Производственный цех — основная структурная единица предприятия. Создание цеха предполагает не только формирование его внутреннего устройства, но и планирование всех взаимосвязей с другими структурными подразделениями предприятия. Работу цеха необходимо грамотно настроить, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование всего производства. В статье рассмотрим ключевые элементы этой настройки.
Производственный персонал — залог успешного функционирования любого промышленного предприятия. От кадрового потенциала зависят многие показатели его деятельности.
К производственному персоналу предприятия относятся работники:
- связанные непосредственно с процессом производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), обслуживанием производства и оборудования, его наладкой;
- занятые работами в подсобных и вспомогательных цехах.
В широком смысле слова к производственному персоналу относятся не только работники, которые непосредственно вовлечены в выполнение производственных работ, но и специалисты, руководители (например, цехового аппарата), обслуживающий и вспомогательный персонал.
От производственного персонала зависят качество и сроки выполнения работ (оказания услуг, изготовления продукции), себестоимость осуществленных работ (оказанных услуг), поэтому вопросам оптимизации и стимулирования его работы уделяют особое внимание.
Финансово-экономическая служба (ФЭС) является важнейшим подразделением любого предприятия. Основная цель ее деятельности — эффективное управление финансовым циклом, который включает в себя все основные бизнес-процессы организации. Данная служба принимает непосредственное участие во всех этапах управления деятельностью компании: целеполагание, планирование, контроль реализации планов, анализ достигнутых результатов, корректировка целей.
Основные задачи финансово-экономической службы:
- организовать учет хозяйственных операций (на его основе формируется отчетность и принимаются управленческие решения);
- обеспечить управление денежными потоками и взаиморасчетами с внутренними и внешними контрагентами компании;
- контролировать сохранность и эффективность использования материальных ресурсов организации.
Из перечисленного понятно, что от качества организации работы ФЭС во многом зависят важнейшие показатели коммерческого предприятия: рентабельность бизнеса, платежеспособность и финансовая устойчивость, конкурентоспособность на рынке сбыта, привлекательность для кредиторов и инвесторов. В связи с этим рассмотрим, как наиболее эффективно организовать работу финансово-экономической службы.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В ЦЕХЕ
Организация работы производственного цеха — задача сложная и ответственная. Для успешного решения этой задачи нужно знать принципы построения производственных цехов, участков, рабочих мест, требования к организации работы в цехе.
Создавая производственный цех, участок, рабочее место, необходимо обратить внимание на следующие аспекты.
Согласно ст. 219 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) каждый работник имеет право на:
- рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда;
- обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- получение достоверной информации от работодателя, соответствующих государственных органов и общественных организаций об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья, а также о мерах по защите от воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов;
- обеспечение средствами индивидуальной и коллективной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя; внеочередной медицинский осмотр в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ним места работы (должности) и среднего заработка во время прохождения указанного медицинского осмотра и др.
Требования к охране труда регламентируют также Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (далее — СанПиН). Например, СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 № 81) регламентированы нормы параметров микроклимата, шума, вибрации, инфразвука, электрических, магнитных, электромагнитных полей, лазерного излучения, ультрафиолетового излучения, освещения на рабочих местах.
В соответствии с Межотраслевыми методическими рекомендациями «Определение нормативов времени на отдых и личные надобности» (утверждены Госкомтруда СССР) работникам выделяется дополнительное время на отдых, в том числе:
Физическая нагрузка характеризуется весом грузов в килограммах (кг) с учетом времени перемещения груза или выполненной работой в килограммометрах (кгм).
Работающим с физической нагрузкой предоставляется время на отдых (например, за перемещение грузов весом от 6 до 10 кг (при условии, что время, затрачиваемое на физические усилия, составляет менее 50 % от времени смены, а величина нагрузки в смену составляет 6000–15 000 кгм)) — 4 минуты за смену;
Рабочая поза — это положение тела и конечностей при выполнении какой-либо работы. Поза зависит от выполняемой работы, места и условий ее проведения. За неудобную рабочую позу выделяется время на отдых. Например, за работу стоя, предполагающую частые наклоны и повороты туловища, полагается дополнительно 8 минут отдыха в смену.
2. Рабочие места должны соответствовать технике пожарной безопасности. Это значит, что:
- помещение должно соответствовать нормам пожарной безопасности;
- в помещении должно быть противопожарное оборудование;
- на видном месте должен быть план эвакуации из помещения;
- с работниками должны проводиться инструктажи по противопожарной безопасности и т. д.
3. Рабочие места должны быть укомплектованы всем необходимым для работы.
Задача работодателя в данном случае — предоставить работнику весь необходимый инструмент, оборудование, оснастку и др.
Основные принципы рациональной организации рабочего места:
- на расстоянии вытянутой руки рабочего должны располагаться наиболее часто используемые инструменты, заготовки и документация;
- инструменты, используемые правой рукой, кладутся с правой стороны, и наоборот;
- расходные материалы рекомендуется располагать в ящиках рабочего места или иных отведенных для этого местах (при условии максимальной близости к рабочему месту), при этом наиболее часто используемые материалы должны располагаться в верхних ящиках.
На рабочем месте должен быть порядок, никаких посторонних предметов.
