Сроки декларирования
Орган по сертификации ФБУ «Ростовский ЦСМ» предлагает оказать помощь по оформлению макета с последующей регистрацией декларации о соответствии продукции. Сроки выполнения работ зависят от:
и могут составлять от 1 часа на передачу сведений во ФГИС Россаккредитации до 10-15 дней в случае необходимости проведения лабораторных испытаний.
Предоставление образцов продукции для испытаний (или протоколов испытаний)
Оформление макета декларации, согласование
Передача сведений в Единый реестр выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии
Декларация соответствия условий труда 2016
Готовый документ сдается в территориальный орган Роструда по месту нахождения работодателя, но не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки условий труда.
ГИТ регистрирует документ и присваивает ему уникальный номер. Органы трудовой инспекции могут отказать в принятии документа только по причине его неправильного оформления. После корректировки несоответствий он может быть сдан повторно.
Где проверить наличие декларации?
Сведения о поступившем документе заносятся в реестр деклараций соответствия условий труда, созданный на основании приказа Минтруда. Он представляет собой электронный сервис, в котором хранится информация, указанная в декларации. Реестр содержится в открытом доступе на официальном онлайновом ресурсе Роструда. Исключение сведений из него возможно только в случае выявления их недостоверности.
Обязательная сертификация колготок
Поскольку заданные изделия соприкасаются с кожей и относятся к первому слою, для них установлены строгие требования. Порядок оценки соответствия зависит от возрастной категории потребителей и регламентирующего акта. Возможно три варианта действий:
Возрастную категорию покупателей продукции легпрома определяет сам производитель. Эта информация фиксируется в нормативно-технических документах или в контракте на поставку. Сертификация колготок проводится для серийного изготовления элементов одежды с максимальным сроком на пять лет или в отношении одной партии без указания определенного периода действия. Зарегистрированные разрешения действуют во всех странах ЕАЭС, информация о них вносится в единые реестры.
Когда Приказ № 213н вступит в силу?
Срок действия декларации соответствия условий труда составляет 5 лет с момента утверждения комиссией отчета о проведении оценки рабочих мест.
Если в период действия документа на конкретном рабочем месте не были зафиксированы несчастные случаи, у работника не были обнаружены профзаболевания, вызванные воздействием ВОПФ, и он не нарушал государственных нормативных требований охраны труда, срок декларации считается продленным на очередные пять лет.
Проведение специальной оценки условий труда
Вы даже можете и не узнать, что вас уже проверяют и готовят Распоряжение о грядущей проверке. Инспектор легко может проверить наличие действующей СОУТ у любой компании, достаточно знать ИНН и ОГРН, а это общедоступная информация.
База данных находится на портале Федеральной государственной системы (ФГИС).
«У вас еще нет спецоценки? Тогда мы идем к вам!» – скажет инспектор и направит Распоряжение.
Что такое специальная оценка условий труда
Для того чтобы понять, что нужно сделать и как, необходимо выяснить для чего проводится СОУТ?
Специальная оценка условий труда (сокращенно СОУТ) – это обязательная процедура, при проведении которой проводится анализ состояния условий труда на рабочих местах, выявляются потенциальные опасные факторы, готовятся мероприятия для снижения вредного воздействия, и перечень полагающихся компенсация работникам за работу в неблагоприятных условиях.
Государство борется за своевременное проведение специальной оценки условий труда, преследуя множество целей:
Ответственность за непроведение СОУТ
Сразу хочу акцентировать ваше внимание, что штраф с появлением Федерального закона № 451-ФЗ от 27.12.2019 размер административного наказания не изменился, а ответственность за непроведение СОУТ немаленькая.
Рано или поздно вас выявят, выпишут штраф и проводить спецоценку в любом случае обяжут и отговорки, типа, да мы ж бюджетники нас не финансируют, особо не спасут.
Живой пример. В Управлении городского хозяйства небольшого городка произошел несчастный случай, соответственно, расследование, сбор документов, а спецоценки нет!
Руководитель пытался писать и объяснять, что он не виноват просто не были выделены средства, но инспектор непреклонен и выписал штраф за данное нарушение 60 тысяч рублей и на должностное 5 тыс.руб.
Руководителя это зацепило, он считал себя невиновным и обратился в суд. Но и суд был непреклонен, потому что на проведение спецоценки на вновь введенных местах дается 12 месяцев и можно было заложить в бюджет сумму, тем более проведение 1 рабочего места стоит от 1000 до 2000 рублей.
