Стандарт профессионального архивариуса 2023 и требования к работе и обязанности

УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 6 мая 2015 № 276н

Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм

(наименование вида профессиональной деятельности)

Основная цель вида профессиональной деятельности

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Группа занятий

Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий

Служащие, занятые приемом и информированием посетителей

Отнесение к видам экономической деятельности

Деятельность административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации

Деятельность по организации конференций и выставок

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)

НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москваы

Хлюснева Людмила Петровна

Наименования организаций-разработчиков

АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов», город Москва

АНО «Челябинское региональное агентство развития квалификаций», город Челябинск

АНО ВПО «Межрегиональный открытый социальный институт», город Йошкар-Ола, Республика Марий Эл

Волгоградская торгово-промышленная палата, город Волгоград

ГУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД), город Москва

НОУ ДПО «Институт информационных технологий «АйТи», город Москва

Общероссийский профсоюз работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации, город Москва

Общероссийское межотраслевое объединение работодателей «Никель», город Москва

ООО «Майкрософт Рус», город Москва

ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва

ООО «Электронные офисные системы», город Москва

Поволжский институт управления имени П. А. Столыпина – филиал ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», город Саратов

ФГАОУ ДПО «Академия стандартизации, метрологии и сертификации», город Москва

ФГБОУ ВПО «Пензенский государственный университет», город Пенза

ФГБОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет», кафедра документоведения, кафедра АСДОУ, город Москва

ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, город Москва

Ярославская торгово-промышленная палата, город Ярославль

Время чтения: 4 минут(ы)

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

На что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

В то же время архивариус вправе:

• вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
• принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
• отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
• требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
• подписывать документы в рамках собственной компетенции;
• представлять интересы организации в установленном порядке;
• получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
• обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
• получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
• вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

• нанесение ущерба организации;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
• неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
• качество ведения отчетной документации;
• нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
• последствия самостоятельных решений и действий;
• несанкционированное руководством представление интересов организации;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

• на федеральные архивы;
• архивы субъектов Федерации;
• архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.

), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем.

Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

• Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
• Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются Законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
• Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с  учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
• Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
• Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

• Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
• Опыт работы.
• Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
• Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
• Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

• умение работать с офисной техникой;
• навыки работы со значительными объемами информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник.

Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

• Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
• Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
• Хранение находящихся в архиве документов.
• Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
• Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
• Составление отчетов.
• Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

• Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
• Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
• Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

• Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
• Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
• структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
• юридическое подразделение;
• кадровая служба.
• Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Образец должностной инструкции архивариуса 2022 года. Бланк для составления самому

Должностная инструкция архивариуса является локальным нормативным актом, регламентирующим права и обязанности работника, занимающего эту должность.

Файлы в .DOC:Бланк должностной инструкции архивариусаОбразец должностной инструкции архивариуса

Законодательная база

В Трудовом кодексе не содержится понятия должностной инструкции как такового. Более того, обязанность ее составления не оговорена ни федеральными законами, ни все тем же Трудовым кодексом.

Основным документом, в котором оговариваются права и обязанности работника, является трудовой Договор (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, существует также и перечень других документов, которые работодатель разработать обязан:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ) и другие.

Должностной инструкции среди обязательных документов нет, однако на практике он применяется достаточно часто, поскольку позволяет раскрыть трудовые функции работника более полно.

Что нужно учесть при разработке должностной инструкции

Если в организации все-таки решено разработать должностную инструкцию, то следует учитывать следующее:

• Инструкции должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в штатном расписании, включая должность генерального директора.
• Название должности, указанное в инструкции, должно совпадать с названием должности, указанным в штатном расписании. При изменении названия должности или структуры организации инструкции потребуется переутвердить.
• Мало разработать инструкцию и ознакомить с ней работников — она должна быть утверждена руководителем и введена в действие приказом.
• На предприятии должна быть организована регистрация должностных инструкций.
• В соответствии со ст. 68 ТК РФ с должностной инструкцией, как с документом, касающимся исполнения трудовой функции, работник должен быть ознакомлен под подпись до момента заключения трудового договора.

Процедура разработки документа

Должностные инструкции на работников разрабатываются их непосредственными руководителями. ДИ архивариуса может быть разработана начальником архива или заведующим архивом, или, если речь идет об архиве организации — начальником отдела документационного обеспечения.

В соответствии с порядком разработки и согласования локальных нормативных актов к составлению должностной инструкции могут быть привлечены и другие специалисты, например, Юрисконсульт, директор по административной работе и т.п.

