Заместитель начальника по профессиональному стандарту

Время чтения: 5 минут(ы)

• Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
• В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Кто такой помощник руководителя? Профстандарт и должностная инструкция специалиста

Время на чтение: 3 минуты

Дата публикации: 17.12.2019

Последнее обновление: 30.11.2022

Как известно, для каждой должности, включая помощника руководителя организации, должна быть разработана соответствующая должностная инструкция. Она представляет собой документ, содержащий основные полномочия и обязанности, закреплённые за таким работником.

Настоящая статья поможет разобраться в правилах и порядке разработки должностной инструкции помощника директора организации.

Основные требования, предъявляемые к квалификации тех или иных работников, закрепляются на законодательном уровне в рамках соответствующих профессиональных стандартов.

Справка. Стоит отметить, что среди действующих профстандартов нет документа, предусмотренного именно для «помощника руководителя».

Вместо этого названия в нормативных документах используется следующее обозначение такой должности – «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Так, профстандарт помощника руководителя утвержден Приказом МТиСЗ РФ от 06.05.2015 года № 276н. Данный документ включает в себя следующие основные разделы:

• Общие сведения – отражается назначение помощника директора, группа занятий, к которой относится такая должность, а также вид экономической деятельности.
• Трудовые функции – в данном разделе перечислены основные обязанности, закреплённые за помощником. Они затрагивают следующие области:организационное и документационное обеспечение деятельности компании и самого руководителя;информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка директора компании.
• организационное и документационное обеспечение деятельности компании и самого руководителя;
• информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка директора компании.
• Подробные характеристики трудовых функций помощника – описываются требования к образованию, навыкам и умениям, особые условия допуска к работе и т.д.
• Сведения об организациях, разработавших данный профессиональный стандарт.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Сразу необходимо обозначить, что в действующем трудовом законодательстве не даны какие-либо пояснения касательно того, кто именно должен заниматься составлением должностных инструкций.

Отсюда можно сделать вывод, что руководитель предприятия вправе самостоятельно решить вопрос о том, кто будет выполнять эти функции. Причем поручить эту обязанность он может абсолютно любому сотруднику.

Вместе с тем, в большинстве случаев созданием должностных инструкций, в том числе и для помощника руководителя, занимаются следующие категории работников:

• специалисты отдела кадров;
• юристы, работающие на предприятии;
• начальники подразделений.

Внимание! Готовые проекты должностных инструкций в обязательном порядке утверждаются приказом высшего руководства организации.

При этом, если речь идет о должности помощника директора, то в данном случае последний может внести дополнительные корректировки с учетом своих пожеланий.

Правила оформления инструкции

В целом должностная инструкция помощника руководителя имеет одинаковую структуру независимо от вида и организационно-правовой формы компании, в которой она разрабатывается. Ниже рассмотрим основные разделы данного документа.

Общие положения

В данном разделе может быть отражена следующая информация:

• порядок назначения и освобождения от должности секретаря;
• схема подчиненности;
• характеристики, которыми должен обладать претендент на такое место (например, наличие высшего образования и опыт работы на аналогичной должности);
• список нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в ходе выполнения своих трудовых обязанностей.

Как правило, информационное обеспечение помощника директора делится на 4 уровня: законодательство РФ, устав предприятия и внутренние правила, приказы и распоряжения руководства, а также сама должностная инструкция.

Кроме того, в разделе «Общие положения» также отдельным списком указываются знания и навыки, которыми должен обладать секретарь (например, умение работать с оргтехникой, знание компьютера и офисных программ, владение иностранными языками и т.д.).

Обязанности

Тут перечисляются все основные трудовые функции, которые должен выполнять помощник руководителя. В качестве примера можно обозначить несколько их разновидностей:

• планирование рабочего дня руководителя, разработку графика встреч, переговоров, звонков, поездок;
• сопровождение директора на различных официальных приемах и встречах;
• разрешение организационных моментов;
• доведение до сведения сотрудников организации распоряжений, отданных руководителем;
• ведение документации, контроль за входящей и исходящей корреспонденцией, составление ответных писем;
• подготовка различных отчетов и т.д.

