Android-приложение MD Audit разработано для облегчения аудитов в торговых сетях. Приложение автоматизирует стандарты и процессы согласно чек-листу.
Сегодня сложно найти человека, который бы не слышал про чек-листы или проверочные листы. Первое — это прямая калька с английского и встречается чаще, потому что короче и удобнее в использовании, хотя второе больше отражает смысл. Так что же такое чек-листы и как их использовать в бизнесе? Разбираемся в этой статье.
Чек-лист — что это?
Дословно с английского чек-лист (checklist) переводится как проверочный список. Простыми словами можно дать следующее определение:
Чек-лист — это перечень вопросов, предназначенный для проверки чего-либо: последовательности действий, соблюдения требований, правильности выполнения процесса и т.д.
Это универсальный инструмент, который можно использовать где угодно.
На первый взгляд может показаться, что чек-лист — это что-то вроде списка дел или руководства, инструкции по выполнению какого-либо процесса. Но это не так и дальше мы объясним почему.
Какими бывают чек-листы
Существует два основных типа чек-листов: прочитай и сделай (Read-Do) и сделай и подтверди (Do-Confirm). Они отличаются по назначению. Первый предназначен для помощи в процессе выполнения поэтапного действия, а второй — для проверки уже выполненных этапов задачи. Поясним на примере.
Чек-лист типа прочитай и сделай (Read-Do)
Этот тип чек-листа помогает в достижении какой-либо цели: выполнения действия, решения задачи, прохождения процесса. В нем содержатся шаги, при выполнении которых, заданная цель будет достигнута. Этот тип чек-листа больше похож на пошаговую инструкцию, но без обязательного порядка выполнения действий.
Чек-лист типа сделай и подтверди (Do-Confirm)
У этого типа чек-листов цель иная — проверка уже выполненных действий. Его можно использовать для самопроверки, чтобы убедиться в правильности выполнения задачи или же для контроля качества работы другого человека.
На основании результатов работы нашей системы сканирования мы определили вероятность того, что эти флаги могут свидетельствовать о ложных положительных результатах.
### Что такое ложный положительный результат?
Это означает, что неопасная программа ошибочно помечается в качестве вредоносной, поскольку в антивирусной программе используется алгоритм или сигнатура обнаружения с недостаточно строгими условиями.
Высока вероятность того, что эта программа является вредоносной или содержит нежелательное связанное программное обеспечение.
### Почему эта программа больше недоступна в нашем каталоге?
На основании результатов работы нашей системы сканирования мы определили вероятность того, что эти флаги свидетельствуют о достоверных положительных результатах.
## Аналитика
Приложение существенно ускоряет процесс аудита с использованием чек-листов. Оно предоставляет аналитику процессов, возможность создания фотоотчетов, аудит мерчандайзинга и многое другое. MD Audit также позволяет автоматически генерировать контрольные списки и управлять задачами.
С помощью этого приложения можно оценить, как компания воспринимается клиентами. Здесь содержится информация об отзывах и анализ деятельности конкурентов. Также можно проводить оценку качества продукции, работы субподрядчиков и соблюдение норм безопасности.
MD Audit позволяет создавать шаблоны проверок по различным категориям. Здесь можно проводить опросы, используя ответы из справочников для сотрудников и других пользователей. Эти опросы предоставляют информацию о том, что нужно улучшить в работе компании для повышения ее эффективности. Также предусмотрена возможность составления рейтингов для магазинов и филиалов.
## Доводов ЗА использования чек-листов в бизнесе
## Где скачать чек-листы для бизнеса?
Приведем выдержку из нашей книги Путь к эффективности бизнес-процессов. Это алгоритм из шести шагов по правильному составлению чек-листов.
### ШАГ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ
Важно определить, чего именно вы хотите добиться с помощью проверки по чек-листу. У каждого департамента компании могут быть свои цели, значит, и свои чек-листы. Например, отдел HR может поставить целью формирование кадрового резерва, а розничный департамент — сокращение потерь. После того, как цель выбрана, ее нужно декомпозировать до уровня операционного исполнения.