И как итог – требования статьи 214 ТК РФ и ФЗ № 426 были нарушены, поэтому штраф пришлось оплатить.
Добровольная сертификация колготок
После получения обязательных документов предприниматель вправе оформить добровольный сертификат на колготки, который дополнительно подтверждает их качество. Для этого проводится оценка тех свойств изделий, которые считает нужным выделить сам заявитель, например:
Сертификат качества предоставляется по результатам оценки соответствия объекта тем нормативам, что зафиксированы в ГОСТе или Техусловиях производителя. Он выдается на 1 — 3 года и действителен только в РФ. Добровольная сертификация – это маркетинговый инструмент. Предприниматель получает право указывать на этикетке товара подтверждающую маркировку, которая вызывает доверие у покупателей. Успешное прохождение оценки помогает расширить рынок сбыта продукции, дает преимущества при участии в конкурсах и тендерах.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ ЭКСПЕРТИЗУ УСЛОВИЙ ТРУДА, КОТОРЫЕ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ДОПОЛНИТЕЛЬНО ЗАПРАШИВАЮТСЯ ОРГАНОМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ УСЛОВИЙ ТРУДА
Договор (контракт) работодателя с организацией на проведение специальной оценки условий труда (далее – СОУТ).
График проведения СОУТ.
Перечень используемого оборудования, сырья и материалов, а также характеристики выполняемых работ на рабочих местах, где проведена СОУТ.
Рабочие или должностные инструкции на указанных в заявлении рабочих местах, действовавшие на момент проведения СОУТ.
Инструкции по охране труда на указанных в заявлении рабочих местах, действовавшие на момент проведения СОУТ.
Паспорта на оборудование, руководства по эксплуатации оборудования.
При проведении СОУТ в медицинских организациях дополнительно запрашиваются (при наличии) данные форм федерального статистического наблюдения о ВИЧ-инфекции, о больных туберкулезом, о заболеваниях активным туберкулезом, о числе заболеваний, зарегистрированных у пациентов, проживающих в районе обслуживания медицинской организации, о деятельности подразделений медицинской организации, оказывающих медицинскую помощь в стационарных условиях.
Кем проводится спецоценка
Предприниматель не может проводить спецоценку условий труда для себя сам. Ее проводят совместно работодатель и специальные люди, у которых для этого есть оборудование и знания. К организации, которая проводит специальную оценку условий труда, предъявляют определенные требования:
Такая организация и ее эксперты должны быть независимы. Например, СОУТ не могут проводить чиновники, которые контролируют сферу деятельности фирмы, в которой проводится спецоценка, и проводят государственную экспертизу условий труда. Проверку не должны делать организации и эксперты, которые имеют финансовые или родственные связи с компаниями, где проводится спецоценка.
Кто не должен проводить оценку условий труда
Компании без сотрудников. Допустим, в компании единственный сотрудник — гендиректор. Работает он из дома, потому что офисного помещения нет. Тогда нет предмета оценки, а значит, она и не нужна.
Если у нет сотрудников, то оценивать ничего тоже не нужно.
Компании без рабочих мест — все сотрудники удаленные. Не нужно оценивать рабочие места дистанционных и надомных работников: если, например, дизайнер или швея работают дома и это прописано у них в трудовом договоре — оценку проводить не нужно. Не нужно оценивать вакантные места — это когда место есть, а на нем никто не работает.
Обычные люди. Процедура не касается физических лиц: если у вас частный повар или личный помощник, которому вы платите как физическое лицо, то проводить процедуру тоже не нужно.
Нюансы
Иногда нужна спецоценка, но декларация не нужна: это в основном касается всяких производств, кафе и ресторанов. Или любого бизнеса, где обнаруживаются вредные или опасные факторы, — тут нужно действовать иначе, но это тема отдельной статьи.
Как получить декларацию ТР ТС (ТР ЕАЭС)
Перед регистрацией декларации необходимо осуществить ряд действий согласно выбранной схеме декларирования.
Типовые схемы включают в себя, как правило, следующие последовательно выполняемые процедуры:
Существуют особенности в вопросах декларирования ввозимой из-за рубежа продукции: получению разрешительных документов предшествует процедура проведения исследований и испытаний продукции, для которой необходим ввоз в Российскую Федерацию проб и образцов.
