Как передаются данные в систему
Сведения передаются во ФГИС СОУТ в формате электронного документа, который подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью посредством ручного заполнения предложенных форм или импортированием данных в виде xml-документа. Список используемых данных в системе учета.
На сайте Минтруда РФ в соответствующем разделе для пользователей опубликована подробная инструкция по работе с информационной системой. Документ разработан для сотрудников организаций, проводящих СОУТ. В нем указан перечень отчетов СОУТ. Дается пошаговый алгоритм ручного формирования отчета, создания идентификационного номера спецоценки условий труда. Показывается с примерами в виде скринов, как заполнять отдельные формы.
Завершающий этап
После завершения спецоценки условий труда работодатель готовит приказ о закрытии процедуры СОУТ. В документе в мельчайших деталях прописывается, кому из персонала полагается материальная компенсация за вредное производство, какого числа будут начисляться выплаты, какой размер компенсационных выплат предусматривается.
По закону данный приказ не является строго обязательным. Однако на большом предприятии лучше подготовить соответствующий документ во избежание нарушения прав трудящихся по причине незнания или забывчивости бухгалтера.
Начисление материальной компенсации или льгот начинается с момента утверждения отчета и регистрации его в ФГИС.
Образец приказ о завершении СОУТ
Документы для спецоценки
На этапе подготовки к спецоценке потребуется штатное расписание и режим работы сотрудников. Вы составите приказ о создании комиссии для СОУТ, утвердите график проведения и перечень мест для оценки, заключите договор с организацией-исполнителем.
Исполнитель сделает отчет о спецоценке, вы сдадите декларацию в Роструд. Затем вы составите допсоглашение к трудовым договорам.
Еще будет таблица 5 в отчет . Результаты специальной оценки условий труда сообщают в ФСС. Это делают, когда подают отчетность по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Порядок проведения оценки условий труда
Для себя я поделила весь процесс на три этапа:
Пошагово рассмотрим эти этапы.
Создание комиссии, утверждение графика. Чтобы организовать и провести специальную оценку условий труда, работодатель должен сформировать комиссию. Число членов комиссии должно быть нечетным. Конкретное количество будет зависеть от штатного расписания.
Звучит громко, но на самом деле нужно составить и подписать у гендиректора приказ, в котором указан порядок деятельности комиссии и перечислен ее состав из сотрудников компании. Единой формы такого приказа нет, поэтому каждая компания вправе самостоятельно разработать удобную для себя форму. После издания приказа о проведении СОУТ с ним нужно ознакомить всех членов комиссии под подпись.
Если специальная оценка проводится в крупной организации, которая включает в себя обособленные структурные подразделения, лучше создать не одну комиссию, а несколько — в каждом подразделении под председательством работодателя или его представителя.
Работодатель должен утвердить график проведения специальной оценки, в котором будут прописаны сроки и этапы проведения СОУТ. У графика нет какой-то установленной формы, вы составляете его так, как все остальные внутренние документы. График можно утвердить отдельным приказом, включить в текст приказа о проведении спецоценки или оформить приложением к нему.
Приказ и график составила лично я — для примера. Оформление может отличаться от вашего
Утверждение перечня рабочих мест. До начала проведения СОУТ комиссия должна утвердить перечень рабочих мест, которые подлежат оценке, включая аналогичные рабочие места. Вакантные места в перечень включать не нужно — на них спецоценка не проводится. Единой формы этого перечня нет, поэтому компания может составить его в произвольной форме. Закон содержит обозначения рабочих мест, которые стоит учесть при составлении перечня.
Оценку условий труда проводятся на всех рабочих местах, которые включены в перечень. На аналогичных рабочих местах СОУТ достаточно сделать в отношении 20% от общего числа таких мест, но не меньше двух мест. Результаты будут распространяться на все аналогичные места. Если выяснится, что хотя бы одно рабочее место из числа тех, что ранее были признаны аналогичными, не является таковым, проверку проводят на всех рабочих местах.
Ни приказ, ни график, ни перечень мест не нужно никуда сдавать. Они хранятся вместе с другими документами в толстой папочке у бухгалтера.
Так выглядит таблица рабочих мест. Оформление перечня мест никак не регламентируется, но сам документ для порядка должен быть
Выбор организации. Я обзвонила десяток компаний, выбрала три с нормальной для меня ценой, проверила, чтобы у них была аккредитация, а потом вспомнила, в какой компании из трех со мной дружелюбнее говорили по телефону. С этой компанией я заключила стандартный договор.
Сначала читать, потом подписывать
Заключение договора. Чтобы провести спецоценку, работодатель заключает со специализированной организацией гражданско-правовой договор.
