Российские компании переходят на отечественные сэд

Переход на электронный документооборот

Вот раньше хорошо было, никаких цифровых документов, всё ручками-ручками, – с тяжелым вздохом ответит ваш бухгалтер, когда вы, наконец, оповестите его о переходе на систему электронного документооборота.

Проблемы бумажной документации

Кроме этого, бумажные носители занимают много пространства, теряются и приходят в негодность. Привычно? Определённо. Но хорошо ли?

Чтобы быть конкурентоспособным игроком на рынке, необходимо активно следить за трендами и технологиями и оперативно внедрять их в деятельность организации.

Переход на безбумажное делопроизводство

Узнайте, как избавиться от привычной бумажной волокиты и перейти на удобную и современную систему безбумажного делопроизводства. Автоматизируйте обработку документов и ускорьте внутренние бизнес-процессы.

Притом, что в ближайшее время вам придется это сделать: Законодательство РФ обязало большинство налогоплательщиков перейти на электронный документооборот.

Программные решения СБИС

Программные решения электронного документооборота оператора ЭДО СБИС являются лидирующими на рынке. В феврале 2023 года Федеральная налоговая служба РФ представила рейтинг операторов электронного документооборота, в котором СБИС занял первое место.

Преимущества СБИС:

• Гибкая тарифная линейка
• Конкурентные цены
• Возможность тестового пользования
• Круглосуточная техническая поддержка
• Интеграция с другими системами
• Мобильное решение
• Возможность удаленного обмена документами

СБИС ЭДО и СБИС Внешний ЭДО позволяют легко настраивать документооборот между организациями, создавать, подписывать и отправлять документы, а также настраивать процессы под особенности бизнеса.

СБИС Внутренний ЭДО включает в себя типовые процессы документооборота, с возможностью внесения изменений и дополнений для адаптации под специфику организации.

Не откладывайте переход на электронный документооборот – выберите надежное и проверенное программное решение СБИС.

Как перейти на электронный документооборот со СБИС

Подробнее о том, как перейти на электронный документооборот со СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Наши преимущества:

• Клиентов на постоянной поддержке
• Офисов по всей России и продолжаем расширяться
• Мы успешно работаем в сфере электронных решений
• Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
• Отправим материал Вам на почту

Что такое система электронного документооборота и какие задачи она решает

СЭД: что это за системы и почему знакомство с ними неизбежно.

Цифровизация несет в себе множество новшеств, в том числе и в терминологии. Сегодня разбираемся в двух аббревиатурах СЭД и ЭДО, которые используются в связке. В чем разница между СЭД (системой электронного документооборота) и ЭДО (электронным документооборотом)?

Проникновение систем электронного документооборота

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех его этапах – от создания, редактирования, подписи, пересылки до хранения.

Главные составляющие ЭДО:

1. Создание документов
2. Редактирование
3. Подписание
4. Пересылка
5. Хранение

Трансформация рынка систем электронного документооборота

Отечественный рынок систем электронного документооборота зародился в конце 90-х, процесс его формирования занял примерно 20 лет. В этот период появились лидеры современного рынка СЭД:

• Дело (1996)
• CompanyMedia (1998)
• 1С:Документооборот (2001)
• DIRECTUM (2003)
• Docsvision (2005)
• Тезис (2010)
• ELMA ECM+ (2012)

Западные ECM-продукты пришли на российский рынок в начале 2000-х. Наиболее известны платформы Documentum, OpenText, FileNet.

Российские СЭД и западные ECM

Разные ниши

Системы электронного документооборота в России и западные ECM имеют разные цели и функции. Российские СЭД были созданы как типовые решения для автоматизации организационно-распорядительной деятельности, основанные на российских стандартах. В то время как системы ECM (Enterprise Content Management) позиционировались как платформы для управления любым контентом организаций, используемые крупными компаниями из-за высокой стоимости лицензий.

Волновые движения на рынке

К концу 2015 года большинство крупных компаний уже приобрели одну из существующих на рынке ECM-платформ, что привело к падению спроса на новые лицензии. Правительство начало активный процесс импортозамещения, что подогрело спрос на внедрение систем электронного документооборота отечественного производства.