Права

Наряду со списком обязанностей, помощник руководителя также обладает определенными правами, которые также должны быть закреплены в должностной инструкции. К основным из них можно отнести:

• получение информации, необходимой для выполнения функциональных обязанностей;
• представление руководителю организации предложений по усовершенствованию различных процессов;
• направление запросов в другие структурные подразделения компании о предоставлении той или иной информации;
• принятие самостоятельных решений в пределах вверенных полномочий;
• получение доступа к конфиденциальной информации (при наличии такой необходимости).

Ответственность

Следует иметь в виду, что помощник руководителя также несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Об этом также должно быть написано в должностной инструкции.

Так, секретарь руководителя организации несет ответственность за следующие действия:

• дезинформацию других работников предприятия;
• уклонение от выполнения своих функциональных обязанностей;
• причинение материального вреда;
• просрочку выполнения поручений, полученных от руководителя;
• разглашение конфиденциальной информации, касающейся деятельности компании;
• недопустимое обращение с сотрудниками, деловыми партнерами и клиентами.

В завершение можно отметить, что сразу после оформления работника на должность помощника руководителя его в обязательном порядке должны под роспись ознакомить с соответствующей должностной инструкцией. Она представляет собой свод общих положений, прав, обязанностей и действий, за совершение которых сотрудник в будущем может понести наказание.

Ведущий юрист сайта. Стаж – 26 лет. Закончил Московский государственный юридический университет имени О. Е. Кутафина. Все виды юридической поддержки для физ.лиц, ИП, организаций.

Должностная инструкция помощника руководителя

1. Общие положения

2. Трудовые функции

3. Должностные обязанности

6. Заключительные положения

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации.

В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.

Такое понятие как «профессиональный Стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно.

Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности.

Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда.

Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

• о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
• о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
• о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н.

В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей.

В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

• Помощник руководителя.
• Секретарь руководителя.
• Делопроизводитель.
• Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Возможные наименования должностей

Уровень квал-ции
Обобщенная трудовая функция
Трудовые функции

В чем заключаются должностные обязанности?

• Требования, которые предъявляются к уровню образования.
• Требования относительно опыта работы.
• Необходимые навыки и знания.
• Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте.

Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода.

Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

• для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
• для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
• для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
• для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

• планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
• организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
• заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
• организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
• подготавливать необходимое для организации конференций;
• организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
• организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
• составлять и оформлять управленческие документы;
• работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
• организовывать в приемной руководителя хранение документации;
• обеспечивать руководителя необходимой информацией;
• организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

• Эффективно планировать рабочее время.
• Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
• Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
• Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
• Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
• Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
• Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
• Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом.

Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вопрос в тему

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Действительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального).

Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е.

подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций.

Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ.

А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей.

Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный Закон «О техническом регулировании».

Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

• Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
• Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
• Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец профстандарта секретаря в 2021-2022 году

Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации.

Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти.

Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

• Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
• Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

• Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
• Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
• Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
• Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
• Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
• Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как Правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Для описания должности секретаря используется профстандарт 07.006, утверждённый Минтрудом 20.11.2018 года. Он включает 4 раздела:

• Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
• Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
• Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
• В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.

Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

• На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
• Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
• Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам.

Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу.

Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя с 2021 года

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет.

Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий).

Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

https://youtube.com/watch?v=ZlJBJGA0tZA%3Ffeature%3Doembed

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря.

Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них.

Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

• Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
• Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

• Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
• Функциональная карта для деятельности секретаря.
• Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
• Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:

• регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
• название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
• ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
• классификация по ОКЗ и ОКВЭД.

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.

Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

• Организационное обеспечение работы организации в целом.
• Документационное обеспечение.
• Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
• Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

• прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
• работу с посетителями, пришедшими в организацию;
• координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

• ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
• координация труда курьеров и водителей;
• составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

https://youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc%3Ffeature%3Doembed

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

• О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
• О требованиях по образованию.
• О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки.

Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное).

А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

• для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее двух лет именно в качестве секретаря;
• для аналитической и административной поддержки — уже не меньше трех лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

• Секретарь-администратор.
• Делопроизводитель.
• Секретарь руководителя.
• Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря стали обязательными в 2016 году, продолжают действовать и в 2021-м, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.