Предисловие
- Разработан Федеральным бюджетным учреждением “Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела” (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
- Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”
- Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
- В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
- Взамен ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе “Национальные стандарты”, а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой “Нрк”.
Термины-синонимы без пометы “Нрк” приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом.
Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
Термины и определения
- Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
- Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
- Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
- Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
- Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
- Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
- Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
- Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
- Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
- Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
- Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
- Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3 Информационная деятельность архива
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
ЕДИНАЯ СИСТЕМА
ПРОГРАММНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Постановлением
Государственного комитета СССР по
стандартам от 18 декабря 1978 г. № 3350 срок
введения установлен
с 01.01.1980 г.
Настоящий стандарт
устанавливает общие требования к
оформлению программных документов для
вычислительных машин, комплексов и
систем независимо от их назначения и
области применения и предусмотренных
стандартами Единой системы программной
документации (ЕСПД) для любого способа
выполнения документов на различных
носителях данных.
Стандарт соответствует
СТ СЭВ 2088-80 в части общих требований к
оформлению информационной части (см.
справочное приложение).
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Программный
документ может быть представлен на
различных типах носителей данных.
1.2. Программный
документ состоит из следующих условных
частей:
1.3. Правила оформления
документа и его частей на каждом носителе
данных устанавливаются стандартами
ЕСПД на правила оформления документов
на соответствующих носителях данных.
ТИТУЛЬНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Титульная часть
состоит из листа утверждения и титульного
листа.
Правила оформления
листа утверждения и титульного
листа
устанавливаются
по ГОСТ
19.104-78.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ
3.1. Информационная
часть должна состоять из аннотации и
содержания.
3.2 Необходимость
включения информационной части в
различные виды программных документов
установлена соответствующими стандартами
ЕСПД на эти документы.
3.3. В аннотации
приводят сведения о назначении документа
и краткое изложение его основной части.
3.4. Содержание
включает перечень записей о структурных
элементах основной части документа, в
каждую из которых входят:
обозначение
структурного элемента (номер раздела,
подраздела и т. п.);
адрес структурного
элемента на носителе данных (например,
номер страницы, номер файла и т. п.);
Правила обозначения
структурных элементов основной части
документа и их адресации устанавливаются
стандартами ЕСПД на привила оформления
документов на соответствующих носителях
данных.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
4.1. Состав и структура
основной части программного документа
устанавливаются стандартами ЕСПД на
соответствующие документы.
ЧАСТЬ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
5.1. О каждом изменении
программного документа в этой
части
делается
запись в соответствии с требованиями
ГОСТ 19.603-78.
ПРИЛОЖЕНИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.105-78
СТ
СЭВ 2088-80
Разд.3 ГОСТ 19.105-78
соответствует разд. 4 (пп. 4.2, 4.3) СТ СЭВ
2088-80.
(Введено
дополнительно, Изм. № 1).
Естественный язык
представляет собой сложно структурированную
знаковую систему. В языке можно выделить
несколько уровней, а на каждом из них —
соответствующие языковые единицы.
Конструктивными единицами отдельных
уровней являются: текст (текстовой
блок), отдельное предложение, словосочетание
и слово, фонема.
Наименьшая
функциональная единица языка — фонема
(звуковая единица, звук). Фонемы реализуются
в звуках (устной) речи. Таким образом,
низшим уровнем является фонетический
уровень языка.
На этом уровне различают отдельные
звуки (фонемы).
В письменном
(печатном) тексте фонеме соответствует
графема — минимальная единица письменной
речи. В качестве графемы может выступать
буква, сочетание букв (иероглиф или его
часть).
Более высоким
уровнем языка является лексический
уровень.
Единицей лексического уровня является
слово (лексема).
Под словом понимают единицу языка,
служащую для именования предметов, лиц,
процессов, свойств и т.п. На лексическом
уровне определяются правила написания
слов и словосочетаний.
Языковой единицей
(третьего из выделенных) синтаксического
уровня
является предложение.