В договор обязательно надо внести такие условия:
На этом этап подготовки закончен — переходим к оценке рабочих мест.
Идентификация вредных или опасных производственных факторов. При оценке рабочих мест есть два этапа: идентификация, а потом замеры и исследования.
Идентификация не проводится в отношении рабочих мест, которые уже считаются вредными или опасными:
Сначала эксперт осмотрел помещение, поговорил с сотрудниками и их непосредственным руководителем: например, спрашивал, сколько времени они проводят за компьютером. Задача была в том, чтобы понять, что собой представляет рабочий процесс и какие измерения или исследования потребуются.
О времени вы договариваетесь заранее — важно, чтобы сотрудники были на рабочих местах и присутствовали участники комиссии, которые указаны в приказе. Эксперту нужно будет показать:
Эксперт заносит результаты идентификации в протокол, который после утверждает комиссия по проведению специальной оценки. Если эксперт не нашел вредных или опасных производственных факторов, условия труда на таком рабочем месте признаются комиссией допустимыми и исследования и измерения не проводятся.
После осмотра эксперт сказал, что замерять будет один фактор — освещенность. Комиссия согласилась, и мы назначили дату новой встречи.
Исследования и измерения. Эксперт, испытательная лаборатория и другие работники организации, проводящей СОУТ, проводят измерения всех идентифицированных вредных или опасных производственных факторов на рабочих местах. Перечень таких факторов комиссия формирует:
При исследованиях применяются аттестованные методики измерений.
В нашем офисе нужно было измерить «параметры световой среды»: достаточно ли в помещении света для работы за компьютером. Для исследования эксперт привез люксметр и замерил уровень искусственного освещения.
Результаты проведенных исследований оформляются протоколами по каждому из факторов в отдельности.
Эксперт описал результаты в протоколе измерений и выставил класс условий труда. Всего выделяют 4 класса условий труда:
Класс влияет на уровень гарантий и компенсаций, предоставляемых работникам, занятым в производстве с вредными факторами. В нашем офисе поставили второй класс — это допустимые условия труда.
Класс условий труда эксперт заносит в карту, а потом делает отчет. Срок подготовки отчета указан в договоре. В моем случае в договоре было прописано 30 календарных дней после поступления нашей оплаты, и я получила документы точно в указанный срок.
В отчете есть письменная часть — называется «заключение эксперта» — и сводные таблицы, в которых указывают в том числе и класс условий труда.
В отчете должны быть:
Отчет должны утвердить и подписать председатель и члены комиссии.
В некоторых случаях провести измерения нельзя. Это происходит, когда проведение исследований может создать угрозу для жизни. В этих случаях комиссия вправе принять решение о невозможности проведения таких исследований. Оно оформляется протоколом, содержащим обоснование этого решения, и вносится в отчет о проведении СОУТ.
На этом этап измерений заканчивается, и мы переходим к отчетности.
В этой таблице указан класс условий труда
Декларирование соответствия условий труда. Эксперт отдает вам отчет на утверждение, а вы его подписываете. В нашем случае мы получили заключение 15 мая, а 16 мая его подписал гендиректор. В течение трех рабочих дней после утверждения вы должны любым доступным способом сообщить об этом в организацию, которая оценивала рабочие места. Мы отправили скан подписанного титульного листа отчета по электронной почте.
После этого организация, проводящая СОУТ, отправляет отчет о спецоценке во ФГИС (Федеральная государственная система учета результатов проведения СОУТ) и в течение трех рабочих дней сообщает об этом заказчику. Все эти действия — в срок действия договора.
По местам, на которых не нашли ничего вредного и опасного, подается декларация соответствия. Есть исключения, например по медицинским и педагогическим работникам: список исключений смотрите в п. 6 ст. 10 закона . Подать декларацию обязан работодатель. Форма декларации утверждена приказом Минтруда.
При заполнении декларации необходимо учитывать следующее:
Подавать нужно в Роструд: лично, по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о доставке или, если есть квалифицированная электронная подпись, можно заполнить декларацию прямо на сайте Роструда.
Срок подачи — 30 рабочих дней с даты утверждения отчета. За нарушение срока и правил подачи декларации могут привлечь к административной ответственности. За первое нарушение должностному лицу и ИП грозит штраф от 2000 до 5000 , компании — от 50 000 до 80 000 . Повторное нарушение обойдется дороже: должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 40 000 или дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет, ИП могут назначить штраф на сумму от 30 000 до 40 000 или приостановить его деятельность на срок до 90 суток, компанию могут оштрафовать на сумму от 100 000 до 200 000 или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток.
Результаты. В результате проведения специальной оценки устанавливают класс и подкласс условий труда на конкретном рабочем месте.
