Как составить номенклатуру дел организации

Техэксперт: Лаборатория. Инспекция. Сертификация

Появились новые блоки на главной странице системы, обеспечивающие быстрый доступ к целевым материалам.

Блок Лаборатории

Включает материалы, которые помогут успешно внедрить и поддерживать систему менеджмента качества в испытательной лаборатории.

Блок Органы инспекции

Включает информацию, которая поможет успешно пройти процедуру аккредитации органов инспекции.

Блок Органы по сертификации

Обеспечит быстрый доступ к материалам, полезным при подготовке к аккредитации органа по сертификации, а также внедрению системы менеджмента качества органа по сертификации.


Техэксперт: Лаборатория. Инспекция. Сертификация (ex. Техэксперт: Базовые нормативные документы. Лаборатория.) это профессиональная справочная система, содержащая нормативные документы, национальные стандарты, технические регламенты, стандарты Белоруссии и Казахстана, российское законодательство в области технического регулирования, а также общероссийские и межгосударственные классификаторы.

Продукт содержит более 837000 документов (ГОСТ, ГОСТ Р, СНиП, ОСТ, ГИ, ПОТ, ТОИ, МУ, СП, СН, ВСН, РСН, СанПиН, РД, ПБ, НПБ, ГЭСН, ФЕР, ГСН, ЕРЕР и др.) по различным отраслям и сферам деятельности. Является эффективным помощником в плане поиска, анализа и сравнения руководящих документов.

Уникальными особенностями продукта являются:

  • Приложение к приказу Министерства здравоохранения РФ от 6 августа 2013 г. N 529н
  • Номенклатура медицинских организаций

С изменениями и дополнениями от:

  • 8 августа 2019 г.
  • 19 февраля 2020 г.

I. Номенклатура медицинских организаций по виду медицинской деятельности

  1. Лечебно-профилактические медицинские организации:
    • Больница (в том числе детская)
    • Больница скорой медицинской помощи
    • Участковая больница
    • Специализированные больницы (в том числе по профилю медицинской помощи), а также специализированные больницы государственной и муниципальной систем здравоохранения:
      • инфекционная, в том числе детская
      • медицинской реабилитации, в том числе детская
      • психиатрическая, в том числе детская
      • психиатрическая (стационар) специализированного типа
      • психиатрическая (стационар) специализированного типа с интенсивным наблюдением
      • психоневрологическая, в том числе детская
      • туберкулезная, в том числе детская
    • Родильный дом
    • Медико-санитарная часть, в том числе центральная
    • Дом (больница) сестринского ухода
    • Диспансеры, в том числе диспансеры государственной и муниципальной систем здравоохранения
    • Амбулатория, в том числе врачебная
    • Поликлиники (в том числе детские), а также поликлиники государственной и муниципальной систем здравоохранения:
      • консультативно-диагностическая, в том числе детская
      • стоматологическая, в том числе детская
    • Женская консультация
    • Дом ребенка, в том числе специализированный
    • Молочная кухня
Читайте также:  Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа № 1401-П от 25 декабря 2019 года Постановления Документы по ЯНАО

Медицинские организации в России

Центры Государственной и Муниципальной Систем Здравоохранения

1.17. В России существует множество центров, включая детские центры, а также специализированные центры государственной и муниципальной систем здравоохранения:

  • Центры по вспомогательным репродуктивным технологиям;
  • Центры высоких медицинских технологий, в том числе в области медицинской помощи;
  • Консультативно-диагностические центры, включая детские;
  • Центры лечебного и профилактического питания;
  • Центры лечебной физкультуры и спортивной медицины;
  • Центры медицинской реабилитации для воинов-интернационалистов;
  • Центры медицинской реабилитации, включая детские;
  • Центры медицинской реабилитации для инвалидов и детей-инвалидов с последствиями детского церебрального паралича;
  • Центры медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов;
  • Центры медицинской и социальной реабилитации, включая отделение постоянного проживания для инвалидов и детей-инвалидов с тяжелыми формами детского церебрального паралича и ограниченной мобильностью;
  • Центры медико-социальной реабилитации больных наркоманией;
  • Центры общей врачебной практики (семейной медицины);
  • Центры охраны материнства и детства;
  • Центры охраны здоровья семьи и репродукции;
  • Центры охраны репродуктивного здоровья подростков;
  • Центры паллиативной медицинской помощи;
  • Центры патологии речи и нейрореабилитации;
  • Центры профилактики и борьбы со СПИД;
  • Специализированные центры, ориентированные на различные профили медицинской помощи;
  • Центры специализированных видов медицинской помощи.