Как языковая единица, предложение
представляет собой совокупность
определенным образом связанных слов
или словосочетаний и является законченной
по смыслу синтаксической единицей.
Слова объединяют в предложение по
определенным синтаксическим схемам
(правилам построения).
Самым высоким
уровнем языка является текстовой,
на котором устанавливаются логический
порядок изложения предложений, правила
составления и написания отдельных
текстовых блоков, фрагментов, частей
текста или текста в целом и т.п.
Комплекс предложений,
связанных семантически, представляет
собой блок
текстовой информации.
Единичным информационным текстовым
блоком является абзац.
Абзац
— это часть текста, представляющая
собой элементарную композиционную
единицу произведения, объединяющую в
одно целое тесно связанные друг с
другом предложения. К текстовым блокам
более высоких уровней относят пункт,
параграф, главу, раздел, часть, документ
в целом.
Таким образом,
текст последовательно выстраивается
из таких языковых единиц нижних уровней,
как графемы (символы), слова и словосочетания,
предложения, текстовые блоки, которые
связаны между собой и друг с другом
по установленным правилам и в совокупности
являются носителями некоторой информации.
По смысловой
организации
текст, содержащийся в документе,
можно разделить на основной, дополнительный
и справочно-вспомогательный.
Основной текст
раскрывает основное содержание документа.
Основной текст имеет свои особенности,
если произведение, например, поэтическое
или драматургическое.
Колонцифра
— порядковый номер полосы (страницы)
документа. Колонцифры не ставят на
титулах, полосе с выходными сведениями,
на полосах, целиком занятых иллюстрациями,
а также в некоторых других случаях.
Колонтитул
— строка текста, помещаемая над полосой
основного текста и содержащая фамилию
автора, название документа, раздела,
главы, статьи (справочный колонтитул).
Справочный колонтитул меняют для
каждого раздела, главы, статьи. Декоративные
колонтитулы представляют вид колонлинеек.
Колонтитул размещается на тех же
страницах, что и колонцифра.
Библиографический
аппарат
включает в себя библиографические
ссылки и библиографические списки или
указатели, информирующие о литературных
(или иных) источниках произведения и об
источниках на его тему.
Выходные сведения
— совокупность данных, характеризующих
документ и предназначенных для его
оформления, информирования потребителей,
библиографической обработки и
статистического учета. Выходные сведения
включают: сведения о лицах, принимавших
участие в создании документа,
надзаголовочные данные, заглавие,
подзаголовочные данные, выходные
данные, выпускные данные, классификационные
индексы и коды (в том числе библиотечные
шифры), международные стандартные
номера, штрих-коды, знак охраны авторского
права, издательскую аннотацию, реферат.
Выходные сведения
располагаются на титульном листе,
обороте титульного листа, последней
странице документа (выходные и выпускные
данные).
Акциденция —
дополнительные элементы оформления
(обложки, титулы, объявления и т.д.), а
также самостоятельные виды продукции
(фирменные бланки, визитные карточки,
грамоты, удостоверения, рекламные
листки, билеты, афиши и т.п.). Понятие
«акциденция» (в переводе означает
«случайный») сложилось в то время, когда
заказы на подобные работы поступали в
типографии нерегулярно, время от времени.
Акциденция
подразделяется на три группы:
книжно-журнальную, акциденцию малых
форм, афишно-плакатную акциденцию.
Суперобложка
— это чаще всего бумажная обертка,
надеваемая на обложку или переплет
издания для предохранения от загрязнения.
На наружной странице суперобложки
размещают текстовые и изобразительные
элементы, информирующие о содержании
документа.
Обложка
— простейшее внешнее покрытие документа,
печатного издания, выполненное из
плотной бумаги или картона и содержащее
текстовые и изобразительные элементы,
характеризующие документ и определяющие
его внешний вид.
