОРИИ И ОБЩЕСТВОЗНАНИЯ di12 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ГЕОГРАФИИ di13 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ БИОЛОГИИ di14 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ХИМИИ di15 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ФИЗИКИ di16 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ИНФОРМАТИКИ  И ВТ di17 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА di18 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ di19 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ-ОРГАНИЗАТОРА ОБЖ di20

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УЧИТЕЛЯ ТЕХНОЛОГИИ di21

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен сразу же после заключения договора о взаимном сотрудничестве.

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Нужен ли и в каких случаях?

Разработка и применение должностной инструкции не обязательны. Более того, ТК РФ даже не содержит упоминания об указанном документе, ведь все обязанности в рамках ст.57 ТК РФ можно закрепить и в трудовом договоре.

И, тем не менее, данный документ активно применяется во многих организациях в порядке, который никем не определен.

Именно поэтому многие кадровики и задают вопрос: каков же порядок создания самих должностных инструкций и нужно ли их утверждать? А между тем, при оформлении должностной инструкции либо внесении изменений в уже действующие условия, в первую очередь следует руководствоваться Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и квалификационными справочниками к определенной отрасли.

Следует учитывать и нормы ст.8 ТК РФ, которой за работодателем закреплено право издавать на предприятии локальные акты, регламентирующие те либо иные процедуры уже с учетом специфики компании, при условии, что местная документация не будут ухудшать положение сотрудников в сравнении с ТК РФ.

То есть именно таким образом на законодательном уровне должностная инструкция и обретает законную силу, являясь локальным актом, на который после оформления распространяются уже и нормы ТК РФ.

При этом стоит отметить, что сама по себе инструкция не будет иметь юридической силы без правильного оформления, которое заключается не только в соблюдении прав сторон при формировании тех или иных условий, а также наличия подписей труженика и руководства, но и соответствующего утверждения.

Также следует отметить, что при необходимости даже федеральные законы подвергаются изменениям либо же полной отмене и разработке уже в новой редакции. Соответственно и инструкция не может на протяжении десятков лет быть актуальной, что предопределяет необходимость в вышеописанных действиях.

Можно ли утвердить по-другому?

При издании локальных актов, в частности, той же должностной инструкции рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003, где в п.3.16 сказано, что утвердить документ можно двумя способами, а именно:

  • посредством издания распорядительного акта, то есть приказа;
  • путем проставления грифа «Утверждаю» с подписью руководителя организации.

То есть приказ для утверждения ДИ издавать и не обязательно, если инструкция уже утверждена указанным грифом.

Однако в некоторых отраслях разработаны специальные положения, которые не только содержат порядок оформления инструкций и процедуру внесения изменений, но и определяют обязательное издание приказа.

Если компания не относится к государственным структурам, руководство порядок утверждения инструкций вправе определять самостоятельно, то есть:

  • если штат организации невелик, достаточно будет и грифа;
  • если же речь идет о большом учреждении со многими структурными подразделениями, целесообразнее издать общий приказ об утверждении ДИ, а не визировать каждую.

Основания для составления

Приказ об утверждении должностных инструкций, конечно, не является обязательным документом, но ровно до тех пор, пока его необходимость не закреплена в локальных актах.

Например, положение о порядке утверждения инструкций может содержать следующие основания для его оформления:

  • издание новой инструкции ввиду образования вакансии либо же введение в штатное расписание дополнительной единицы;
  • внесение изменений в уже действующую инструкцию.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2020

Несмотря на то, что законом правил формирования ДИ не разработано, создать приказ об утверждении новой должностной инструкции совсем не сложно.

Всегда можно использовать аналогию с уже закрепленными правилами и те же нормативы по оформлению официальных документов, а именно, ГОСТы.

Кто оформляет?

Как правило, разработкой должностной инструкции могут заниматься несколько специалистов:

  • Юрист;
  • экономист или бухгалтер, если речь идет об их отделе;
  • кадровый работник.

Но вот после формирования ДИ все вопросы по ее утверждению, а также изданию приказа возлагаются уже на отдел кадров, которые собственно приказы по основной деятельности и ведут.