Круг лиц, которые будут заниматься разработкой ДИ архивариуса и/или других инструкций на предприятии, определяется приказом руководителя. О его составлении подробно мы рассказали тут.

Разделы инструкции

Унифицированной и обязательной к применению должностной инструкции не существует. Мы рекомендуем опираться на представленную на нашем сайте типовую форму инструкции, в которую при необходимости можно внести дополнительные разделы.

В общем виде структура ДИ представлена следующими разделами:

• Общие положения.
• Трудовые функции (обязанности работника).
• Права работника.
• Ответственность.

Остановимся на разделах более подробно.

В этот раздел включаются основные сведения о должности архивариуса:

• категория персонала, к которой относится работник (специалист);
• требования к архивариусу (наличие образования или курсов, стаж по специальности);
• порядок приема на работу (например, «принимается приказом генерального директора по представлению начальника архива»);
• указание на непосредственное и прямое подчинение.

В данном разделе также могут быть перечислены нормативные документы, с которыми должен быть знаком архивариус, а также его основные умения.

Уточним, что перечислять конкретные документы необязательно, достаточно простого упоминания, например, «законодательством Российской Федерации об архивном деле» и т.п.

Обязанности работника

В разделе обязанностей оговаривается круг трудовых функций работника, занимающего должность архивариуса. В раздел могут быть включены следующие обязанности:

• Сортировка поступивших на архивное хранение в соответствии с фондами и подразделениями.
• Оформление учетной документации архива.
• Составление описей дел, в том числе и электронных.
• Розыск утерянных дел.
• Копирование, сканирование документов.
• Выдача архивных справок.
• Ведение документации по выдаче архивных справок.
• Работа с документами, имеющими особую ценность.
• Подготовка документов к оформлению в дела.
• Составление сводных описей.
• Составление отчетности по работе и т.п.

Права работника

Для исполнения своих трудовых функций архивариус вправе:

• участвовать в обсуждении решений, принятых руководителем;
• вносить предложения по работе архива;
• требовать от руководителя обеспечения рабочего места необходимым оборудованием и расходными материалами (бумага, канцтовары).

Ответственность работника

В данном разделе необходимо оговорить ответственность архивариуса за исполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Указывать статьи и ссылаться на конкретные законы не нужно.

Достаточно обозначить ответственность в общих чертах, например, фразой: «несет дисциплинарную, административную и гражданскую ответственность в пределах, установленных действующим российским законодательством».

Утверждение и ознакомление

После прохождения процедуры согласования должностная инструкция подается на утверждение руководителю организации и вводится в действие приказом.

Утвержденная инструкция регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций, после чего предлагается к ознакомлению всем архивариусам.

Ознакомление производится принятым на предприятии способом: на листе ознакомления, в журнале ознакомления и т.п.

Один оригинал инструкции остается в подразделении, другой передается в отдел кадров. Специалисты отдела кадров в дальнейшем будут обеспечивать ознакомление с инструкцией вновь принимаемых на должность архивариуса работников.

В чем состоят должностные обязанности архивариуса? На государственных и частных предприятиях востребованной стала должность архивариуса. Это специалист, ответственный за хранение документов и систематизацию документооборота.

Основные разделы инструкции

Отчеты, приказы и другие документы организаций и учреждений должны храниться в течение многих лет, поэтому необходим сотрудник, который будет заниматься созданием архива и организацией его работы. Должностные обязанности архивариуса прописываются в специальной инструкции. Содержание этого документа зависит от типа организации и особенностей его работы.

Архивариус может работать в государственной (бюджетной) или частной организации. От этого, а также от некоторых других факторов зависят особенности его деятельности. В инструкции прописываются требования к квалификации работника, а также специфика его работы. Стандартная должностная инструкция архивариуса включает в себя следующие обязательные разделы:

В целом, права и обязанности сотрудника будут зависеть от специфики деятельности, поэтому в стандартный перечень могут вноситься различные дополнения.

Важные обязанности

Архивариус – это хранитель документов в организации. Он должен систематизировать документы и обеспечить им условия для бережного хранения в течение многих лет и удобного поиска при необходимости. В инструкции обычно прописываются следующие должностные обязанности:

• ведение делопроизводства на предприятии. Можно указать, что документы будут храниться и систематизироваться в электронной и бумажной форме;
• приемка документов на архивное хранение с соответствующей регистрацией;
• организация хранения документов, переданных в архив из всех отделов предприятия;
• обеспечение доступа сотрудников предприятия к архивным документам по запросу, выдача бумаг по требованию;
• подготовка отчетности, заполнение реестров, ведение журналов и подготовка иных форм отчетов по требованию руководителя.