Класс и подкласс устанавливает эксперт организации, проводящей специальную оценку, по итогам ее проведения.
Организация, которая проводила СОУТ, оформляет итоги оценки в виде отчета.
Что делать по итогам СОУТ
Что делать работодателю
Платить дополнительные взносы в ПФР
Максимальный тариф — 8% от зарплаты при опасных условиях
Предоставлять работникам гарантии и компенсации
— Если условия труда опасные или третьей — четвертой степени вредности — сократить рабочее время;
— если условия труда опасные или второй — четвертой степени вредности — предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
— повысить оплату труда
Улучшать условия труда работников
— Установить защитные и сигнализирующие устройства;
— уменьшить загазованность, запыленность воздуха;
— улучшить освещение
Обеспечивать работников средствами индивидуальной и коллективной защиты
Давать работникам молоко или другие равноценные пищевые продукты
Контролировать условия труда и вовремя устранять факторы, которые могут повлиять на уровень безопасности
— Вовремя менять перегоревшие лампочки;
— следить за состоянием вентиляции;
— обеспечивать уборку
Результаты специальной оценки условий труда можно применять, если организация, проводившая СОУТ, внесла сведения о них в информационную систему учета.
Если в результатах содержится государственная или иная охраняемая законом тайна, их можно применять со дня утверждения отчета о проведении спецоценки.
Снижение класса условий труда возможно, если эксперт по специальной методике установит, что работники используют эффективные средства индивидуальной защиты — СИЗ.
К СИЗ, которые проверяются по этой методике, относятся специальная защитная одежда, в том числе для рук, ног и головы, костюмы, изолирующие от химических факторов, изолирующие и фильтрующие средства защиты органов дыхания.
Чтобы установить, что средства индивидуальной защиты действительно эффективные и класс условий труда можно снижать, надо:
Класс или подкласс условий труда может быть снижен решением комиссии по проведению СОУТ на основании заключения эксперта. Самостоятельно класс можно снизить только на одну ступень, например с 3.2 на 3.1. Снизить более чем на одну ступень возможно только по согласованию с Роспотребнадзором. Снижать класс условий труда ниже 3.1 — на класс 2 «Допустимые условия труда» — нельзя.
Ознакомление работников с результатами. Работодатель обязан в письменной форме ознакомить работников с результатами спецоценки на их рабочих местах. Работники могут согласиться с результатами или представить письменные возражения, которые работодатель должен будет рассмотреть и при необходимости принять решение о проведении внеплановой проверки.
Ознакомить работников с результатами нужно под подпись в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. В этот срок не включаются больничный, междувахтовый отдых, отпуск или командировки работника. Подпись работник должен ставить на карте специальной оценки условий труда.
Сотрудников, которые будут устраиваться на работу после проведения СОУТ, тоже надо будет ознакомить под подпись с результатами, зафиксированными в карте спецоценки условий труда на их рабочих местах, и установленными компенсациями за работу во вредных или опасных условиях труда.
К трудовым договорам нужно заключить допсоглашение, в котором будет указан класс условий труда на рабочем месте. Я составила его так:
Размещение результатов на сайте работодателя. Если у организации есть официальный сайт, то на нем тоже нужно разместить информацию об условиях труда: установленные классы условий труда на рабочих местах и перечень мероприятий по улучшению этих условий. Это нужно сделать в течение 30 календарных дней после подписания отчета.
Но тут есть нюанс: в законодательстве нет определения «официального сайта» — на самом деле никто не знает, нужно ли добавлять сведения о СОУТ на ваш . Но на всякий случай добавьте.
Государственный реестр деклараций соответствия условий труда
Реестр деклараций СОУТ ведет Федеральная служба по труду и занятости и ее территориальные подразделения.
Компании, которые проводят спеоценку, по ее окончании обязаны передать результаты спецоценки в государственную информационную систему (ГИС) в течение 10 рабочих дней со дня утверждения отчета и в течение 3 рабочих дней сообщить об этом заказчику спецоценки.
Федеральная служба по труду и занятости, в свою очередь, обеспечивает
В реестр вносятся сведения о поступивших декларациях, прекращении их действия.
Сведения о декларации вносятся в реестр в течение 15 рабочих дней со дня сдачи декларации.
Если служба по труду и занятости обнаружит в декларации несоответствия в течение пяти рабочих дней в реестр будет внесена запись о прекращении действия декларации.
В реестре декларация отображается:
Реестр размещен на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости, является открытым и общедоступным.
ОДИННАДЦАТЫЙ ШАГ
Каждый индивидуальный предприниматель и юридическое лицо, выплачивающее заработную плату сотрудникам, обязано сдавать форму 4-ФСС. Страховка идет не только на оплату формирование компенсации по утрате трудоспособности на будущее.