Подконтрольные товары, ввозимые в Российскую Федерацию и предназначенные для проведения исследований и испытаний продукции, которая в последующем будет выпускаться в обращение на территории Российской Федерации в ходе коммерческой деятельности и сопровождаться разрешительными документами, полученными на основе протоколов испытаний ввезенных подконтрольных товаров, подлежат таможенному декларированию в общеустановленном порядке. При этом таможенному органу в отношении подконтрольных товаров должны представляться копия договора с аккредитованной испытательной или письмо от аккредитованного лица, подтверждающие необходимое для этих целей количество (вес и объем) ввозимых проб и образцов продукции.
Эксперты ФБУ “Ростовский ЦСМ” имеют большой опыт работы со следующим перечнем продукции, подлежащей обязательному декларированию:
Какие параметры чулочно-носочных изделий подлежат проверке?
Сертификация колготок обязательно включает лабораторную экспертизу образцов по определенным методикам. В рамках положений ТР ТС 007/2011 и 017/2011, товар проверяется по следующим характеристикам:
Нормативные значения контролируемых параметров определяются исходя из возраста пользователей. Самые строгие требования установлены в отношении изделий для новорожденных. Допустимо их производство только из натуральных тканей, швы должны выполняться наружу и т.п.
Примеры испытаний
У вас остались вопросы?
Задайте вопрос эксперту
Смолина Ирина Михайловна
ведущий эксперт по пищевой продукции, зерну, кормам
Порядок проведения специальной оценки условий труда
Чтобы понятно было, как грамотно провести СОУТ, нужно понимать порядок проведения специальной оценки условий труда и знать “основу основ” при проведении спецоценки на предприятии – это федеральный закон № 426 от 28.12.2013г. А теперь еще и с учетом нововведений, вступивших в силу в 2020 году.
Если вам некогда вникать во все тонкости, читая и изучая нормативку, следуйте пошаговой инструкции и организуете спецоценку «без сучка, без задоринки».
Шаг 1. Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ
Рассказывая про алгоритм проведения СОУТ, первое на что нужно обратить внимание – это понимание того, что выполнить требование законодательства нужно и назад пути нет. Если с этим проблем нет, то далее необходимо подготовить приказ о создании комиссии по проведению СОУТ.
Кого включить в состав комиссии? Председателем всегда выступает работодатель или его представитель, к примеру, если это филиал или обособленное подразделение, то председателем комиссии назначается руководитель данного подразделения.
Специалист по охране труда (ч. 1-2 ст. 9 Закона № 426-ФЗ) или сотрудник, который выполняет данную функцию также должен быть включен в состав комиссии, а также представитель профсоюза. Количество членов комиссии должно быть нечетным. Тут же приложением к приказу готовим график проведения СОУТ.
Образец приказа о создании комиссии по СОУТ
График проведения специальной оценки условий труда должен быть обязательно (ч.1 ст.9 ФЗ № 426). Вроде бы, мелочь, а такая важная, а может очень неплохо прилететь за его отсутствие.
Регламентированной формы графика проведения спецоценки нет, главное, чтобы он был утвержден приказом.
Образец график проведения СОУТ
Поэтому идеальный вариант включить график проведения спецоценки, как приложение, в приказ о создании комиссии по проведению специальной оценки условий и утвердить руководителем.
Особо мудрить не стоит, главное прописать последовательно все виды работ последовательно и продолжительность каждого. Для упрощения ваших задач, предлагаю использовать мой образец, тем более, что он уже был проверен неоднократно.
Шаг 2. Перечень рабочих мест для СОУТ
Все на руках есть комиссия и график, которого в своей работе она должна придерживаться, теперь нужно определить, какие же рабочие места у вас есть на предприятии и какое их количество. Для этого потребуется штатное расписание и понимание того, что такое аналогичные рабочие места, всем поголовно проводить не стоит, можно, так сказать, сэкономить и законом это предусмотрено (ч. 5 ст. 9 Закона N 426-ФЗ).
Вот в этом месте, часто бывает недопонимание того, что и как нужно делать или вообще ступор, потому как по статистике 90% предприятий составляют его не корректно и переплачивают. Либо их все же поправит специализированная организация, с которой заключен договор, но об этом чуть позже, многие могут этого и не делать, чтобы больше заработать за каждое рабочее место. Так “гонорар” считается по рабочим местам.