4. Необходимо организовать снабжение производственного цеха материалами, сырьем, комплектующими изделиями, полуфабрикатами и т. д. Это напрямую связано с нормированием материальных ресурсов, запасов товарно-материальных ценностей, организацией складского учета, контроля за остатками и т. д.
5. Рабочие места следует снабдить необходимой документацией:
- техническими паспортами к каждой единице используемого оборудования;
- должностными инструкциями, регламентирующими права и обязанности работника.
- нормативной, конструкторской и технологической документацией, необходимой для выполнения сотрудником его работы;
- документами, регламентирующими нормы трудового распорядка и особенности системы оплаты труда (коллективный договор, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о служебных командировках и др.).
Важный момент: с каждым локальным нормативным актом работник должен быть ознакомлен под роспись.
ФУНКЦИИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОТДЕЛА
– разработка производственных программ и календарных графиков для участков, цехов и предприятия в целом на основе производственной программы;
– контроль за состоянием комплектности незавершенного , готовой продукции, соблюдением установленных норм заделов в работе цехов и участков предприятия;
– обеспечение ритмичной работы предприятия и равномерный выпуск продукции, выполнение работ в соответствии с производственными программами и календарными графиками;
– координация работы цехов и служб предприятия, направленная на недопущение срывов в работе;
– осуществление регулярного оперативного контроля за ходом производства и других видов основной деятельности предприятия;
– принятие мер по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса и привлечения к ликвидации этих нарушений вспомогательных и других служб предприятия;
– расчеты незавершенного производства;
– организация и контроль ритмичности работы всех цехов и участков на основе бесперебойного обеспечения швейных цехов кроем по количеству, ассортименту, комплектности;
– согласование и подбор фурнитуры, подкладочных и прикладных тканей в соответствии ткани верха и виду изделий по цвету, качеству, стоимости, подбор отделок;
– участие в ХТС по принятию и расписанию новых моделей к производству;
– участие в подготовке заявок для отдела снабжения на приобретение различных видов материалов и фурнитуры;
– разработка графиков запуска, подготовки производства к запуску новых моделей;
– расчет производственных мощностей;
– подготовка пробных партий;
– принятие необходимых и своевременных мер по созданию нормальных производственных условий в цехах в случаях нарушений в связи с выходом из строя оборудования, не выхода на работу отдельных работников, несвоевременностью доставки цехам материалов, кроя;
– составление предварительного графика запуска моделей в производство;
– контроль за выполнением заказов фирм-заказчиков и за выполнением шкалы размеров и ростов;
– контроль за экономным использованием сырья и ведение отчетности по использованию давальческого сырья и т.д.;
ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
– обеспечение работы в области совершенствования организации труда и управления производством, форм и систем заработной платы и материального стимулирования;
– организация работы по нормированию труда, своевременному пересмотру норм выработки;
– установление плановых затрат и расценок;
– проверка обработочных рядов по технически неделимым операциям;
– проверка правильности тарификации разделения труда;
– установка норм времени на вновь вводимый ассортимент и новое оборудование;
– анализ причин невыполнения норм выработки;
– разработка мероприятий по повышению производительности труда, улучшению организации труда и контроль за их выполнением;
– составление штатных расписаний ИТР , служащих, рабочих, составление сметы АУП;
– обеспечение правильности применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, установление разрядов рабочим, применение форм и систем заработной платы, а также соблюдение штатной дисциплины;
– начисление вознаграждений по итогам года ИТР и служащим в соответствии с действующим положением на предприятии;
– анализ эффективности применения действующих форм и систем оплаты труда и материального поощрения работников, расходование фондов заработной платы, соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы;
– проведение работ по сокращению потерь рабочего времени и т.д.
ФУНКЦИИ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА
– разработка и доведение планов по производству, цехам и бригадам по всем показателям по предприятию;
– осуществление руководства работой по экономическому планированию по предприятию, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности;
– расчет цен на все виды изделий;
– разработка и доведение до цехов и участков предприятия оперативных месячных плановых заданий по выпуску продукции;
– определение рентабельности запускаемых в производство моделей;
– составление агрегатных расчетов по производствам;
– планирование фонда заработной платы по производству;
– расчеты плана по труду;
– планирование продукции ширпотреба;
– обеспечение сверки оперативных данных с бухгалтерскими данными, сверенными со складом готовой продукции;
– расчеты ожидаемого фонда заработной платы по месяцу, кварталу;
– расчеты ожидаемого выполнения плана за месяц, квартал, год (по объемным показателям и ассортименту);
– составление годовых планов себестоимости к техпромфинплану;
– систематический контроль за ходом выполнения установленных плановых заданий;
– участие в разработке (совместно с другими функциональными отделами) планов организационно-технических мероприятий по лучшему использованию материалов, оборудования, по снижению себестоимости, использованию производственных мощностей и рабочей силы, увеличение выпуска продукции;
– анализ по всем технико-экономическим показателям по предприятию и т.д.
ФУНКЦИИ ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ
– разработка и осуществление перспективных планов и текущих мероприятий по повышению качества, предупреждение брака и устранению причин выпуска продукции, не соответствующей требованиям нормативно-технической документации и требованиям заказчиков;
– анализ информации о качестве отечественной и зарубежной продукции;
– планирование повышения уровня качества продукции на базе использования достижений науки и техники с учетом наиболее полного удовлетворения требований потребителей;
– разработка и внедрение утвержденных в установленном порядке государственных, отраслевых стандартов, стандартов предприятия, технических условий, контроль за их выполнением на всех стадиях производства, а также при хранении, транспортировке и отгрузке продукции;
– составление перечня НТД на все виды продукции, сырья, идущего на ее изготовление и обеспечение нормативно-технической документацией всех служб предприятия;
– входной контроль поступающего на предприятие сырья, материалов, полуфабрикатов и изделий, определение соответствия их установленным требованиям, составление актов о проверке и выдача разрешения на запуск;
– проверка соответствия условий упаковки, транспортировки, разгрузки и хранения на фабрике сырья, материалов, полуфабрикатов, изделий, стандартов, ТУ, инструкций и т.д.;
– принимать участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на дальнейшее улучшение качества продукции, предупреждение выпуска продукции, не соответствующей установленным требованиям;
– контроль за соблюдением правил и условий хранения готовой продукции;
– разработка и внедрение прогрессивных методов контроля и оценки качества выпускаемой продукции;
– анализ причин возникновения дефектов, организация учета брака и проверка выполнения утвержденных мероприятий по его предупреждению;
– обобщение всех отчетных данных о качестве по ЗАО “Александрия”;
– участие в ХТС;
– контроль за соблюдением технологической дисциплины при производстве продукции и т.д.
ФУНКЦИИ ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ
– организация обеспечения всеми необходимыми для производственной деятельности материальными ресурсами (сырьем, материалами, топливом, комплектующими изделиями, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д.);
– составление заявок на материальные ресурсы с обоснованием и расчетами их потребности, организация своевременной и полной реализации, выделенных на эти цели фондов;
– распределение фондов на ткани и вспомогательные материалы по производствам;
– контроль за остатками материальных ценностей на складах и периодическая инвентаризация и них;
– организация отправки забракованных тканей и фурнитуры, а также возвратной тары в адрес поставщиков;
– подготовительная работа и участие в текстильных ярмарках по закупке тканей и фурнитуры, участие в работе ярмарок по продаже излишней ткани, фурнитуры;
– организация работы складского хозяйства, обобщение всех отчетных данных;
– систематическое информирование коммерческого директора о положении дел в части снабжения и перспективных дел, о причине остатков материалов, в первую очередь сверх нормативных;
– контроль за обеспечением цехов и участков необходимыми материалами, комплектующими изделиями, оборудованием, а также транспортом и погрузочно-разгрузочными средствами и т.д.
ФУНКЦИИ ОТДЕЛА СБЫТА
– изучение спроса на продукцию предприятия, участие в заключении договоров с заказчиками на поставку и изготовление продукции, согласование условий этих договоров;
– обеспечение реализации продукции предприятия;
– обеспечение контроля за выполнением договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции, комплектности и качеству;
– учет движения готовой продукции и периодическая инвентаризация ее на складах;
– организация приемки готовой продукции от цехов на склады в соответствии с производственной программой и имеющимися заказами, рациональное хранение продукции, учет и подготовка к отправке потребителям;
– участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей;
– обобщение заказов потребителей и выдача ПЭО сведенного заказа на выпуск изделий по планируемым периодам, подготовка и согласование договоров на поставку продукции предприятием;
– представление заявок на транспортные средства для отправки готовой продукции;
– участие в ХТС, обобщение его результатов, выдача заявок ПО на запуск моделей в производство и т.д.
1. Каталоги швейного оборудования.
2. Журналы “Швейная промышленность” за 2010 год.
РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ
Еще один инструмент управления качеством работы финансово-экономической службы — система мотивации ее сотрудников, направленная на поощрение за достижение установленных ключевых показателей. Как показывает практика, наиболее эффективной мотивацией для сотрудников ФЭС является система оплаты труда, состоящая из трех частей:
- постоянная часть заработной платы (оклад);
- переменная часть зарплаты за достижение индивидуальных целей (ключевых показателей работы сотрудника);
- переменная часть зарплаты за выполнение плановых показателей компании (премия по итогам работы организации за отчетный период).
В компании «Альфа» для сотрудников финансово-экономической службы утверждена следующая мотивационная модель:
- оклады за выполнение должностных обязанностей;
- премия за выполнение компанией плана продаж за отчетный месяц в размере 5 % от оклада сотрудника;
- премия за выполнение компанией плана прибыли за отчетный месяц в размере 10 % от оклада сотрудника;
- премия за достижение сотрудниками индивидуальных ключевых показателей () — до 15 % от должностного оклада. При этом для каждого отдела установлено три ключевых показателя с градацией премирования в 7, 5 и 3 % (отражает значимость для эффективности работы подразделения).
В таблице 4 представлена мотивационная модель для сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа».
В этой системе мотивации оклады сотрудников устанавливают в зависимости от сложности работ, выполняемых специалистами каждого отдела. Премирование за выполнение планов компании по продажам и прибыли устанавливают в едином по компании размере. Оно призвано мотивировать всех сотрудников ФЭС на участие в выполнении планов компании.
Премии за достижение индивидуальных целевых показателей установлены в едином по службе размере по отношению к окладам. Для каждого отдела они разные.
