Приказ Минтруда РФ № 109Н от 09.03.2022, утверждённый правительством РФ, который вступит в силу с 1 сентября 2022 года и будет действовать до 1 сентября 2028 года, вносит изменения в профстандарт в области управления персоналом. В статье расскажем, что изменится и как работодателю внести изменения в соответствии с новыми требованиями.
Кому нужно применять профстандарт кадровика с изменениями в 2022 году?
Профстандарт разработан для вида профессиональной деятельности под кодом 07.003 «Управление персоналом организации». Ориентируясь на него, обязаны устанавливать квалификационные требования к кадровикам все государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия, внебюджетные фонды, госкорпорации.
Коммерческие предприятия и компании могут применять профессиональный стандарт для менеджеров и специалистов в HR как рекомендацию при установлении квалификации. Но если применение стандарта прописано в политике предприятия, необходимо будет внести изменения по новой редакции.
Мы объясняем, как профстандарт может помочь поднять престиж нашей профессии. И дело здесь не столько в появлении в нем звучных наименований должностей (например, управляющий документацией, заместитель руководителя организации в этой предметной области). Профстандарт определил три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого установил: полномочия и ответственность; состав выполняемых трудовых функций, который детализировал вплоть до конкретных действий; навыки и знания; необходимый уровень профессионального образования.
Эту систему требований можно использовать для оценки кандидатов на должность и квалификации существующего персонала. В статье мы показываем, какие рекомендации профстандарта и как можно использовать при актуализации должностных инструкций.
Основные изменения
Профстандарт кадровика приведён в соответствие с действующей редакцией ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий), поэтому изменились коды и наименования специальностей:
- Было — 1232 «Руководители подразделений (служб) управления кадрами и трудовыми отношениями», стало — 2412 «Специалисты по кадрам и профориентации».
- Было — 3423 «Специалисты кадровых служб и учреждений занятости», стало — 1212 «Управляющие трудовыми ресурсами».
- Было — 2423 «Специалисты в области подбора и использования персонала», стало — 2424 «Специалисты в области подготовки и развития персонала».
Кроме того, расширился ОКВЭД: «Деятельность по подбору персонала прочая» (78.30) заменили на «Все виды экономической деятельности» (ОКВЭД с 01 по 99). Это вполне логично, так как по ОКВЭД 78.30 работают рекрутинговые агентства и центры занятости населения. А специалисты по управлению персоналом есть на предприятиях любых отраслей.
Для частных предприятий профессиональный стандарт кадровика носит рекомендательный характер. В нем нет особых условий допуска сотрудника к работе, например, проверки знаний, поэтому работодатели имеют право применять документ как основу при установлении квалификационных требований к кандидату на должность (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ).
Однако если частная компания уже работала по профстандарту 07.003 версии 2015 года, то ей придется учитывать требования новой редакции (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н). В этом случае работодатель уже принял на себя обязательства по применению этого документа.
А вот государственные и муниципальные учреждения, ГУП, МУП, внебюджетные фонды, госкорпорации обязаны использовать профстандарт 07.003 для установления квалификационных требований к кадровикам (п. 1 Постановления Правительства от 27.06.2016 № 584).
Ведите кадровый учет и готовьте кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»
В новой редакции изменилась группа занятий работников — смотрите таблицу.
Сравнение двух версий профстандарта 07. 003 в части видов деятельности
Это не революционные поправки. Во-первых, профстандарт приведен в соответствие с действующей редакцией ОКЗ. Во-вторых, расширение ОКВЭД вполне справедливо: кадровики есть на предприятиях любой отрасли и формы собственности, а не только в рекрутинговых агентствах или в ЦЗН.
Примеры профессий и должностей, а также обобщенные трудовые функции в новой редакции профстандарта 07.003 изменились незначительно.
Обратите внимание, что Трудовой кодекс не обязывает переписывать функциональные обязанности работников из профстандартов. Работодатель должен учитывать, в первую очередь, требования к квалификации (ст. 195.3 ТК РФ) и названия должностей, по которым есть льготы и компенсации (ст. 57 ТК РФ).
