С 1 июля 2021 года форму СЗВ-ТД надо заполнять по-новому. В нее включены дополнительные разделы о правопреемстве работодателя и о работе в районах Крайнего Севера. Кроме этого, всем работодателям нужно будет заполнять раздел с кодом выполняемой функции, причем по специальным правилам. Как заполнять новые разделы? Где брать код выполняемой функции и как его выбрать?
Возможные наименования должностей
Все больше компаний принимает решение о формировании подразделения внутреннего аудита. Кого-то к этому решению приводят возрастающие требования регулятора, кого-то – знания. Институт внутренних аудиторов активно популяризирует возможности и ценность внутреннего аудита для бизнеса. Но не все готовы сразу формировать полноценное подразделение. Причин неготовности может быть много: финансовое положение компании; отсутствие четкого понимания функционала и возможностей внутреннего аудита; неготовность собственника/ акционеров; сопротивление менеджмента. В итоге принимается решение вместо подразделения внутреннего аудита включить в организационно-штатную структуру должность внутреннего аудитора («попробуем, а там будет видно»).
Как построить полноценную функцию с нуля в условиях жестких ограничений ресурсов? Возможно ли это? Сложно, но можно.
Опыт показывает, что полноценная функция внутреннего аудита в компании формируется в течение 3-х лет. Начиная с 4-го года идет оптимизация и повышение эффективности.
Итак, с чего начинать, куда и как двигаться, если вам необходимо создать подразделение численностью в одного работника.
Алгоритм действий первого года включает в себя:
1. Определение требований
2. Подбор сотрудника
3. Регламентация деятельности
4. Планирование деятельности и планирование проведения проверок
5. Выполнение планов
7. План-фактный анализ результатов
8. Внесение корректировок.
Профессиональный стандарт “Аудитор”
УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 19 октября 2015 № 728н
Общие сведения
(наименование вида профессиональной деятельности)
Основная цель вида профессиональной деятельности
Проведение аудита и оказание сопутствующих аудиту услуг (далее – выполнение аудиторского задания), а также оказание прочих услуг, связанных с аудиторской деятельностью
Группа занятий
Руководители учреждений, организаций и предприятий
Руководители служб и подразделений в сфере финансовой деятельности и страхования
Служащие по бухгалтерским операциям и учету
Отнесение к видам экономической деятельности
Деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета, по проведению финансового аудита, по налоговому консультированию
Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
ООО «Аудиторская служба «СТЕК», город Москва
Наименования организаций-разработчиков
Это еще один инструмент, позволяющий внутреннему аудитору в единственном лице эффективно выполнять возложенные на него функции. По итогам каждого месяца и каждой внутренней аудиторской проверки необходимо проводить анализ причин отклонений.
Все системные причины, на которые внутренний аудитор не может оказывать влияния, должны быть учтены при планировании на второй год работы. Например, при планировании не были учтены планы внешних проверок: бизнес подлежит системному внешнему контролю, и этот контроль проводится в определенные сроки и в определенный период (технические ревизии и технические аудиты в системе менеджмента безопасности движения); компания включена в план проверок МЧС, Прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д.
При формировании плана проверок на первый год работы внутренний аудитор обычно не учитывает время отсутствия руководителя объекта аудита (отпуск, обучение, аттестация и пр.), что впоследствии не позволяет своевременно завершить проверку, либо влечет изменение очередности проверок.
Завершая тему, хочу отметить, что выполнение своей функции внутренним аудитором в единственном лице на должном уровне в соответствии с требованиями профессионального стандарта и МПСВА вполне возможно. Да, надо признать, что на внутреннего аудитора в единственном лице приходится гораздо больше нагрузок, больше стресс-факторов. Он один в поле воин. И этот воин должен быть сильным, смелым и коммуникабельным.
1 Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» (Ассоциация «ИВА»), зарегистрированная в 2000 г., является профессиональным объединением более чем 4000 внутренних аудиторов, внутренних контролеров и работников других контрольных подразделений российских компаний и организаций. Подробности на сайте www.iia-ru.ru
2 Дочернее и зависимое общество
Регламентация деятельности
Базовый набор документов, которые необходимо разработать, утвердить и ввести в действие в течение первого года:
- Положение об организации внутреннего аудита в компании
- базовые стандарты внутреннего аудита (5 базовых стандартов: общие требования и положения; планирование; организация и проведение; отчетность; мониторинг)
- Программа обеспечения и повышения качества (+ Методика оценки качества).