Переход с западных ECM на российские СЭД

Проекты, выполненные на западных ECM-системах, обычно имеют высокую степень кастомизации и различный масштаб. Не везде ECM использовались для автоматизации делопроизводства, поэтому в компаниях может сосуществовать несколько ECM-платформ и российские СЭД. Чем меньше кастомизации в проекте на ECM, тем проще перейти на отечественные решения.

Анализ проектов импортозамещения

На сайте TAdviser было выделено 104 проекта внедрения западных ECM-платформ, таких как Documentum, OpenText и FileNet. Некоторые компании, такие как Росатом и Сбербанк, приобрели платформы разных производителей. Однако лишь около 30% покупателей ECM-платформ затем перешли на российские СЭД, такие как TESSA.

Пример проекта в Аэрофлоте

Проект внедрения российской СЭД TESSA в компании Аэрофлот начался в декабре 2023 года и планируется на два года. Ожидаемый годовой объем документов – 12 миллионов, а количество пользователей – до 16 тысяч.

Российские компании переходят на отечественные ECM-платформы

Газпром и другие компании

• Челябинский трубопрокатный завод, Уральский турбинный завод, Газпром добыча Ямбург приобрели Documentum, но затем перешли на систему DIRECTUM.
• Газпром имеет давние отношения с DIRECTUM, в их числе Газпром добыча Оренбург, Газпром Переработка, Газпром инвест, Газпром трансгаз Саратов и другие.

Примеры перехода

• Промсвязьбанк и ЦЕМРОС (Евроцемент групп) выбрали СЭД ТЕЗИС вместо Documentum.
• Новороссийский Морской Торговый порт перешел на систему 1С:Документооборот вместо ECM FileNet.
• Почта России также выбрала 1С:Документооборот для 1000 отделений на 36 тысяч пользователей, переходя с Docsvision.

Новые отечественные решения

• Ланит завершил проект по переводу документооборота РусГидро на свою систему LanDocs и выпустил DocsHouse как альтернативу западным ECM-системам.
• В ноябре 2020 года была презентована платформа Lanit Document Management (LDM), объединяющая опыт LanDocs и DocsHouse.

Новые отечественные ECM-платформы

• АйДи – Технологии управления разработала ECM-платформу Documino, куда переведены компании Россети, Россети Сибирь, Россети Ленэнерго, Россети Кубань, Россети Янтарь и другие.
• Росатом перешел с Documentum на ECM-платформу Атом.Контент. Проект импортозамещения ЕОСДО был осуществлен совместно с компанией Философия.ИТ.

Все это говорит о том, что российские компании все больше предпочитают отечественные ECM-платформы, обретая надежность и удобство в собственных системах документооборота.

Однако, несмотря на бурное развитие российского рынка СЭД, крупные игроки не спешат запускать проекты по импортозамещению своих систем, реализованных на западных платформах. Судя по отсутствию пресс-релизов, у 60–70% компаний западные ECM-продукты продолжают работать. Можно сделать вывод, что эти компании либо только приступили к выбору отечественных альтернатив, либо ведут собственные разработки по импортозамещению. Вероятно, это связано с большим объемом уже сделанных инвестиций в существующие решения организаций.

Платформы и сервисы

Облачные технологии изменили ИТ-индустрию. Небольшие компании используют внешние облачные сервисы, такие как электронная почта, бухгалтерский учет. Средние компании размещают в облаках свою инфраструктуру. Крупные – строят собственные облака. Облачный и сервисный подходы изменили отношение и к управлению контентом. В 2017 году компания Gartner объявила о смене парадигмы – переходе от монолитных ECM-систем к управлению контентом как набором сервисов, который реализуется с помощью систем CSP (Content Services Platform).

Тенденции перехода к новому подходу разработки приложений в настоящий момент заметны у крупных корпораций. Ряд компаний начали строить свои технологические платформы, позволяющие разрабатывать приложения с использованием единых инструментов и внедрять общие сервисы (управление НСИ, хранение контента, запуск процессов, построение отчетов и др.), которые помогут автоматизировать бизнес-процессы быстрее и эффективнее.