Порядок подготовки

Следует отметить, что должностная инструкция может формироваться двумя путями:

  • в виде самостоятельного документа;
  • в качестве приложения к договору о взаимном сотрудничестве.

Соответственно в первом случае издается просто приказ об утверждении новой инструкции либо же о введении в действие других условий, если речь идет о правке.

Во втором случае на начальном этапе готовится дополнительное соглашение к договору, а затем уже приказ, который его и утверждает. То есть в зависимости от порядка формирования должностной инструкции может быть два приказа с совершенно разным смыслом.

Как правильно составить?

В частности, должна быть соблюдена базовая структура документа и наличие определенных атрибутов.

Структура и реквизиты

Так приказ должен содержать следующие сведения:

  • название учреждения;
  • наименование документа, то есть приказ либо же распоряжение;
  • место создания документа, а именно город, где расположена компания;
  • дата;
  • номер, соответствующий регистрации в журнале;
  • Преамбула;
  • непосредственные условия;
  • подписи руководителя и сотрудников, которым поручены определенные задания в режиме приказа.

Форма

Большинство приказов, которые используют в кадровом делопроизводстве, имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата №1.

Однако приказ об утверждении должностной инструкции в указанном нормативном акте не упомянут, следовательно его можно составить с произвольной форме с соблюдением требований, применяемых к аналогичной документации.

Образец и примеры

Создание приказа об утверждении ДИ может понадобиться в двух случаях, а именно:

  • при формировании новой инструкции;
  • при внесении изменений.

Типовой бланк

Пример документа также представлен ниже:

Должностные инструкции сотрудников школы

Типовой приказ об утверждении ДИ (бланк)

В доу

Как правило, в детском саду штат сотрудников составляет около 50 человек, и это минимум.

При этом, если инструкции сотрудников приводят в соответствие в теми же квалификационными требованиями на основании ЕТКС, требуется издать об утверждении всех инструкций уже в новой редакции на основании образца, который представлен ниже.

Должностные инструкции сотрудников школы

В школе

Требования к квалификации, а также обязанностям, которые преподаватели и обслуживающий персонал должны выполнять в пределах установленной нормы часов, утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н.

А так как во исполнение ст.46 ФЗ N 273 лица, занимающиеся педагогической деятельности обязаны отвечать квалификационным требованиям, закрепленным в том же ЕТКС, необходимость во внесение должностных инструкций уже с учетом современных требований к образованию и возникает.

Должностные инструкции сотрудников школы

Сколько и где хранить?

В рамках п.657 Приказа Минкультуры №558 трудовые договоры, а также иные документы, не вошедшие в личные дела, то есть те же приложения к ним же в виде должностных инструкций, хранятся на предприятии не менее 75 лет в архиве самого предприятия.

Однако если компания ликвидируется, все данные, включая и ДИ, передаются в трудовой архив города либо же правопреемнику учреждения.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  • Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Кем составляется и подписывается, как регистрируется, сколько хранится и образец документа

Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.

Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой.

Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса.

Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.

Как оформлять приказ

  • Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.
  • Это важно знать: Должностные обязанности ассистента стоматолога
  • Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.
  • Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:

Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.

В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).

Приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности.

Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания.

Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.

Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации. Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.

Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

  • полное наименование предприятия;
  • все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
  • полный адрес;
  • контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

  • наименование документа в центре сразу под данными об организации;
  • место составления с указанием наименования населенного пункта;
  • дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
  • наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
  • преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
  • обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
  • ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
  • если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
  • назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
  • завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.

Итоги

Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.

Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:

  • «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец 2015»;
  • «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец приказа и правила его составления

Утвердить должностные инструкции можно с помощью приказа или распоряжения. Форма этих документов свободная, поскольку утвержденного образца не предусмотрено. Структура стандартная и включает такие разделы:

  • Название организации.
  • Дата, место и номер составления приказа.
  • Обоснование – например: «в связи с необходимостью систематического контроля выполнения должностных обязанностей, оценкой качества работы сотрудников».
  • Текст решения (после слова «Приказываю»: утверждение инструкций, ответственный за исполнение документа). Это может быть начальник отдела кадров, менеджер отдела и другое ответственное лицо.
  • Подпись сотрудника, означающая ознакомление с приказом, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
  • Дата составления, подпись директора, печать организации (при необходимости).

