Профстандарт начальник канцелярии

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства
труда и социальной защиты
Российской Федерации
от
20.11.2018

711н

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

Происхождение обобщенной трудовой функции
Оригинал

Заимствовано из оригинала

Код оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей
Специалист аппарата корпоративного секретаря

Специалист департамента корпоративного управления

Требования к образованию и обучению
Высшее образование – бакалавриат

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики
Рекомендовано дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности

Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

ОКЗ
2421
Аналитики систем управления и организации

Трудовая функция

Наименование
Осуществление публичного раскрытия информации о деятельности хозяйственного общества в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, устава и внутренних документов хозяйственного общества
Код
A/01.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Происхождение трудовой функции
Оригинал

Заимствовано из оригинала

Трудовые действия
Формирование и раскрытие информации ежеквартальных отчетов эмитентаПодготовка и раскрытие сообщений о существенных фактах деятельности хозяйственного обществаПодготовка отчетности по аффилированным лицам хозяйственного обществаОсуществление контроля размещения корпоративной информации хозяйственного общества, в том числе обязательной для раскрытия, на сайте общества, в иных информационных ресурсахОбеспечение хранения корпоративных документов в области раскрытия информации

Необходимые умения
Оформлять документы по публичному раскрытию информации в соответствии с установленными требованиямиКоординировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки информации к публичному раскрытиюПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций в ходе взаимодействия с сотрудниками хозяйственного общества в процессе сбора и подготовки к публичному раскрытию соответствующей информацииИспользовать программное обеспечение: текстовые, графические, табличные и аналитические приложения для подготовки материалов и документов по публичному раскрытию информации

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие публичное раскрытие информации о хозяйственном обществеУстав, внутренние документы организации, регламентирующие публичное раскрытие информации о его деятельностиРекомендации Кодекса корпоративного управления по раскрытию информацииТребования информационных агентств, определяющие порядок публичного раскрытия информацииОпыт хозяйственных обществ по публичному раскрытию информации

Наименование
Предоставление документов хозяйственного общества его акционерам (участникам) по их запросам
Код
A/02.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Рассмотрение запросов акционеров (участников) хозяйственного общества о предоставлении документов о деятельности хозяйственного общества для проверки их соответствия требованиям законодательства Российской ФедерацииПодготовка уведомлений акционерам (участникам) хозяйственного общества о результатах предварительного рассмотрения запросов на предоставление документовПредоставление, направление документов (копий документов) акционерам (участникам) хозяйственного общества по результатам рассмотрения запросов

Необходимые умения
Анализировать информацию по поступающим запросам акционеров (участников) о предоставлении документов на предмет их обоснованностиПодготавливать заключения по запросам акционеров (участников) хозяйственного общества о предоставлении документов о деятельности хозяйственного общества для единоличного исполнительного органа, в том числе мотивированные отказы в предоставлении документовПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийОсуществлять деловую перепискуПредупреждать и разрешать конфликтные ситуации

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации, определяющие права акционеров (участников) на ознакомление с документами хозяйственного общества и порядок их реализацииУстав, внутренние документы организации, определяющие права акционеров (участников) на ознакомление с документами хозяйственного общества и порядок их реализацииРекомендации Кодекса корпоративного управления по соблюдению прав акционеров (участников) хозяйственного общества на ознакомление с его документамиАрбитражная практика по спорам, связанным с отказом хозяйственного общества в предоставлении документов своим акционерам (участникам)

Наименование
Осуществление информационного взаимодействия с органами регулирования, профессиональными участниками рынка ценных бумаг и иными субъектами корпоративных отношений
Код
A/03.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Определение перечня и состава документов и информации, которые необходимо предоставить в органы регулированияПодготовка в соответствии с запросами в установленном порядке отчетов, информации и материалов о хозяйственном обществе для предоставления в органы регулирования рынка ценных бумагОценка обоснованности запросов на получение информации о хозяйственном обществе от профессиональных участников рынка ценных бумаг и других заинтересованных субъектов корпоративных отношенийПодготовка в соответствии с запросами информации, отчетов и материалов о хозяйственном обществе для профессиональных участников рынка ценных бумаг и других заинтересованных участников корпоративных отношений в установленном порядкеПодготовка запросов на информацию в адрес органов регулирования рынка ценных бумаг, профессиональных участников рынка ценных бумагСоставление и систематическая актуализация списка инсайдеров, перечня инсайдерской информации, уведомление инсайдеров об их включении (исключении) из списка инсайдеров