В качестве примера покажем как будет выглядеть декомпозиция цели повышения NPS в рамках системы MD Audit:
### ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ ОБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ
Когда цель определена, нужно решить на какие объекты она распространяется и на каких из них нужно проводить проверки. Например, в рамках одной цели нужно организовать проверки торгового зала и подсобных помещений магазина, а в рамках другой — складские помещения.
### ШАГ 3. СФОРМУЛИРУЙТЕ ВОПРОСЫ
Как правильно формулировать вопросы аудита
Это очень важный шаг, потому что от правильности формулировки вопросов во многом зависит результат аудита. Приведем несколько правил составления вопросов.
Правила составления вопросов:
Вопрос должен быть ясным, понятным, с четкими критериями оценки без двойных толкований
- Неправильно: Очередь в кассу отсутствует.
- Пояснение: Вопрос неоднозначный. Один проверяющий посчитает очередью 10 человек, а другой — 3.
- Правильно: Очередь в кассу 4 человека и менее.
Желательно, чтобы вопрос был дихотомического типа, то есть предполагал ответы Да или Нет
- Неправильно: Как работает кондиционер в торговом?
- Правильно: Кондиционер в торговом зале исправен.
При формулировке вопроса желательно избегать использования частицы не
- Неправильно: На столе кассира не находится ничего лишнего.
- Правильно: На столе кассира отсутствуют посторонние предметы.
В вопросе должен быть отражен один и только самый важный критерий оценки
- Неправильно: Правила презентации товара по количеству, цвету, размерам, моделям, принципу гардеробности, принципам представления продукта соблюдены.
- Правильно: Правила презентации товара по принципу гардеробности соблюдены.
Чтобы аудитор правильно понял вопрос, сделайте подсказки
- Текстовые — чтобы избежать неоднозначности, давайте подробное пояснение к сложному моменту.
- Эталонные фото — показывайте пример, который проще увидеть, чем читать текстовое описание.
Определите периодичность
Аудит приносит результат, только если проводится регулярно. Определить регулярность проведения аудита можно на основе его цели.
- Цель краткосрочная: Проверки проходят часто (1, 2, 3 раза в неделю или каждый рабочий день)
- Цель долгосрочная: Проверки проходят редко (1, 2 раза в месяц, раз в квартал)
Определите участников аудита
Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.
Ежедневный чек-лист аудита пищевого производства мясного цеха
- Личная гигиена соблюдается.
- Сотрудники не принимают пищу/чай на рабочем месте.
- Расфасованных специй нет на полу.
- Участок со слайсерами в хорошем состоянии.
Инспекция оборудования
Чистота в рефрижераторе:
- Тара с сырьем накрыта и промаркирована
- Пол чистый, без мусора
- Сырье не стоит на полу
Камера №2:
- Тара с сырьем накрыта и промаркирована
- Пол чистый, без мусора и наледи
Холодный коридор:
- Сырье аккуратно выставлено, нет на полу
Мясной цех:
- Гофротара уложена на деревянные поддоны
- Поддоны уложены аккуратно в выделенной зоне
- Отсутствуют посторонние предметы
Держи с фаршем и заготовками:
- Промаркированы и прикрыты пленкой
Проверка инвентаря
ТБО контейнер:
- Не переполнен, накрыт крышкой
На полу отсутствует:
- Сырье
- Инвентарь
- Детали оборудования
Вода и лед:
- Нет стоячей воды на полу
- Отсутствует лед у льдогенератора
Состояние оборудования
Чистота оборудования:
- Нет застарелых загрязнений
Работоспособность:
- Оборудование в рабочем состоянии
- Не дорабатывается с помощью скотча или пленки
Аварийное оборудование:
- Все защитные устройства в наличии
Общие требования
- Электрощиты закрыты, проходы свободны
- Нет проводов и удлинителей на полу
- Санитарная обработка без контакта воды с электрическими частями
- Соблюдение требований пожарной безопасности
После проведения инспекции, необходимо корректировать процессы организации для улучшения санитарных и гигиенических условий работы.
