Возврат товара поставщику: документы и образец письма
В некоторых случаях покупателю приходится возвращать поставщику поставленный им товар. Разберемся, как документально оформить такой возврат, и приведем образец письма о возврате товара.
Причины возврата товара
Основанием для возврата товара между юридическими лицами могут послужить следующие причины:
- Дефекты товара
- Неподходящий товар на основании качества или количества
- Неверно оформленный заказ
Документы для оформления возврата
Для оформления возврата товара необходимо составить заявление, которое должно содержать следующие сведения:
- Номер и дату заявления
- ФИО собственника
- Указание имущества и документов, которые требуется вернуть
- Причину возврата
- Контактные данные для связи
Процесс возврата товара
После подачи заявления нотариусом проводится проверка и формируется акт о возврате документов и имущества собственнику.
Процесс корректировки НДС и при УСН
При возврате товара необходимо учесть корректировку НДС. Если организация на упрощённой системе налогообложения, после оформления возврата надо подкорректировать сумму доходов.
Образец письма о возврате товара
[Название компании]
[Адрес компании]
[Контактные данные]
[Дата]
Заявление о возврате товара
Я, [ФИО покупателя], заключивший договор на поставку товара с вашей компанией [номер договора], прошу организовать возврат следующего товара:
- Наименование товара
- Количество
- Причина возврата
Прошу рассмотреть данное заявление и организовать процесс возврата.
С уважением,
[ФИО покупателя]Этот образец письма поможет правильно оформить возврат товара поставщику.
Корректировка расходов
В расходной таблице указывается себестоимость вещи на дату возврата со знаком —. Вписываются реквизиты накладной по форме ТОРГ-13 и чека с признаком возврат прихода.
В какие сроки нужно направить поставщику письмо о возврате товара
Обычно такой срок устанавливается договором купли-продажи. Если же он не определен договором, то письмо направляется поставщику в разумные сроки (п. 2 ст. 477, п. 1 ст. 483 ГК РФ).
Как происходит возврат товара
Клиент может принести изделие в магазин, даже если у него не сохранился чек. Тогда он доказывает покупку с помощью свидетелей или записей с видеокамер. А если оплата была по безналу, можно предъявить банковскую выписку.
Чтобы сдать или обменять качественную вещь, клиент пишет заявление на возврат товара. Оно составляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой — у магазина. Для бракованного изделия вместо заявления составляют претензию. Если чек сохранился, копию прикладывают к заявлению или вписывают его номер.
Сроки, в которые компания должна отреагировать, будут отличаться в зависимости от требования клиента.
Возврат качественного товара
- В день обращения
- Если нужной позиции нет в продаже, замена производится, когда она появляется: 3 дня
Возврат некачественного товара
- Стандартный срок — 7 дней
- Если нужно дополнительно проверять качество — 20 дней
- Если подходящего изделия нет в продаже — месяц: 10 дней
Если клиент хочет получить деньги и при этом оплачивал покупку по безналичному расчёту, средства нужно перечислить ему на карту. При переводе в поле Назначение платежа укажите причину, например возврат товара. Если оплата была наличными, магазин отдаёт деньги купюрами из кассы.
Как производится возврат в интернет-магазинах
В онлайн-магазинах всё происходит немного по-другому: потребитель может отказаться от покупки в любой момент, пока не получил заказ, и в течение семи дней после. Если на сайте нет правил возврата, срок увеличивается до трёх месяцев. Магазин должен предложить товар для обмена или перевести деньги клиенту в течение 10 дней с момента обращения.
Частые ошибки при приёме товара
Не все продавцы знают, что делать, когда клиент приходит с возвратом, поэтому иногда совершают ошибки. Рассмотрим самые частые.
- Сразу возвращают деньги, а не предлагают обмен или ремонт. Если к вам обратился покупатель, предложите ему сначала выбрать другую позицию для обмена.
- Не принимают товар без чека. Покупатель имеет право вернуть вещь, даже если чек не сохранился. Но важно, чтобы клиент мог подтвердить, что он совершал эту покупку, — например, показать выписку из банка.
Отправляют в сервисный центр. Некоторые магазины электронной техники отказывают в возврате, направляют клиента в сервисный центр, чтобы там отремонтировали устройство. Но это незаконно: в статье 503 ГК РФ сказано, что покупатель может потребовать деньги, ремонт или возмещение средств за ремонт. Поэтому магазин может порекомендовать обратиться за ремонтом в его сервисный центр, но, если покупатель отказывается, продавец обязан вернуть деньги за продукцию ненадлежащего качества.