Чтобы удовлетворить эти тенденции и встроиться в «платформенный» подход, коробочным СЭД необходимо наличие инструментов разработки, предоставляющих доступ к контенту систем и быстрой разработке сервисов. Поддержку REST реализовали практически все лидеры российского рынка СЭД. Однако необходимо, чтобы API-системы обладали достаточной функциональностью, позволяющей самим заказчикам разрабатывать сервисы выдачи контента, интеграции с решениями ЭДО, различными источниками и потребителями контента. Поскольку многие вендоры уже причислили свои системы к классу CSP, можно надеяться, что их СЭД действительно готовы к наступлению новой эры.

ИИ в СЭД

Использовать технологии машинного обучения и искусственного интеллекта российские ИТ-компании начали задолго до того, как те приобрели широкую известность. В 2015 году Smart Engines уже предлагала свои решения по распознаванию текстов, построенные на базе искусственного интеллекта, а ABBYY вывела на рынок продукт Compreno для интеллектуального поиска и классификации информации. В 2022 году практически все лидеры рынка СЭД заявили о встраивании в свои системы инструментов интеллектуальной обработки документов. Поддержку AI в той или иной степени имеют в своем составе следующие системы: DIRECTUM, «1C:Документооборот», Docsvision, Tessa, ELMA, «ТЕЗИС», CompanyMedia, ЭОС «Дело».

На текущий момент машинное обучение реализуется в части поиска, распознавания документов (в том числе содержащих рукописный текст), извлечения и заполнения реквизитов, автоматической классификации документов, комплектования документов, автоматического формирования дел, сравнения версий, формирования проектов резолюций, автоматической маршрутизации документов по процессам, контроля наличия обязательных реквизитов, печатей, подписей и т. д.

В ближайшее время стоит ожидать анонсов по поддержке в СЭД открытых языковых моделей для формирования черновиков документов – писем, служебных записок, распорядительных документов, а также функциональности по оцифровке аудиоинформации и автоматическому формированию протоколов встреч из аудио- и видеоконференций, поиска по аудиоконтенту. Полагаю, что дальнейшее использование искусственного интеллекта станет трендом на ближайшие несколько лет.

– Уважаемый Сергей Викторович, расскажите о старте проекта, как все начиналось?

– Губернатор Амурской области поставил задачу перехода к обработке документов в электронном виде перед Аппаратом Губернатора и Правительством области в 2009 году. для ее реализации в 2010 г. в результате конкурсной процедуры была выбрана СЭД «ДЕЛО», которая на тот момент уже эксплуатировалась во многих регионах России. Поскольку это тиражное решение, «из коробки» нам был доступен весь функционал, необходимый для автоматизации процессов регионального органа исполнительной власти субъекта РФ. Немаловажным преимуществом тиражного исполнения было также то, что это позволяло достаточно быстро запустить систему в эксплуатацию.

В конце 2010 года партнером разработчика, компанией «Офис-Док», система была развернута на рабочих местах руководителей и специалистов Аппарата Губернатора области и Правительства области в пилотном режиме. «Локомотивом» для ознакомления с продуктом был определен отдел делопроизводства и документооборота.

– Какую роль в развитии проекта на его начальном этапе сыграл ЦИТ Амурской области?

– С появлением в 2010 году нашего учреждения ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» (далее – ЦИТ АО) и созданием в 2011 году на его базе Центра обработки данных Правительства Амурской области (далее – ЦОД) система была мигрирована в ЦОД.

В рамках реализации Стратегии развития информационного общества (утверждена президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212) и Концепции формирования в РФ электронного Правительства (одобрена распоряжением Правительства РФ 06.05.2008 № 632-р) руководством региона была поставлена задача развития и расширения системы электронного документооборота на все органы исполнительной власти области.

Для реализации этой задачи в 2012 году в ЦИТ АО был создан отдел сопровождения системы электронного документооборота Правительства Амурской области. Система была масштабирована до 1500 пользователей, для которых был организован частичный переход на электронный документооборот. Это позволило значительно сократить время на ознакомление членов Правительства Амурской области с документами, а также повысить качество контроля исполнения поручений.

– Какие модули решения были запущены прежде всего, для каких категорий пользователей?