Это приложение представляет из себя SaaS-решение на основе облачных вычислений. Оно позволяет внутри системы настраивать операционную структуру компании. Здесь можно выбирать критерии качества для бизнес-процессов и назначать ответственных сотрудников.
Приложение предоставляет функции управления задачами, заполнение электронных форм, сверка контрольных списков, сбор обратной связи от клиентов и многое другое. Благодаря этому MD Audit позволяет оценить эффективность и выполнение задач, что помогает улучшить качество работы компании, аналогично программе ВТБ Бизнес QR. Здесь также можно анализировать информацию по разным финансовым отделам.
Чем отличается чек-лист от инструкции и списка дел
Чаще всего чек-листы путают со списками дел, которые каждый из нас составлял хотя бы раз в жизни. Например, такими:
Однако у списка дел и чек-листа есть важное отличие.
Также чек-лист можно спутать с пошаговой инструкцией по выполнению какого-то действия, которая также будет использоваться многократно, но и тут есть большое отличие.
Особенности
Чек-листы — универсальный инструмент, его можно использовать для контроля абсолютно любых бизнес-процессов. Приведем лишь несколько примеров, как используют систему MD Audit наши клиенты.
Проверка знаний сотрудников, аттестации
При внедрении нового бизнес-процесса обязателен этап обучения персонала. Обычно это делается с помощью личного контроля руководителя, но можно проверить насколько сотрудники освоили новые знания с помощью чек-листов. Достаточно составить чек-лист с вопросами, отражающими ключевые моменты бизнес-процесса и проверить, как сотрудники этот процесс прошли. В системе MD Audit вы сможете составить:
Контроль сдачи объектов в эксплуатацию
В строительном бизнесе с помощью чек-листов можно организовать контроль сдачи объектов в эксплуатацию. Для этого достаточно один раз составить чек-лист, отражающий все требования к готовому объекту и проводить контроль с его помощью в мобильном приложении MD Audit. В этом случае вы получите:
Взаимодействие с подрядными организациями
Порой качество работы подрядных организаций, работающих на объектах компании (охрана, клининг и проч.), далеко от идеала. При этом процесс контроля качества и может осложняться нежеланием подрядчика идти на контакт и регулярными попытками оспорить претензии. Использование MD Audit решает эти проблемы. С помощью нашей системы возможно:
Возможности работы с чек-листами в MD Audit
Система MD Audit имеет одни из самых широких возможностей для работы с электронными чек-листами на российском рынке. Перечислим основные.
Отдельно стоит сказать про аналитику по чек-листам, которая включает графические и табличные отчеты, а также возможность создания персональных дашбордов по запросу. В модуле аналитики MD Audit вы сможете:
Что дает использование чек-листов сотрудникам разного уровня
Часто чек-листы воспринимаются исключительно как элемент контроля, который нужен руководителям, чтобы контролировать сотрудников. Несомненно, они решают такую задачу, но это лишь часть общей картины. На самом деле этот инструмент помогает сотрудникам на всех уровнях иерархии.
Отдельно стоит сказать, что от использования чек-листов выигрывают и конечные клиенты компании. Ведь с ростом качества работы сотрудников, растет качество услуг, а следовательно, клиенты тоже оказываются в выигрыше.
Используйте чек-листы для оптимизации своего бизнеса
В этой статье мы рассказали о том, что такое чек-листы, какими они бывают, как их можно использовать в бизнесе и почему система MD Audit оптимально подходит для этого. Проверить работу системы на практике вы можете бесплатно в течение 14 дней.
Похожие чек-листы
2022 May 30Чек-лист проверки санитарных и технических требований к продуктовому магазину
2022 May 30Чек-лист контроля выкладки продукции продуктового магазина
2022 May 30Чек-лист еженедельной проверки магазина одежды
Интерактивная демонстрация системы