Информирование ФСС о фактическом классе опасности условий труда – обязательный пункт грамотного руководства предприятием. Форму 4-ФСС заполняет и подает главный бухгалтер предприятия.
Подписание договора на выполнение спецпроверки трудовых условий
Проведением специальной оценки условий труда совместно с комиссией от организации занимаются специализированные лаборатории. Выбирать проверяющих по принципу, чьи услуги обойдутся дешевле, не стоит. В этой сфере достаточно неблагонадежных организаций и мошенников. Поиск лучше осуществлять в реестре аккредитованных лабораторий по проведению СОУТ.
Типичные ошибки в организации и проведении спецоценки условий труда
Некоторые лаборатории выполняют теоретическую оценку, опираясь на производственную документацию, изучая технические паспорта оборудования и фотоснимки рабочей среды. Выезд на предприятие они не осуществляют, предлагая скидку. Это очень плохой способ экономии.
Работники компании, которые ежедневно трудятся в условиях, которые могут оказаться на деле вредными и требующими компенсации за вред здоровью, могут подать письменную жалобу в трудовую инспекцию. Руководителю не только придется потратиться на повторную проверку, но и выплатить штраф за нарушение правил проведения СОУТ.
Типичной ошибкой может стать умышленное занижение показателей трудовой среды. В последующем работодатель сможет сэкономить на льготных выплатах. Но когда факт подлога вскроется, ответственность не заставит себя долго ждать.
Чем грозит ненадлежащая спецпроверка?
Трудовая инспекция очень легко определит нарушения в проведении СОУТ после изучения протокола оценки. Первый фактор, указывающий на низкое качество анализа условий труда и заинтересованность проверяющего в подыгрывании работодателю, класс условий труда.
Всего выделяют 4 класса.
Для каждой должности имеется свой класс опасности, напрямую связанный с условиями, в которых приходится человеку трудиться. Чаще всего заинтересованный член комиссии ставит второй класс опасности там, где не может быть ниже третьего.
Характерный пример – сварщик, столяр, монтажник-высотник. Данные вакансии при наличии полного комплекта современного оборудования причисляются к третьему классу опасности. Но чтобы работодателю не пришлось делать повышенных взносов в фонд социального страхования, эксперт ставит в оценочный лист второй класс условий труда.
Официально трудоустроенный работник имеет право запросить копию заключения СОУТ и выставить ряд замечаний в письменном виде руководителю организации.
Результаты оценки выдаются на 5 лет. Периодичность специальной оценки условий труда составляет 5 лет. Но при наличии обоснованных претензий со стороны сотрудников предприятия придется исправлять ошибки и организовывать повторную проверку.
Недобросовестный работодатель может проигнорировать претензии персонала. В этом случае работники могут написать жалобу в трудовую инспекцию. Будет организована внеплановая проверка организации, но уже госорганом. Все ошибки выйдут на поверхность. Руководству компании будет грозить административная ответственность.
Гораздо серьезней будет обстоять ситуация, если нарушение СОУТ будет обнаружено в ходе расследования после несчастного случая на производстве. Если тяжесть НС будет серьезной, то работодателю может грозить уже уголовная ответственность.
Не стоит рисковать, не стоит экономить на проверке условий труда и страховых выплатах по завышенным тарифным планам. Последствия недобросовестного управления компанией могут стать разрушительными, прежде всего для самого работодателя.
Регистрация работодателя в системе ФГИС
С 2020 года в трудовом законодательстве были проведены некоторые изменения, после чего стала обязательной регистрация каждой процедуры СОУТ в реестре ФГИС. Теперь предприятие должно получить специальный идентификационный номер перед организацией и проведением специальной оценки условий труда. Номер выдается в течение пяти рабочих дней с момента заключения договора на выполнение СОУТ. Он будет фигурировать в итоговом отчете.
Идентификационный номер можно посмотреть на официальном портале Министерства труда в реестре. Также подрядчик, выполняющий СОУТ должен отправить идентификатор заказным письмом или на электронную почту с обязательным заверением электронной подписью.
ВАЖНО! Если в базе Минтруда не будет обнаружен идентификационный номер процедуры СОУТ, то выполненная спецоценка условий труда будет считаться недействительной. Что повлечет за собой штраф после проверки госорганами.
Порядок выполнения спецоценки условий труда
Специальную оценку рабочей среды необходимо проводить в строгом соответствии с регламентом. Для этого необходимо понимать порядок выполнения СОУТ. Изучать все тонкости процедуры самостоятельно достаточно долго и сложно. Целесообразнее делегировать сопровождение опытным специалистам или следовать простой схеме, которая будет приведена ниже.