В Положении об организации внутреннего аудита в компании определяются цели, задачи, функции, статус, порядок организации, полномочия, ответственность, лица (работники, подразделения), на которых распространяется действие документа, подчиненность, подотчетность, правила приема и увольнения, правила взаимодействия с генеральным директором, комитетом по аудиту и советом директоров, правила урегулирования спорных (конфликтных) ситуаций.
Есть два момента, которые нужно иметь в виду, регламентируя деятельность. Первое: вполне возможен вариант, когда в организации нет комитета по аудиту и совета директоров. Просто учредитель в единственном лице, он же и генеральный директор, принял решение о необходимости формирования современной системы контроля. Второе: обращаю внимание на то, что положение о подразделении не создается. Все, что определяет этот документ, в нашем случае (аудитор в единственном лице) закладывается в должностную инструкцию.
В случае, если внутренний аудитор в единственном лице принят на работу в дочернее зависимое общество (в компаниях с холдинговой структурой), то необходимо через корпоративного секретаря получить все корпоративные нормативные документы и решения совета директоров (выкопировки из протоколов заседаний в отношении каждого документа), касающиеся внутреннего аудита.
Здесь важно учесть некоторые нюансы.
Документы, в отношении которых принято решение «принять к исполнению», обычно не требуют переработки. Эти документы исполняются.
Документы, в отношении которых принято решение «принять к руководству», требуют переработки и адаптации. Документы адаптируются к условиям ДЗО2. Проекты адаптированных документов должны быть согласованы с подразделением внутреннего аудита УК холдинга. При наличии в компании комитета по аудиту и совета директоров,
согласованный проект документа рассматривает комитет по аудиту и утверждает совет директоров.
Не всегда нормативные документы с резолюцией «принять к руководству» возможны к исполнению так, как они этого требуют, так, как написано. Чтобы не организовать «итальянскую забастовку» целесообразно проанализировать, есть ли сложности с исполнением и необходимо ли документ адаптировать под свою компанию (Общество).
По всем вопросам, связанным с исполнением или адаптацией внутренних нормативных документов, внутренний аудитор должен руководствоваться разъяснениями соответствующего структурного подразделения внутреннего аудита в управляющей компании холдинга.
Обращаю внимание, что период становления внутреннего аудита в компаниях холдингового типа может затянуться не на один год. За это время в ДЗО может поменяться не один корпоративный секретарь. Опыт показывает, что, делая запрос корпоративному секретарю, необходимо указать, что реестры протоколов заседания комитета по аудиту и совета директоров нужно просмотреть как за текущий год, так и за 2-3 предшествующих года. Также следует обратиться к секретарю (офис-менеджер, канцелярия) с просьбой поднять переписку с подразделением внутреннего аудита материнской компании.
Кроме базовых документов, регламентирующих деятельность внутреннего аудитора, рекомендую составить программу стажировки. Этот документ не относится к обязательным, установленным требованиями МПСВА или требованиями регулятора в Российской Федерации, но это тот документ, который поможет внутреннему аудитору наиболее быстрым и эффективным образом вникнуть в суть бизнеса, суть взаимосвязи структурных подразделений и бизнес-процессов (учредители и генеральный директор ждут результат от внутреннего аудитора со сроком выполнения «вчера»). Если в компании разработаны и действуют программы адаптации и ввода в должность новых работников, то действовать нужно по установленным правилам. Если такая деловая практика не применяется, то программу стажировки разрабатывает внутренний аудитор самостоятельно.
Программу стажировки рекомендую утвердить приказом генерального директора и обязательно назначить руководителя стажировки. Программа представляет собой письменную форму договоренности между внутренним аудитором и генеральным директором о том, что и как должно быть сделано в период прохождения испытательного срока. При наличии комитета по аудиту стажировку рекомендую проходить под патронажем комитета.