### Реклама может работать сама — с Рекламной подпиской от Яндекс Бизнеса
Принцип написания информационной части заявления о возврате средств имеет общую концепцию, однако ее содержание различается с учетом причины подачи ходатайства. Рассмотрим три варианта и нюансы написания писем.
### Возврат ошибочно перечисленных денежных средств
Данный вариант ходатайства актуален для случаев, когда плательщик отправил средства на расчетный счет контрагента, которому они не предназначались. К примеру, на возврат ошибочно перечисленных денежных средств письмо, образец которого мы рассматриваем в этой части, должно быть подано, если:
1. Плательщик допустил ошибку при перечислении денег.
2. Плательщик ошибочно перечислил средства на чужой счет.
3. Банк совершил допущено платежную ошибку.
В первом и втором приведенных случаях, претензия на возврат составляется на имя получателя платежа. В третьем случае – претензия адресуется банку, который в приведенной ситуации фактически нарушил правила совершения платежных операций и несет ответственность в соответствии со ст. 866 ГК РФ.
### Возврат излишне перечисленных денежных средств
Данная версия письма актуальна в случаях, когда отправитель платежа неверно указал, а в частности – неправомерно завысил, сумму перечисляемых средств, допустив ошибку в расчетах или механическую ошибку.
### На возврат денежных средств от поставщика
Письмо о возврате денежных средств за товар – это уже не столько заявление о возврате денег, сколько полноценная финансово-правовая претензия, которая и оформлена должна быть соответствующим образом.
Содержание этого письма, которое в свою очередь может впоследствии стать документальным доводом при рассмотрении иска в хозяйственном арбитраже, должно в обязательном порядке иметь:
1. Полное наименование и реквизиты компании-продавца.
2. Детали сделки и контракта.
3. Сумму денежных средств, подлежащих возврату.
4. Правовые основания для возврата.
5. Фактические обстоятельства, приведшие к необходимости возврата.
6. Требования к срокам возврата.
## Как оформить документы на возврат
Возврат в день покупки или через несколько суток будет отличаться. Рассказываем, что стоит учесть в обоих случаях.
### Возврат в день покупки
Бывает, что клиент что-то приобретает, а через час возвращается и просит отдать деньги. Тогда нужно:
- Обратиться к продавцу.
- Предъявить товар и чек.
- Сообщить причину возврата.
### Возврат через несколько дней
Если вы пожалели о покупке позже, нужно:
- Заполнить заявление на возврат.
- Подготовить товар в оригинальной упаковке.
- Обратиться к продавцу с документами.Если возвращаете деньги безналичным переводом, РКО не нужен. Его заменяет отчёт онлайн-кассы о закрытии смены.
В другой день. Чаще всего вещи возвращают через несколько суток после покупки. Для оформления нужно:
Когда вещь можно принять, а когда — нет
Согласно статьям 502 и 503 ГК РФ, покупатель вправе вернуть не только качественную вещь, но и бракованную, если при покупке он не знал о недостатках. Условия для этих двух категорий будут разными.
Возврат вещи без дефектов. Можно принести в магазин качественное изделие, которое не подошло: например, пальто оказалось большим, а компьютерное кресло не сочетается с интерьером. Продавец обязан предложить обмен на аналогичную вещь другого размера, цвета или габаритов. А если подходящей позиции для замены нет в продаже, надо оформить возврат денежных средств покупателю по безналичному расчёту или наличными.
Продукт, на котором нет брака или производственных дефектов, можно вернуть только при сохранении фабричных этикеток и ярлыков. При этом на нём не должно быть повреждений и следов использования. Покупателю нужно сдать вещь в течение 14 дней: если прошло больше времени, магазин вправе ему отказать.
Есть категории продуктов, которые нельзя сдать в магазин или обменять, если на них нет дефектов. Например, это изделия, изготовленные на заказ, или нижнее бельё. Кроме этого, не принимаются обратно:
- Журналы
- Техника, подлежащая обязательной проверке перед покупкой
Полный список изделий, недоступных к возврату, можно посмотреть в постановлении Правительства РФ.
Возврат некачественного товара. Вещи с дефектами или браком покупатель вправе принести в магазин во время действия гарантии — её условия должны быть указаны в инструкции или на упаковке. Если такой информации нет, гарантийным сроком считаются два года с момента покупки.
Товар с дефектами может быть без упаковки и заводских бирок, а также со следами использования. Покупатель вправе вернуть его, обменять, отремонтировать за счёт компании или получить деньги для самостоятельного ремонта.