Сначала поясним, как работодателю применять профстандарт в этой части. По общему правилу действует принцип «Больше можно, меньше нет». Например, при требованиях к стажу в стандарте от одного года нельзя устанавливать «без опыта работы». Если квалификация для должности определена точно, то ее в должностных инструкциях не изменяют даже в большую сторону.
Частные работодатели еще могут сослаться на то, что специфика предприятия диктует более жесткие требования к знаниям и навыкам сотрудника (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ). Организации, которые обязаны применять профстандарты по Постановлению № 584, такого права на самодеятельность не имеют (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).
В новой редакции ПС 07.003 изменились квалификационные требования к специалистам с обобщенной трудовой функцией «Документационное обеспечение работы с персоналом». Это многочисленная когорта сотрудников, занятых кадровым делопроизводством, подготовкой отчетности, оформлением внутренних положений и инструкций, трудовых договоров, приказов.
Сравнение двух версий профстандарта 07. 003 в части требований к квалификации кадровика
Было. Среднее профессиональное образование (СПО) + профпереподготовка, повышение квалификации.
Стало. Два варианта на выбор:
- среднее профессиональное образование (СПО) + профпереподготовка по профилю + стаж работы не менее трех лет;
- высшее профильное образование (бакалавриат) или высшее непрофильное + переподготовка.
Как учесть в требованиях к сотруднику. При необходимости внести изменения в должностную инструкцию или трудовой договор:
- образование — не ниже, чем в профстандарте;
- стаж ≧ 3 года при СПО; при высшем образовании — по желанию работодателя.
По группам должностей с прочими трудовыми функциями требования к квалификации практически не изменились.
Профстандарт «Бухгалтер»: какие требования и кто обязан применять
Примерный алгоритм действий.
Шаг 1
Провести инвентаризацию внутренних документов: ПВТР, действующих приказов, должностных инструкций, положений об отделах — на предмет упоминания в них профстандарта 07.003. Составить перечень того, что нужно изменить.
Шаг 2
Внести правки во внутренние документы в порядке, установленном правилами организации.
Некоторые компании вносят корректировки одним приказом. У кого-то есть целый стандарт управления документацией, и все изменения оформляются отдельными документами (извещениями об изменении, выпуском новой редакции). Что нужно учитывать:
- Изменения в локальные нормативные акты: ПВТР, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях — согласовываются с профсоюзом, если он есть в компании (ст. 372 ТК РФ).
- Поправки утверждает то же должностное лицо, что и основной документ. Например, если должностную инструкцию подписывал директор, то он же подписывает изменения в нее.
Образец приказа о внесении изменений в ПВТР
Шаг 3
Разобраться с трудовыми договорами и должностными инструкциями. Здесь возможны варианты:
- Трудовой договор кадровика ссылок на профстандарт не содержит. Квалификационные требования установлены в должностной инструкции работника и они уже соответствуют ПС 07.003 в части наличия высшего образования. В этой ситуации ничего не меняем.
- Трудовой договор содержит ссылку на профстандарт 07.003. Изменяются квалификационные требования. Подписываем дополнительное соглашение к трудовому договору без соблюдения двухмесячного срока (ст. 72 ТК РФ).
Обратите внимание, что корректировка квалификационных требований — это смена трудовой функции работника, по сути перевод на другую работу. Работодатель не имеет право это сделать в одностороннем порядке (ст. 72.1 ТК РФ).
Образец письменного согласия на перевод
Персональная должностная инструкция не носит именной характер — она делается для должности, а не для конкретного работника. Работодатель имеет право ее изменить без согласия сотрудника. Если трудовая функция остается прежней, то перевода на другую работу не происходит.
Нет. Трудовой кодекс не содержит таких оснований для прекращения трудовых отношений. И на это отдельно указывает Минтруд в разъяснениях по применению профстандартов (п. 10 письма от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253).
Изменение квалификационных требований не означает автоматическое расторжение трудового договора с работником, который им не соответствует. Работодатель вправе выбрать один из вариантов действий:
- Допустить кадровика к работе, даже если его стаж не соответствует профстандарту. К этой должности нет требований об особых условиях допуска, и на вопросы безопасности, охраны труда опыт делопроизводителя не влияет. Если руководителя вполне устраивает то, как кадровик выполняет свои обязанности, он может не обратить внимание на несоответствие квалификации установленным требованиям.
- Изменить название должности без изменения трудовой функции, чтобы она не попадала в профстандарт. Изменения вносят только в штатное расписание. Фактического перевода на другую работу не происходит.
- Организовать аттестацию для работника и по ее результатам принять одно из решений: уволить работника или перевести на должность с более низкой квалификацией (п. 3 ст. 81 ТК РФ). Либо подтвердить по итогам, что работник обладает достаточным практическим опытом, качественно и в полном объеме выполняет возложенные обязанности и может быть допущен до должности решением аттестационной комиссии (п. 10 письма от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253).
Как изменились квалификационные требования к кадровику?
Изменения заметны только в требованиях к квалификации делопроизводителей, которые подготавливают отчётность, оформляют внутренние положения и инструкции, трудовые договоры и приказы и выполняют иные задачи делопроизводства. То есть к специалистам с уровнем квалификации 6, с обобщённой трудовой функцией «Документационное обеспечение работы с персоналом».
Если раньше для принятия такого специалиста на должность нужно было наличие среднего профессионального образования и профпереподготовки или повышения квалификации, то теперь должен быть один из вариантов:
- Среднее специальное образование, профильная переподготовка и стаж работы не менее 3 лет.
- Высшее профильное образование (бакалавриат).
- Высшее непрофильное образование (бакалавриат) и профильная переподготовка.
Что касается стажа работы в первом варианте, то работодатель может установить большее количество лет, но не меньшее.
Требования к квалификациям специалистов с другими трудовыми функциями почти не изменились.
Профстандарт для секретарей, помощников и делопроизводителей
2015 года действует профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н1.
В нем описаны обобщенные трудовые функции и соответствующие им наименования должностей (см. Таблицу 1). Для каждой позиции определены:
- необходимое образование и опыт работы,
- состав навыков и умений,
- выпоняемые трудовые функции с детализацией вплоть до действий.
Таблица 1. Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»
Утвержден новый профстандарт “Специалист по управлению персоналом”
18 апреля 2022
Минтруд России утвердил новый профстандарт “Специалист по управлению персоналом”, который разработан посредством актуализации действующего в настоящее время профстандарта, утв. приказом Минтруда России от 6 октября 2015 г. № 691н (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 9 марта 2022 г. № 109н).
Как отмечается в пояснительной записке к проекту приказа, актуализация профстандарта вызвана необходимостью внесения изменений в соответствии с замечаниями, поступившими от компаний различных отраслей экономики, вузов и экспертного сообщества, результатами мониторинга практики применения профессионального стандарта, внедрением современных цифровых технологий в различные сферы жизни и производства.
В новом профстандарте ряд трудовых функций кадровых работников дополнен действиями по цифровизации и автоматизации документооборота, управления персоналом, процессов сбора потребностей в персонале; требования к необходимым умениям и знаниям скорректированы в соответствии с новыми трудовыми действиями.
В обобщенной трудовой функции 3.1 изменили уровень квалификации с 5 на 6.
По мнению разработчиков, для обобщенных трудовых функций, описывающих деятельность специалистов 6 уровня квалификации, в настоящее время установлены завышенные требования к образованию и обучению. Кроме того, формулировки профстандарта № 691н не позволяют сделать вывод об обязательном подтверждении соискателем факта освоения:
- всех видов программ, перечисленных в разделах “Требования к образованию и обучению”;
- или же одного из них.
Более 1489 профессиональных стандартов в нашей бизнес-справке
В этой связи требования к образованию и обучению смягчены, кроме того, во избежание путаницы в разделы “Требования к образованию и обучению” обобщенных трудовых функций между видами образовательных программ добавлены союзы “или”.
В обобщенной трудовой функции 3.1 “Документационное обеспечение работы с персоналом” изменены требования к опыту практической работы: взамен 5 лет будет достаточно 3.
Приказ Минтруда России от 6 октября 2015 г. № 691н признается утратившим силу.
Новый документ вступает в силу с 1 сентября 2022 года и действует до 1 сентября 2028 года.
Как внести изменения по новой редакции профстандарта?
Алгоритм действий следующий:
- Провести инвентаризацию документов и выявить, в каких из них есть отсылки к профстандарту. Составить перечень таких документов. Если на предприятии организован электронный кадровый документооборот и делопроизводство, то этот шаг займет меньше времени, чем при традиционном ведении кадров на бумаге.
- Внести изменения в документы с учётом того, что:
- если в компании есть профсоюз, то изменения в локальных нормативных актах нужно согласовать с ним;
- изменения в документах утверждает то же должностное лицо, что и начальный документ.
- если в трудовом договоре нет отсылки к профстандарту, а квалификационные требования соответствуют новой редакции, ничего менять не нужно.
- если в трудовом договоре есть ссылка на профстандарт, а квалификационные требования нужно менять, тогда следует подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).
- если меняются квалификационные требования только в должностной инструкции, следует утвердить новый документ и получить письменное согласие работника на перевод (ст. 72.1 ТК РФ).
Надо отметить, что уволить сотрудника, если он не соответствует требованиям по профстандарту в новой редакции, нельзя. Об этом сказано в п. 10 Письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253. Работодатель может при желании оставить сотрудника на должности, изменив название должности, но не меняя трудовую функцию. Либо провести аттестацию для работника, по результатам которой выявить соответствие или несоответствие должности. Если сотрудник не соответствует должности по итогам аттестации, возможен перевод на должность с более низкой квалификацией либо увольнение, согласно п. 3 ст. 81 ТК РФ. Если сотрудник успешно прошёл аттестацию, он допускается к работе по решению аттестационной комиссии.
Профстандарт для специалистов и управленцев в сфере ДОУ2
Следующим для нашей сферы стал профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н3. Он предусматривает специальное образование для тех сотрудников, которые управляют документацией (см. Таблицу 2): минимум – бакалавриат или дополнительную профессиональную переподготовку в объеме от 250 до 800 часов4! См. Таблицу 3.
Кто есть кто?
Когда разрабатывались и внедрялись профессиональные стандарты в предметных областях «юриспруденция», «бухгалтерский учет», «управление персоналом», то и у работодателей, и у учебных заведений не возникало вопросов, чем должен заниматься соответствующий работник.
За последние 20 лет в рамках управления ресурсами работодатели осознали, что персонал является активом организации, способным повысить эффективность бизнеса и прибыль организации. Деятельность активного и профессионально сплоченного сообщества кадровиков также способствовала тому, что начальники отдела кадров вполне успешно превратились в директоров по персоналу, заместителей руководителей организаций.
А современные административные директора (управляющие делами, начальники управления делами и т.п.) должны сосредотачиваться на выполнении обеспечивающих хозяйственных функций, по крайней мере в понимании большинства руководителей организаций. Только в крупных коммерческих структурах управляющие делами, действительно, выполняют менеджерские функции: управляют документами и информацией, которые являются нематериальным активом компании.
И данная профессиональная деятельность относительно недавно получила официальное название «управление документами», которое закрепили словарь «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) и ГОСТ Р 7.0.8-2013:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Связанными с основным, но не синонимами термина «управление документами» остаются термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство».
Следующий шаг (определение конкретных трудовых функций для сферы управления документами) сделал Профессиональный стандарт, которому и посвящена эта статья. По крайней мере он был призван это прояснить.
Управление делами должно включаться в структуру организации как подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, а управляющий делами (управляющий документами) становится руководителем, менеджером, который формирует и отвечает за реализацию политики управления документами. Не случайно стандарты Р ИСО новой серии 30300 предметную область (функцию) «управление документами» относят к зоне ответственности руководства организации (топ-менеджмента). Однако пока подобный подход не воспринимается руководителями большинства организаций и, к сожалению, не находит понимания у директоров по персоналу.