Здесь есть еще такой момент, как определить аналогичные рабочие места. Что это вообще такое? Аналогичные рабочие места – это рабочие места, на которых работающие сотрудники имеют одно и то же:
Например, специалист по охране труда и главный специалист по охране труда работают в одном кабинете, используя одинаковые компьютеры (одной и той же модели, и года выпуска), но так как наименование должностей разное, то и места аналогичными уже не считаются. Или другой пример, не так давно оказывала консультативную помощь при оформлении документов в проведении СОУТ для небольшой компании, где в штате, помимо всего остального персонала, есть два водителя, работающие на разных авто.
Один работает на Мерседесе и возит директора, а второй на Газеле и занимается развозкой товаров по городу. Так вот, почитав статьи в интернете и не вникнув в суть, бухгалтер пыталась меня убедить, что можно сэкономить, посчитав данные рабочие места водителей, как аналогичные. Пришлось убеждать ее в обратном, для каждой должности в данном случае будет своя карта СОУТ, потому как разные автомобили и должностные обязанности, несмотря на то, что называются одинаково.
А теперь как правильно рассчитать аналогичные рабочие места. Определив все аналогичные места, нужно запомнить формулу. Необходимо общее количество умножить на 20%, но по требованию закона, должно быть не менее двух. Предположим, есть пять конструкторов, было определено, что места аналогичные. Количество мест = 5 * 20% = 1, не смотря на результат в перечне рабочих мест, указываем 2.
Еще один пример, охранники КПП в смену работает 3 человека, сутки через трое, функционал совершенно одинаковый, значит, три рабочих места. Но производя расчет по форме, имеем два аналогичных. С расчетом покончено, читаем алгоритм проведения СОУТ и переходим к перечню рабочих мест.
Определенной законом формы нет, поэтому вы вправе составить его на свое усмотрение, но обязательно, утвердив работодателем. Для понимания того, как примерно таблица должна выглядеть, приведу свой образец.
Образец перечень рабочих мест
А как быть с проведением СОУТ на вакантных местах?
Уместно будет и об этом сказать, чтобы не было допущено ошибки, ведь для свободных рабочих мест специальная оценка условий труда не проводится (Письмо Минтруда № 15-1/ООГ-1041), потому что, выполняя лабораторные замеры, не будет возможности определить воздействие вредных факторов, и означает, что производственные процессы в данный момент не проводят.
Это, конечно, очень неудобно, потому что если через какое-то время будет принят работник на данную должность, то придется снова организовывать проведение СОУТ.
Шаг 3. Заключение договора на проведение СОУТ
Вроде бы все просто открыл интернет, «загуглил», выбрал, что подешевле и пусть работают. Ан, нет! Мошенников везде хватает и в этом деле, к сожалению тоже. Если хотите выбрать организацию, которая соответствует требования закона, то определите ее по реестру аккредитованных организаций по проведению специальной оценки условий труда.
Минтруд дал разрешение, значит с ними можно работать. Если вдруг вам интересно, какие требования предъявляет Минтруд, к организациям, проводящим СОУТ, можете почитать тут (ст. 19 ФЗ 426).
Ошибки при проведении СОУТ
Компания, в которой я работала, активно развивалась и в 2015 году открылось новое подразделение. В штатном расписании появилось очень много новых должностей как ИТР, так и рабочего персонала.
Работы было много и одной из задач было проведение специальной оценки условий труда на рабочих местах.
Прошерстив интернет, рассмотрев десятки компаний, остановилась на пяти из сотни аккредитованные организаций. У всех был полный комплект документов, которыми они подтверждали свое соответствие:
Проверила наличие аккредитации по охране труда, дающей права проводить специальную оценку условий труда, на сайте Минтруда России, я спокойно отправила документы для проведения конкурса внутри компании. Победу одержала организация, проводящая СОУТ с очень внушительным названием, да и стоимость у них была скромнее, чем у остальных.
Это не маловажный фактор в каждой компании, хочется сделать все хорошо и с реальной экономией. Именно этот момент часто и подводит, ведь не зря говорят, что скупой платит дважды. Ведь в последствии могут “всплыть” ошибки при проведении СОУТ. Дело это не быстрое, и кто раньше сталкивался с проведением спецоценки, знает, какая это “головная боль” из-за огромного количества бумажек, которые нужно подготовить, а также возни, которая занимает все рабочее время.