Ключевой показатель № 1 для отделов ФЭС:
- планово-экономический отдел — утвержденная величина стоимости единицы выпуска продукции;
- отдел финансового контроля — уровень операционных расходов по отношению к сумме реализованной продукции;
- ревизионный отдел — доля просроченной дебиторской задолженности покупателей компании в общем ее размере.
Таким же образом устанавливают второй и третий ключевые показатели для каждого из отделов финансово-экономической службы компании «Альфа».
ОСОБЕННОСТИ ВЫБОРА ФОРМ ОПЛАТЫ ТРУДА ДЛЯ РАЗНЫХ КАТЕГОРИЙ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ РАБОТНИКОВ
Оплата труда (заработная плата) представляет собой вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.
Размер заработной платы определяется в зависимости от занимаемой должности, категории работающего, его квалификации, типа подразделения, профессионального уровня и личного вклада работника в выполнение поставленных задач.
Различают два вида заработной платы:
- основная — зарплата за отработанное время, оплата по тарифным ставкам, окладам, премии, доплаты и надбавки;
- дополнительная — выплаты за неотработанное время, предусмотренные трудовым законодательством (оплата очередных отпусков, выходное пособие при увольнении, оплата труда при направлении в служебную командировку и т. д.).
Основная заработная плата
Основная форма оплаты труда подразделяется на повременную и сдельную.
При оплате труда руководителей и специалистов, как правило, применяется повременная форма оплаты труда, основных производственных и вспомогательных рабочих — сдельная. Однако такой расклад бывает не всегда. Зачастую и производственный персонал получает заработную плату по повременной системе оплаты труда. Наиболее часто такую ситуацию можно наблюдать, когда на производстве сложно определить количественную составляющую результатов труда персонала или незначителен объем работ применительно для каждого производственного работника.
Повременная форма оплаты труда
При повременной форме оплаты труда заработная плата работника зависит от фактически отработанного времени и его тарифной ставки или должностного оклада, а не от количества выполненных работ.
Пример расчета зарплаты при повременной форме оплаты труда
Иванов А. И., занимающий должность начальника сборочного цеха, отработал полный календарный месяц. Его должностной оклад — 70 000 руб.
Слесарь-механик 5 разряда Сидоров В. В. отработал неполный рабочий месяц (был в отпуске без содержания в течение трех рабочих дней). Часовая тарифная ставка слесаря-механика 5 разряда согласно тарифной сетке — 280,20 руб.
Рассчитаем размер оплаты труда для каждого сотрудника:
1. Иванов А. И. отработал полный рабочий месяц, поэтому к выплате подлежит вся сумма должностного оклада за вычетом НДФЛ (13 %):
70 000 руб. – 13 % = 60 900 руб.
2. Чтобы определить заработную плату Сидорова В. В., нужна дополнительная информация о количестве фактически отработанных им дней. Если в месяце 22 рабочих дня, а работник отсутствовал на рабочем месте три дня, написав соответствующее заявление, то фактически он отработал 19 рабочих дней. При 8-часовом рабочем дне заработная плата составит:
(8 ч × 19 дн. × 280,20 руб.) – 13 % = 37 053,65 руб.
Оплата труда начальника сборочного цеха Иванова А. И. (включая страховые взносы) будет отнесена финансовой службой предприятия на счет 25 «Общепроизводственные расходы», слесаря-механика 5 разряда Сидорова В. В. — на счет 20 «Основное производство».
Сдельная форма оплаты труда
Сдельная форма оплаты труда основана на количественных и качественных показателях результата труда, применяется одновременно с нормированием труда и установлением норм времени, норм выработки и т. д.
Работники получают заработную плату в зависимости от количества выпущенной продукции (выполненной работы или оказанной услуги) по утвержденным внутри предприятия сдельным расценкам за единицу выпущенной продукции (работы, услуги).
Сдельная форма оплаты труда подразделяется на индивидуальную и коллективную.
Пример расчета заработной платы при индивидуальной сдельной форме оплаты труда
В данном случае для расчета заработной платы недостаточно сведений, полученных из табеля учета рабочего времени. Дополнительно оформляют лицевой счет (вне зависимости от выбранной формы оплаты труда). Форма данного документа представлена в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, поэтому форму лицевого счета предприятие может разработать самостоятельно.
Обязательно оформляют наряд на сдельную работу (сдельный наряд), который позволяет определить объем фактически произведенных работ, количественный результат работы. Разрабатывая свою форму этого документа, можно обратиться к форме, утвержденной Приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации».
Важный момент: самостоятельно разработанные формы необходимо закрепить в учетной политике предприятия.
Представим фрагмент заполненного наряда на сдельную работу в части фактической стороны (табл. 1).
Сдельный наряд может быть оформлен не только по нормируемому времени, но и по количеству выпущенной продукции. При этом на предприятии должны быть утверждены расценки за выпуск единицы продукции (детали).
Слесарь-ремонтник 4 разряда Абрамцев О. И. в течение рабочего месяца выполнял работы, которые относятся к 4 разряду. Тарифная ставка согласно утвержденной на предприятии тарифной сетке — 110,40 руб./ч.
Абрамцев О. И. за месяц получит 19 125,70 руб. без учета надбавок и премий, если таковые предусмотрены.