Cтоимость спецоценки, кто ее оплачивает
Поскольку спецоценку проводят коммерческие организации, цены на свои услуги они устанавливают самостоятельно. Законодатель цену не регулирует. В среднем по России стоимость спецоценки колеблется от 1500 до 3500 за рабочее место. Оценка одного рабочего места в Санкт-Петербурге стоит от 600 до 2000 , в Москве цены примерно на том же уровне.
На сайтах пишут минимальную цену, дальше она меняется в зависимости от деталей:
Санкт-Петербургский центр экспертизы условий труда делает для заказчиков подробную калькуляцию цены на проведение СОУТ
Возможность проведения СОУТ за счет средств ФСС. Оплачивает проведение спецоценки работодатель, но в последующем компания может часть этих затрат вернуть из ФСС. Обратиться в ФСС за возмещением расходов на спецоценку может любой работодатель, который своевременно уплачивает взносы на травматизм за своих сотрудников — возмещение затрат на СОУТ происходит за счет этих взносов. Если у работодателя на момент обращения за компенсацией будет недоимка по взносам на травматизм, ФСС откажет в возврате денег.
Есть еще два повода для отказа в возврате: в документах для возмещения расходов содержатся ошибки или они отправлены в неполном объеме либо предусмотренные бюджетом средства фонда в текущем году полностью распределены.
Фонд возвращает не более 20% от суммы страховых взносов, перечисленных в ФСС за предшествующий год. Если у компании в этом периоде были страховые случаи, сумму уменьшают на сумму выплат застрахованным лицам.
«Живые» деньги компания в любом случае не получит. Возврат будет оформлен как уменьшение страховых взносов на травматизм в текущем году.
Как формируются сведения в системе учета
Передача данных в информационную систему выполняется организациями, выполняющими спецоценку условий труда, Оператором, Рострудом, а также органами исполнительной власти субъектов РФ в сфере ОТ.
Действия организации, проводящей СОУТ
Организация, которая проводит СОУТ до начала выполнения соответствующих мероприятий, но не позднее 5 рабочих дней с момента заключения с работодателем договора о выполнении работы должна передать во ФГИС СОУТ сведения в отношении работодателя. К ним относится полное наименование, ИНН, код причины постановки на учет в налоговом органе.
После передачи указанных сведений с помощью программно-аппаратных средств автоматически формируется уникальный идентификационный номер запланированной процедуры СОУТ. Начиная с 13 января 2020 года, передаваемые в информационную систему отчеты должны содержать данный идентификационный номер, вне зависимости от даты утверждения этих документов работодателем.
Получив номер, организация формирует в системе уведомление для информирования работодателя о соответствующем факте. Документ направляется работодателю в бумажном формате заказным письмом или в электронном виде с подтверждением усиленной квалифицированной электронной подписью.
Действия оператора ФГИС СОУТ
Оператор в течение 30 календарных дней рассматривает направленное заявление, информирует проводящую СОУТ организацию о результатах рассмотрения. При наличии технических ошибок ей предоставляется возможность провести корректировку ранее указанный сведений.
Оператор вносит во ФГИС СОУТ данные о результатах рассмотрения разногласий по вопросам выполнения экспертизы качества СОУТ, несогласия работников, представителей профсоюзов и их объединений, работодателей и их объединений, а также страховщиков и территориальных подразделений Роструда.
Действия Роструда
Сотрудники территориальных подразделений Роструда направляют в систему информацию о результатах спецоценки условий труда, которые получены от работодателей в случае неисполнения организацией, выполнявшей СУОТ, обязанности по передачи таких данных. Также они передают информацию о прекращении действия декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям ОТ.
Права и обязанности работника и работодателя при СОУТ
Первая обязанность работодателя — провести спецоценку. В ходе этого работодатель обязан:
По итогам спецоценки работодатель должен:
Проводить внеплановую СОУТ работодатель имеет право и без замечаний работников.
По итогам спецоценки работодатель имеет такие права:
Работник обязан ознакомиться с результатами проведенной на его рабочем месте оценки и имеет право:
Приказ о назначении комиссии по проведению спецпроверки
Требования государства о проведении СОУТ необходимо выполнить в обязательном порядке. На подготовительном этапе процедуры необходимо подготовить приказ и сформировать комиссию для изучения условий труда и их соответствия технологическим и санитарным нормам.
Образец приказа о создании комиссии по специальной оценке условий труда
В состав комиссии должны входить:
Комиссия должна включать нечетное количество членов. После формирования внутренней инспекции подготавливается график проведения проверок на местах. Он является обязательной частью процедуры. Его отсутствие может повлечь за собой выговор или штраф за недобросовестное исполнение СОУТ. Специальной строго регламентированной формы графика не предусмотрено. Единственное требование – он должен быть утвержден приказом. Удобнее всего оформить документ как приложение к приказу о формировании комиссии. В нем расписать последовательность и продолжительность проверочных мероприятий.