Но это не должно служить причиной халявного отношения, потому что с документами, полученными на выходе вам работать 5 лет. Проведение реальной специальной оценки условий труда рабочих мест помогает удостовериться, что сотрудники вашей компании трудятся в нормальных условиях, им есть чем дышать, от шума не лопаются барабанные перепонки, а зрение не падает из-за полумрака в офисе.
Полностью положившись на их компетентность, готовила приказ о создании комиссии по проведению СОУТ, перечни рабочих мест, собирала все необходимые документы, отвечала на появляющиеся вопросы, победившей в конкурсе организации. Первое, что меня смутило во время работы, это вопрос: «Нужен ли выезд специалиста лаборатории в нашу компанию?» Находилось вновь открытое подразделение не близко и нежелание ехать было объяснимо.
Но моя привычка делать все по-честному, не дала компании, проводящей СОУТ схалявить. К тому же, проведя “липовую” спецоценку вы рискуете, тем что работники могут выразить свои замечания в письменном виде и придет проводить спецоценку повторно. Так вот, лаборатория приехала, замеры были сделаны, рабочие места исследованы, оставалось ждать результата работы.
Чем грозит низкое качество СОУТ
Как и в любом деле есть компании, которые готовы за дополнительное вознаграждение подготовить документ так, как просит заказчик. Такая же проблема есть и в специальной оценке условий труда – плохое поведение аккредитованных организаций. Они пользуются тем, что многие работодатели не понимают процедуру проведения СОУТ, как говорится “Что это такое? И с чем его едят?”.
Эксперты не уделяют должного внимания качеству своих услуг, допускают ошибки в замерах параметров рабочих мест, в идентификации класса вредности рабочего места. А ведь если по результатам спецоценки класс условий труда будет признан допустимым, а по факту указанная профессия присутствует в Списке № 2, то у Пенсионного фонда не будет оснований для включения данного периода в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии.
С этой проблемой я и столкнулась. Получив документы на проверку, 2 класс условий труда практически стоял у всех. Напомню, что всех выделяют 4 класса условий труда:
Так вот, несмотря на то, что в данном подразделении были сварщики, у которых априори класс условий труда не может быть меньше 3, стоял второй. Там, где децибелы превышали допустимые пределы, эксперт никаких вредных факторов не увидел. Хотя инспектор придя с проверкой и не имея под рукой специальное оборудование, легко мог бы понять, что есть превышение.
Да, можно сказать, что такой вид проведения специальной оценки условий труда для работодателя только плюс. Не надо платить дополнительные выплаты, предоставлять дополнительные дни к отпуску, и конечно не надо платить дополнительные взносы по более высокому тарифу.
Увидев все неточности, обратилась с просьбой исправить протоколы по фактическим замерам и перепроверить все данные, особенно льготное пенсионное обеспечение. Его наличие или отсутствие можно проверить по Постановлению Госкомтруда № 298/П-22, к нему прилагается Список “вредников”. Можно было закрыть глаза, но ничего не проходит незаметно, все тайное рано или поздно становится явным. Особенно, если это касается охраны труда.
Работник вправе подать письменно свои возражения в организацию, проводившую СОУТ, работодателю и в профсоюз. Рассмотрев все материалы и убедившись в том, что замечания обоснованные, придет проводить внеплановую специальную оценку условий труда. Следует вывод: Не нарушай и не наказан будешь!
Но это еще мелочи жизни, ведь может произойти и несчастный случай на производстве, а тогда комиссия будет рассматривать спецоценку уже более детально и все “косяки” сразу же будут видны. А там уже все зависит от тяжести НС, и ошибки при проведении СОУТ могут потянуть за собой уголовную ответственность.
Шаг 4. Регистрация работодателя в ФГИС
Регистрация специализированной организацией по проведению спецоценки в реестре ФГИС – это нововведение и было включено в алгоритм проведения СОУТ с 2020 года Федеральным законом N 451-ФЗ от 27.12.2019 г. До начала работ по проведению СОУТ должен быть получен специальный идентификационный номер.
Этот номер получает организация, проводящая специальную оценку условий труда в течение 5 рабочих дней с даты заключения договора, который будет фигурировать в итоговом отчете. В базу Минтруда заносится следующая информация:
Посмотреть этот номер можно в реестре Минтруда и организация-подрядчик, должна отправить вам его в течение 3-х рабочих дней до начала работ заказным письмом или на электронном носителе, подписанным ЭЦП. Проверьте наличие номера в базе Минтруд, если вы его там не обнаружите, специальная оценка условий труда будет недействительна. Такие проблемы никому не нужны, поэтому перестраховывайтесь и всегда проверяйте.