Определим его индивидуальную выработку, то есть производительность труда (разница между нормируемым и фактическим временем).
Фактическое время определяется по табелю отработанного за месяц времени (168 ч), нормируемое — по сдельному наряду (173,24 ч). Отсюда выработка норм времени Абрамцева О. И.:
174, 24 ч – 168 ч = 5,24 ч (103 %).
Пример расчета заработной платы при коллективной сдельной форме оплаты труда
Коллективная сдельная форма оплаты труда аналогична индивидуальной. Основное отличие в том, что работники объединяются в бригады, чтобы более эффективно выполнить работы. При этом объем работ и оплату труда распределяют на весь состав бригады.
Здесь тоже оформляют сдельный наряд, только не на одного работника, а на бригаду в целом, вне зависимости от того, кто какую работу выполнял (табл. 2).
Как видно из табл. 2, бригада заработала 127 312,56 руб. Эту сумму нужно распределить между членами бригады. Есть два основных способа (на выбор):
1) каждый работник «забирает» из общего заработка то, что ему полагается согласно разряду и фактически отработанному времени, а остаток распределяется поровну;
2) применяется коэффициент трудового участия (КТУ) — показатель учета личного вклада каждого работника.
Степень участия каждого работника определяет совет бригады, решение принимается большинством (не менее 2/3 общего состава) членов бригады и оформляется протоколом заседания совета бригады.
На основании сдельного наряда бригады составляют ведомость распределения заработной платы.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2018.
РАЗРАБОТКА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ
Организационная структура ФЭС конкретной компании зависит от нескольких факторов:
- отрасль деятельности;
- специфика бизнеса;
- масштабы бизнеса;
- методы управления деятельностью компании.
Важный момент: основные функции ФЭС всегда остаются неизменными, вопрос только в объеме трудозатрат, необходимых для их выполнения. От объема трудозатрат финансовой службы зависит ее организационная структура.
Функции финансово-экономической службы:
- учет фактов хозяйственной деятельности компании (регламентированный и управленческий);
- планирование деятельности и развития компании;
- контроль выполнения планов и эффективности использования ресурсов компании;
- анализ результатов выполнения планов, выявление негативных фактов развития компании;
- управление денежными потоками и активами компании;
- управление взаиморасчетами с контрагентами (поставщики и покупатели, сотрудники компании, государственные органы и др.).
1. Отрасль деятельности компании существенно влияет на структуру и состав сотрудников финансово-экономической службы. Так, в производственных компаниях обязательно должны быть отдел производственного учета и ревизионный отдел.
В торговых компаниях большее внимание уделяют вопросам ценообразования, поэтому у них практически всегда есть выделенное подразделение или сотрудники, отвечающие за разработку и соблюдение ценовой и кредитной политики компании.
В компаниях, занимающихся разноотраслевым бизнесом, возрастает роль аналитической функции службы, поэтому в таких организациях появляются отделы (сотрудники) финансового анализа и контроля.
2. Влияние специфики бизнеса компании выражается в том, что особенности построения бизнес-процессов вынуждают организовывать специализированные отделы или сотрудников для выполнения обязанностей, которые не могут быть совмещены с основными функциями имеющихся работников. Если, к примеру, у компании большое количество счетов и кредитов в банках, то в структуре ФЭС должна быть выделена казначейская функция с выделенными сотрудниками для ее реализации.
В компаниях холдингового типа есть необходимость консолидации данных и контроля над внутригрупповыми оборотами, поэтому требуется создание отдела финансового контроля в управляющей компании холдинга.
3. Масштабы бизнеса всегда влияют на организационную структуру финансово-экономической службы, поскольку с ростом хозяйственной деятельности неизбежно увеличивается количество хозяйственных операций, усложняются бизнес-процессы и методы управления, возникает необходимость расширить финансовый контроль над использованием ресурсов компании и т. д.
Для примера рассмотрим взаимосвязь роста масштабов бизнеса и структуры финансово-экономической службы компании. Основными стадиями развития компании можно считать:
- начало деятельности и выход на рынки сбыта продукции/услуг компании;
- завоевание устойчивой доли рынка и выход на уровень предприятия среднего бизнеса;
- увеличение существующей доли рынка за счет основных конкурентов и выход на новые рынки сбыта — компания переходит в разряд крупного бизнеса;
- открытие новых направлений бизнеса и создание холдинговой структуры управления бизнесом.
На начальном этапе развития компании финансовыми потоками управляют руководитель и главный бухгалтер, поэтому финансово-экономическая служба состоит из одной бухгалтерии. В лучшем случае есть должность экономиста, который подчиняется главному бухгалтеру.
У предприятий среднего бизнеса в состав финансово-экономической службы включают бухгалтерию и планово-экономический отдел. Часто появляется сотрудник, отвечающий за финансовый контроль деятельности компании.
На данном этапе руководить службой могут как финансовый директор, так и главный бухгалтер (в случае, когда должность финансового директора в организационной структуре компании не предусмотрена).
Для предприятий крупного бизнеса для финансово-экономической службы характерно не только наличие руководителя в ранге заместителя генерального директора, но и четкое разделение внутри службы функций учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности компании.