Совершившаяся за последние десятилетия депрофессионализация служб делопроизводства и общее непонимание роли документа в эпоху информатизации могут стать факторами, препятствующими внедрению главных идей Профессионального стандарта. К этому еще нужно добавить недостатки, допущенные в процессе его разработки, а также несовершенство соответствующих ему образовательных программ.
Управляющий документами (как менеджер) должен обладать такими же базовыми компетенциями в области управления, как и другие руководители:
- прогнозирование (без него невозможно стратегическое управление и формирование политик);
- планирование (для последовательной реализации политики в своей предметной области);
- оперативное управление (принятие решений);
- контроль и регулирование;
- управление персоналом / кадрами (профессиональную квалификацию сотрудника может оценить только специалист этой же отрасли, а не просто менеджер по персоналу);
- управление ресурсами (всеми доступными видами и категориями, главными из которых являются информация и документы).
Данные базовые компетенции необходимо отражать в образовательных программах профессиональной подготовки и переподготовки (зона ответственности образовательных учреждений и учебно-методических объединений), а также в должностных инструкциях соответствующих управленцев при формулировании конкретных трудовых функций (это уже зона ответственности работодателей).
Что дает Профессиональный стандарт?
В настоящее время Профессиональный стандарт адресован прежде всего учебным заведениям – университетам и институтам, которые проходят аккредитацию, решают задачи разработки новых образовательных программ в связи со Стратегией развития информационного общества в России, формируют программы дополнительного профессионального образования для подготовки / переподготовки опытных практиков, работающих в сфере управления документами без специального образования.
На основе Профессионального стандарта центры оценки профессиональных компетенций будут разработывать комплекты оценочных материалов для подтверждения квалификационного уровня работников (в порядке личной инициативы или по направлению работодателя и за его счет).
Профессиональный стандарт призван унифицировать и привести к единому и достаточно высокому уровню профессиональную подготовку современных специалистов и управленцев в области работы с документами и в конечном счете укрепить престиж профессии.
Руководству организаций (топ-менеджменту) следует понять:
- свою законодательно установленную ответственность за документальный и архивный фонды вверенных им организаций;
- что профессиональный управляющий документами фактически является доверенным лицом первого руководителя и его «правой рукой». И в общем море информации только документы, которыми необходимо управлять, обладают юридической силой, фиксируют управленческие решения и историю их разработки, запечатлевают историю организации, управления ею, владения собственностью, являются не «бумажками», а важнейшим нематериальным активом, т.к. выполняют функцию доказательства!
Каждый сотрудник службы делопроизводства может рассматривать Профессиональный стандарт как инструмент, позволяющий укрепить престиж профессии и повысить самооценку. При взаимодействии со специалистами других отраслей нужно постепенно переходить от роли «обслуживающего персонала» к роли «квалифицированного специалиста», который общается на равных.
Для кадровых служб Профессиональный стандарт является основой для определения конкретных требований к квалификации работников, для определения их трудовых функций. На его основе может производиться поиск кандидатов на позиции в службе делопроизводства, их обучение и повышение квалификации, мотивация и аттестация, развитие и построение карьеры и т.п. (обычно закрепляется в Политике управления персоналом). Кроме того, в Профессиональном стандарте обобщенные трудовые функции в сфере управления документами идентифицированы в соответствии с общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, что удобно для аналитики и составления необходимой отчетности.
А конкретные перечни выполняемых трудовых действий, необходимых умений и знаний позволяют и кадровой службе, и руководителям структурных подразделений разрабатывать должностные инструкции / служебные должностные регламенты, использовать работников в соответствии с их специальностью и квалификацией, т.е. эффективнее управлять имеющимися трудовыми ресурсами.
Профессиональный стандарт можно применять по мере развития организации, он не требует обязательного и немедленного переименования должностей, переработки схем оргструктуры и штатного расписания! Он показывает перспективу развития тех функций, которые формируются в области работы с документами.