Шаг 5. Проведение процедуры СОУТ
Для специализированной организации потребуется дополнительная информация:
Шаг 6. Идентификация потенциально опасных и вредных факторов
Выявление вредных и опасных факторов – это уже обязанность специализированной организации, но для понимания полной картины происходящего организовывая порядок проведения СОУТ, нужно знать и про этот момент.
После сбора информации, исследования рабочих мест и проведения замеров, специализированная организация переходит к определению степени вредности, которые, в свою очередь, делятся на 4 класса.
По окончании проведения СОУТ к каждому из классов будут применены определенные гарантии и компенсации.
Гарантии и компенсации в зависимости от результатов СОУТ
Мда, работодателю, как правило, невыгодно наличие классов условий труда выше 2, это ж сколько дополнительной головной боли появляется, но в любом случае, организовывая проведение специальной оценки условий труда, вы имеете право снизить установленный класс, улучшив условия труда работника, например, купить и выдать в использование более эффективные СИЗ.
Шаг 7. Утверждение отчета по результатам СОУТ
Когда все мероприятия будут закончены, специализированная организация предоставляет вам на рассмотрение и согласование полный пакет документов (ст.15 426-ФЗ). По внесенным ФЗ № 451 изменениям, должны вы это сделать в течение 30 календарных дней со дня направления его вам компанией-оценщиком.
В случае если вас все полностью устраивает и не обнаружено никаких замечаний и вопросов, то отчет о проведении специальной оценки условий труда следует подписать всеми членами комиссии и утвердить председателем. Уже большая часть дел сделана, но пошаговая инструкция проведения СОУТ вовсе на этот не заканчивается, остается еще много важных моментов, которые нельзя упустить впереди.
Если в установленный срок ваша компания не уложилась и нет уважительной причины (отпуск или больничный одного из членов комиссии), то получите штраф, потому как, нарушив порядок проведения специальной оценки условий труда, вас могут оштрафовать, точно также, как если вы вообще спецоценку не проводили. А оно вам надо? Штрафы выше приводила.
Думаю, нет! После утверждения в 3-х рабочих дней нужно любым способом уведомить специализированную организацию, отправив утвержденный отчет. Как вы представите данный отчет не важно, это может быть нарочно, с помощью электронной почты или любых других доступных способов. Это порядок обязательный и нарушать его нельзя.
Сроки по окончании СОУТ нужно соблюдать строго, а не просто подписать отчет, думая, что ваша работа на этом завершена. Такие четкие и жесткие рамки нужны для того, чтобы проведение СОУТ не затягивалась на несколько месяцев, чтобы все было четко и прозрачно и в любой момент можно было определить, кто затягивает выполнение этих работ.
Например, если вы отправили отчет почтой России, то обязательно заказным письмом, но суть не в этом, продублируйте отчет по электронной почте, потому как сроки уже будут нарушены, и вы подведете специализированную организацию и себя в том числе. Получив ваш утвержденный отчет, компания-оценщик должна разместить его в реестре на сайте Минтруда и в течение 3 рабочих дней направить уведомление вам о регистрации отчета в Минтруде.
С этого момента он считается утвержденным. Обратите внимание, что если отчет не зарегистрирован, то он недействителен. Порядок проведения СОУТ очень усложнился, нужно быть постоянно начеку, помнить о сроках и о возможных штрафах.
Шаг 8. Декларирование
Далее разбирая типовые вопросы и ответы по специальной оценке условий труда, хочу остановить особое внимание на декларации. Название документа – декларация соответствия условий труда говорит само за себя. Она подтверждает, что на рабочих местах, указанных в декларации нет воздействия опасных и вредных производственных факторов.
То есть они являются оптимальными или допустимыми, по этим должностям нет необходимости производить дополнительные компенсационные выплаты и прочее. Мы уже говорили о том, что работодателю это выгодно, но не стоит экономить на работниках, потому как это может «выйти боком». Не стоит забывать о жизни и здоровье ваших подчиненных, лучше улучшайте им условия труда, тем самым достигая большей выгоды.
Декларацию нужно заполнять строго по форме (Приложение № 1 Приказ Минтруда России от 07.02.2014 N 80н). Если оформили не корректно, то Инспекция в течение 10 рабочих дней отправит вам ее обратно. Вы быстро правите и отправляете повторно. Не все специализированные организации, проводящие специальную оценку условий труда, заботятся о своих клиентах и заполняют за них декларацию.
Часто работодателю приходится это делать самостоятельно. И чтобы не допустить ошибок в оформлении не лишним вам будет почитать письмо Минтруда (ПИСЬМО от 23 июня 2014 г. N 15-1/В-724) с разъяснениями. Имейте в виду! Срок подачи декларации в инспекцию по труду – 30 рабочих дней с момента утверждения СОУТ, а с 2020 года – это регистрации отчета в реестре Минтруда.
Порядок подачи декларации по специальной оценке условий труда
Да, каюсь грешна, с первой своей специальной оценкой практически прозевала срок подачи декларации соответствия условий труда в ГИТ. Почему практически? Потому что, вспомнила о том, что декларации должны быть зарегистрированы в ГИТ за несколько дней до окончания выделенного законом срока. У меня оставалось буквально два дня, а если опоздать, то можно «нарваться» на штраф до 80000 рублей.
«Бегом» подготовила на документы и заказным письмом отправила почтой. Главное ведь дата отправки. Успела. Но если срок опоздания будет хоть пару дней, штраф неминуем и как показывает судебная практика, оспорить его в 99% случаев не удастся. Больше про декларацию я не забывала никогда. Это был хороший урок, хоть и осталась неоштрафованная.
Срок действия и продление срока действия декларации соответствия условий труда
Срок действия декларации соответствия условий труда составляет 5 лет (ч. 4 ст. 11 Закона № 426-ФЗ), так же как сама специальная оценка. СОУТ была введена в действие в 2014 году взамен аттестации рабочих мест, срок действия специальной оценки условий труда и декларации подходит к концу. Если первое проводить придется снова, то второе можно продлить и тем самым сэкономить бюджет работодателю.
Когда подходит окончание срока действия декларации на данных рабочих местах, и не было зарегистрировано несчастных случае или профессиональных заболеваний, то она считается автоматически продленной (части 5 статьи 11 Федерального закона № 426-ФЗ). Делать в этом случае ничего не требует, никаких подтверждающих бумажек не нужно. То есть, если у вас по результатам СОУТ все рабочие места декларативные, вредности нет, то специальная оценка также считается продленной. Это правило не распространяется на вредников.
Прекращение действия декларации
Срок действия декларации соответствия условий труда может быть прерван, если выявлены вышеуказанные факты. В этом случае дается 6 месяцев на проведение внеплановой спецоценки. Как показывает практика вредность у данного рабочего места будет выявлена, но если класс условий труда останется неизменным, то подается в ГИТ новая декларация.
Шаг 9. Ознакомление работников с результатами СОУТ
Что необходимо делать дальше после проведения СОУТ? Конечно же, ознакомить со спецоценкой работников. Это обязательный этап и провести его нужно своевременно. Собрать все подписи вы должны в течение 30 календарных дней. Не позднее. А если работник находится на больничном, в командировке или отсутствует еще по каким-либо причинам, то срок ознакомления продлевается.
Только имейте в виду, что во время проведения проверки, инспектор может потребовать документ, подтверждающий причину отсутствия. Более того, с каждым годом работники становятся все более просвещенными в области трудового законодательства, что не может не радовать, поэтому если, изучая результаты проведения СОУТ, возникли возражения и замечания, то они (или один сотрудник) может составить их в письменном виде.
Подаются они в компанию-оценщика, работодателю или в профсоюз, они их рассматривают и принимают решение: отклонить или проводится внеплановая специальная оценка условий труд. Все замечания работников обязательно должны быть приложены к отчету о проведении СОУТ.
Если сотрудник уволился и на его место пришел новый, его необходимо также ознакомление с результатами СОУТ. Лист ознакомления очень важен:
Образец Лист ознакомления с результатом СОУТ
Оставляю вам образец листа ознакомления с результатами спецоценки, который вы можете видоизменять по вашему усмотрению.
Внесение информации в трудовой договор о СОУТ
Привлечь к ответственности за нарушение обязательного условиях специальной оценки условий труда – это отсутствует информация о соут в трудовом договоре, а также о компенсациях и гарантиях. Сотрудник должен иметь право в любой момент открыть этот документ и посмотреть, не нарушаются ли его права, об этом можно посмотреть в письме Минтруда № 15-1/ООГ-2516 от 14.07.2016г.