У компаний, достигших холдингового ведения бизнеса, структура ФЭС расширяется в соответствии с ростом потребности в консолидации информации о результатах деятельности, управления общими денежными потоками и товарно-материальными ресурсами компаний холдинга. На таких предприятиях резко возрастает роль контрольно-ревизионной функции финансово-экономической службы.
4. Методы управления бизнесом компании сказываются на структуре ФЭС в большей степени в крупных и холдинговых компаниях. При линейном методе управления в компаниях с филиальной структурой или несколькими обособленными юридическими лицами задачи и цели финансово-экономической службы ставит руководитель филиала/компании, который определяет структуру и численность службы.
При функциональном методе управления задачи и структуру всех финансово-экономических служб филиалов/компаний определяет финансовый руководитель управляющей компании холдинга.
В любом случае для правильной организации работы финансово-экономической службы компании следует определиться с такими вопросами:
- утверждение организационной структуры службы;
- определение функциональных обязанностей отделов и сотрудников службы;
- распределение фонда трудозатрат сотрудников службы;
- регламентация бизнес-процессов службы;
- утверждение системы мотивации сотрудников службы.
Рассмотрим в качестве примера организационную структуру финансово-экономической службы крупной производственно-торговой компании «Альфа».
Компания имеет в своем составе три производственных цеха и торговый дом. Также есть сеть собственных розничных магазинов. Годовой оборот компании составляет 800 млн руб., сотрудников более 1000 чел. Компания работает с примерно двумястами поставщиками и реализует свою продукцию шести сотням покупателей.
Поскольку компания является многопрофильной, имеет различные финансовые и производственные циклы по разным направлениям деятельности, то для эффективной работы финансово-экономической службы ей требуются не только учетное и планово-аналитическое подразделения, но и подразделения, контролирующие движение денежных средств и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
У компании большое количество покупателей и поставщиков. Это предполагает наличие в составе бухгалтерии отдельных подразделений документооборота и расчетов с контрагентами. Присутствие производственной деятельности требует выделения отдела производственного учета.
Организационная структура ФЭС компании «Альфа» выглядит так (рис. 1).
Согласно утвержденной структуре финансовый директор отвечает за качество функционирования финансово-экономической службы компании.
Заместитель финансового директора руководит функцией планирования деятельности и развития бизнеса, осуществляет контроль за выполнением планов, занимается вопросами организации системы управленческого учета компании. В зону его ответственности входит контрольно-ревизионная функция финансово-экономической службы, обеспечивающая сохранность ТМЦ и других активов компании. Поэтому ему подчинены планово-экономический отдел, отдел финансового контроля и анализа, ревизионный отдел.
Главный бухгалтер курирует вопросы организации регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета хозяйственной деятельности компании, взаимодействия с контролирующими органами. Он отвечает за обеспечение взаиморасчетов с контрагентами компании и работу с платежным календарем. С учетом многопрофильности и большого объема хозяйственных операций у главного бухгалтера есть два заместителя.
Чтобы бухгалтерия работала более эффективно, в ее структуре выделены три отдела, которые обрабатывают основную массу первичных документов компании: отдел документооборота и взаиморасчетов, отдел производственного учета и отдел расчета заработной платы.
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ
Чтобы руководитель финансово-экономической службы мог оперативно контролировать качество работы своих подчиненных и своевременно реагировать на негативные моменты, во внутреннем регламентном документе нужно зафиксировать основные бизнес-процессы службы, указать ответственных, установить целевые показатели для каждого бизнес-процесса.
В общем виде регламент бизнес-процессов финансово-экономической службы должен содержать следующие разделы:
1. Перечень бизнес-процессов службы с указанием их целей, владельцев и исполнителей.
2. Документация, используемая при реализации бизнес-процессов.
3. Взаимодействие указанных в регламенте бизнес-процессов службы с другими бизнес-процессами компании.
4. Организация выполнения бизнес-процессов службы.
5. Целевые показатели результатов выполнения бизнес-процессов службы.
Из таблицы 2 видно, какие бизнес-процессы выполняет планово-экономический отдел, какие результаты нужно получить по завершении каждого бизнес-процесса, кто из сотрудников ФЭС отвечает за результат процесса, кто выполняет каждый из указанных бизнес-процессов.
В таблице 3 представлен образец оформления организации выполнения бизнес-процесса финансово-экономической службы на примере БПП01 «Анализ результатов хозяйственной деятельности компании», который выполняет планово-экономический отдел.
ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПЕРСОНАЛОМ
Для корректного функционирования предприятия должна быть выстроена эффективная система управления персоналом. Она предполагает такую организацию деятельности сотрудников, которая обеспечивает использование их потенциала для достижения целей предприятия и включает:
- анализ работы (определение характера работы для каждого сотрудника/должности);
- планирование потребности в персонале;
- отбор кандидатов на работу и прием новых сотрудников;
- профессиональное развитие и обучение сотрудников предприятия;
- здоровье и безопасность работников;
- управление системой оплаты и мотивации труда.
Применение той или иной системы управления персоналом зависит от организационной структуры предприятия, то есть имеет место быть прямая зависимость от типа подчиненности и построения взаимоотношений между структурными подразделениями предприятия и всеми сотрудниками в целом.