При составлении приказа об утверждении инструкции можно ориентироваться на такой образец.

Приказ составляется ответственным работником. Это может быть:

  • секретарь;
  • менеджер по персоналу;
  • менеджеры других отделов;
  • Юрисконсульт и др.

Сотрудники передают документ на подпись руководителю, снимают необходимое количество копий. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале внутреннего документооборота. Оригинал хранится вместе с другими документами и предъявляется по первому требованию. Документ хранят в течение всего времени работы компании или до утраты им своей силы. Минимальный срок хранения в архиве составляет 3 года.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

  • Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
  • структурирует должностные обязанности работника ( перечень работ, задач)
  • установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением должностной инструкции является определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

  • Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:
  • 1.соблюсти временные рамки , чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день
  • 2.оформить его на бланке организации, с указанием реквизитов
  • 3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц
  • 4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции
  • Сотрудникам же необходимо:
  • 1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

Можно ли утвердить должностную инструкцию другим способом

Как составление инструкций, так и издание приказа об их утверждении не является обязательной мерой. Если руководителю удобнее обойтись без этих документов, он может отказаться от их издания. Например, можно составить инструкцию, форму которой утвердить специальной о в правом верхнем углу над текстом»).

Оригинальная версия будет храниться у ответственного работника, а ее копии будут подписываться конкретными сотрудниками и храниться у них.

С другой стороны, если предприятие довольно крупное, подобный порядок не совсем удобен – и тогда руководство составляет приказ об утверждении каждой инструкции.

Также можно составить и одно распоряжение, в котором перечислить сразу несколько утверждаемых инструкций для разных должностей.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

  • доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
  • оценить качество выполнения работником трудовой функции;
  • доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
  • доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Как вносить изменения в должностные инструкции

Инструктирующая документация с течением времени может претерпевать изменения, что связано как с поправками в законодательство, так и с развитием самой компании. Например, у работника могут появляться новые обязанности, полномочия, сфера ответственности. К тому же в компании могут появиться и новые должности в связи с расширением, реорганизацией отделов и т.п.

Поэтому появляется необходимость составить новую инструкцию либо внести поправки в старую. Порядок внесения таких поправок законодательством не регулируется. Поэтому руководитель может просто поручить разработать новые документы ответственным сотрудникам, т.е. составлять приказ об этом необязательно.

Как только появится новая редакция документов, их также необходимо утвердить новым приказом. Одновременно с его появлением старое распоряжение утрачивает силу, о чем также нужно написать в новом тексте. Предварительно можно издать распоряжение об утрате силы прежними инструкциями, а также о разработке новых бумаг в установленный срок. Оформить приказ можно в соответствии с таким образцом.

Таким образом, компания имеет полную свободу выбора при составлении описанных документов. Приказ оформляется в произвольной форме, подписывается ответственным сотрудником. К тому же отдельное распоряжение можно вообще не издавать, просто утвердив инструкцию визой «Утверждаю».

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

Приказ об утверждении должностных инструкций в 2020 году

Приказ об утверждении должностных инструкций — это локальный Нормативный акт организации. Он определяет порядок введения в действие документов, содержащих сведения о правах и обязанностях работников, занимающих определенную должность. Его составление является обязательным для некоторых организаций.

Кадровое делопроизводство состоит из множества документов, о которых многие клерки даже не догадываются. Так, например, далеко не все руководители знают, что утверждать должностные инструкции нужно приказом.

Казалось бы, все функции, права и обязанности работников можно прописать в трудовых договорах, а если и формировать отдельные описания функционала, то для чего создавать еще и отдельный распорядительный акт об их утверждении? На самом деле все далеко не так просто.

Роль должностных инструкций в организации

В соответствии с действующим трудовым законодательством и в частности, с Трудовым кодексом РФ, должностные инструкции, а значит, и распоряжение об их введении в действие, не являются обязательными. Значит, каждая коммерческая компания ответ на вопрос, нужен ли приказ на утверждение должностных инструкций, находит самостоятельно.