Программа стажировки формируется на 3 месяца. Если внутренний аудитор уже имеет опыт работы, то программа стажировки — это первая программа первой внутренней аудиторской проверки и эту программу он формирует самостоятельно. Если работник не имеет опыта работы во внутреннем аудите, то программа стажировки должна стать введением в профессию.
У сотрудника без опыта работы во внутреннем аудите до прохождения стажировки должно быть организовано и проведено обучение: Внутренний аудит – 2 модуля, Управление рисками – 2 модуля.
Где брать код выполняемой функции?
Код выполняемой функции определяется в соответствии с Классификатором. Состоит из пяти цифровых знаков и отражается в отчете в формате ХХХХ.Х, где:
- символы с первого по четвертый – код наименования группы занятий в Классификаторе;
- пятый символ – контрольное число.
В Классификаторе два раздела.
Первый раздел называется «Основные группы, подгруппы, малые и начальные группы». В нем сначала указаны коды, состоящие из одной цифры и означающие основные группы. К ним относятся группы:
- 1 – руководители;
- 2 – специалисты высшего уровня квалификации;
- 3 – специалисты среднего уровня квалификации;
- 4 – служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием;
- 5 – работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
- 6 – квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства;
- 7 – квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий;
- 8 – операторы производственных установок и машин, сборщики и водители;
- 9 – неквалифицированные рабочие;
- 0 – военнослужащие.
Далее количество цифр увеличивается до двух, трех или четырех, которые соответственно относятся к подгруппе, малой группе и начальной группе. То есть нужно выбрать код, состоящий из четырех цифр (графа «Код») и контрольного числа (графа «КЧ»).
Учтите, что в Классификаторе точки перед контрольным числом нет, а в СЗВ-ТД нужно отделить точкой первые четыре знака и пятый знак.
Второй раздел Классификатора содержит описания трудовых функций. Он называется «Описания основных групп, подгрупп, малых и начальных групп».
Планирование
В первый год работы рекомендую внутреннему аудитору осуществлять свою деятельность на основании следующих базовых планов:
План деятельности включает в себя план проведения внутреннего аудита. В план деятельности также включают мониторинг, методологическое обеспечение деятельности, повышение квалификации (обучение), взаимодействие с комитетом по аудиту и советом директоров (в том числе по вопросам планирования и отчетности), взаимодействие с внешним аудитором и контрольно-ревизионной комиссией (при наличии таковых), взаимодействие в рамках системы управления рисками и внутреннего контроля, СУРиВК; консультирование. План трудозатрат позволяет распределить задачи в соответствии с имеющейся нормой рабочего времени.
Программа стажировки, о которой упоминалось выше, на этапе становления внутреннего аудита с нуля может послужить базой для формирования этих планов.
Тестовое задание по завершении стажировки – создание пакета согласованных и утвержденных документов:
- Модель внутреннего аудита
- План деятельности внутреннего аудитора
- План проведения внутреннего аудита.
Программа стажировки, о которой пойдет речь ниже, протестирована на трех различных компаниях (фуд-ритейл; оптовые продажи бензомоторной техники; DIY-сеть магазинов строительных материалов) и применялась как на этапе становления внутреннего аудита с нуля, так и при адаптации новых сотрудников подразделения внутреннего аудита. Перед началом необходимо приказом утвердить руководителя стажировки.
1-й месяц
1. Изучение, анализ документов: учредительные документы; Положения о совете директоров и профильных комитетах; организационно-штатная структура; Кодекс деловой этики; корпоративная культура; положения об отделах; учетная политика; Политики (управление рисками, безопасности, антикоррупционная, пр.).
2. Стажировка по 1-2 дня в каждом отделе (с предварительным изучением должностных инструкций).
3. Изучение и анализ: экономика отрасли; нормативно-законодательная база.
4. Изучение и анализ внутренних нормативных документов: регламенты, стандарты, корпоративные стандарты и регламенты (ДЗО).
По завершении этапа руководитель стажировки оценивает результат. У стажера должно быть сформировано понимание системы организации, управления, регулирования и контроля бизнеса.
2-й месяц
1. Анализ основных бизнес-процессов (на базе стажировки в отделах и изучения регламентов, стандартов).
2. Изучение карты рисков, анализ СУРиВК.