Форзацы
— это листы бумаги, соединяющие
переплетную крышку с блоком документа,
издания (в его начале и конце). Основная
функция форзаца — конструктивная: он
является элементом переплета. Однако
форзац может быть использован как
информационный элемент документа
согласно оформлению. По оформлению
форзацы бывают: простые (изготовленные
из белой или цветной бумаги), декоративные
(с орнаментом или рисунком, не связанным
с содержанием документа) и
изобразительно-тематические (с наличием
текстовых и изобразительных элементов,
отражающих содержание).
Титул
— оформительский элемент документа.
Различают несколько видов титулов.
Основной (главный)
титул — это
первая полоса документа, содержащая
фамилию автора, название документа,
название издающей организации, место
и год выпуска (и некоторые другие
сведения). Основной титул оформляется
в соответствии с обложкой. Титул может
быть расположен на одной (первой) или
на двух полосах (второй и третьей):
- распашной титул
(часть элементов единого титула
расположена на второй странице, часть
— на третьей), - разворотный титул,
используемый в многотомных и переводных
документах (изданиях): вторая (четная)
страница (контртитул) по содержанию
и композиции повторяет третью (основной
титул).
Авантитул
(передний титул) используется редко, он
помещается перед основным титулом и
может содержать посвящение и название
подготовившей документ или издающей
организации.
Шмуцтитул
(внутренний титул) — это нечетная
страница с пустым оборотом с названием
разделов, глав или отдельных частей
документа.
Фронтиспис
— это титульная иллюстрация (портрет
автора или иллюстрация, раскрывающая
основное содержание документа),
помещаемая на развороте с основным
или авантитулом.
На спусковых и
концевых полосах документа размещают
такие элементы акциденции, как заставки,
концовки, инициалы и объявления.
Заставки (оформительские, в том числе
наборные, элементы или иллюстрации)
помещают наряду с заголовком на спуске
начальной полосы. Иногда начальная
буква первого абзаца оформляется в виде
наборного (прописная буква большого
размера) или рисованного инициала
(буквицы). На концевых полосах после
текста располагают концовки
(оформительские, в том числе наборные,
элементы или иллюстрации).
Объявления и
рекламу размещают на свободных полосах
(при их наличии) в конце документа.
Объявления содержат информацию о
планируемых к выпуску, подготовленных
к печати книгах, рекламу
Акциденция малых
форм: бланки, пригласительные билеты,
визитные карточки, программы, дипломы,
удостоверения, грамоты, свидетельства,
меню, прейскуранты, различного рода
билеты, наклейки
К афишно-плакатной
акциденции относятся афиши, плакаты,
объявления, призывы и т.д.
Приведенное деление
текстовых элементов документа отражает
аппарат его смысловой организации.
Аппарат смысловой
рубрикации
документа составляют смысловые или
цифровые заголовки и подзаголовки
(общий термин — рубрики). Рубрики
предназначены
для логического членения текста на
части, разделы, главы, параграфы, пункты
и другие меньшие законченные по
смыслу блоки (фрагменты) текста.
Аппарат смысловой
структуризации
документа реализуется за счет
многоуровневой структуры естественного
языка, на котором создан, написан и
печатается документ.
Помимо чисто
языковых средств в документе широко
используют аппарат смысловой
акцентировки
для подчеркивания, уточнения, пояснения
и т.п. смысла отдельного слова (термина),
словосочетания, предложения, абзаца,
фрагмента текста и т.п. Аппарат смысловой
акцентировки реализуется исключительно
композиционно-графическими средствами,
однако в настоящем приложении они
приобретают смысловое (информационное)
назначение.
Наряду с текстом
в документе содержатся иллюстрации,
которые также являются средствами
передачи содержания (информации).
Смысловая
организация изобразительной информации.
Смысловая организация изобразительной
информации достигается, с одной стороны,
логикой иллюстрирования:
изобразительно-информационный ряд
подразделяется на пояснительные
изображения, дополняющие текст и
почти или полностью самостоятельные.
С другой стороны, информационное
содержание изображения зависит от
способа исполнения и воспроизведения
иллюстрации.