Образец графика проведения СОУТ
Специальная оценка условий труда
Специальная оценка условий труда содержит следующую информацию:
При заполнении карты нужно быть предельно внимательным, ведь ошибка могут стать причиной неправильной оценки.
Больше всего проблем возникает с определением названий профессий, ведь некоторые наименования просто отсутствуют в классификаторе и поэтому автоматически могут лишиться доплат за вредность. Подобная специальная оценка условий труда пример электрика, название которого вовсе отсутствует в классификаторе, очень часто является причиной для споров.
Важным пунктом в карте специальной оценки условия труда является оборудование и материалы, которые используются в работе. Это могут быть разнообразные товарные установки, сварки и т.д.
Далее карта СОУТ содержит графу о тех вредных и опасных факторах, которые присутствуют на рабочем месте. Если было доказано, что данные условия вредны для работников, то должны автоматически устанавливаться размеры компенсации и специальные гарантии.
Карта СОУТ должна иметь подтверждение всех членов комиссии, эксперта, а после и каждого работника данного предприятия.
Специальная оценка условий труда проводится обязательно для всех работодателем и организацией, наделенной такими правами, каждые 5 лет.
Если во время проверки будут выявлены нарушения законодательства, то данное предприятие должно будет заплатить штраф.
Сегодня СОУТ может быть также и внеплановой. Это происходит, если организация:
Прохождение СОУТ
Для компании-подрядчика, выполняющей проверку условий труда на рабочем месте, потребуется дополнительная информация для составления объективной оценки в заключении.
Эксперт изучит материалы, после чего приедет на объект, чтобы на практике выполнить диагностику условий труда. На месте будет проведен осмотр производственной зоны, изучены материалы, с которыми взаимодействуют работники, исследовано качество средств индивидуальной защиты. С помощью специальных приборов будут произведены измерения шума, яркости света, концентрации вредных газов и другие замеры. В отдельных случаях проводится опрос сотрудников. Уточняются простые моменты вроде количества рабочих часов в смене, перерывов на обед, технических пауз. Это позволит составить объективную картину нагрузки на специалиста.
Порядок подачи декларации СОУТ с 1 марта 2022 года
Декларацию подают все работодатели после проведения спецоценки условий труда.
Декларация соответствия условий труда оформляется в отношении рабочих мест, с вредными и опасными факторами.
Декларацию подписывает руководитель и компании и заверяет ее печатью (при наличии).
Подать декларацию можно на официальном сайте Роструда в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью.
Срок подачи – не позднее 30 рабочих дней со дня получения сведений о результатах проведения спецоценки.
Если изменились условия хотя бы одного рабочего места, в декларацию нужно включать сведения обо всех аналогичных рабочих местах.
Если декларация подана на бумаге ответственный за прием, должен заполнить раздел декларации «Сведения о регистрации декларации». Если декларация подана в электронном виде это информация заполняется автоматически.
ВОСЬМОЙ ШАГ
Декларирование является обязательным пунктом СОУТ. Декларация соответствия условий труда является прямым подтверждением, что на рабочих местах, внесенных в документ, отсутствует вредное воздействие и опасные производственные факторы. Она служит гарантом того, что фактические условия труда оптимальны или допустимы, соответствуют классу 1-2, а по этим должностям не должны начисляться компенсационные выплаты и иные льготы.
Заполнение декларации осуществляется строго по форме, установленной Министерством труда. Если оформление документа окажется некорректным, то инспектор отправит его на доработку в течение 10 рабочих дней. Скорректировать и отправить декларацию на повторную проверку стоит как можно быстрее. Заморочек с процедурой достаточно много. Целесообразнее доверить эту работу компетентному специалисту. Однако не все оценщики условий труда обременяют себя заполнением деклараций для клиентов. Уточните этот момент на этапе выбора подходящей компании, до того, как подпишите договор.
Если работодатель самостоятельно занимается декларированием, то прежде чем приступать к заполнению формы, стоит ознакомиться с письмом от МИНТРУДА за 23 июня 2014 г. N 15-1/В-724, где прописаны все разъяснения к работе с декларацией.
Порядок подачи декларации
Подача декларации в Государственную инспекцию по труду должна состояться в течение 30 рабочих дней с момента регистрации результатов СОУТ в ФГИС. Если опоздать, то штраф за нарушение составит до 80 тысяч рублей. Взыскание приравнивается к невыполнению обязанностей руководителя перед трудовым коллективом.
После занесения всех данных в документ, его нужно отправить заказным письмом или на электронную почту в соответствующий орган, подведомственный Министерству труда. Цифровой документооборот должен в обязательном порядке сопровождаться электронной подписью.
Сроки действия декларации
Декларация соответствия условий труда является действительной на протяжении 5 лет, также как и заключение по результатам СОУТ. И если спецоценку придется выполнять заново, по истечению срока действия, то декларацию можно просто продлить.
Если к моменту завершения срока действия декларации на предприятии не было зарегистрировано несчастных случаев и факта профессиональных заболеваний, то согласно Федеральному закону №426, она считается автоматически продленной. Следует понимать, что речь о заболеваниях и НС касается непосредственно тех рабочих мест, которые были внесены в декларацию. Тогда работодателю не надо будет собирать подтверждающие справки и другие документы. Это распространяется и на СОУТ, по которой все рабочие места оказались декларативными. Она также автоматически продляется без предоставления какой-либо документации.
На вредное производство данный подход не распространяется. При наличии факторов риска для здоровья, спецпроверку необходимо выполнять каждые 5 лет. Госорган контролирует не только создание соответствующих условий труда, но и внедрение более безопасных для здоровья и экологии технологий. Некоторое оборудование по результатам проверки признается не годным и подлежит замене.
Может ли декларация прекратить действие?
Существует ряд факторов, при которых действие декларации условий труда может быть прервано. К таким факторам относится несчастный случай, выявление у одного из работников заболевания, причиной которого стала профессиональная деятельность. В этой ситуации работодателю предоставляется полгода на организацию и проведение внеплановой оценки условий труда. Это позволит определить, стал ли несчастный случай результатом халатности сотрудника на рабочем месте, или класс риска не соответствует задекларированному. Если класс условий труда окажется неизменным по результатам СОУТ, руководитель организации должен будет подать новую декларацию в ГИТ.
Если степень риска окажется выше, чем указано в документе, а режим рабочей смены – подвергающим рабочих неоправданной нагрузке, работодателю грозит штраф, а также предписание на улучшение производственной среды в принудительном порядке.
Порядок проведения СОУТ
Для начала работодатель заключает договор с компанией-оценщиком. В нем прописывают цену, порядок расчетов, сроки, обязанности и ответственность сторон. Если необходим пункт о конфиденциальности, то его тоже нужно внести.
Компания, которая проводит спецоценку, должна зарегистрировать идентификационный номер работодателя в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения СОУТ (ФГИС СОУТ) не позднее пяти дней с даты заключения договора. Без этого номера нельзя будет передать итоги проверки во ФГИС.
Далее необходимо подготовить приказ о проведении СОУТ. Работодатель формирует комиссию с нечетным числом членов, среди которых обязательно должны быть руководитель, специалист по охране труда, представитель профсоюза или другого аналогичного объединения работников (если такой есть). Если собрать такой совещательный орган по каким-то причинам невозможно (к примеру, для малого бизнеса, индивидуальных предпринимателей, которые отнесены к микропредприятиям), его полномочия исполняет сам руководитель или другой уполномоченный им работник.
Следующий шаг — утвердить график проведения спецоценки. Его нужно приложить к документу со сроками СОУТ. В график включают все основные этапы: формирование комиссии, утверждение перечня рабочих мест, проведение исследования и составление отчета с результатами.
“До начала специальной оценки условий труда комиссия должна подготовить и утвердить перечень рабочих мест (с указанием аналогичных), на которых ее будут проводить. Какие рабочие места считать аналогичными, определяет специалист из организации-оценщика. Это решение утверждает комиссия со стороны работодателя”, — говорит Альбина Мингазова.
После эксперты уже непосредственно проверяют рабочие места согласно принятому графику. Комиссия от работодателя также должна присутствовать при проведении оценки. Как правило, эта проверка занимает несколько дней, после чего эксперты готовят отчет о каждом рабочем месте и направить его работодателю. Тот должен его подписать в течении 30 дней с момента отправки.
“Если вредные или опасные обстоятельства на рабочем месте не идентифицированы, комиссия признает условия труда на нем допустимыми. Исследования и измерения производственных факторов в таком случае не проводят. В отношении таких рабочих мест работодатель подает декларации соответствия условий государственным нормативным требованиям охраны труда. Организация, которая проводит спецоценку, размещает сведения в федеральной системе учета и в течении трех дней отправляет подтверждение этого заказчику. После этого СОУТ завершена. Стоит сказать, что с 1 марта 2022 года вступает в силу новая форма декларации”, — добавляет эксперт.
Объекты учета
В соответствии с п.1 ст. 18 №426-ФЗ обязанность передачи сведений о результатах спецоценки условий труда возлагается на организацию, которая занималась проведением СОУТ. Сведения направляются в течение 10 рабочих дней со дня получения результатов процедуры.