Необходимые умения
Собирать, обрабатывать и анализировать информацию о деятельности хозяйственного общества в соответствии с условиями запросовПодготавливать документы, осуществлять деловую переписку в соответствии с установленными правиламиКоординировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки требуемых к предоставлению документов и информацииПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийИспользовать программное обеспечение: текстовые, графические и аналитические приложения для формирования документов и отчетов

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам предоставления документов и информацииВнутренние документы организаций – профессиональных участников рынка ценных бумаг, определяющие порядок запроса и предоставления информацииВнутренние документы организации, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации

Обобщенная трудовая функция

Возможные наименования должностей
Секретарь Совета директоров (наблюдательного совета)

Ведущий специалист аппарата корпоративного секретаря

Ведущий специалист департамента корпоративного управления

Требования к опыту практической работы
Не менее одного года в области корпоративного управления

ОКПДТР4

26153
Руководитель группы (функциональной в прочих областях деятельности)

Наименование
Организация подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества, осуществление контроля исполнения принятых решений
Код
B/01.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Предоставление акционерам (участникам), членам совета директоров (наблюдательного совета), членам коллегиального исполнительного органа, менеджменту хозяйственного общества консультаций по вопросам подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества в соответствии с требованиями российского законодательстваЭкспертиза поступающих от акционеров (участников) требований, заявлений и предложений, связанных с проведением общих собраний акционеров, на предмет их соответствия законодательству Российской ФедерацииПодготовка проектов решений совета директоров (наблюдательного совета), связанных с созывом и проведением общего собрания акционеров (участников) хозяйственного обществаОрганизация подготовки годового отчета хозяйственного общества, документов, предоставляемых акционерам (участникам) общего собрания хозяйственного общества, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации; обеспечение доступа акционеров (участников) к таким документамУведомление акционеров (участников) хозяйственного общества о предстоящем общем собрании, направление им бюллетеней для голосованияВыполнение функций секретаря общего собрания акционеров (участников) хозяйственного обществаПодготовка проектов протокола общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества, отчета о результатах голосования, обеспечение доведения этих документов до акционеров (участников) обществаОрганизация хранения документов общих собраний акционеров (участников) хозяйственного обществаКонтроль исполнения решений общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества

Необходимые умения
Подготавливать документы, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров (участников) хозяйственного обществаКоординировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки общего собранияПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийИспользовать программное обеспечение для подготовки материалов и документов, обработки информации для проведения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества

Необходимые знания
Устав, внутренние документы организации, регламентирующие подготовку и проведение общих собраний акционеров (участников) хозяйственного обществаРекомендации Кодекса корпоративного управления по подготовке и проведению общих собраний акционеров (участников) хозяйственного обществаАрбитражная практика по вопросам оспаривания решений общих собраний акционеров (участников) хозяйственных обществНормативные правовые акты Российской Федерации в части, касающейся подготовки и проведения общих собраний акционеров (участников) хозяйственных обществОпыт хозяйственных обществ по подготовке и проведению общих собраний акционеров (участников) хозяйственного общества

Наименование
Организация подготовки и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества, заседаний коллегиального исполнительного органа общества с учетом организационно-правов
Код
B/02.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Согласование с председателями совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества организационных вопросов, связанных с подготовкой и проведением заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного обществаСогласование с председателем коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества организационных вопросов, связанных с подготовкой и проведением заседаний коллегиального исполнительного органа хозяйственного обществаВведение в курс дела вновь избранных членов совета директоров (наблюдательного совета) в соответствии с требованиями внутренних документов хозяйственного обществаОсуществление сбора и периодической актуализации информации о членах совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), членах коллегиального исполнительного органа, необходимой для публичного раскрытия информации, контроля совершения сделок с заинтересованностьюПредоставление членам совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), членам коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества консультаций по вопросам правового регулирования работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа, а также информации в отношении предыдущих результатов работы этих органовРазработка и согласование проекта плана работы совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа хозяйственного обществаПодготовка для утверждения председателем совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа повестки дня очередного заседанияОрганизация подготовки и предоставления руководителями хозяйственного общества документов и материалов по вопросам, выносимым на рассмотрение совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа; экспертиза указанных материалов на соответствие установленным в хозяйственном обществе требованиям к таким документам и материаламИзвещение членов совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа о предстоящих заседаниях, направление материалов по вопросам повестки дня, обеспечение подготовки ответов на вопросы членов совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа по предоставленным им материаламРабота в заседании совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, в том числе в качестве докладчика по вопросам, отнесенным внутренними документами хозяйственного общества к компетенции корпоративного секретаряПодготовка бюллетеней, опросных, листов для голосования на заседаниях, проводимых в заочной форме, сбор заполненных бюллетеней, опросных листов, подведение итогов голосованияОформление протоколов заседания совета директоров (наблюдательного совета), комитета совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, заверение выписок из протоколовХранение протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа, заверение и предоставление копий и выписок из этих протоколовКонтроль исполнения решений совета директоров (наблюдательного совета)Организация проведения ежегодной оценки эффективности работы совета директоров (наблюдательного совета)