Медицинские Организации Скорой Медицинской Помощи и Переливания Крови

1.18. В России также действуют медицинские организации, специализирующиеся на скорой медицинской помощи и переливании крови:

  • Станции скорой медицинской помощи;
  • Станции переливания крови.

Санаторно-Курортные Организации

1.19. Среди медицинских организаций России можно выделить и санаторно-курортные организации:

  • Санатории для детей, включая санатории для детей с родителями;
  • Санаторно-оздоровительные лагери круглогодичного действия.

Медицинские Организации Особого Типа

  1. В дополнение к вышеперечисленным центрам и учреждениям, существуют медицинские организации особого типа:

едицинские организации общественного здоровья и медицинской профилактики.

едицинские мобилизационные резервы Резерв.

актериологические центры, включая центры по диагностике туберкулеза.

едицинские отряды, включая специальные отряды, например военные.

Информация об изменениях

  • Пункт 2.5 был добавлен 14 октября 2019 года приказом Минздрава России от 8 августа 2019 года под номером 615Н.
  • 2.5 Отдельный медицинский батальон.

Медицинские Организации по Надзору

  1. Различные медицинские организации ответственны за надзор в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека:

3.1 Центры гигиены и эпидемиологии.
3.2 Противочумные центры.
3.3 Дезинфекционные центры.
3.4 Центры гигиенического образования населения.
3.5 Центры государственного санитарно-эпидемиологического надзора.

Номенклатура Медицинских Организаций по Территориальному Признаку

  1. Различаются следующие категории медицинских организаций по территориальному признаку:

4.1 Междугородные.
4.2 Краевые, республиканские, областные, окружные.
4.3 Городские округа с населением более 100 тыс. человек.
4.4 Городские округа с населением менее 100 тыс. человек.
4.5 Районные, включая центральные районы.
4.6 Городские, включая центральные города.

_* Важно отметить, что медицинские организации, в которых представлены структурные подразделения образовательных и научных учреждений для практической подготовки медицинских работников, могут включать в свое наименование слово клинический.

Система архивного дела. Версия 1. 22.04.2020.

Назначение и область применения

Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории. Требования данной документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории. Цель процедуры – установление порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

Нормативные ссылки

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело;
  • ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий;
  • ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Система менеджмента качества. Требования.

Определения

  • Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  • Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  • Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  • Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
  • Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  • Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
  • Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
  • Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  • Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.
  • Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

Сокращения и обозначения

  • ИЛ – испытательная лаборатория

Процедура

Общие положения

Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.

Порядок сдачи документов в архив

Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ

Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив

Выдача документов из архива

Ответственность

Хранение архивных документов

5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.

5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.

5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.

5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.

5.1.7. Акты о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, Акты сдачи в архив, хранятся в папке Архивное дело.

5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.

5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.

Порядок сдачи документов в архив

5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.

5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.

5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).

5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.

5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой Ведение и оформление рабочих журналов и папок.

5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.

5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом.

5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.

Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ

5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.

5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.

5.3.3. Уничтожение документов производится способом, обеспечивающим невозможность дальнейшего восстановления документа. При уничтожении документов составляется Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения .

5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив

5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:

5.5. Выдача документов из архива

5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.

5.5.3. При необходимости на копии документа указывается "Копия верна", дата и подпись ответственного за ведение архива.

5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале "Учета архивных документов".

6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:

6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.

6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.

6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

Возможности Лаборатория. Инспекция. Сертификация

Лаборатории и центры сертификации должны проходить государственную аккредитацию. Важным условием для ее прохождения является наличие системы управления документацией, в роли которой можно использовать систему «Техэксперт: Базовые нормативные документы. Лаборатория».

Выдержка из приказа Минэкономразвития России от 30.05.2014 N 326 «Об утверждении Критериев аккредитации, перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, и перечня документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации»:

31.7. наличие у органа инспекции системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя

Таким образом, специализированная система «Техэксперт» соответствует всем критериям и требованиям, предъявляемым к лабораториям и органам сертификации.

Показать / Скрыть

Система «Техэксперт: Базовые нормативные документы. Лаборатория» содержит все документы, необходимые для работы по сертификации и аккредитации компаний в разных сферах экономики (более 240 тыс.).

Это такие документы, как ГОСТ, ГОСТ Р, СНиП, ОСТ, ГИ, ПОТ, ТОИ, МУ, СП, СН, ВСН, РСН, СанПиН, РД, ПБ, НПБ, ГЭСН, ФЕР, ГСН, ЕРЕР, стандарты Белоруссии, Казахстана и другие.

Также система включает общероссийские и межгосударственные классификаторы: ОКС, ОКП, ЕСКД и другие.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Когда составляется номенклатура дел на 2023 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2023 год, составленная в 4-м квартале 2022-го, начинает заполняться с 01.01.2023.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)».

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *