Как заполнить транспортную накладную

Общие правила заполнения транспортной накладной

Общие правила, которым должны придерживаться все лица, заполняющие накладную, немного. Если транспортную накладную вы формируете в электронном виде, то руководствуйтесь Правилами представления информации в ГИС электронных перевозочных документов, а также Правилами обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС.

Заполнение накладной

Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку (при необходимости) или (при наличии). Что касается накладной, составленной на бумаге, то правило такое: если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) накладной, в них могут быть поставлены прочерки (п. п. 10, 100 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Подробно порядок оформления транспортной накладной приведен в разд. IX Правил перевозок грузов автомобильным транспортом.

Подписание и исправления

Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.

Накладную подписывают грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку), грузополучатель (уполномоченное им лицо) и перевозчик (водитель). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки. Если формируете электронный документ, то необходимо подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Подписание транспортной накладной важное действие, которое подтверждает факт отправки груза и принятия его на доставку.

Исправления

В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом. Что касается электронной транспортной накладной, то исправления в ее разделы вносят в соответствии с установленным Правительством РФ порядком. Изменение условий перевозки груза, произошедшее в пути, в том числе переадресовка груза, не является ошибкой. Такие изменения перевозчик (водитель) отмечает в разд. 9 транспортной накладной.

Реквизиты транспортной накладной

Чтобы признать расходы в налоговом учете и принять к вычету НДС, необходимо заполнить ряд реквизитов в транспортной накладной.

Заполнение ТН грузополучателем

Грузополучатель заполняет следующие разделы в транспортной накладной:

Раздел 10

1. Фактическая дата и время подачи транспортного средства для выгрузки.
2. Состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования.
3. Масса груза. Определяется так же, как при сдаче груза перевозчику.
4. Количество грузовых мест.

Если груз доставляется в исправных крытых транспортных средствах и есть исправные пломбы грузоотправителей, массу, состояние груза и количество грузовых мест можно не проверять. Однако в некоторых случаях проверки обязательны при выдаче груза.

Раздел 11

В этом разделе грузополучатель может указать информацию об актах о нарушениях со стороны грузоотправителя или перевозчика.

Акт организации перевозки

Перевозка груза осуществляется на основании договора, который может заключаться посредством принятия перевозчиком заказа или по заявке грузоотправителя. Заключение договора подтверждается транспортной накладной.

Транспортную накладную обычно выписывает грузоотправитель, но в ее оформлении также участвуют перевозчик и грузополучатель. ТН составляется в трех экземплярах для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, либо в виде электронного документа.

Правила оформления ТН

При заполнении транспортной накладной нужно следовать общим правилам:

1. Во все разделы документа необходимо внести свои сведения.
2. Если какой-то раздел не требует заполнения, можно поставить прочерк вместо информации.
3. Необходимо указать грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
4. Водитель не может действовать от имени обеих сторон договора.

Не требуется заверять бумажную транспортную накладную печатью, однако электронный документ должен быть подписан усиленными электронными подписями уполномоченных лиц.

Примечание: Правила заполнения и оформления транспортной накладной регулируются Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 г. № 2200.

Внесение исправлений в транспортную накладную

В ТН можно вносить исправления. Ошибку в бумажной версии документа исправляют следующим образом:

• ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
• вносят корректную запись;
• делают надпись исправлено и указывают дату исправления;
• заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как грузополучателю заполнять транспортную накладную

Грузополучатель заполняет в транспортной накладной разделы 10 и 11.

Раздел 10 – Выдача груза

В разделе 10 Выдача груза грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) отмечает:

• Если есть причины, по которым вы отказываетесь принять груз, проинформируйте об этом перевозчика.
• Сведения, приведенные в разделе 10 транспортной накладной, заверяются подписями (с расшифровкой) грузополучателя или уполномоченного лица и водителя, сдавшего груз.

Пример заполнения раздела 10 Выдача груза

Раздел 11 – Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков

В разделе 11 Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков внесите, в частности, сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или перевозчика.

Как перейти на применение электронных транспортных накладных

Применение электронной транспортной накладной в настоящее время не обязательно – ее можно оформлять по договоренности всех участников грузоперевозки.

Если вы намерены перейти на обмен электронными транспортными накладными, то вам необходимо:

Заполнение ТН перевозчиком

Перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в ТН разделы 6-12. При погрузке он в своей части заполняет раздел 8, а при выгрузке – раздел 10. При необходимости вносит данные в раздел 9 Переадресовка (при наличии) и раздел 11. Перевозчик:

1. В разделе 6 Перевозчик отражает свои реквизиты, если их не заполнил грузоотправитель.
2. В разделе 7 Транспортное средство указывает тип, марку, грузоподъемность, вместимость и регистрационный номер транспортного средства.

Как перевозчику заполнять транспортную накладную

Перевозчик при рассмотрении заказа (заявки) по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в транспортной накладной разделы от 6 до 12.

Раздел 6 Перевозчик

В разделе 6 Перевозчик отразите реквизиты, если их не заполнил грузоотправитель. В этом разделе укажите свои реквизиты и фамилию, имя, отчество (при наличии) водителя, его ИНН или серию, номер, дату выдачи его водительского удостоверения (п. 108 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Пример заполнения раздела 6 Перевозчик

Раздел 7 Транспортное средство

В разделе 7 Транспортное средство внесите следующие данные (п. 109 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Пример заполнения раздела 7 Транспортное средство

• тип владения транспортным средством (по кодам, указанным в разделе);
• реквизиты документа, подтверждающего основание владения грузовым автомобилем (тягачом, а также прицепом (полуприцепом)), — если транспортное средство находится в аренде, лизинге, получено в безвозмездное пользование;
• при наличии — номер, дату и срок действия специального разрешения, установленный маршрут движения тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства или транспортного средства, перевозящего опасный груз.

3. в разделе 8 после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3, а также после внесения оговорок и замечаний при приемке заверяет своей подписью информацию, которую указал работник грузоотправителя при погрузке;

4. раздел 9 Переадресовка (при наличии) заполняет в случае изменения в пути следования адреса доставки груза, изменения грузополучателя:

• при получении указания о переадресовке груза от грузоотправителя (если такие полномочия не передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5 Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки);
• при получении указаний от грузополучателя (если такие полномочия передавались в разделе 5);

5. раздел 10 Выдача груза заполняет в своей части. Указанную в данном разделе информацию, в том числе внесенную грузополучателем, водитель перевозчика заверяет своей подписью. При необходимости можно внести оговорки и замечания о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест;

6. в разделе 11 вносит, в частности, сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя;

7. раздел 12 заполняет в своей части в случае использования ТН в качестве первичного учетного документа.

В разд. 8 "Прием груза" водитель перевозчика после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разд. 3 "Груз", а также после внесения оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза заверяет своей подписью информацию, которую указал работник грузоотправителя при погрузке (п. 110 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Раздел 9 "Переадресовка (при наличии)" водитель заполняет в случае изменения в пути следования адреса доставки груза, изменения грузополучателя (п. 111 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Раздел 10 "Выдача груза" перевозчик заполняет в своей части. Указанную в данном разделе информацию (в том числе внесенную грузополучателем) водитель перевозчика заверяет своей подписью. При необходимости внесите в этот раздел оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест (п. п. 70, 112 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

В разд. 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)" внесите, в частности, сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя, если вы составляли такие акты. Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное на его составление (п. п. 83, 88, 113 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Раздел 12 заполняется перевозчиком в своей части в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа.

Как грузоотправителю заполнять транспортную накладную

Грузоотправитель заполняет разд. 1 – 5, разд. 8, разд. 11 и разд. 12. Также можете заполнить разд. 6.

Транспортную накладную оформляйте в следующем порядке.

В верхней части накладной проставьте:

В разд. 1 "Грузоотправитель" транспортной накладной укажите (п. 101 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Как заполнять транспортную накладную при доставке товара с привлечением экспедитора по договору транспортной экспедиции

Если помимо договора перевозки присутствует договор транспортной экспедиции, в разд. 1 "Грузоотправитель" укажите (п. п. 102, 103 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

В разд. 2 "Грузополучатель" транспортной накладной укажите (п. 104 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Пример заполнения разд. 2 "Грузополучатель"

В разд. 3 "Груз" укажите информацию о грузе (п. 105 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Определите массу груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку с указанием метода ее определения (ст. 12 Устава автомобильного транспорта, п. п. 55, 75 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Массу груза определяют следующими методами (п. 54 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Если масса груза определяется взвешиванием, то после определения общей массы груженого транспортного средства может составляться акт взвешивания, который прилагается к транспортной накладной (по требованию одной из сторон договора перевозки). Исключение – перевозка груженого контейнера или съемного кузова. В этом случае акт составляется в обязательном порядке (п. 55 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, укажите количество грузовых мест, массу нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

В этом разделе нужно отразить отгрузочное наименование груза. Полагаем, что в общем случае можно привести как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии груза. В случае погрузки груженого или порожнего контейнера в разд. 3 "Груз" указывается наименование груза "Контейнер", его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При оформлении сопроводительной ведомости в ней обязательно указываются характеристики и наименование груза, погруженного в контейнер, или сведения об отсутствии груза в контейнере.

В случае перевозки опасного груза приведите отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с ДОПОГ.

Важно! За неуказание в транспортной накладной особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20% провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).

При необходимости определите объявленную стоимость (ценность) груза и впишите ее в специально выделенную в разд. 3 строку. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 14 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

По нашему мнению, вопрос о том, нужно ли при определении объявленной стоимости учитывать НДС, необходимо решать в каждом конкретном случае исходя из того, повлечет ли неполучение этих сумм реальный ущерб. Как правило, объявленная стоимость указывается с НДС.

Важно! Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Пример заполнения разд. 3 "Груз"

В разд. 4 "Сопроводительные документы на груз (при наличии)" укажите (п. 106 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

В разд. 5 "Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки" приведите (п. 107 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

Пример заполнения разд. 5 "Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки"

Раздел 8 "Прием груза" грузоотправитель заполняет в своей части, в частности проставляет подпись с расшифровкой.

В разд. 11 "Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)" внесите, в частности, сведения о коммерческих актах, если вы составляли такие акты. Отметку о составлении акта делает должностное лицо, уполномоченное его составлять (п. п. 83, 88, 113 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Раздел 12 заполняется грузоотправителем (в своей части) в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа.

Как заполнить транспортную накладную при самовывозе Если при самовывозе груза со склада поставщика вы заказываете перевозку у транспортной компании, то выступаете одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем. Соответственно, вам необходимо заполнить транспортную накладную со стороны грузоотправителя и со стороны грузополучателя в общем порядке.

Если вы забираете груз собственным транспортом, не привлекая перевозчика, то транспортная накладная не оформляется.

Образец заполнения ТН

По ссылке можно посмотреть Образец заполнения ТН-2024.

Заполнение ТН грузоотправителем

Грузоотправитель в верхней части документа проставляет:

• в ячейках «Дата» и «N» — дату и номер ТН;

• в ячейке «Экземпляр» — номер экземпляра ТН;

• в ячейках «Дата» и «N», относящихся к заказу (заявке) — дату и номер заказа (заявки).

Далее грузоотправитель заполняет разделы 1 — 5, 8, 11, 12. Также может заполнить раздел 6.

В разделе 1 «Грузоотправитель» указывается (п. 101 Правил № 2200):

• фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона физлица-грузоотправителя;

• полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона компании-грузоотправителя.

Если помимо договора перевозки присутствует договор транспортной экспедиции, в этом разделе следует прописать:

• сведения об исполнителе услуг экспедиции (экспедиторе), если он принимает груз во владение для перевозки. Одновременно нужно проставить отметку «является экспедитором». В таком случае в разделе 1а необходимо привести сведения о заказчике по договору транспортной экспедиции и реквизиты этого договора;

• сведения о заказчике услуг экспедиции, если отсутствует факт передачи груза экспедитору, в том числе, если заказчик самостоятельно осуществляет погрузку груза либо погрузка осуществляется по его поручению.

В разделе 2 «Грузополучатель» прописывается (п. 104 Правил № 2200):

• фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона грузополучателя-физического лица;

• полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона — при доставке груза компании;

• адрес места доставки груза.

В разделе 3 «Груз» указываются сведения о грузе (п. 105 Правил № 2200). Нужно определить массу груза и вписать ее в специально выделенную строку с указанием метода ее определения. Можно воспользоваться (п. 54 Правил № 2200):

• взвешиванием, когда определяется разница между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой;

• расчетным путем, когда масса определяется на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку.

Если масса груза определена взвешиванием, то после определения общей массы груженого транспортного средства может составляться акт взвешивания, который прилагается к транспортной накладной (по требованию одной из сторон договора перевозки). Исключение – перевозка груженого контейнера или съемного кузова. В этом случае акт нужно составить обязательно (п. 55 Правил № 2200).

Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, указывается количество грузовых мест, масса нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил № 2200).

В этом разделе нужно указать отгрузочное наименование груза. Полагаем, что в общем случае можно привести как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии. В случае погрузки груженого или порожнего контейнера указывается наименование груза «Контейнер», его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При оформлении сопроводительной ведомости в ней обязательно указываются характеристики и название груза, погруженного в контейнер, или сведения об отсутствии груза в контейнере.

В случае перевозки опасного груза нужно привести отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с Европейским соглашением о международной дорожной перевозке опасных грузов, заключенным в г. Женеве 30.09.1957 (ДОПОГ/ADR).

За неуказание особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20 процентов провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).

При необходимости определяется объявленная стоимость (ценность) груза. Ее нужно вписать в специально выделенную строку. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 14 Правил № 2200). Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил № 2200):

• он подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;

• он опломбирован грузоотправителем;

• он — скоропортящийся или опасный;

• по одной накладной перевозится часть груза.

В разделе 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)» указывается (п. 106 Правил № 2200):

• список прилагаемых к накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными правилами либо регистрационные номера этих документов, если такие документы или сведения о них содержатся в государственных информационных системах;

• список прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера этих документов;

• реквизиты, позволяющие идентифицировать документы, подтверждающие отгрузку товаров, реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних контейнеров).

В разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»» приводится (п. 107 Правил № 2200):

• маршрут перевозки, дату и время (сроки) доставки груза (при необходимости);

• указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством РФ;

• контактная информацию о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка груза;

• рекомендации о температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), информация о запрете на перегрузку.

Раздел 8 «Прием груза» грузоотправитель заполняет в своей части, в частности проставляет подпись с расшифровкой.

В разделе 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)» он вносит сведения о коммерческих актах, если составлялись такие акты. Отметку о составлении акта делает уполномоченное должностное лицо (п. п. 83, 88, 113 Правил № 2200).

Раздел 12 заполняется, если ТН используется в качестве первичного учетного документа.