Необходимые умения
Определять перечень и состав документов и материалов, необходимых для проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органаЗапрашивать, систематизировать, анализировать и оценивать информацию для подготовки заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органаОформлять документы и материалы для проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества в соответствии с установленными в обществе требованиямиКоординировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе подготовки к проведению заседания совета (наблюдательного совета) директоров, комитетов совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органаОбеспечивать коммуникации членов совета директоров (наблюдательного совета) между собой, с членами коллегиального исполнительного органа, иными руководителями и специалистами хозяйственного общества, а также с его акционерами (участниками)Применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийИспользовать программное обеспечение для подготовки материалов и документов, обработки информации для проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), комитетов совета директоров (наблюдательного совета)

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации в части, касающейся регулирования работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органаУстав, внутренние документы организации в части, касающейся регулирования работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органаРекомендации Кодекса корпоративного управления по организации работы совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органаАрбитражная практика по вопросам оспаривания решений совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органаОпыт хозяйственных обществ по подготовке и проведению заседаний совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетов, коллегиального исполнительного органа

Возможные наименования должностей
Главный специалист аппарата корпоративного секретаря

Главный специалист департамента корпоративного управления

Директор по корпоративному управлению

Требования к опыту практической работы
Не менее трех лет в области корпоративного управления

ОКЗ
1213
Руководители в области определения политики и планирования деятельности

Наименование
Организация рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного общества по вопросам защиты их прав и интересов
Код
C/01.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Анализ содержания обращений акционеров (участников) хозяйственного общества для принятия решений по существу обращенияПодготовка ответов на обращения акционеров (участников) хозяйственного общества в соответствии с установленными требованиямиПредоставление акционерам (участникам) хозяйственного общества консультаций по вопросам защиты их прав и интересовПодготовка и реализация мероприятий по устранению нарушений в деятельности органов и должностных лиц хозяйственного общества, выявленных в результате рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного обществаПодготовка для совета директоров (наблюдательного совета) информационно-аналитических материалов по результатам рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного общества за определенный период

Необходимые умения
Поддерживать коммуникации, вести переговоры, дискуссииИспользовать медиативные технологииПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийПодготавливать деловые письма и документы

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации, определяющие права акционеров (участников) хозяйственных обществУстав, внутренние документы организации, определяющие права акционеров (участников) и порядок их реализацииРекомендации Кодекса корпоративного управления по организации взаимодействия с акционерамиОсновы психологии, конфликтологии, медиацииАрбитражная практика по спорам между хозяйственным обществом и его акционерами (участниками)Опыт хозяйственных обществ по организации взаимодействия со своими акционерами (участниками)

Наименование
Организация выполнения корпоративных процедур, связанных с реализацией прав акционеров (участников) хозяйственных обществ
Код
C/02.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Подготовка проектов решений коллегиального органа управления и коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества по вопросам, затрагивающим права его акционеров (участников)Контроль соблюдения требований законодательства Российской Федерации, определяющих права акционеров (участников) хозяйственных обществ при реализации корпоративных процедур, предусмотренных законодательством Российской ФедерацииПодготовка отчетов (заключений) по результатам контроля соблюдения требований корпоративного законодательства, получение от должностных лиц хозяйственного общества письменных объяснений по факту выявленных нарушений, подготовка требований, направленных на исправление таких нарушенийИнформирование председателя совета директоров о выявленных нарушениях, вынесение вопросов, связанных с нарушениями, на рассмотрение совета директоров