3. Анализ финансовой отчетности, отчетов ревизионной комиссии и внешнего аудитора (за период от 3 до 5 лет).
4. Анализ актов проверок внешних контролеров за период от 3 до 5 лет (ФНС, трудовая комиссия, Роспотребнадзор, МЧС и пр.).
По завершении этапа руководитель стажировки оценивает результат. На этом этапе должен быть сформирован перечень объектов аудита. Проведено ранжирование объектов аудита. Определены владельцы объектов аудита. У стажера имеется четкое понимание о СУРиВК, имеется понимание основных рисков.
3-й месяц
1. Сформирована модель внутреннего аудита. Проведено ранжирование объектов.
2. Сформирован план деятельности внутреннего аудита.
3. Сформирован план проведения внутреннего аудита.
4. Сформирован план трудозатрат.
Результат стажировки: планы согласованы и утверждены.
Параллельно с изучением бизнеса и формированием планов должны быть разработаны документы, регламентирующие деятельность внутреннего аудита.
При формировании плана проведения внутреннего аудита в первый год работы необходимо сделать упор на те направления, в которых внутренний аудитор обладает необходимым уровнем компетенции (сделать первый срез).
При формировании плана деятельности и плана трудозатрат внутренний аудитор должен учесть обучение по тем направлениям, в которых у него нет необходимых знаний и навыков, но по которым объект аудита при ранжировании признан высокорискованным (тема и направление обучения на полгода-год должны опережать направление проверки).
При формировании плана трудозатрат внутреннему аудитору необходимо выделить время на внеплановые проверки, административно-хозяйственные операции (учет рабочего времени; организация командировок; организация обучения; обучение и аттестация по охране труда; прочие обучения, аттестации, допуски в соответствии с требованиями отрасли и т.д. и т.п.); взаимодействие с аудитором компании при обязательном или инициативном аудите финансовой отчетности; на взаимодействие с контрольно-ревизионной комиссией (при наличии таковой).
При наличии достаточного финансирования часть объектов аудита, которые при ранжировании признаны наиболее рискованными, стоит передать на аутсорсинг (внешний исполнитель), либо сформировать рабочую группу из числа работников компании для проведения аудита.
Для эффективного управления собственным рабочим временем хорошо зарекомендовала себя практика цветовой визуализации плана трудозатрат на календаре (календарь на планируемый год).
Новые разделы в форме СЗВ-ТД
Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п внесены изменения в Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, которым утверждены формы и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок их заполнения. Всего внесено четыре изменения.
1. Включен новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел заполняется правопреемником страхователя, который снят с учета в качестве страхователя в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Заполняться он должен в случае, когда нужно скорректировать сведения о трудовой деятельности на работников, ранее представленные правопредшественником работодателя. В разделе приводятся наименование, регистрационный номер, ИНН и КПП работодателя, снятого с учета.
Если работодатель не имеет никакого отношения к прошлым работодателям, исправлять их ошибки в сведениях о трудовой деятельности он не может.
2. Исключен раздел «Отчетный период», где указывались месяц и год, за которые сдавался отчет. Решено, что эти сведения не актуальны, поскольку проверить соблюдение работодателем сроков можно по фактической дате представления отчета и содержанию кадрового мероприятия, из-за которого сдан отчет.
3. Включена новая графа 4 в табличную часть формы «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней отражается «северный» стаж работника. Предусмотрено три варианта заполнения:
- РКС – если работа осуществляется непосредственно в районах Крайнего Севера;
- МКС– если работа ведется в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
- ничего – если работник трудится в нормальных климатических условиях и не имеет «северного» стажа.
4. Внесены корректировки в части правил заполнения графы 5 «Код выполняемой функции». До 1 июля 2021 года в графе 5 СЗВ-ТД нужно было указывать код, если работодатель применял профстандарты. Код состоял из семи цифро-буквенных знаков в формате XX.XXX-X-X:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, – это код наименования вида профессиональной деятельности (разд. I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работа по должности (профессии), специальности (разд. III профессионального стандарта);
- последние два знака – буквенный код обобщенной трудовой функции и цифровой код уровня квалификации из разд. II профстандарта.
С 1 июля 2021 года это уже графа 6. В ней отражается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Указывать код трудовой функции должны все работодатели, независимо от того, применяют они профстандарты или нет.
Код выполняемой функции указывается, когда в СЗВ-ТД есть такое мероприятие, как:
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- запрет суда занимать должность.
Код трудовой функции не указывается при представлении формы в связи с подачей работником заявления о выборе электронной трудовой книжки или с переименованием организации.
Подбор сотрудника
Так кто же он такой – внутренний аудитор в единственном лице?
Профессиональный стандарт «Внутренний аудитор» (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 24.06.2015 г. №398н) определяет цель внутреннего аудита и пять основных функций:
А. Проведение внутренней аудиторской проверки и/ или выполнение консультационного проекта в составе группы;
B. Проведение внутренней аудиторской проверки и/ или выполнение консультационного проекта самостоятельно или в составе группы;
C. Методическое сопровождение деятельности службы внутреннего аудита;
D. Руководство выполнением плана работы службы внутреннего аудита;
E. Управление (руководство) службой внутреннего аудита.
Международными профессиональными стандартами внутреннего аудита (МПСВА) определены требования к профессионализму (Стандарт 1210):
Внутренние аудиторы должны обладать знаниями, навыками и другими компетенциями, необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей. Для выполнения стоящих перед подразделением внутреннего аудита задач, сотрудники подразделения должны коллективно(!) обладать необходимыми знаниями, навыками и другими компетенциями или получить их.
При подборе работника возможны два варианта развития событий:
1) работника находят на внешнем рынке труда (открывается вакансия);
2) работника находят на внутреннем рынке (работник назначается из числа уже имеющихся: главный бухгалтер, бухгалтер, экономист, ревизор, юрист, работник СБ, пр.).
При подборе работника необходимо помнить, что нужен сотрудник, обладающий «коллективными необходимыми знаниями». Задача: либо найти многофункционального (5 базовых функций) специалиста, либо обучать специалиста в «полевых условиях».
Как определиться с кандидатурой на закрытие вакансии?
Если открыта вакансия и организация ищет нужного работника на внешнем рынке труда, то в этом случае наиболее подходящей кандидатурой будет работник с опытом руководства подразделением внутреннего аудита. При этом обращаю внимание на тот факт, что это не просто освобожденный руководитель, а «играющий тренер». Такой кандидат на замещение вакансии сталкивался с организацией, планированием, контролем, методическим обеспечением, но и не утратил навыка оперативной работы в поле. Правда жизни в том, что такие работники обычно стоят гораздо дороже, чем кандидат просто с опытом работы во внутреннем аудите (разница от стоимости услуг начинается от 50% и выше). И такие работники ищут вакансию именно руководителя подразделения внутреннего аудита.
Плюсы закрытия вакансии внешним работником с опытом работы заключаются в том, что не надо тратить время и деньги на обучение на этапе становления функции. Работник знает, что, как, в какой последовательности надо делать.
Минусы — работник не знает бизнеса (вообще новая отрасль, особенности ведения бизнеса, особенности имеющихся коммуникаций, особенности корпоративной культуры); стоит гораздо дороже, чем заложили в бюджете.
Если на вакансию внутреннего аудитора переводят уже имеющегося работника, то в этом случае наилучшим решением будет работник, который хорошо знает организацию и экономику бизнеса и при этом сталкивался хоть в какой-то мере с учетом (бухгалтерский, управленческий).
Дополнительно на первом этапе для собственного работника будет необходимо сформировать долгосрочную программу обучения, не менее, чем на 2 года. Но здесь компания опять сталкивается с проблемой — нет компетентных сотрудников, которые знают в каком направлении, в какой последовательности и чему обучать новоиспеченного внутреннего аудитора.
В обоих случаях – будет ли вакансия закрыта внешним или внутренним кандидатом – возникнут сложности, связанные с коммуникацией.
Внешнему кандидату надо будет доказать свой профессионализм: тут и проверка на удар, и проверка на выдержку, и проверка на глубину знаний. Только пройдя все эти этапы, внутренний аудитор выходит на уровень партнерства и доверия.
У внутреннего кандидата свои этапы становления и выхода на уровень партнерства и доверия. Работник знает бизнес (по крайней мере, с точки зрения подразделения, в котором ранее работал), но не в полной мере знает и/или понимает логику взаимосвязи сквозных бизнес-процессов. У работника появляются сложности в коммуникациях (психологический барьер при проверке топ-персонала высшего звена работником среднего звена или бывшим рядовым работником). Возможен конфликт интересов в случае, когда вакансия закрыта бывшим топ-руководителем (например, главный бухгалтер назначен на должность внутреннего аудитора).
Кроме профессиональных требований есть еще один нюанс, который необходимо учитывать при подборе работника. И это нюанс – личность кандидата. Чтобы как Федор Конюхов в одиночку плыть через океан, надо быть зрелой и сильной личностью. И зрелость личности не всегда завязана только на возраст.
Наиболее часто встречающиеся проблемы («подводные мины»):
- заложена база для конфликта интересов (работник не вправе в течение 1 года проверять те направления, в которых работал ранее);
- заложена база для конфликта (принцип непредвзятости) при проверке бывшего «своего» структурного подразделения по истечении 1 года;
- обученный работник, соответствующий требованиям рынка, может уйти (и уйдет!) из организации в случае, если его мотивация не будет меняться вместе с уровнем его компетенции и профессиональных навыков (пактически не сталкивалась с ситуацией, когда комитет по аудиту или совет директоров делал запрос на соответствие уровня оплаты внутреннего аудитора уровню рынка труда).
На этапе трудоустройства может возникнуть проблема, связанная с согласованием кандидата на замещение вакансии. Необходимо делать допуск на тот факт, что подразделение, отвечающее за управление персоналом, может об этом просто не знать. До момента подписания трудового договора необходимо ознакомиться с документами, в которых может быть оговорено это условие (Положение о совете директоров, Положение о комитете по аудиту, Положение/ регламент взаимодействия с подразделением внутреннего аудита материнской компании, пр.). Не создайте почву для трудового спора в случае, когда трудовой договор заключен, а кандидатура не согласована или согласована с оговорками!
Определение требований к функции внутреннего аудита и места внутреннего аудита в структуре компании
Ответственный и достаточно сложный момент. Это фундамент выстраивания функции. Именно на этом этапе определятся (должны определиться):
- место внутреннего аудита в организационно-штатной структуре;
- «внутренний продукт», который будет создавать внутренний аудитор;
- пользователь/заказчик «внутреннего продукта» (кто и как будет использовать результаты деятельности внутреннего аудитора).
Ошибочно полагать, что все руководители и акционеры достаточно хорошо знают и понимают, что такое внутренний аудит, каким должен быть внутренний продукт и что с этим продуктом потом делать. А если внутренний аудит — это не осознанная потребность бизнеса, а изменение требований регулятора, то в этом случае заказ от бизнеса вообще не определен.
При формировании внутреннего аудита с нуля на первом этапе этим вопросом в компании обычно занимаются главный бухгалтер, заместитель/ директор по экономике и финансам или заместитель/ директор по управлению персоналом. Надо помнить, что все эти работники – люди очень занятые, им некогда глубоко вникать в то, что такое «внутренний аудит», чем он отличается от внешнего. Эти работники привыкли к тому, что это они осуществляют контроль. Очень велик соблазн забрать новый вид контроля под себя, и возникает полное непринятие того, что кто-то может и должен будет проверять и оценивать результат их деятельности.
При определении требований к внутреннему аудиту в целом, определяется требование к профилю должности, требования к кандидату на должность и стоимость услуг внутреннего аудитора.
Формируется бюджет на организацию внутреннего аудита.
На этом этапе закладываются «подводные мины», которые впоследствии будет необходимо убирать внутреннему аудитору.
- неверно сформирована штатная структура: внутренний аудитор находится в административном и функциональном подчинении у одного из топ-менеджеров (нарушение принципа независимости);
- неверно определены требования к профилю должности (нарушение принципа профессионализма);
- занижена стоимость услуг внутреннего аудитора: затягивается процесс поиска сотрудника или вакансия закрывается тем, кто подходит по цене (нарушение принципа профессионализма);
- в бюджете учтены только расходы на оплату труда.
Сформировали требования, определили место в структуре компании, настало время подбора нужного сотрудника.
Как установить код выполняемой функции?
Особенностью поиска является то, что определить код по конкретной должности получится не всегда: в Классификаторе даны обобщенные группы занятий. Это возможно лишь в отношении некоторых должностей, например «бухгалтеры», «юристы», «секретари (общего профиля)».
Если поиск по должности результатов не дал, дальше его можно вести по основным группам. Для этого нужно открыть подходящий основной раздел. Первой цифрой искомого кода будет код основной группы. Группировка здесь идет либо по уровню квалификации, либо по специализации. Так, если должность предусматривает наличие высшего образования, открывайте группу 1 «Руководители» или 2 «Специалисты высшего уровня квалификации». Средние уровни квалификации содержатся в группах с 3 по 8, неквалифицированная рабочая деятельность – в группе 9.
Если и таким способом код найти не удалось, искать нужно по трудовой функции. Например, надо найти код по должности специалиста по кадрам. В Классификаторе в зависимости от трудовых функций подобных должностей несколько:
- 2423.6 – специалисты в области подбора и использования персонала;
- 2424.1 – специалисты в области подготовки и развития персонала;
- 4416.6 – служащие по ведению кадровой документации.
Согласно комментариям, содержащимся в разделе Классификатора «Описания основных групп, подгрупп, малых и начальных групп», специалисты в области подбора и использования персонала оказывают услуги бизнесу, связанные с кадровой политикой, наймом работников, их развитием, анализом занятости и профориентацией. В обязанности таких специалистов, в частности, входят:
- консультирование и работа с кадрами, связанная с наймом работников, комплектованием рабочих мест, обучением, продвижением по службе, вознаграждением, отношениями руководителей и работников и другими областями кадровой политики;
- изучение и анализ работы, выполняемой в организации, различными способами, включая собеседование с рабочими, вышестоящими должностными лицами и руководителями, а также составление подробных описаний должностей, работ и занятий на основании полученных данных.
Специалисты в области подготовки и развития персонала планируют, разрабатывают, претворяют в жизнь и оценивают результаты программы подготовки и развития персонала с целью приобретения руководителями и персоналом навыков и получения квалификации, соответствующих целям развития организации. Здесь в обязанности входит:
- определение потребностей и требований отдельных лиц и организаций;
- постановка целей в плане развития персонала и оценка результатов подготовки;
- подготовка и разработка учебных материалов и пособий, таких как учебники, наглядные пособия, онлайновые обучающие средства и учебные модели, ведение учебной справочной документации.
Служащие по ведению кадровой документации ведут и обновляют кадровый учет, в том числе отслеживают такие операции, как перевод и продвижение по службе, служебная аттестация персонала, использование и накопление отпусков сотрудников, выплата заработка, изменения квалификации и профессиональной подготовки. Среди обязанностей названы:
- обновление информации о стаже работы, зарплате, аттестации, квалификации и профессиональной подготовке, отпусках, использованных и накопленных;
- ведение записей, касающихся вновь назначенных работников, и проверка полноты информации;
- рассмотрение заявок на занятость и продвижение по службе, консультирование заявителей о результатах;
- получение и ответы на запросы о занятости в соответствии с нормами и условиями;
- рассылка предложений о приеме на работу и объявлений о вакансиях и испытаниях.
В комментариях для каждого кода также есть примеры должностей. Например, для кода 4415.6 – специалист по кадрам, а для кода 2423.6 – специалист в области подготовки персонала. Когда у сотрудника несколько трудовых функций, выбирать код нужно по основной.
К сведению: если по должности утвержден профстандарт, код по выполняемой функции можно узнать и из него. При этом применять следует только профстандарты, принятые после 1 января 2016 года, поскольку в принятых ранее указываются уже не действующие коды. Код указывается в разд. I профстандарта в «Группе занятий». При этом, поскольку он содержит всего четыре цифры, контрольное число придется все же искать в Классификаторе.
Итак, как видим, поиск кодов – дело непростое, поэтому целесообразно это делать заранее, а не в тот момент, когда возникнет необходимость заполнять форму СЗВ-ТД. Для удобства можно вписать коды в штатное расписание, добавив в него специальную графу.