Таблица 2. Новые характеристики специалиста по управлению документацией / руководителя в сфере ДОУ
Квалификационные уровни
Наименования должностей в Профессиональном стандарте названы как «возможные наименования должностей, профессий», т.е. внесение каких-то обязательных изменений в штатное расписание не предусмотрено. Используемые в нем показатели уровней квалификации регламентированы еще и приказом 5. Если предыдущий Профстандарт рассматривал 3-й, 5-й и 6-й квалификационные уровни для нашей сферы деятельности (см. Таблицу 1), то новый стандарт продолжает рассматривать 6-й уровень и переходит к более высоким 7-му и 8-му уровням квалификации. Для каждого квалификационного уровня определены соответствующие полномочия и ответственность, умения и знания, функции, необходимый уровень образования (см. Таблицы 2, 3 и 4), которые должны учитываться в процессе назначения на должность, аттестации и построения карьеры.
Для правильного понимания основных требований Профессионального стандарта необходимо соотнести их с требованиями приказа Минтруда.
В небольшой организации, когда служба делопроизводства не создается, специалист-документовед 6-го квалификационного уровня может работать в статусе целой службы и выполнять все функции в области ДОУ, которые нужны этой компании.
Руководитель службы делопроизводства, которая создается в крупных организациях, вполне может ставить вопрос о подчиненности своего подразделения первому руководителю, т.к. вопросы стратегии и политики в области управления документами (что определяется 7-м квалификационным уровнем) находятся в зоне ответственности первого лица организации.
А управляющий делами крупной корпорации / холдинга вполне может выстроить свою менеджерскую карьеру как руководитель 8-го квалификационного уровня, который обязателен и для других руководителей организации в соответствии с профессиональными стандартами в других сферах деятельности.
Для достижения каждого квалификационного уровня в области управления документами необходим практический опыт работы, но пути достижения соответствующего квалификационного уровня, установленные приказом Минтруда, предусматривают еще и освоение профильных образовательных программ (см. Таблицу 3).
Именно поэтому сложилось мнение, что Профессиональный стандарт сейчас прежде всего предназначен для образовательных учреждений, которые должны сформировать новое единое поле компетенций. А уже следствием этого станет перелом в общественном сознании в отношении специалистов нашей сферы – мы управляем не «бумажками», а ценным нематериальным активом организации (документированной информацией).
Таблица 3. Требования к образованию специалиста, руководителя в сфере управления документами по Профессиональному стандарту и приказу Минтруда
Трудовые функции в области управления документами и их использование в должностных инструкциях
Описание трудовых функций в Профессиональном стандарте представлено в форме таблиц, в которых закрепляется:
- сначала обобщенное наименование трудовых функций (кстати, за каждой из них закреплены свои возможные наименования должностей и квалификационные уровни – показаны в Таблице 2),
- далее каждая обобщенная трудовая функция «каскадируется», т.е. разбивается на совокупность составляющих ее конкретных трудовых функций (см. Таблицу 4);
- для каждой конкретной трудовой функции перечисляются свои трудовые действия и необходимые для их выполнения знания и умения (см. Фрагмент документа далее).
Эта структурированная информация существенно облегчит вам разработку должностных инструкций специалистам и управленцам в сфере управления документами! Как это можно использовать, покажем далее в Примере 1.
Таблица 4. Какие конкретные трудовые функции входят в состав обобщенных трудовых функций
Но заимствовать формулировки из Профессионального стандарта надо с пониманием:
- конкретные трудовые функции в очень небольшой степени гармонизированы с установленными квалификационными требованиями (см. приказ Минтруда о квалификационных уровнях);
- в конкретных трудовых действиях порой используются устаревшие формулировки, не соответствующие современным подходам и технологиям ДОУ;
- кроме того, в трудовых функциях совершенно не находят отражения базовые управленческие компетенции: начиная с прогнозирования, планирования и заканчивая управлением ресурсами и даже управлением рисками (все риски подлежат документированию – это подразумевает Политика управления рисками и это же соответствует Политике управления документами).