А вот у бюджетных организаций, государственных и муниципальных учреждений он в подавляющем большинстве случаев положительный. Обязательность составления локальных актов с перечислением функций и прав сотрудников закреплена для них в ведомственных нормативно-правовых актах.

А без соответствующего распоряжения об утверждении такие документы не могут считаться действующими и не имеют законной силы.

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

  • создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
  • изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
  • изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Порядок оформления и образец

Унифицированная форма этого локального акта отсутствует. Но некоторые ведомства утвердили рекомендованные формы документа. Например, это предусмотрено приказами:

Приказ о должностных инструкциях

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • 8 (800) 700 95 53
  • ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
  • Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но ведь в процессе характер трудовых отношений, как собственно и специализация компании может и измениться. В связи с этим возникнет необходимость не только во внесении изменений в уже действующие инструкции, но и разработку новых, в порядке, определенном нормами закона.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

Работодателю особо следует обратить внимание на внесение изменений в должностные инструкции, необходимость в которых возникла в следствие организационных или технологических изменениях труда. В этом случае работников о предстоящих изменениях уведомлять необходимо заранее, а именно не позднее, чем за 2 месяца до начала действия изменений (74 ТК РФ).

Соблюдают такой порядок и сроки независимо от того каким образом оформлена инструкция, как приложение к трудовому договору или как отдельный документ.

Если в организации выявлены несоответствия должностных обязательств содержанию ЕКС, либо профстандарта, это не означает, что нужно вносить изменения в должностные инструкции, так как ЕКС и профстандарт в этом случае выступают только как рекомендательная база. Решить вопрос можно несколько иначе, например в штатное расписание добавить новую должность, утвердив по ней все должностные обязанности и перевести сотрудника на эту должность, оформив перевод.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, то ее изменение зависит от объема вводимых поправок. Если трудовой функции такие изменения не касаются, то оформить их можно отдельным приказом. В приказе указываются все, что касается обновления указанного документа.

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Если изменения носят значительный характер, приказ оформляют с утверждением не новой редакции инструкции, а полностью измененной ее форме. С таким документом работника необходимо ознакомит в общем порядке под подпись.

Если инструкция оформлена как приложение к договору с сотрудником, то изменяют ее не только приказом о внесении изменений, но и путем составления допсоглашения к договору. В этом случае корректировки рассматривают как существенное изменение условий договора, поэтому работника предупредить необходимо за два месяца.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Пример внесения изменений

Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.

Головная находится в г. Москва, а ее подразделение в г.

Смоленске. Согласно должностной инструкции, главный бухгалтер компании обязана дважды в год посещать обособленное подразделение с целью проведения необходимого анализа, а также подготовки к сдачи отчетности.

Руководителем было принято решение о закрытии подразделения путем ликвидации. Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию.

Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции.

  • Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.
  • Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.
  • А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.
  • Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Что такое приказ об утверждении должностной инструкции и как его правильно составить?

При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.

Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации.

Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная Процедура по вводу должностных инструкций в действие. Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных.

Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.

Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры. Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый Стандарт отсутствует.

Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации. Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения.

При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации. Оформление приказа также отдается на откуп его составителям.

Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал. В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска.

Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста.

В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Это важно знать: Должностные обязанности инспектора ДПС

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается.

Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы не меньше трех лет. После этого от него можно избавиться но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций.

В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно.

Обратите внимание! Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Более подробно о том, как именно нужно составлять ДИ, можно узнать из статьи по ссылке: Как правильно составить должностную инструкцию — образец.

Как утвердить должностную инструкцию

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

  • Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
  • Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее).

Обратите внимание! Зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий.

Важно! Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

  • наименование документа, место и дата издания;
  • цель издания приказа;
  • распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
  • иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
  • распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
  • подпись руководителя;
  • отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица.

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции — образец.

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.

Читайте также:  Статья 49.2. Территориальная зона Ж-2 зона застройки малоэтажными жилыми домами

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *