Как формируются сведения в системе учета
Передача данных в информационную систему выполняется организациями, выполняющими спецоценку условий труда, Оператором, Рострудом, а также органами исполнительной власти субъектов РФ в сфере ОТ.
Действия организации, проводящей СОУТ
Организация, которая проводит СОУТ до начала выполнения соответствующих мероприятий, но не позднее 5 рабочих дней с момента заключения с работодателем договора о выполнении работы должна передать во ФГИС СОУТ сведения в отношении работодателя. К ним относится полное наименование, ИНН, код причины постановки на учет в налоговом органе.
После передачи указанных сведений с помощью программно-аппаратных средств автоматически формируется уникальный идентификационный номер запланированной процедуры СОУТ. Начиная с 13 января 2020 года, передаваемые в информационную систему отчеты должны содержать данный идентификационный номер, вне зависимости от даты утверждения этих документов работодателем.
Получив номер, организация формирует в системе уведомление для информирования работодателя о соответствующем факте. Документ направляется работодателю в бумажном формате заказным письмом или в электронном виде с подтверждением усиленной квалифицированной электронной подписью.
Действия оператора ФГИС СОУТ
Оператор в течение 30 календарных дней рассматривает направленное заявление, информирует проводящую СОУТ организацию о результатах рассмотрения. При наличии технических ошибок ей предоставляется возможность провести корректировку ранее указанный сведений.
Оператор вносит во ФГИС СОУТ данные о результатах рассмотрения разногласий по вопросам выполнения экспертизы качества СОУТ, несогласия работников, представителей профсоюзов и их объединений, работодателей и их объединений, а также страховщиков и территориальных подразделений Роструда.
Действия Роструда
Сотрудники территориальных подразделений Роструда направляют в систему информацию о результатах спецоценки условий труда, которые получены от работодателей в случае неисполнения организацией, выполнявшей СУОТ, обязанности по передачи таких данных. Также они передают информацию о прекращении действия декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям ОТ.
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ УСЛОВИЙ ТРУДА
В соответствии с частью первой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2021, N 27, ст. 5139) и подпунктом 5.2.14 пункта 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2021, N 42, ст. 7120), приказываю:
Утвердить Порядок проведения государственной экспертизы условий труда согласно приложению.
Признать утратившими силу:
приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 12 августа 2014 г. N 549н “Об утверждении Порядка проведения государственной экспертизы условий труда” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 31 октября 2014 г., регистрационный N 34545);
пункт 3 Изменений, вносимых в некоторые нормативные правовые акты Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона от 1 мая 2016 г. N 136-ФЗ “О внесении изменений в статью 11 Федерального закона “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” и Федеральный закон “О специальной оценке условий труда”, утвержденных приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 ноября 2016 г. N 642н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45539);
пункт 2 Изменений, вносимых в некоторые нормативные правовые акты Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона от 27 декабря 2019 г. N 451-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О специальной оценке условий труда” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 августа 2020 г., регистрационный N 59378);
приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 17 июня 2021 г. N 405н “О внесении изменений в пункт 28 Порядка проведения государственной экспертизы условий труда, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 12 августа 2014 г. N 549н” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13 сентября 2021 г., регистрационный N 64973).
Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2022 г.
Министр А.О. КОТЯКОВ
Приложение к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 29 октября 2021 г. N 775н
Что ещё нового принёс Закон № 451-ФЗ?
Поправками установлено, что в случае выявления фактов несоблюдения установленных требований деятельность организации, проводящей СОУТ, приостанавливается до момента устранения выявленных нарушений.
Кроме того, уточнены процедуры идентификации потенциально вредных и опасных производственных факторов.
Новые форма и порядок подачи декларации по СОУТ
4 августа 2021
Минтруд России утвердил новые:
Однако изменений в самой форме нет, за исключением того, что текст примечаний к форме декларации включен в текст порядка ее подачи (Приказ Минтруда России от 17 июня 2021 г. № 406н (зарег. в Минюсте 29 июля 2021 г.)).
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.
Декларация будет подаваться в срок не позднее 30 рабочих дней не со дня утверждения отчета о проведении СОУТ, а со дня внесения сведений о результатах проведения СОУТ в информационную систему учета.
В перечне сведений, содержащихся в реестре деклараций, исключаются сведения о сроке действия декларации. Напомним, в связи с принятием Федерального закона от 30 декабря 2020 г. № 503-ФЗ “О внесении изменений в статьи 8 и 11 Федерального закона “О специальной оценке условий труда” декларации соответствия условий труда стали бессрочными (в случае сохранения условий труда на рабочем месте).
Документ вступает в силу с 1 марта 2022 г.
Что изменилось в порядке передачи сведений о спецоценке в ФГИС СОУТ?
Закреплена обязанность организаций, проводящих специальную оценку условий труда, по передаче в ФГИС СОУТ определённых сведений и получению для предстоящей спецоценки идентификационного номера, который присваивается в автоматическом режиме и включается в отчёт о её проведении.
Передавать данные в систему должна организация-оценщик. Об этом она будет сообщать работодателю в течение 3 рабочих дней.
В чем суть документа?
В некоторые нормативные правовые акты Минтруда внесены поправки, касающиеся процедуры проведения СОУТ. Всё это связано с принятием Федерального закона от 27 декабря 2019 г. № 451-ФЗ.
Указанным законом была усовершенствована процедура проведения спецоценки, внесены корректировки в правила применения её результатов, а также усилен контроль за внесением сведений о результатах СОУТ в Федеральную государственную информационную систему учёта результатов проведения СОУТ (далее — ФГИС).
Напомним основные нововведения, внесённые Законом № 451-ФЗ:
ГИТ штрафует за отсутствие данных в ФГИС СОУТ
Передавать данные – это обязанность каждого предприятия, которое имеет определенный класс опасности в условиях труда. Представленная обязанность соответствует статье 18 ФЗ-№426. Если этого нет, генерального директора компании могут привлечь к административной ответственности по статье 14 КоАП РФ. По данному факту налагается штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей.*
На предприятии проверку осуществляет только аккредитованная компания, которая имеет право провести СОУТ. Именно она должна вносить сведения в единую базу не позднее 10 дней после формирования отчета. Поэтому и ответственность за отсутствие данных несет генеральный директор проверочной компании, а не самого предприятия. Но иногда возникают неординарные ситуации, когда организации, проводящие СОУТ, не могут попасть на предприятие по вине его директора. В этом случае ответственность несет именно он.
Предусмотрены ли послабления в процедуре проведения СОУТ?
Да, они касаются субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей). Такие лица могут не создавать отдельную комиссию по проведению СОУТ. В этом случае полномочия комиссии исполняет работодатель — индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник.
Как подать декларацию соответствия условий труда после проведения СОУТ и не попасть на штраф инспекции по труду. Подача декларации по спецоценке через «Интернет».
В настоящее время все чаще задают нам вопрос: «Подали декларацию условий труда по СОУТ почтой России в инспекцию по труду, остался квиток с почты об отправке и больше никаких подтверждающих документов от ГИТ о судьбе декларации о проведенной спецоценке. Как понять, что декларация получена инспекцией по труду и что все выполнено в рамках закона 426-ФЗ и штрафов не будет?»
1. Обязанность и срок подачи декларации по СОУТ закреплена с 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», если не выполнить эти требования, то нарушение порядка проведения специальной оценки и штраф.
2. Порядок и форма подачи декларации соответствия условия труда нормативных требованиям закреплены приказом Минтруда России 808 от 07.02.2014. Он и является основой Как правильно подать декларацию по проведению СОУТ.
— В приложении 2 п. 3 и 4 Говорится, что декларация может подаваться работодателем в инспекцию по труду лично; заказным почтовым отправлением с описью вложения и с уведомлением о вручении, а также в форме электронного документа через сеть «Интернет» с помощью электронного цифровой подписи
— В приложении 3 указано, что Инспекция по труду обязана вести реестр деклараций соответствия условий труда по результатам проведения специальной оценки условий труда. Все поступившие декларации (лично, почтой, Интернет) обязаны занести в реестр декларации условий труда в течение 15 рабочих дней в даты получения. Данный реестр для проверки своих декларации находится: declaration.rostrud.gov.ru.
Есть одно «но». Не всегда, а чаще никогда Инспекция по труду свои требования не выполняет и декларацию после подачи можно в реестре так и не найти.
Для того, чтобы обезопасить себя от штрафов ГИТ за нарушения порядка проведения специальной оценки условий труда при подаче декларации Необходимо:
1) Самый надежный способ предоставления декларации в Минтруд- Падать декларацию соответствия условий труда через сеть «Интернет» с помощью электронной цифровой подписи. В данном случае декларация в реестре Минтруда появляется на следующий день. На сайте declaration.rostrud.gov.ru. зайти во вкладку «Подача декларации» и прикрепить файл декларации, которую отправил Вам эксперт, который проводил у Вас специальную оценку условий труда, подписать ЭЦП и отправить в Минтруд. Все просто. Останется только проверить реестр через день-два и все.
2) Если нет ЭЦП, то в данном случае придется отправлять декларацию по Почте России в адрес местной государственной инспекции по труду. Обязательно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения две декларации и сопроводительное письмо, чтобы вернули вторую декларацию с отметкой о вручении. Сохранить квиток об отправке декларации и обязательно сделать с него ксерокопию. Получить уведомление о вручении. Приложить все эти документы к материалам по проведению СОУТ и хранить как зеницу ока. При запросе ГИТ предоставить все эти документы. Обычно претензии у ГИТ нет.
Декларация соответствия условий труда по результатам проведения СОУТ подается только после утверждения Отчета по СОУТ (подписания титульного листа) и получения уведомления от организации, которая проводила у Вас СОУТ, выписки из системы ФГИС Минтруда, что Отчет выгружен в систему. Иначе это тоже является нарушением порядка проведения СОУТ и выписывается штраф.
Обращайтесь к нам для проведения специальной оценки условий труда и мы сделаем все возможное, чтобы у Вас не было проблем с ГИТ и никаких штрафов за СОУТ.
Зачем потребовались такие поправки?
Поправки направлены на повышение качества проведения специальной оценки условий труда и разработаны по результатам анализа практики применения законодательства о спецоценке. Результаты контрольно-надзорной деятельности Роструда свидетельствуют о том, что в ряде случаев в нарушение требований законодательства отчёты во ФГИС СОУТ организациями, проводившими спецоценку, по тем или иным причинам не передаются либо передаются в неполном объёме. Это создает риски возможного умышленного сокрытия отчётов, что фактически снижает достоверность накапливаемых во ФГИС СОУТ данных, а также не позволяет своевременно выявить с использованием автоматических сервисов ФГИС СОУТ возможные нарушения и принять меры по восстановлению нарушенных прав работников.
Поправки позволят повысить качество проведения специальной оценки условий труда в целях обеспечения соблюдения гарантий и прав работников.
Порядок проведения специальной оценки условий труда
Чтобы понятно было, как грамотно провести СОУТ, нужно понимать порядок проведения специальной оценки условий труда и знать “основу основ” при проведении спецоценки на предприятии – это федеральный закон № 426 от 28.12.2013г. А теперь еще и с учетом нововведений, вступивших в силу в 2020 году.
Если вам некогда вникать во все тонкости, читая и изучая нормативку, следуйте пошаговой инструкции и организуете спецоценку «без сучка, без задоринки».
Шаг 1. Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ
Рассказывая про алгоритм проведения СОУТ, первое на что нужно обратить внимание – это понимание того, что выполнить требование законодательства нужно и назад пути нет. Если с этим проблем нет, то далее необходимо подготовить приказ о создании комиссии по проведению СОУТ.
Кого включить в состав комиссии? Председателем всегда выступает работодатель или его представитель, к примеру, если это филиал или обособленное подразделение, то председателем комиссии назначается руководитель данного подразделения.
Специалист по охране труда (ч. 1-2 ст. 9 Закона № 426-ФЗ) или сотрудник, который выполняет данную функцию также должен быть включен в состав комиссии, а также представитель профсоюза. Количество членов комиссии должно быть нечетным. Тут же приложением к приказу готовим график проведения СОУТ.
Образец приказа о создании комиссии по СОУТ
График проведения специальной оценки условий труда должен быть обязательно (ч.1 ст.9 ФЗ № 426). Вроде бы, мелочь, а такая важная, а может очень неплохо прилететь за его отсутствие.
Регламентированной формы графика проведения спецоценки нет, главное, чтобы он был утвержден приказом.
Образец график проведения СОУТ
Поэтому идеальный вариант включить график проведения спецоценки, как приложение, в приказ о создании комиссии по проведению специальной оценки условий и утвердить руководителем.
Особо мудрить не стоит, главное прописать последовательно все виды работ последовательно и продолжительность каждого. Для упрощения ваших задач, предлагаю использовать мой образец, тем более, что он уже был проверен неоднократно.
Шаг 2. Перечень рабочих мест для СОУТ
Все на руках есть комиссия и график, которого в своей работе она должна придерживаться, теперь нужно определить, какие же рабочие места у вас есть на предприятии и какое их количество. Для этого потребуется штатное расписание и понимание того, что такое аналогичные рабочие места, всем поголовно проводить не стоит, можно, так сказать, сэкономить и законом это предусмотрено (ч. 5 ст. 9 Закона N 426-ФЗ).
Вот в этом месте, часто бывает недопонимание того, что и как нужно делать или вообще ступор, потому как по статистике 90% предприятий составляют его не корректно и переплачивают. Либо их все же поправит специализированная организация, с которой заключен договор, но об этом чуть позже, многие могут этого и не делать, чтобы больше заработать за каждое рабочее место. Так “гонорар” считается по рабочим местам.
Здесь есть еще такой момент, как определить аналогичные рабочие места. Что это вообще такое? Аналогичные рабочие места – это рабочие места, на которых работающие сотрудники имеют одно и то же:
Например, специалист по охране труда и главный специалист по охране труда работают в одном кабинете, используя одинаковые компьютеры (одной и той же модели, и года выпуска), но так как наименование должностей разное, то и места аналогичными уже не считаются. Или другой пример, не так давно оказывала консультативную помощь при оформлении документов в проведении СОУТ для небольшой компании, где в штате, помимо всего остального персонала, есть два водителя, работающие на разных авто.
Один работает на Мерседесе и возит директора, а второй на Газеле и занимается развозкой товаров по городу. Так вот, почитав статьи в интернете и не вникнув в суть, бухгалтер пыталась меня убедить, что можно сэкономить, посчитав данные рабочие места водителей, как аналогичные. Пришлось убеждать ее в обратном, для каждой должности в данном случае будет своя карта СОУТ, потому как разные автомобили и должностные обязанности, несмотря на то, что называются одинаково.
А теперь как правильно рассчитать аналогичные рабочие места. Определив все аналогичные места, нужно запомнить формулу. Необходимо общее количество умножить на 20%, но по требованию закона, должно быть не менее двух. Предположим, есть пять конструкторов, было определено, что места аналогичные. Количество мест = 5 * 20% = 1, не смотря на результат в перечне рабочих мест, указываем 2.
Еще один пример, охранники КПП в смену работает 3 человека, сутки через трое, функционал совершенно одинаковый, значит, три рабочих места. Но производя расчет по форме, имеем два аналогичных. С расчетом покончено, читаем алгоритм проведения СОУТ и переходим к перечню рабочих мест.
Определенной законом формы нет, поэтому вы вправе составить его на свое усмотрение, но обязательно, утвердив работодателем. Для понимания того, как примерно таблица должна выглядеть, приведу свой образец.
Образец перечень рабочих мест
А как быть с проведением СОУТ на вакантных местах?
Уместно будет и об этом сказать, чтобы не было допущено ошибки, ведь для свободных рабочих мест специальная оценка условий труда не проводится (Письмо Минтруда № 15-1/ООГ-1041), потому что, выполняя лабораторные замеры, не будет возможности определить воздействие вредных факторов, и означает, что производственные процессы в данный момент не проводят.
Это, конечно, очень неудобно, потому что если через какое-то время будет принят работник на данную должность, то придется снова организовывать проведение СОУТ.
Шаг 3. Заключение договора на проведение СОУТ
Вроде бы все просто открыл интернет, «загуглил», выбрал, что подешевле и пусть работают. Ан, нет! Мошенников везде хватает и в этом деле, к сожалению тоже. Если хотите выбрать организацию, которая соответствует требования закона, то определите ее по реестру аккредитованных организаций по проведению специальной оценки условий труда.
Минтруд дал разрешение, значит с ними можно работать. Если вдруг вам интересно, какие требования предъявляет Минтруд, к организациям, проводящим СОУТ, можете почитать тут (ст. 19 ФЗ 426).
Ошибки при проведении СОУТ
Компания, в которой я работала, активно развивалась и в 2015 году открылось новое подразделение. В штатном расписании появилось очень много новых должностей как ИТР, так и рабочего персонала.
Работы было много и одной из задач было проведение специальной оценки условий труда на рабочих местах.
Прошерстив интернет, рассмотрев десятки компаний, остановилась на пяти из сотни аккредитованные организаций. У всех был полный комплект документов, которыми они подтверждали свое соответствие:
Проверила наличие аккредитации по охране труда, дающей права проводить специальную оценку условий труда, на сайте Минтруда России, я спокойно отправила документы для проведения конкурса внутри компании. Победу одержала организация, проводящая СОУТ с очень внушительным названием, да и стоимость у них была скромнее, чем у остальных.
Это не маловажный фактор в каждой компании, хочется сделать все хорошо и с реальной экономией. Именно этот момент часто и подводит, ведь не зря говорят, что скупой платит дважды. Ведь в последствии могут “всплыть” ошибки при проведении СОУТ. Дело это не быстрое, и кто раньше сталкивался с проведением спецоценки, знает, какая это “головная боль” из-за огромного количества бумажек, которые нужно подготовить, а также возни, которая занимает все рабочее время.
Но это не должно служить причиной халявного отношения, потому что с документами, полученными на выходе вам работать 5 лет. Проведение реальной специальной оценки условий труда рабочих мест помогает удостовериться, что сотрудники вашей компании трудятся в нормальных условиях, им есть чем дышать, от шума не лопаются барабанные перепонки, а зрение не падает из-за полумрака в офисе.
Полностью положившись на их компетентность, готовила приказ о создании комиссии по проведению СОУТ, перечни рабочих мест, собирала все необходимые документы, отвечала на появляющиеся вопросы, победившей в конкурсе организации. Первое, что меня смутило во время работы, это вопрос: «Нужен ли выезд специалиста лаборатории в нашу компанию?» Находилось вновь открытое подразделение не близко и нежелание ехать было объяснимо.
Но моя привычка делать все по-честному, не дала компании, проводящей СОУТ схалявить. К тому же, проведя “липовую” спецоценку вы рискуете, тем что работники могут выразить свои замечания в письменном виде и придет проводить спецоценку повторно. Так вот, лаборатория приехала, замеры были сделаны, рабочие места исследованы, оставалось ждать результата работы.
Чем грозит низкое качество СОУТ
Как и в любом деле есть компании, которые готовы за дополнительное вознаграждение подготовить документ так, как просит заказчик. Такая же проблема есть и в специальной оценке условий труда – плохое поведение аккредитованных организаций. Они пользуются тем, что многие работодатели не понимают процедуру проведения СОУТ, как говорится “Что это такое? И с чем его едят?”.
Эксперты не уделяют должного внимания качеству своих услуг, допускают ошибки в замерах параметров рабочих мест, в идентификации класса вредности рабочего места. А ведь если по результатам спецоценки класс условий труда будет признан допустимым, а по факту указанная профессия присутствует в Списке № 2, то у Пенсионного фонда не будет оснований для включения данного периода в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии.
С этой проблемой я и столкнулась. Получив документы на проверку, 2 класс условий труда практически стоял у всех. Напомню, что всех выделяют 4 класса условий труда:
Так вот, несмотря на то, что в данном подразделении были сварщики, у которых априори класс условий труда не может быть меньше 3, стоял второй. Там, где децибелы превышали допустимые пределы, эксперт никаких вредных факторов не увидел. Хотя инспектор придя с проверкой и не имея под рукой специальное оборудование, легко мог бы понять, что есть превышение.
Да, можно сказать, что такой вид проведения специальной оценки условий труда для работодателя только плюс. Не надо платить дополнительные выплаты, предоставлять дополнительные дни к отпуску, и конечно не надо платить дополнительные взносы по более высокому тарифу.
Увидев все неточности, обратилась с просьбой исправить протоколы по фактическим замерам и перепроверить все данные, особенно льготное пенсионное обеспечение. Его наличие или отсутствие можно проверить по Постановлению Госкомтруда № 298/П-22, к нему прилагается Список “вредников”. Можно было закрыть глаза, но ничего не проходит незаметно, все тайное рано или поздно становится явным. Особенно, если это касается охраны труда.
Работник вправе подать письменно свои возражения в организацию, проводившую СОУТ, работодателю и в профсоюз. Рассмотрев все материалы и убедившись в том, что замечания обоснованные, придет проводить внеплановую специальную оценку условий труда. Следует вывод: Не нарушай и не наказан будешь!
Но это еще мелочи жизни, ведь может произойти и несчастный случай на производстве, а тогда комиссия будет рассматривать спецоценку уже более детально и все “косяки” сразу же будут видны. А там уже все зависит от тяжести НС, и ошибки при проведении СОУТ могут потянуть за собой уголовную ответственность.
Шаг 4. Регистрация работодателя в ФГИС
Регистрация специализированной организацией по проведению спецоценки в реестре ФГИС – это нововведение и было включено в алгоритм проведения СОУТ с 2020 года Федеральным законом N 451-ФЗ от 27.12.2019 г. До начала работ по проведению СОУТ должен быть получен специальный идентификационный номер.
Этот номер получает организация, проводящая специальную оценку условий труда в течение 5 рабочих дней с даты заключения договора, который будет фигурировать в итоговом отчете. В базу Минтруда заносится следующая информация:
Посмотреть этот номер можно в реестре Минтруда и организация-подрядчик, должна отправить вам его в течение 3-х рабочих дней до начала работ заказным письмом или на электронном носителе, подписанным ЭЦП. Проверьте наличие номера в базе Минтруд, если вы его там не обнаружите, специальная оценка условий труда будет недействительна. Такие проблемы никому не нужны, поэтому перестраховывайтесь и всегда проверяйте.
Шаг 5. Проведение процедуры СОУТ
Для специализированной организации потребуется дополнительная информация:
Шаг 6. Идентификация потенциально опасных и вредных факторов
Выявление вредных и опасных факторов – это уже обязанность специализированной организации, но для понимания полной картины происходящего организовывая порядок проведения СОУТ, нужно знать и про этот момент.
После сбора информации, исследования рабочих мест и проведения замеров, специализированная организация переходит к определению степени вредности, которые, в свою очередь, делятся на 4 класса.
По окончании проведения СОУТ к каждому из классов будут применены определенные гарантии и компенсации.
Гарантии и компенсации в зависимости от результатов СОУТ
Мда, работодателю, как правило, невыгодно наличие классов условий труда выше 2, это ж сколько дополнительной головной боли появляется, но в любом случае, организовывая проведение специальной оценки условий труда, вы имеете право снизить установленный класс, улучшив условия труда работника, например, купить и выдать в использование более эффективные СИЗ.
Шаг 7. Утверждение отчета по результатам СОУТ
Когда все мероприятия будут закончены, специализированная организация предоставляет вам на рассмотрение и согласование полный пакет документов (ст.15 426-ФЗ). По внесенным ФЗ № 451 изменениям, должны вы это сделать в течение 30 календарных дней со дня направления его вам компанией-оценщиком.
В случае если вас все полностью устраивает и не обнаружено никаких замечаний и вопросов, то отчет о проведении специальной оценки условий труда следует подписать всеми членами комиссии и утвердить председателем. Уже большая часть дел сделана, но пошаговая инструкция проведения СОУТ вовсе на этот не заканчивается, остается еще много важных моментов, которые нельзя упустить впереди.
Если в установленный срок ваша компания не уложилась и нет уважительной причины (отпуск или больничный одного из членов комиссии), то получите штраф, потому как, нарушив порядок проведения специальной оценки условий труда, вас могут оштрафовать, точно также, как если вы вообще спецоценку не проводили. А оно вам надо? Штрафы выше приводила.
Думаю, нет! После утверждения в 3-х рабочих дней нужно любым способом уведомить специализированную организацию, отправив утвержденный отчет. Как вы представите данный отчет не важно, это может быть нарочно, с помощью электронной почты или любых других доступных способов. Это порядок обязательный и нарушать его нельзя.
Сроки по окончании СОУТ нужно соблюдать строго, а не просто подписать отчет, думая, что ваша работа на этом завершена. Такие четкие и жесткие рамки нужны для того, чтобы проведение СОУТ не затягивалась на несколько месяцев, чтобы все было четко и прозрачно и в любой момент можно было определить, кто затягивает выполнение этих работ.
Например, если вы отправили отчет почтой России, то обязательно заказным письмом, но суть не в этом, продублируйте отчет по электронной почте, потому как сроки уже будут нарушены, и вы подведете специализированную организацию и себя в том числе. Получив ваш утвержденный отчет, компания-оценщик должна разместить его в реестре на сайте Минтруда и в течение 3 рабочих дней направить уведомление вам о регистрации отчета в Минтруде.
С этого момента он считается утвержденным. Обратите внимание, что если отчет не зарегистрирован, то он недействителен. Порядок проведения СОУТ очень усложнился, нужно быть постоянно начеку, помнить о сроках и о возможных штрафах.
Шаг 8. Декларирование
Далее разбирая типовые вопросы и ответы по специальной оценке условий труда, хочу остановить особое внимание на декларации. Название документа – декларация соответствия условий труда говорит само за себя. Она подтверждает, что на рабочих местах, указанных в декларации нет воздействия опасных и вредных производственных факторов.
То есть они являются оптимальными или допустимыми, по этим должностям нет необходимости производить дополнительные компенсационные выплаты и прочее. Мы уже говорили о том, что работодателю это выгодно, но не стоит экономить на работниках, потому как это может «выйти боком». Не стоит забывать о жизни и здоровье ваших подчиненных, лучше улучшайте им условия труда, тем самым достигая большей выгоды.
Декларацию нужно заполнять строго по форме (Приложение № 1 Приказ Минтруда России от 07.02.2014 N 80н). Если оформили не корректно, то Инспекция в течение 10 рабочих дней отправит вам ее обратно. Вы быстро правите и отправляете повторно. Не все специализированные организации, проводящие специальную оценку условий труда, заботятся о своих клиентах и заполняют за них декларацию.
Часто работодателю приходится это делать самостоятельно. И чтобы не допустить ошибок в оформлении не лишним вам будет почитать письмо Минтруда (ПИСЬМО от 23 июня 2014 г. N 15-1/В-724) с разъяснениями. Имейте в виду! Срок подачи декларации в инспекцию по труду – 30 рабочих дней с момента утверждения СОУТ, а с 2020 года – это регистрации отчета в реестре Минтруда.
Порядок подачи декларации по специальной оценке условий труда
Да, каюсь грешна, с первой своей специальной оценкой практически прозевала срок подачи декларации соответствия условий труда в ГИТ. Почему практически? Потому что, вспомнила о том, что декларации должны быть зарегистрированы в ГИТ за несколько дней до окончания выделенного законом срока. У меня оставалось буквально два дня, а если опоздать, то можно «нарваться» на штраф до 80000 рублей.
«Бегом» подготовила на документы и заказным письмом отправила почтой. Главное ведь дата отправки. Успела. Но если срок опоздания будет хоть пару дней, штраф неминуем и как показывает судебная практика, оспорить его в 99% случаев не удастся. Больше про декларацию я не забывала никогда. Это был хороший урок, хоть и осталась неоштрафованная.
Срок действия и продление срока действия декларации соответствия условий труда
Срок действия декларации соответствия условий труда составляет 5 лет (ч. 4 ст. 11 Закона № 426-ФЗ), так же как сама специальная оценка. СОУТ была введена в действие в 2014 году взамен аттестации рабочих мест, срок действия специальной оценки условий труда и декларации подходит к концу. Если первое проводить придется снова, то второе можно продлить и тем самым сэкономить бюджет работодателю.
Когда подходит окончание срока действия декларации на данных рабочих местах, и не было зарегистрировано несчастных случае или профессиональных заболеваний, то она считается автоматически продленной (части 5 статьи 11 Федерального закона № 426-ФЗ). Делать в этом случае ничего не требует, никаких подтверждающих бумажек не нужно. То есть, если у вас по результатам СОУТ все рабочие места декларативные, вредности нет, то специальная оценка также считается продленной. Это правило не распространяется на вредников.
Прекращение действия декларации
Срок действия декларации соответствия условий труда может быть прерван, если выявлены вышеуказанные факты. В этом случае дается 6 месяцев на проведение внеплановой спецоценки. Как показывает практика вредность у данного рабочего места будет выявлена, но если класс условий труда останется неизменным, то подается в ГИТ новая декларация.
Шаг 9. Ознакомление работников с результатами СОУТ
Что необходимо делать дальше после проведения СОУТ? Конечно же, ознакомить со спецоценкой работников. Это обязательный этап и провести его нужно своевременно. Собрать все подписи вы должны в течение 30 календарных дней. Не позднее. А если работник находится на больничном, в командировке или отсутствует еще по каким-либо причинам, то срок ознакомления продлевается.
Только имейте в виду, что во время проведения проверки, инспектор может потребовать документ, подтверждающий причину отсутствия. Более того, с каждым годом работники становятся все более просвещенными в области трудового законодательства, что не может не радовать, поэтому если, изучая результаты проведения СОУТ, возникли возражения и замечания, то они (или один сотрудник) может составить их в письменном виде.
Подаются они в компанию-оценщика, работодателю или в профсоюз, они их рассматривают и принимают решение: отклонить или проводится внеплановая специальная оценка условий труд. Все замечания работников обязательно должны быть приложены к отчету о проведении СОУТ.
Если сотрудник уволился и на его место пришел новый, его необходимо также ознакомление с результатами СОУТ. Лист ознакомления очень важен:
Образец Лист ознакомления с результатом СОУТ
Оставляю вам образец листа ознакомления с результатами спецоценки, который вы можете видоизменять по вашему усмотрению.
Внесение информации в трудовой договор о СОУТ
Привлечь к ответственности за нарушение обязательного условиях специальной оценки условий труда – это отсутствует информация о соут в трудовом договоре, а также о компенсациях и гарантиях. Сотрудник должен иметь право в любой момент открыть этот документ и посмотреть, не нарушаются ли его права, об этом можно посмотреть в письме Минтруда № 15-1/ООГ-2516 от 14.07.2016г.
Поэтому стоит проверить, а не упустили ли кадры данный момент и учли при составлении трудовых договоров. Если проведена внеплановая спецоценка, изменились класс вредных и опасных факторов, появились или убавились компенсации и гарантии, нужно о предстоящих изменениях и о причинах изменений нужно письменно уведомить работника не позднее, чем за 2 месяца (ст.74 ТК РФ).
Вам не просто нужно уведомить работника, но и ознакомить с новой картой специальной оценки условий труда под подпись. В противном случае изменения не будут считаться действительными.
Образец Уведомление об изменении условий труда по результатам СОУТ
Где должны храниться и каков срок хранения результатов СОУТ?
Ни в одном законе не сказано где именно должны храниться результаты СОУТ и листы ознакомления. Тут решаться данный вопрос должен на уровне предприятия. К примеру, у нас спецоценкой «от А до Я» занимался отдел охраны труда, поэтому хранились данные документы у нас в архиве. Если же предприятие малое и ОТ занимаются, к примеру, кадры, то и хранить столь важные документы должны они.
Касательно того, каков срок хранения результатов соут, регламентирующие документы есть. Карты СОУТ необходимо хранить в течение 45 лет, а если были определен вредные или опасные производственные факторы – 75 лет. Такой длительный срок хранения специальной оценки условий труда необходим на тот случай, если на предприятии произойдет несчастный случай. Результаты СОУТ являются обязательным документом для рассмотрения комиссией.
Шаг 10. Публикация результатов на официальном сайте
Еще одной обязанностью является размещение на официальном сайте результатов СОУТ. Причем если сайта у вас на самом деле нет, то это обязательство снимается. Во всех остальных случаях оформить их на своем интернет–ресурсе вы обязаны.И сделать это необходимо в течение 30 календарных дней.
В 21 веке уже у каждой компании есть хотя бы не большой, но сайт, где необходимо размещение результатов СОУТ на сайте:
Помимо соблюдения закона, это еще дает работодателю небольшой плюсик в карму. Грамотный соискатель, рассматривая ваш сайт, может обратить внимание на информацию о спецоценке и сделает для себя вывод, что компания серьезная, законы соблюдает и не пройдет мимо. Важно заметить, если будет прием новых сотрудников на данную должность, от руки ничего вписывать не нужно, используйте для этих целей лист ознакомления.
Шаг 11. Информирование ФСС
Форму 4-ФСС должны сдавать все организации и ФЛ, которые выплачивают доход физическим лицам. Информацию о проведенной работе отразите в таблице 5.
Шаг 12. Заключительный этап
По окончании специальной оценки условий труда, готовится приказ о завершении, где «по полочкам» разложено, с какого числа необходимо предоставлять компенсации, кому и в каком размере. Этот документ по закону необязателен, и готовить его или нет, тут уже вам решать. Готовила я его для большей прозрачности, потому что, если организация большая, потом может начаться: «А мы и не знали».
Образец приказ о завершении СОУТ
Стоит отметить еще и тот факт, что начисление компенсаций и льгот должно начинаться сразу после утверждения отчета. Компания-сосед столкнулась с такой ситуацией – СОУТ у них утвержден был 20 июля, а начислять они решили с 01 августа. За это можно и «влететь», потому как 10 дней уже действовала спецоценка, а работа еще не велась.
Вот так вот. И об этом тоже стоит упомянуть в приказе о завершении СОУТ. Кроме того, следует сделать акцент о необходимости внесения в трудовые договора информации о том, какие работникам полагаются льготы. Срок действия результатов специальной оценки условий труда – 5 лет, а декларацию по истечении срока можно продлить.
В чём суть нового закона?
Поправками усовершенствована процедура проведения специальной оценки условий труда, внесены корректировки в правила применения результатов спецоценки. Кроме того, усилен контроль за внесением сведений о результатах специальной оценки условий труда в Федеральную государственную информационную систему учёта результатов проведения специальной оценки условий труда (далее — ФГИС СОУТ).
Читайте наши свежие публикации
СИЗ. «Какие необходимо выдавать для работ на холоде?»
16 ноября 2022
11 ноября 2022
Проблемные вопросы проведения специальной оценки условий труда 2022-2023
7 ноября 2022
19 сентября 2022
О порядке передачи сведений
СОУТ – это процедура, которая позволяет определить вредные условия труда на предприятии. Поскольку они оказывают определенное воздействие на здоровье человека, существует 4 класса опасности. Сведения о ситуации в организации необходимо отправить в ФГИС, которая разрабатывает систему методов и средств защиты здоровья работников.
Классификация вредных условий труда
ГИС СОУТ переименовали в 2015 году, а на данный момент вся процедура регулируется статьей 18 ФЗ-№426 от декабря 2018 года. Но порядок передачи прописан в полной мере в Приказе Роструда №384 от октября 2014 года. На основании представленных нормативных актов передача в Минтруд данных ФГИС происходит с учетом следующих факторов:
Предприятие с вредными условиями труда
В вопросах, кто вносит данные ФГИС СОУТ, выделяют как руководителей предприятия, которое проходит проверку, так и ответственных лиц из государственных инспекций. Ответственными лицами назначаются сотрудники госучреждения из числа руководителей.
Проведение специальной оценки условий труда
Вы даже можете и не узнать, что вас уже проверяют и готовят Распоряжение о грядущей проверке. Инспектор легко может проверить наличие действующей СОУТ у любой компании, достаточно знать ИНН и ОГРН, а это общедоступная информация.
База данных находится на портале Федеральной государственной системы (ФГИС).
«У вас еще нет спецоценки? Тогда мы идем к вам!» – скажет инспектор и направит Распоряжение.
Что такое специальная оценка условий труда
Для того чтобы понять, что нужно сделать и как, необходимо выяснить для чего проводится СОУТ?
Специальная оценка условий труда (сокращенно СОУТ) – это обязательная процедура, при проведении которой проводится анализ состояния условий труда на рабочих местах, выявляются потенциальные опасные факторы, готовятся мероприятия для снижения вредного воздействия, и перечень полагающихся компенсация работникам за работу в неблагоприятных условиях.
Государство борется за своевременное проведение специальной оценки условий труда, преследуя множество целей:
Ответственность за непроведение СОУТ
Сразу хочу акцентировать ваше внимание, что штраф с появлением Федерального закона № 451-ФЗ от 27.12.2019 размер административного наказания не изменился, а ответственность за непроведение СОУТ немаленькая.
Рано или поздно вас выявят, выпишут штраф и проводить спецоценку в любом случае обяжут и отговорки, типа, да мы ж бюджетники нас не финансируют, особо не спасут.
Живой пример. В Управлении городского хозяйства небольшого городка произошел несчастный случай, соответственно, расследование, сбор документов, а спецоценки нет!
Руководитель пытался писать и объяснять, что он не виноват просто не были выделены средства, но инспектор непреклонен и выписал штраф за данное нарушение 60 тысяч рублей и на должностное 5 тыс.руб.
Руководителя это зацепило, он считал себя невиновным и обратился в суд. Но и суд был непреклонен, потому что на проведение спецоценки на вновь введенных местах дается 12 месяцев и можно было заложить в бюджет сумму, тем более проведение 1 рабочего места стоит от 1000 до 2000 рублей.
И как итог – требования статьи 214 ТК РФ и ФЗ № 426 были нарушены, поэтому штраф пришлось оплатить.
Порядок подачи декларации СОУТ с 1 марта 2022 года
Декларацию подают все работодатели после проведения спецоценки условий труда.
Декларация соответствия условий труда оформляется в отношении рабочих мест, с вредными и опасными факторами.
Декларацию подписывает руководитель и компании и заверяет ее печатью (при наличии).
Подать декларацию можно на официальном сайте Роструда в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью.
Срок подачи – не позднее 30 рабочих дней со дня получения сведений о результатах проведения спецоценки.
Если изменились условия хотя бы одного рабочего места, в декларацию нужно включать сведения обо всех аналогичных рабочих местах.
Если декларация подана на бумаге ответственный за прием, должен заполнить раздел декларации «Сведения о регистрации декларации». Если декларация подана в электронном виде это информация заполняется автоматически.
Как внести сведения во ФГИС СОУТ
Во ФГИС СОУТ подается декларация, которая состоит из вышеуказанных 5 приложений. Каждое из них носит свою информацию и заполняется ответственным лицом организации, имеющей право осуществлять проверку.
Важно! Зачастую это сам директор компании, который проверяет верность заполненной декларации и регистрирует ее в конце своей подписью и печатью.
Передать сведения во ФГИС СОУТ также может только эта компания. Делается это двумя способами – в письменном виде и по почте или можно загрузить в электронном виде на сайте Роструда. Если используется электронная версия документа, ее загружают после предварительной регистрации на сайте. Далее переходят в раздел «Работодателю» и выбирают «Реестр деклараций соответствия условий труда».
Какой срок установлен для составления отчета о спецоценке?
По новым правилам отчёт о проведении СОУТ должен быть составлен, подписан всеми членами комиссии и утверждён её председателем в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня его направления работодателю организацией, которая провела спецоценку.
На что ещё будет влиять включение сведений в ФГИС СОУТ?
Декларация соответствия условий труда также начнёт действовать только после внесения информации в систему. Ранее декларация считалась действительной со дня утверждения отчёта о спецоценке.
Объекты учета
В соответствии с п.1 ст. 18 №426-ФЗ обязанность передачи сведений о результатах спецоценки условий труда возлагается на организацию, которая занималась проведением СОУТ. Сведения направляются в течение 10 рабочих дней со дня получения результатов процедуры.
Объекты учета ФГИС СОУТ делятся на три основных категории:
Допускается вносить изменения в указанные сведения в течение 30 календарных дней после передачи информации в информационную систему.
Консультация эксперта
Остались вопросы? Оставьте заявку на бесплатную консультацию эксперта!
Что нужно будет указывать в отчёте о проведении СОУТ?
В отчёт о проведении специальной оценки условий труда будут включаться замечания и возражения работника относительно её результатов, представленные в письменном виде.
Работодатель обязан рассмотреть такие возражения и провести при необходимости внеплановую СОУТ.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ ЭКСПЕРТИЗУ УСЛОВИЙ ТРУДА, КОТОРЫЕ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ДОПОЛНИТЕЛЬНО ЗАПРАШИВАЮТСЯ ОРГАНОМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ УСЛОВИЙ ТРУДА
Договор (контракт) работодателя с организацией на проведение специальной оценки условий труда (далее – СОУТ).
Перечень используемого оборудования, сырья и материалов, а также характеристики выполняемых работ на рабочих местах, где проведена СОУТ.
Рабочие или должностные инструкции на указанных в заявлении рабочих местах, действовавшие на момент проведения СОУТ.
Инструкции по охране труда на указанных в заявлении рабочих местах, действовавшие на момент проведения СОУТ.
Паспорта на оборудование, руководства по эксплуатации оборудования.
При проведении СОУТ в медицинских организациях дополнительно запрашиваются (при наличии) данные форм федерального статистического наблюдения о ВИЧ-инфекции, о больных туберкулезом, о заболеваниях активным туберкулезом, о числе заболеваний, зарегистрированных у пациентов, проживающих в районе обслуживания медицинской организации, о деятельности подразделений медицинской организации, оказывающих медицинскую помощь в стационарных условиях.
Федеральная государственная информационная система учета Специальной оценки условий труда. Что, когда и зачем?
ФГИС — Федеральная государственная информационная система. Из данной системы Инспекция по труду удаленно узнает проведена спецоценка в организации или нет, есть ли отчет по специальной оценке, правильно ли выставлены классы условий труда, льготы и компенсации, правильно ли подана декларация соответствия в ГИТ.
426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» ст 18 полностью описывает «что, когда и зачем» подается во ФГИС.
Обязанность по предоставлению отчетности в информационную систему лежит на организации, проводящей специальную оценку условий труда.
1. Через систему ФГИС присваивается идентификационный номер отчета по СОУТ.
2. После утверждения отчета в систему подгружается полностью отчет по спецоценке.
1. Идентификационный номер отчета присваивается в течение 5 рабочих дней с даты подписания договора на проведение СОУТ Заказчиком.
2. После утверждения отчета по СОУТ в течение 10 рабочих дней подается полный отчет в систему ФГИС.
Чтобы не нарушать ст 212 ТК РФ за нарушения порядка проведения СОУТ и не получить штраф до 100 тыс. руб.
Следовательно, обязанностью организации, в которой проводится СОУТ является:
— подписать договор по спецоценке и отправить скан-копию на электронную почту организации, проводящей СОУТ, для присвоения идентификационного номера
— в течение 3-х рабочих дней после утверждения отчета по специальной оценке отправить любым доступным способом копию титульного листа Отчета организации, проводящей СОУТ, для отправки отчета в систему.
После присвоения идентификационного номера отчета и отправке утвержденного отчета в систему, организация, проводящая спецоценку в течение 3 рабочих дней отправит организации Заказчику оценки уведомление об отправке отчета и присвоению идентификационного номера, подписанного электронно-цифровой подписью.
Проведите спецоценку у нас и избежите штрафов за непредоставления отчетности в Инспекцию по труду.
Работодатели обязаны проводить спецоценку условий труда каждые пять лет. Но если подали в Роструд декларацию о том, что ваши рабочие места по итогам спецоценки не имеют вредных и опасных факторов, то проводить СОУТ повторно не нужно
Как узнать номер отчета по спецоценке в системе ФГИС Митруда? — из уведомления из системы ФГИС , которую присылает организация, проводящая СОУТ , с даты присвоения идентификационного номера во время регистрации подписанного договора
(Издательство “Главная книга”, 2022)Периодичность проведения спецоценки – раз в 5 лет . Но если у вас рабочие места только 1 и 2 класса, достаточно провести ее один раз. В дальнейшем спецоценка потребуется, если появятся новые рабочие места либо будут несчастные случаи, нарушения охраны труда или профзаболевания (ст
Обязанность по передаче результатов проведения специальной оценки условий труда возлагается на организацию, проводящую специальную оценку условий труда
Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня его направления работодателю организацией, проводящей специальную оценку условий труда
Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее – декларация ) оформляется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – работодатель) в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные факторы производственной среды и трудового процесса по
За проведение СОУТ отвечают работодатели, несоблюдение требований в части регламента и периодичности специальной оценки может привести к наложению на компанию или предпринимателя с сотрудниками в найме штрафных санкций. 13 мая 2021 г
Где смотреть данные реестра Сведения, содержащиеся в реестре, размещаются на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” и являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений, относящихся к государственной и иной охраняемой законом тайне