– Модуль «ДЕЛО-Web» содержал весь нужный функционал для автоматизации задач делопроизводителей, руководителей и сотрудников Аппарата Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

В подразделениях Аппарата Губернатора, Правительства и ряда органов исполнительной власти к СЭД были подключены все сотрудники – от руководителей до исполнителей. В некоторых ведомствах были подключены все специалисты высшего звена вплоть до начальников отделов. Поскольку количество пользователей системы для каждого ОИВ тогда было ограничено количеством приобретенных лицензий, то на уровне ОМСУ и ряда ОИВ в первую очередь к системе подключали только руководителей.

Для того, чтобы облегчить рутинные операции и сэкономить время сотрудников-делопроизводителей, сразу же стали использовать вспомогательные модули: поточное сканирование, печать и поиск по штрих-коду, сканирование с распознаванием изображений.

В 2014 г. для взаимодействия с федеральными органами власти стали использовать модуль сопряжения с МЭДО и модуль взаимодействия с автоматизированной системой обращений граждан. Это автоматически повлекло за собой постепенный переход от бумажного документооборота к электронному с применением квалифицированной электронной подписи (ЭП) – пока еще только в ограниченном объеме, для подписания исходящих писем в другие органы власти страны. При этом согласование в электронном виде уже повсеместно использовалось в органах власти Амурской области – область одной из первых в стране среди государственных органов запустила электронные листы согласования, чтобы ускорить процессы подготовки документов.

– Как решение развивалось, прирастало пользовательскими местами в дальнейшем?

– До 2019 года в СЭД «ДЕЛО» работали 1,5 тысячи пользователей без изменения состава участников.

2019 год ознаменовался переходом на безлимитную лицензию. Количество пользователей СЭД «ДЕЛО» расширилось за счет подключения подведомственных организаций органов исполнительной власти области, и расширение использования системы в органах местного самоуправления.

Среди функциональных изменений системы, реализованных в 2019 году, стоит отметить переход на юридически значимый электронный документооборот, применение электронной подписи при подготовке исходящей корреспонденции участниками СЭД и начало полноценной работы в СЭД Губернатора области. Подготовка и утверждение НПА с этого момента ведется только через СЭД. Также начиная с 2019 года все высшие должностные лица Правительства области работают с СЭД через мобильное приложение с использованием ЭП. Это позволило более оперативно принимать управленческие решения, т.к. независимо от нахождения высших руководителей на рабочем месте, в командировке или на выезде у них есть возможность рассматривать, согласовывать и утверждать документы.

– Почему было принято решение о приобретении безлимитной лицензии СЭД «ДЕЛО», как это отразилось на росте числа пользователей?

– Работа с юридически значимым электронным документооборотом в рамках единой системы, сокращение бумажного документооборота, оптимизация работы с документами и поручениями, отказ от сопровождения иных СЭД (в подведомственных учреждениях и муниципалитетах) и подключение к СЭД Правительства области, предоставление СЭД подведомственным учреждениям и ОМСУ на безвозмездной основе, переход на работу с документами в электронном виде Губернатора области – все это позволило рассмотреть вопрос о приобретении безлимитной лицензии с целью создания единой СЭД в регионе.

После приобретения безлимитной лицензии была утверждена дорожная карта по подключению к СЭД всех сотрудников ОМСУ, подведомственных организаций. Начался существенный прирост пользователей. За 2020 год он составил около 2 тыс., общее количество пользователей достигло 3.5 тыс.

– Вы рассказали об использовании МЭДО с 2014 года. Сервис развивается? Есть ли еще примеры взаимодействия СЭД региона с другими государственными сервисами?

– В 2014 году стартовал наш полноценный переход на МЭДО начиная с версии 2.2. В связи с развитием МЭДО модуль был обновлен до версии 2.7.1. в 2021 году. Обновление до нового формата позволило всем участникам СЭД осуществлять отправку документов через МЭДО, т.е. полноценно использовать канал МЭДО смогли даже администрации сельских поселений и подведомственные учреждения. С функциональным развитием СЭД в регионе запущен документооборот с ограничительной пометкой «ДСП». За 2022 год через МЭДО было получено 20 тыс. и отправлено 10 тыс. документов.