Поэтому стоит проверить, а не упустили ли кадры данный момент и учли при составлении трудовых договоров. Если проведена внеплановая спецоценка, изменились класс вредных и опасных факторов, появились или убавились компенсации и гарантии, нужно о предстоящих изменениях и о причинах изменений нужно письменно уведомить работника не позднее, чем за 2 месяца (ст.74 ТК РФ).
Вам не просто нужно уведомить работника, но и ознакомить с новой картой специальной оценки условий труда под подпись. В противном случае изменения не будут считаться действительными.
Образец Уведомление об изменении условий труда по результатам СОУТ
Где должны храниться и каков срок хранения результатов СОУТ?
Ни в одном законе не сказано где именно должны храниться результаты СОУТ и листы ознакомления. Тут решаться данный вопрос должен на уровне предприятия. К примеру, у нас спецоценкой «от А до Я» занимался отдел охраны труда, поэтому хранились данные документы у нас в архиве. Если же предприятие малое и ОТ занимаются, к примеру, кадры, то и хранить столь важные документы должны они.
Касательно того, каков срок хранения результатов соут, регламентирующие документы есть. Карты СОУТ необходимо хранить в течение 45 лет, а если были определен вредные или опасные производственные факторы – 75 лет. Такой длительный срок хранения специальной оценки условий труда необходим на тот случай, если на предприятии произойдет несчастный случай. Результаты СОУТ являются обязательным документом для рассмотрения комиссией.
Шаг 10. Публикация результатов на официальном сайте
Еще одной обязанностью является размещение на официальном сайте результатов СОУТ. Причем если сайта у вас на самом деле нет, то это обязательство снимается. Во всех остальных случаях оформить их на своем интернет–ресурсе вы обязаны.И сделать это необходимо в течение 30 календарных дней.
В 21 веке уже у каждой компании есть хотя бы не большой, но сайт, где необходимо размещение результатов СОУТ на сайте:
Помимо соблюдения закона, это еще дает работодателю небольшой плюсик в карму. Грамотный соискатель, рассматривая ваш сайт, может обратить внимание на информацию о спецоценке и сделает для себя вывод, что компания серьезная, законы соблюдает и не пройдет мимо. Важно заметить, если будет прием новых сотрудников на данную должность, от руки ничего вписывать не нужно, используйте для этих целей лист ознакомления.
Шаг 11. Информирование ФСС
Форму 4-ФСС должны сдавать все организации и ФЛ, которые выплачивают доход физическим лицам. Информацию о проведенной работе отразите в таблице 5.
Шаг 12. Заключительный этап
По окончании специальной оценки условий труда, готовится приказ о завершении, где «по полочкам» разложено, с какого числа необходимо предоставлять компенсации, кому и в каком размере. Этот документ по закону необязателен, и готовить его или нет, тут уже вам решать. Готовила я его для большей прозрачности, потому что, если организация большая, потом может начаться: «А мы и не знали».
Образец приказ о завершении СОУТ
Стоит отметить еще и тот факт, что начисление компенсаций и льгот должно начинаться сразу после утверждения отчета. Компания-сосед столкнулась с такой ситуацией – СОУТ у них утвержден был 20 июля, а начислять они решили с 01 августа. За это можно и «влететь», потому как 10 дней уже действовала спецоценка, а работа еще не велась.
Вот так вот. И об этом тоже стоит упомянуть в приказе о завершении СОУТ. Кроме того, следует сделать акцент о необходимости внесения в трудовые договора информации о том, какие работникам полагаются льготы. Срок действия результатов специальной оценки условий труда – 5 лет, а декларацию по истечении срока можно продлить.
Декларация может быть подана в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”
Чтобы отправить декларацию соответствия условий труда в электронном виде , необходимо перейти на официальный раздел сайта Роструда declaration.ru и заполнить необходимую форму согласно инструкции. Дублировать документы в бумажном варианте и отправлять их повторно в ГИТ не нужно
Сведения , содержащиеся в реестре , размещаются на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” и являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений , относящихся к государственной и иной охраняемой законом тайне
Декларация соответствия условий труда 2016: куда сдавать? Готовый документ сдается в территориальный орган Роструда по месту нахождения работодателя, но не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки условий труда. ГИТ регистрирует документ и присваивает ему уникальный номер