Формирование
информации в отдельном документе, его
части и т.п., на странице, полосе
осуществляется посредством определенным
образом выстроенной композиции
составляющих элементов. Композиционный
элемент полосы, полоса, страница, раздел,
часть и документ в целом выступают,
таким образом, как система взаимосвязанных
элементов и образуют в совокупности
текстовое и изобразительное сообщение.
Композиционное структурирование
документа и его целостность достигаются
посредством заложенного в нем смысла
(информации). Рассмотрим в этой связи
композиционную структуру документа.
Документ создаётся
для хранения и передачи социальной
информации во времени и/или пространстве.
Документ организует и систематизирует
информацию, представляет её в фиксированном
виде. Информация в документе подаётся
в определённом порядке, обобщении,
взаимосвязи различных данных.
В документе
информация и носитель взаимосвязаны.
Однако для понимания сущности документа
необходимо условно разделить информационную
и материальную стороны документа и
рассмотреть их отдельно.
Социальная
информация– способ (форма) передачи
знаний, эмоций и волевых воздействий в
обществе. Обобщённо социальная информация
– это сведения, предназначенные для
передачи в обществе. Является объектом
изучения документоведения, а также
других наук документно-коммуникационного
цикла.
По социальному
назначениюинформация подразделяется
намассовуюиспециальную.Массовая предназначена для всех членов
общества, и делится напублицистическую,
эстетическуюиобыденную.Специальная предназначена для отдельных
социальных групп (в частности,
специалистов), делится нанаучную,
техническую, планово-экономическую,
коммерческуюи др. виды.
По способу
отражения информациичеловеческим
сознанием информация в документе делится
налогическуюиэстетическую.
Логическая
информация– результат познания
и логического осмысления законов
природы, общества и мышления. Различается
в соответствии с принадлежностью к
различным областям человеческой
деятельности. В познавательной
деятельности информация –научно-вспомогательная,
научно-просветительская,
художественно-познаватеньная. В
практически-преобразующей информация
–технологическая,
организационно-производственная,
управленческая.
Эстетическая
информация– результат
образно-ассоциативного, преимущественно
художественно-эстетического отражения
действительности. В соответствии с
различными физиологическими особенностями
восприятия распространяется различными
видами искусства. После фиксации на
соответствующих материальных носителях
получаются различные виды документов,
циркулирующие преимущественно в сфере
искусства. Логическая и эстетическая
информация могут быть взаимосвязаны.
По способу
распространенияинформация бывает:опубликованная (распространяемая
посредством тиражного размножения
документов) инеопубликованная(не рассчитанная на широкое распространение
и не прошедшая официальной апробации).
По степени
переработки: первичная(содержит
непосредственные результаты, например
НИР) ивторичная(полученная в
результате переработки первичной
информации).
По отраслевому
делению: техническая, правовая,
медицинская, биологическая, историческая,и др.
3 Материальная (физическая) составляющая документа
Материальная
составляющая – одно из двух необходимых
и обязательных слагаемых документа,
без которого он не существует. Это его
вещественная (физическая) сущность,
форма документа, обеспечивающая его
способность хранить и передавать
информацию в пространстве и во времени.
Определяется носителем информации– материальным объектом, специально
созданным для хранения и передачи
информации.
Назначение документа
– хранить и передавать информацию, и
это обуславливает его специфическую
материальную конструкцию, которая
обеспечивает выполнение документами
главной функции, обеспечивает удобство
перемещения в пространстве, устойчивость
для хранения информации во времени,
приспособленность для физиологических
возможностей чтения сообщения.
Информация документа
закреплена на специальном материале(бумага и пр.), имеющем определённуюформуносителя (лист, лента и пр.).
Информация всегда фиксируется каким-либо
способом записи с использованием набора
средств (краска и др.) и инструментов
(ручка, принтер и т. п.). Таким образом,
материальную основу документа создают:
1) материальная основа 2) форма
носителя информации 3) способ
документирования или записи информации.