Также отдельно стоит отметить модуль ССТУ – для оперативной выгрузки информации о зарегистрированных в СЭД письмах граждан в РРО ССТУ. Результатами внедрения модуля в рамках нашей СЭД стали полноценная выгрузка статуса рассмотрения всех обращений, зарегистрированных в СЭД, и стандартизация заполнения в СЭД информации об обращениях в соответствии с требованиями, предъявляемыми к информации в РРО ССТУ.

Другие актуальные сервисы, которые уже внедрены, – это, например, модуль удаленной проверки ЭП (для проверки ЭП на документе без дополнительного ПО на клиенте) и подсистема управления процессами (управление процессом согласования и регистрации РКПД).

– Как происходит подключение подведомственных, муниципальных организаций? Какое количество пользователей подключено к СЭД в 2023 году?

– На начало 2023 года в СЭД было около 4.5 тыс. пользователей, а сегодня уже около 5.5 тыс. Рост связан с подключением медицинских организаций. Сейчас увеличивается число пользователей образовательных организаций, к СЭД подключаются дошкольные образовательные учреждения региона.

В целях ограничения нагрузки на системных технологов СЭД регистрация в СЭД пользователей ведется постепенно. Полноценный охват СЭД требует организации управления на местах. Со стороны Правительства области выполнены все необходимые мероприятия по организации электронного документооборота в регионе и представлены все необходимые условия для использования СЭД.

– Какими решениями в рамках СЭД пользуется руководство области?

– Руководством области используются мобильное решение СЭД на всех возможных устройствах (ПК, мобильные телефоны, планшеты), аналитические отчеты СЭД. ЭП документов, наложение факсимиле на документы на основе ЭП.

– Есть ли доработки в СЭД, которые сделаны специально для Амурской области и их можно считать уникальными?

– Специалисты «ЭОС» всегда с готовностью принимают пожелания по изменению функционала от нас, анализируют их и самые значимые включают в свое тиражируемое решение.

Также специально для Амурской области иногда выполняются доработки, которые специфичны именно для наших пользователей. Например, компания-партнер разработчика «Офис-Док» разработала большое количество статистических и аналитических форм по требованиям различных подразделений Аппарата Губернатора области и Правительства области. Также разработана служба наложения факсимиле на электронные документы и другие прикладные инструменты.

– Кто на местах поддерживает работу СЭД, какая в этом процессе роль ЭОС, партнеров ЭОС, специалистов ЦИТ Амурской области?

– Обслуживание и обновление ПО СЭД, ведение справочников СЭД – задача специалистов ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области». На местах работу поддерживают системные технологи участника СЭД, а в ОИВ, находящихся на централизованном обслуживании ИТ-инфраструктуры – так же специалисты ЦИТ АО.

Разработчик ПО СЭД, компания «ЭОС», ведет сбор статистики по использованию ПО и осуществляет развитие (модернизацию) прикладного ПО под общие требования всех пользователей СЭД «ДЕЛО», в том числе нас, поставляет новые версии ПО. Роль партнера ЭОС, компании «Офис-Док», – оказание консультаций по сопровождению ПО СЭД, по работе с электронными документами, по дальнейшему развитию системы, проведение аналитики использования СЭД в регионе, помощь в диагностировании и устранении возникающих замечаний, а также разработка дополнительных функций СЭД.

– Какие еще проекты в рамках развития СЭД Амурской области проходят сейчас?

– На текущий момент в рамках импортозамещения происходит замена СУБД СЭД на Postgres, изменение происходит при поддержке «Офис-Док». В рамках перехода на новую СУБД будет изменен способ резервного хранения файлов РК, зарегистрированных в предыдущие годы, что должно значительно повысить надежность хранения данных в СЭД.

Также стоит отметить внедрение в регионе системы «Архивное дело». Данное решение позволяет передавать на архивное хранение документы, которые больше не требуется хранить в СЭД. Также данная система используется для хранения удаленных из СЭД РК.

– К какой цели вы стремитесь, развивая СЭД Амурской области?

– Развитие СЭД идет планомерно. Посредством организационных мероприятий Правительства Амурской области при поддержке разработчика и партнера мы повышаем вовлеченность использования СЭД сотрудниками, соблюдение правил работы с электронными документами пользователями СЭД.

Наша основная цель с учетом достигнутого количества числа участников СЭД – предоставление удобного, понятного и надежного инструмента коммуникаций для всех ОИВ, ОМСУ и их подведомственных учреждений, в том числе медицинских и образовательных организаций, т.е. создание единого информационного пространства, где можно быстро обмениваться информацией, отправлять запросы и получать на них ответы. Ведь это в свою очередь повышает эффективность работы государственных органов.

– Большое спасибо за беседу!

Проблемы внедрения электронного документооборота

Большинство сотрудников организаций всю жизнь пользовались только бумажными носителями, и внедрение информационных систем в привычные процессы станет для них испытанием.

Проблемы с переходом на систему электронного документооборота могут возникнуть не только внутри компании, но и со стороны контрагентов. Даже если вы убедили свой штат в важности и удобстве содержания документооборота в электронном виде, убедить в этом клиентов, контрагентов и партнёров может оказаться непросто.

Однако, как уже было сказано выше, в скором времени перейти на ЭДО придется большинству налогоплательщиков.

Нехватка компетенций сотрудников

Любые изменения всегда вызывают стресс. Особенно если дело касается информационных технологий.

Несмотря на повышение компьютерной грамотности в организациях, постоянные нововведения и активная эволюция информационных технологий требуют все большего развития компетенций. С этим можно справиться благодаря расширению навыков штата – здесь ответственность полностью лежит на плечах вышестоящего руководства.

От готовности руководящего состава активно реагировать на вышеупомянутые факторы напрямую зависит ценность деятельности компании на рынке.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Правовые проблемы электронного документооборота

Владельцы организаций, впервые подключающихся к системе ЭДО, обычно, задумываются над вопросом о ее безопасности. Вопрос закономерный, сохранение безопасности персональных и коммерческих данных – важный аспект работы в любой компании.

Безопасность ЭДО может нарушиться как из-за внешних причин: вредоносные ПО, хакерские атаки, стихийные бедствия, так и из-за внутренних: ошибки или умышленный саботаж.

Чтобы избежать внешних угроз безопасности электронных материалов важно выбрать такой сервис, в функционал которого будет входить резервное копирование данных. Так, например, в сервисах «Такскома» функция резервного копирования включена в систему на всех тарифах.

Сервис электронного документооборота (ЭДО) непременно понадобится индивидуальному предпринимателю в следующих случаях:

Кроме этого, важно обзавестись надежным антивирусом, чтобы ваши электронные документы оставались под защитой.

Защитой от внутренних угроз безопасности ЭДО послужит настройка ограниченного доступа и фиксация действий пользователей при работе в системе.

Контроль уровня защиты ЭДО производится как внутри системы, так и со стороны государства – требованиями Федерального Закона России от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Также все электронные документы подписываются ЭП. Если вы не передаёте её третьим лицам и ограничиваете её доступность, подделать документы с электронной подписью просто невозможно.

Формирование правил и регламентов, обеспечивающих работу с СЭД

Новый порядок – новые правила.

Чтобы четко управлять нововведенной системой, придется обучиться новым навыкам как руководству, так и сотрудникам организации. От этого изменятся некоторые бизнес-процессы, которые необходимо регламентировать.

Особенно если вы хотите добиться высоких результатов в виде оптимизации труда работников, сокращения финансовых и временных затрат на всех этапах работы с документами.

Достоверность и юридическая значимость электронных документов

В некоторых ситуациях может возникнуть вопрос о правомерности применения электронных документов как аргументов, например, в суде.

Обычно достоверность самих документов, подписанных ЭП и переданных через оператора ЭДО подтверждается самим оператором. Для этого есть технические квитанции, фиксирующие передачу данных от одного контрагента другому.

И тем самым факт совершения обмена подтверждается третьим лицом (оператор ЭДО).

Законодательно установлено, что электронные документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами – государственные органы уже давно переориентировались на работу с ЭДО.

Также ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, налоговым кодексом, постановлениями правительства и приказами ФНС, которые разъясняют порядок безбумажного делопроизводства во всех сферах.

На сегодня основной закон, регламентирующий отношения в области использования ЭП, наделяющих электронные материалы юридической силой, – закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Без соблюдения этого закона обмен электронными документами может носить разве что ознакомительный характер. Крайне важно, чтобы все формализованные документы были составлены в соответствии с формой и форматом, регламентированными государством.