Итак, с учетом необходимых правок и в зависимости от ситуации в конкретной организации формулировки трудовых функций, закрепленные Профессиональным стандартом, уже сейчас могут быть использованы при необходимости в процессе переработки должностных инструкций специалистов и управленцев, работающих в сфере управления документами:
Таблица 5. Какую информацию из Профессионального стандарта в каких разделах должностной инструкции можно использовать
Теперь покажем на примере, как, отталкиваясь от формулировок Профессионального стандарта, можно усовершенствовать описание трудовой функции в должностной инструкции. Причем постараемся добавить идеи о том, что управление документами является специальной управленческой функцией! Глобально Профстандарт нацелен именно на это (он предлагает такие наименования должностей, как управляющий документацией и заместитель руководителя организации в этой предметной области), однако заложенные в нем формулировки трудовых функций данную идею в полной мере реализовать не смогли. Восполним данный пробел.
Описание трудовой функции № 3.1.1 в Профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н
Пример 1. Трудовые действия для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления»
В формулировках 6 конкретных трудовых действий (отмечено цифрой 2 во Фрагменте документа выше) для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления» (цифра 1 там же и в Таблице 4) рекомендуем добавить управленческий аспект, опыт лучших практик и современную терминологию. Поэтому трудовые действия в должностной инструкции лучше записать так (через косую черту написаны равноценные варианты, из которых вы можете выбрать более понравившийся):
- контроль соответствия локальных нормативных актов организации действующему законодательству и другим нормативным правовым актам Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- контроль сроков действия локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- методическое руководство применением локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- разработка и согласование проектов локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- разработка системы идентификации и классификации локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
- принятие решений о способах трансляции / разработка системы трансляции / опубликования локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами.
Поскольку управление документацией должно распространяться на документы всех систем документации, которые образуются в деятельности организации, то специалист может выполнять еще следующие современные и необходимые функции (как самостоятельно, так и под руководством начальника службы делопроизводства):
- разработка правил и регламентов создания, согласования и утверждения локальных нормативных актов организации;
- разработка электронных шаблонов и электронных бланков для создания локальных нормативных актов (по видам и разновидностям);
- формирование базы данных локальных нормативных актов организации.
Выводы
В процессе разработки Профессиональный стандарт широко не обсуждался в профессиональном экспертном сообществе, поэтому его утверждение не вызвало взрыва интереса как со стороны кадровых служб, так и со стороны служб делопроизводства.
Этот новый стандарт разрабатывался (как и предыдущий Профстандарт) под руководством Национальной ассоциации офисных специалистов и административых работников. В числе разработчиков данного стандарта значится 7 организаций, и только 2 из них относятся к образовательным учреждениям: РГГУ и Колледж МИДа России. В разработке участвовали 2 коммерческие компании (ООО), осуществляющие функции центров аттестации, что в терминах антимонопольного законодательства может характеризоваться как проявление «заинтересованности».
В заключение еще раз подчеркнем, что нам стоит быть благодарными Профессиональному стандарту за введение новых (рекомендуемых) наименований должностей и других важных положений.
Разработка любого стандарта по управлению документами – новое и трудное дело, особенно в условиях неустоявшегося понимания предметной области, которая к настоящему времени окончательно не сформировалась.
Управление документами подразумевает и управление архивными документами, документами в электронной форме, внедрение информационных технологий. Поэтому при формулировании соответствующих трудовых функций необходимы как конкретизация трудовых действий специалиста в области управления документами, так и разграничение зон его ответственности со взаимодействующими подразделениями. К сожалению, этого пока не хватает в новом стандарте.
Сейчас специалисты Росархива и РГГУ с привлечением экспертов отрасли активно разрабатывают следующий профессиональный стандарт – для архивиста. Можно предположить, что в рамках гармонизации профессиональных квалификационных требований и трудовых функций будут сформулированы предложения по внесению изменений и в проанализированный нами Профессиональный стандарт.