Объекты учета ФГИС СОУТ делятся на три основных категории:
Допускается вносить изменения в указанные сведения в течение 30 календарных дней после передачи информации в информационную систему.
Проведение специальной оценки условий труда
Вы даже можете и не узнать, что вас уже проверяют и готовят Распоряжение о грядущей проверке. Инспектор легко может проверить наличие действующей СОУТ у любой компании, достаточно знать ИНН и ОГРН, а это общедоступная информация.
База данных находится на портале Федеральной государственной системы (ФГИС).
«У вас еще нет спецоценки? Тогда мы идем к вам!» – скажет инспектор и направит Распоряжение.
Что такое специальная оценка условий труда
Для того чтобы понять, что нужно сделать и как, необходимо выяснить для чего проводится СОУТ?
Специальная оценка условий труда (сокращенно СОУТ) – это обязательная процедура, при проведении которой проводится анализ состояния условий труда на рабочих местах, выявляются потенциальные опасные факторы, готовятся мероприятия для снижения вредного воздействия, и перечень полагающихся компенсация работникам за работу в неблагоприятных условиях.
Государство борется за своевременное проведение специальной оценки условий труда, преследуя множество целей:
Ответственность за непроведение СОУТ
Сразу хочу акцентировать ваше внимание, что штраф с появлением Федерального закона № 451-ФЗ от 27.12.2019 размер административного наказания не изменился, а ответственность за непроведение СОУТ немаленькая.
Рано или поздно вас выявят, выпишут штраф и проводить спецоценку в любом случае обяжут и отговорки, типа, да мы ж бюджетники нас не финансируют, особо не спасут.
Живой пример. В Управлении городского хозяйства небольшого городка произошел несчастный случай, соответственно, расследование, сбор документов, а спецоценки нет!
Руководитель пытался писать и объяснять, что он не виноват просто не были выделены средства, но инспектор непреклонен и выписал штраф за данное нарушение 60 тысяч рублей и на должностное 5 тыс.руб.
Руководителя это зацепило, он считал себя невиновным и обратился в суд. Но и суд был непреклонен, потому что на проведение спецоценки на вновь введенных местах дается 12 месяцев и можно было заложить в бюджет сумму, тем более проведение 1 рабочего места стоит от 1000 до 2000 рублей.
И как итог – требования статьи 214 ТК РФ и ФЗ № 426 были нарушены, поэтому штраф пришлось оплатить.
Внеплановая специальная оценка труда
Иногда работодатель должен провести внеплановую оценку условий труда. На это дают полгода или год.
В каких случаях требуется внеплановая СОУТ
1. Появились новые рабочие места.
2. Поменялись технологический процесс, оборудование, если они способны повлиять на уровень опасности для работников.
1. Поменялись состав применяемых материалов или сырья, средства индивидуальной и коллективной защиты, если они способны повлиять на уровень опасности для работников.
2. Трудовая инспекция вынесла предписание провести внеплановую СОУТ. Такое происходит, если во время проверки нашли нарушения.
3. На рабочем месте произошел несчастный случай. Исключение — несчастный случай по вине третьих лиц.
4. На рабочем месте выявлено профессиональное заболевание, которое возникло из-за вредных или опасных условий труда.
5. Провести внеплановую проверку предложил профсоюз. Такое предложение должно быть мотивированным. Например, работник не согласен с результатами плановой СОУТ.
Компания может провести реорганизацию и поменять штатное расписание, состав и наименования подразделений, наименования рабочих мест и должностей работников. Если при этом новые рабочие места не появились и условия труда не изменились, внеплановую специальную оценку условий труда можно не проводить. Решение о непроведении внеплановой специальной оценки условий труда должно быть принято комиссией по СОУТ и оформлено протоколом.
Если сотрудников отправляли на удаленную работу, проводить внеплановую СОУТ после их возвращения на рабочие места не нужно. Перечень, установленный законом, содержит исчерпывающие основания, и возвращения с удаленки там нет.
Как узнать номер отчета по спецоценке в системе ФГИС Митруда? — из уведомления из системы ФГИС , которую присылает организация, проводящая СОУТ , с даты присвоения идентификационного номера во время регистрации подписанного договора
Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии в срок не позднее чем тридцать календарных дней со дня его направления работодателю организацией, проводящей специальную оценку условий труда
Карта специальной оценки условий труда — это документ, который содержит информацию об условиях труда и результатах ее оценки с учетом опасных и вредных факторов, классе условия труда на данном рабочем месте, а также о размере компенсации и определенных гарантиях, которые предоставляются работникам данного участка