Дополнительно в инструкцию могут быть включены требования, связанные с общей организацией труда, обеспечением сотрудничества со всеми отделами и подразделениями организации, соблюдением нормативов пожарной безопасности и не только.

Требования к специалисту

На должность архивариуса может быть принят сотрудник с соответствующей квалификацией. Она присваивается после прохождения курса архивного дела. Работодатели могут самостоятельно устанавливать уровень требований к образованию кандидата на данную должность.

В некоторых случаях достаточно только среднего или неоконченного высшего образования. В свою очередь, крупным организациям обычно требуются специалисты с законченным высшим образованием.

Также от специалиста потребуется умение обращаться с компьютером. Он должен уметь пользоваться офисными программами и оргтехникой, уметь работать с большими объемами информации. Архивариус должен отлично разбираться в тонкостях документооборота, составления всевозможных реестров.

Его задача – обеспечить документам правильное хранение и быстро предоставить нужные бумаги сотрудникам организации при необходимости. Все это стоит заранее прописать в должностной инструкции, с которой специалист знакомится при приеме на работу.

Инструкция подготавливается в специальном отделе либо непосредственно в подразделении, к которому относится архив. Она проходит согласование и утверждение руководством организации, на окончательном варианте должна стоять подпись руководителя данного учреждения.

В согласование участвуют юристы предприятия и сотрудники кадровой службы. Это обеспечит соблюдение прав работодателя и сотрудника. Инструкция может использоваться на предприятии в течение многих лет, пока не поменяются условия работы сотрудника или не изменится круг его обязательств.

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности архивариуса (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Экспертиза ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции: теоретические и практические аспекты(Латышева Н.А.)

(«Администратор суда», 2019, N 4)

Рассматривая содержание понятия «экспертиза ценности документов», необходимо учитывать содержание специального национального стандарта в сфере архивного дела — «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», согласно которому экспертиза ценности документов заключается в изучении документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов (п. 39). Таким образом, в целом как в нормативных актах, так и в документах методического характера существует единство в подходе к пониманию экспертизы ценности документов.

Таким образом, Судебным департаментом объем данного понятия существенно расширен за счет указания на компетентный субъект в сфере архивного дела, а также посредством фиксации двух этапов в экспертизе ценности документов в судах, что является логичным, по сути, и правильным с организационной точки зрения.

Следует уточнить, такое понимание экспертизы ценности документов находило своих сторонников в отечественном делопроизводстве. При этом указанный первый этап рассматриваемой процедуры в рамках данной концепции экспертизы ценности документов именовался как «предварительная экспертиза».

В ходе предварительной экспертизы осуществляется детальное определение содержания документов, формируемых в дела , то есть данные действия осуществляются в ходе ведения текущего делопроизводства.

Таким образом, фактически осуществление экспертизы ценности документов входит в перечень должностных обязанностей не только архивариусов судов, но и тех государственных гражданских служащих, в чьи должностные обязанности входит оформление судебных дел (секретарей судебных заседаний, помощников судей), их прием, формирование нарядов соответствующих подразделений и текущий контроль ведения судебного делопроизводства (начальники отделов, их заместители и т.д.).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Организация деятельности службы ДОУ(Глотова С.А.)

(«Делопроизводство», 2021, N 2)

К категории «руководители» относятся должности управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом, начальника секретариата, заведующего экспедицией, заведующего центром подготовки документов, заведующего копировально-множительным бюро, заведующего машинописным бюро.

К категории «специалисты» — должности документоведа, инспектора по контролю за исполнением поручений, инспектора, секретаря коллегии.

К техническим исполнителям — должности секретаря руководителя, делопроизводителя, стенографистки, технического секретаря, курьера, архивариуса, секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки.

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

III. Права

Архивариус наделен следующими правами:

• Подписывать документы в пределах своих полномочий.
• Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
• Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
• Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
• Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

• За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
• За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
• За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
• За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009).

Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях.

Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр.

В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют Юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела.

После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:

• комплектование;
• систематизация;
• учет;
• использование — постановка задачи поиска и его осуществление.

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Архивариус несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 19 апреля 2018 № 266н

Создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива

Создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий

Руководители в области определения политики и планирования деятельности

Служащие по введению данных

Регистраторы и копировщики

Деятельность библиотек и архивов

ООР «Российский союз промышленников и предпринимателей», город Москва

ООО «Сервис сертификации», город Москва

Национальная ассоциация архивистов и делопроизводителей «НАШ АРХИВ», город Москва

ООО «Демос Альянс», город Москва

ООО «Сфера», город Москва