В традиционной системе управления персоналом основной структурной единицей является рабочее место. Здесь большое значение имеет должностная инструкция, в которой определяют функции, обязанности, права и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им трудовой деятельности в соответствии с занимаемой должностью. Основными отношениями в организации являются отношения руководителя структурного подразделения и подчиненных.
Элементы системы управления
Рассмотрим кратко элементы системы управления персоналом.
1. Анализ работы предполагает исследование содержания работы и оценку характера деятельности работника (возможно, потенциального). Результатом таких действий служит формирование четкой должностной инструкции, на основании которой можно сформулировать корректные требования к персоналу предприятия.
Должностная инструкция должна включать следующую информацию:
- назначение и место работы в системе управления;
- функциональные должностные обязанности;
- описание знаний и умений сотрудника, занимающего данную должность;
- требования к уровню образования и квалификации;
- ответственность и подчиненность работника.
2. Планирование потребности в персонале. Данному разделу уделим должное внимание, так как формирование и расчет планируемой численности влияют на результат работы не меньше квалификации работников. Если фактическая численность значительно превышает потребность предприятия в кадрах, то наблюдается перерасход по зарплате и страховым взносам, избыток численности производственных работников, их свободного времени, что сказывается на показателях работы в целом.
Когда фактическая численность ниже трудовой потребности, такая ситуация характеризуется срывами сроков выполнения работ (услуг, производства продукции) или перерасходом по оплате труда (ввиду необходимости соблюдения сроков выполнения работ предприятие вынуждено привлекать работников к сверхурочной работе и/или работе в выходные и праздничные дни, что значительно влияет на фонд оплаты труда).
3. Отбор кандидатов на работу и прием новых сотрудников. Данный этап стратегии управления персоналом должен соответствовать должностной инструкции и потребности предприятия в производственных работниках. Набор персонала предполагает действия по привлечению кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей предприятия.
Набор персонала присущ каждому предприятию и зависит от потребности, как количественной, так и качественной. Количественная потребность основана на проведении анализа организационной структуры предприятия, на вакансиях и требованиях технологии производства, качественная — на потребности в профессиональных навыках и умениях, уровне образования и культуры, целостной ориентации кандидата.
4. Профессиональное развитие и обучение сотрудников предприятия. Неотъемлемая часть кадровой стратегии предприятия — развитие и обучение работников, что напрямую связано с финансовыми расходами. Согласно ст. 196 Трудового кодекса РФ необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования, а также направления работников на прохождение независимой оценки квалификации для собственных нужд определяет работодатель.
Особенности направления работников на обучение (переподготовку, аттестацию и др.) должны быть отражены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации.
5. Здоровье и безопасность персонала. Раздел предполагает систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающую правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и другие мероприятия.
Чтобы обеспечить соблюдение требований охраны труда и контроль за их выполнением, создают службу охраны труда или вводят должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель — индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.
6. Управление системой оплаты и мотивации труда. Данный раздел кадровой стратегии является основополагающим ввиду своей значимости как для работодателя, так и для работника.
СТРУКТУРНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА
Структурная организация производства представляет собой несколько цехов, производственных участков и служб, формы их взаимосвязи в процессе производства продукции.
Основным элементом производственной структуры предприятия являются рабочие места, которые объединяются в производственные участки и цехи. Производственные цехи, как правило, создаются на крупных или средних производственных предприятиях.
Рабочие места интегрируются в производственные участки. За каждым участком закрепляют бригаду рабочих (7–12 человек) и начальника участка (старшего мастера, бригадира).
Все производственные участки формируют производственные цехи.
Цехи формируются не на всех производственных предприятиях: на небольших предприятиях и при невысоких объемах производства формируются только производственные участки (бесцеховая структура).
Формы организации производства в цехе
Рассмотрим формы организации производства в цехе:
• последовательная передача предметов труда. При такой форме обеспечивается движение обрабатываемых деталей по всем производственным операциям. Изделия передаются с одной операции на другую лишь после окончания обработки на предшествующем этапе всей партии. Длительность производственного цикла в этом случае больше, но при этом полностью загружено оборудование;
• параллельная передача предметов труда. В этом случае изделия запускаются, обрабатываются и передаются с операции на операцию поштучно, не ожидая всей партии. При такой организации производственного процесса уменьшается количество деталей, находящихся в обработке, нужно меньше площадей для складирования и проходов. Есть и минус — вследствие различий в длительности операций возможны простои оборудования (рабочих мест);
• параллельно-последовательная передача предметов труда. Это промежуточная форма между двумя рассмотренными выше. Изделия передаются с операции на операцию транспортными партиями. Это позволяет обеспечить непрерывность использования оборудования и рабочей силы.
Важно уделить должное внимание расположению рабочих мест и участков в помещении цеха. Например, при линейно-пространственном расположении рабочие места располагаются по ходу технологического процесса и партия деталей, обрабатываемая на участке, передается с одного рабочего места на другое последовательно.