Существуют также и другие нормативно-правовые документы, регулирующие ЭДО в России. Но помимо федеральных законов, существует множество приказов и постановлений.

Один из основных – приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н, утверждающий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной ЭП.

Изменения в ЭДО происходят регулярно, так как эта сфера нова и активно развивается. Следить за всеми изменениями можно на официальных сайтах госорганизаций или в новостях сферы.

На сайте «Такскома» есть отдельный раздел новостей по ЭДО, мы постоянно следим за достоверностью и актуальностью информации.

СЭД сегодня.

Современные СЭД способны подстраиваться под нужды предприятия и масштабироваться. Функционал позволяет расти вместе с бизнесом, что дает возможность расширяющемуся предприятию продолжать работать с выбранной системой. Спрос на движение документов в СЭД растет с каждым годом, вслед за спросом меняется предложение на рынке систем электронного документооборота: часть компаний процесс оптимизации делопроизводства и документооборота прошла, сейчас им требуется снизить трудоемкость рутинных операций и оцифровать работу по новым направлениям, например, оцифровать кадровые процессы, процессы управления закупками, управления заявками и др. Значительной части предприятий МСП еще предстоит освоение ЭДО.

Динамика проникновения ЭДО в РФ.

около 5% – оценка проникновения ЭДО в 2017 году,

25% – прогнозируемый государством уровень проникновения ЭДО на 2024 год.

60% – прогнозируемый государством уровень проникновения ЭДО в сегментах электронного взаимодействия с госорганами на 2024 год.

Сегодня разработчики представляют десятки различных систем электронного документооборота с разным функционалом. Активный рост показывает российское программное обеспечение, так как компании-заказчики мигрируют с иностранных СЭД на отечественные системы электронного документооборота, а новые клиенты теперь изначально смотрят в сторону отечественного ПО.

Рост обеспечивают как новые компании, только внедрившие ЭДО, так и бывалые пользователи ЭДО, расширившие перечень направлений электронного документооборота. Драйвером является и государство, которое все больше документации обязывает оцифровывать и передавать через операторов электронного документооборота.

Что может современная СЭД:

Преимущества и сложности СЭД

Один из главных вопросов от компаний, задумывающихся о налаживании ЭДО и внедрении СЭД – это вопрос экономической целесообразности. Далее приведем главные преимущества и возможные сложности организации на предприятии системы электронного документооборота.

Шесть главных преимуществ ЭДО:

Плюсы цифровизации документооборота в цифрах:

5 факторов, останавливающих от внедрения ЭДО:

Оценка риск-факторов ЭДО в цифрах:

Кроме того, у операторов существуют службы поддержки, которые в любое время готовы ответить на вопрос пользователя по работе системы. Например, на вопросы по работе СБИС более 500 специалистов компании АБТ готовы дать ответ в круглосуточном режиме без выходных. По данным службы поддержки, 95% вопросов решаются при первом обращении. Подробнее об услугах по настройке ЭДО.

История СЭДО.

Первые системы электронного документооборота появились еще в 80-е годы 20 века у мировых гигантов. Они были созданы под конкретные предприятия, были неповоротливы и немасштабируемы. В 90-е годы стали появляться простые универсальные системы электронного документооборота, которые дорабатывались под задачи конкретных компаний. Но тогда еще такие системы могли выполнять только небольшой круг задач: от фиксации, формирования документа, до контроля за его исполнением. Динамичная история развития СЭД началась в 21 веке, стали создаваться более сложные программы, позволяющие оптимизировать документооборот и управлять им, появились комплексные СЭД.

Виды современных СЭД.

Классифицировать современные СЭД можно по множеству параметров. В статье мы укажем три ключевых: по универсальности, функциональным возможностям и адресатам.

3 вида СЭД по универсальности:

3 вида СЭД по функциональности:

3 вида СЭД по адресатам:

Лучшая защита – своевременные действия

Переход на ЭДО – это важный и необходимый шаг, который в скором времени придется сделать большинству организаций. Чтобы успешно автоматизировать делопроизводство и быть готовым к любому повороту событий, начните внедрять ЭДО уже сейчас.

Получите бесплатную консультацию по выбору оптимального сервиса и любым другим интересующим вас вопросам у наших специалистов.