Как убедиться, что товар бракованный
Иногда поставщик передаёт вещи уже с браком, а иногда они ломаются из-за неаккуратного обращения. Например, человек взял ноутбук и приходит с жалобой, что он не работает. Менеджеру надо убедиться, что причина поломки — заводской брак, а не пролитый кофе.
В п. 5 ст. 18 закона О защите прав потребителей есть информация о том, что проверка изделия происходит за счёт продавца. Для этого организуют независимую экспертизу и привлекают любую компанию, которая оказывает соответствующие услуги.
Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств
Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:
- Неверно указанными реквизитами
- Отказом покупателя от сделки
- Досрочным расторжением договора
В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.
Как вернуть ошибочно перечисленные деньги на свой счет, рассказывает КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Правила оформления заявления Р13014
Оформление заявления Р13014, предназначенного для возврата документов и имущества собственнику, требует соблюдения определенных правил.
Таким образом, нотариальное заверение при возврате документов и имущества отражает ответственность сторон и обеспечивает правовую защиту каждого участника сделки. Оно является необходимым элементом процесса и обеспечивает надежность и доверие при возврате имущества.
Письмо на возврат товара поставщику (образец письма)
Письмо-претензия по возврату товара подписывается руководителем организации-покупателя.
Такое письмо лучше либо направить по почте с описью вложения и уведомлением о вручении, либо вручить под подпись руководителю организации-поставщика (иному уполномоченному лицу). Так у вас будет подтверждение того, что письмо получено адресатом.
Письмо на возврат товара поставщику может выглядеть следующим образом.
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик? Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Вы не подписчик? Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Документальное оформление возврата товара
При обнаружении недостатков товара, фирме-покупателю необходимо отправить поставщику:
Составлять счет-фактуру покупателю не надо – продавец должен составить корректировочный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 24.08.2020 N 03-07-14/73988).
Зачем нужно письмо-претензия по возврату товара
Дело в том, что при возврате товара поставщику, покупатель может потребовать, например, замены товара. И если он не направит в адрес поставщика письмо-претензию, то поставщик, в свою очередь, вправе отказать в выполнении требований покупателя (п. 4, 5 ст. 468, п. 1, 2 ст. 483 ГК РФ).
Как составляется заявление или претензия
Продавец может выдать распечатанный шаблон, чтобы клиенту было удобнее писать письмо на возврат. Но покупатель вправе написать заявление от руки в свободной форме.
Проследите, чтобы в бланке в правом или левом верхнем углу было указано следующее:
В основной части нужно написать:
Снизу должна стоять дата подачи заявления и подпись с расшифровкой.
Шаблон заявления о возврате товара — покупателю нужно подставить свои данные
Об ответственности, предусмотренной законом за невозврат платежа
Защиту денежных средств плательщика, ошибочно или излишне перечисленных в адрес контрагента, обеспечивает государство положениями Гражданского кодекса РФ.
Так, нормами закона установлены для лиц, неправомерно удерживающих и не вернувших денежные средства в установленный срок, что признается законом как неосновательное обогащение:
О дополнениях к ходатайству о возврате денег
Хотя основным документов при обращении по вопросу возврата средств является Письмо, оно не всегда признается самодостаточным документом.
В ряде случаев (при возврате денежных средств за товар, излишне перечисленных денег) банк может и имеет право затребовать дополнительно такие документы, как:
Образец и форма документа в конкретных ситуациях
В номенклатурной сетке внутренних документов письмо возврата денежных средств – это ходатайство, сутью которого является просьба плательщика вернуть в адрес отправителя деньги, излишне или ошибочно перечисленные.
Стандартной формы такого письма, утвержденной законодательно, не существует. Однако в деловой финансовой переписке используются образцы, содержание и форма которых сложились с учетом многолетней практики. Кроме того, могут использоваться формы, рекомендованные конкретными банками, клиентом которых является плательщик.
Как написать письмо о возврате денежных средств?
Принцип формирования содержащихся в письме сведений и их последовательность идентичен требованиям к формированию деловых документов:
Обращаем внимание! Если в адрес контрагента направляется письмо-претензия о возврате денежных средств (как правило, претензия отправляется в случае, если на первичное обращение получатель не отреагировал), в него включается дополнительный пункт – информация о рассмотрении претензии через судебную инстанцию, выдвижение требований на начисление штрафных санкций за незаконное использование финансов, ответственность согласно действующему законодательству.