Классификация цехов в зависимости от типа производственных процессов
Цехи производственного предприятия подразделяют на категории в зависимости от типа производственного процесса:
• основные — в цехах данного типа изготавливают основную продукцию, выпускаемую предприятием;
• обеспечивающие — здесь производят вспомогательную продукцию для основных цехов. Примеры обеспечивающих цехов:
– инструментальные цехи;
– ремонтные цехи;
– энергетическое хозяйство и т. д.;
• обслуживающие — обеспечивают бесперебойную и ритмичную работу основных и вспомогательных цехов. Примеры обслуживающих цехов:
– цехи транспортировки, складирования, комплектации деталей;
– строительные цехи и т. д.;
• вспомогательные — обеспечивают бесперебойное протекание основных производственных процессов. Примеры вспомогательных цехов: цехи по ремонту оборудования, изготовлению оснастки, уборке территории и др.;
• подсобные — к данному типу относятся цехи, в которых обрабатывают вспомогательные материалы (тара, упаковка, добыча полезных ископаемых и др.);
• побочные — в них изготавливают продукцию из отходов производства (например, цех по регенерации отходов).
ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ЦЕХЕ
Одним из основополагающих документов, в соответствии с которым должен работать цех, является положение о цехе. В нем необходимо отражать не только функции и обязанности этого подразделения, но и особенности его взаимодействия с другими структурными единицами предприятия (например, планово-диспетчерский отдел передает цеху план на месяц, а цех в конце месяца сдает в планово-диспетчерский отдел отчет об исполнении плана).
Положение о цехе разрабатывают исходя из:
- задач и функций, возложенных на данное подразделение;
- требований, определенных нормативными документами организации.
Положение о производственном цехе может иметь следующую структуру:
1. Общие положения.
2. Задачи подразделения.
3. Структура подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Ответственность подразделения.
7. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 5, 2021.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДА ТРУДОЗАТРАТ ФЭС
Для эффективной организации работы финансово-экономической службы очень важно распределить фонд трудозатрат ее сотрудников. Это необходимо, чтобы не допустить дефицита времени на выполнение наиболее важных функций службы, обеспечить равномерную нагрузку работников службы, проверить соответствие квалификации каждого сотрудника перечню выполняемых им обязанностей.
Руководителю ФЭС нужно принимать во внимание, что продуктивное рабочее время сотрудника составляет не более шести часов в день, поскольку один час уходит на коммуникации с другими сотрудниками и выполнение мелких поручений руководства, еще один час — на технологические перерывы. Поэтому среднемесячный фонд трудозатрат сотрудника составляет около 126 ч работы (6 ч × 21 день).
Допустим, еще шесть часов в месяц у сотрудника уходит на совещания и планерки как в рамках финансово-экономической службы, так и компании в целом. В итоге получаем цифру в 120 ч в месяц, которые сотрудник службы реально может потратить на выполнение служебных обязанностей.
Далее руководителю ФЭС нужно выполнить следующие действия:
- составить перечень работ, необходимых для выполнения бизнес-процессов подчиненных ему сотрудников и подразделений;
- организовать экспертную оценку трудозатрат на каждый вид работ;
- определить, какое подразделение будет выполнять каждый вид работ;
- рассчитать необходимое количество сотрудников для выполнения работ и сопоставить с фактическим количеством;
- провести в случае необходимости кадровые перестановки или перераспределение обязанностей сотрудников.
Оценим оптимальность фонда трудозатрат сотрудников финансово-экономического блока компании «Альфа». В данный блок входят:
- планово-экономический отдел (ПЭО) — 2 сотрудника;
- отдел финансового контроля и анализа (ОФК) — 2 сотрудника;
- ревизионный отдел (РО) — 1 сотрудник.
Руководит указанными подразделениями заместитель финансового директора.
Чтобы визуализировать структуру трудозатрат рассматриваемых подразделений, добавим к таблице круговую диаграмму (рис. 2).
В итоге получаем следующую ежемесячную загрузку сотрудников подразделений:
- планово-экономический отдел: 200 ч — 1,7 сотрудника (200 ч / 120 ч);
- отдел финансового контроля и анализа: 236 ч — 2 сотрудника (236 ч / 120 ч);
- ревизионный отдел: 144 ч — 1,2 сотрудника (144 ч / 120 ч).
Проведенная работа позволяет увидеть, что у планово-экономического отдела есть свободный фонд рабочего времени, тогда как сотрудник ревизионного отдела перегружен на 20 %. В данной ситуации нужно привлечь сотрудников ПЭО к проведению ревизий товарно-материальных ценностей и уменьшить за счет этого нагрузку сотрудника ревизионного отдела до нормального месячного фонда трудозатрат.
Важный момент: аналогично оптимизируют фонд трудозатрат подразделений учетного блока финансово-экономической службы.
ВЫВОДЫ
1. На организационную структуру финансово-экономической службы любой компании влияет несколько факторов: отрасль деятельности, специфика и масштабы ведения бизнеса, используемые методы управления компанией.
2. Для наиболее эффективной организации работ финансово-экономической службы ее руководитель должен периодически оценивать использование фонда трудозатрат службы, при необходимости проводить кадровые изменения, перераспределять служебные обязанности сотрудников службы.
3. Чтобы полноценно контролировать качество работы сотрудников и функционирование бизнес-процессов финансово-экономической службы, ее руководитель должен регламентировать работы в рамках этих бизнес-процессов.
4. Чтобы вовлечь сотрудников ФЭС в оптимизацию работы службы, нужна система мотивации, в которой сочетаются материальные стимулы за выполнение индивидуальных целевых показателей отделов/сотрудников и общих планов компании.
Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2019.