Необходимые умения
Подготавливать документы, осуществлять деловую перепискуКоординировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе реализации корпоративных процедурВести переговоры, поддерживать коммуникации с руководителями, работниками хозяйственного общества, его акционерами (участниками) в процессе реализации корпоративных процедурПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийПредупреждать и разрешать конфликтные ситуации

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам реализации прав акционеровУстав, внутренние документы организации, регламентирующие порядок реализации корпоративных процедурРекомендации Кодекса корпоративного управления в отношении существенных корпоративных действийАрбитражная практика по спорам между обществом и акционерамиОпыт хозяйственных обществ по реализации корпоративных процедур

Наименование
Организация работы по предотвращению и разрешению корпоративных конфликтов в хозяйственном обществе
Код
C/03.6
Уровень (подуровень) квалификации
6

Трудовые действия
Выявление корпоративных конфликтов, установление фактов, обстоятельств и причин их возникновенияРазработка предложений по урегулированию и предотвращению возникновения корпоративных конфликтовПодготовка для совета директоров (наблюдательного совета) информационно-аналитических материалов о выявленных, урегулированных корпоративных конфликтах с участием акционеров (участников) хозяйственного общества и принятых мерах для их разрешения и предотвращения

Необходимые умения
Анализировать причины возникновения корпоративных конфликтовПоддерживать коммуникации с членами совета директоров (наблюдательного совета), должностными лицами, акционерами (участниками) хозяйственного обществаПодготавливать документы, осуществлять деловую перепискуПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникацийВести переговоры, использовать медиативные технологии

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации в части, касающейся регулирования корпоративных отношенийУстав, внутренние документы организации в части, касающейся регулирования корпоративных отношенийАрбитражная практика по корпоративным спорамОсновы психологии, конфликтологии, медиацииОпыт хозяйственных обществ по профилактике и урегулированию корпоративных конфликтов

Возможные наименования должностей
Директор департамента корпоративного управления

Заместитель генерального директора по корпоративному управлению

Требования к образованию и обучению
Высшее образование – магистратура или специалитет

Требования к опыту практической работы
Не менее пяти лет в области корпоративного управления

Наименование
Разработка предложений по повышению эффективности корпоративного управления хозяйственным обществом и контроль их исполнения
Код
D/01.7
Уровень (подуровень) квалификации
7

Трудовые действия
Проведение мониторинга и анализа изменений, вносимых в корпоративное законодательство Российской Федерации, акты органов регулирования и надзора, разъяснений органов регулирования и надзора в отношении применения норм законодательства Российской ФедерацииПроведение мониторинга и анализа изменений, вносимых в рекомендации, обобщающие практику корпоративного управления, а также изменений в практике корпоративного управления российских и зарубежных компанийПроведение оценки сложившейся системы корпоративного управления в хозяйственном обществе на предмет соответствия лучшим практикам корпоративного управления, ожиданиям акционеров (участников) хозяйственных обществПодготовка для совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов хозяйственного общества информационно-аналитических материалов и предложений, направленных на приведение устава и внутренних документов акционерного общества в соответствие с изменениями в корпоративном законодательстве Российской Федерации, а также направленных на внедрение в хозяйственном обществе лучших практик корпоративного управленияРазработка проектов корпоративных политик, внутренних документов хозяйственного общества, а также изменений и дополнений в эти документы, регламентирующих работу органов управления и контроля хозяйственного общества, порядок осуществления корпоративных процедур и реализации прав акционеровКонтроль исполнения должностными лицами и сотрудниками хозяйственного общества положений его устава и внутренних документов организации, решений органов управления, регламентирующих порядок осуществления корпоративных процедур и реализации прав акционеров

Необходимые умения
Анализировать изменения в корпоративном законодательстве Российской Федерации, практике корпоративного управления российских и зарубежных хозяйственных обществ на предмет их влияния на хозяйственное общество и его акционеров (участников)Выявлять ожидания акционеров (участников) хозяйственного общества и оценивать соответствие сложившейся в обществе системы корпоративного управления этим ожиданиямОпределять направления дальнейшего совершенствования системы корпоративного управления хозяйственного обществаГотовить информационно-аналитические отчеты, заключения, предложения по использованию и внедрению новых требований законодательства Российской Федерации и лучших практик корпоративного управления, проекты устава и внутренних документов организации, презентацииПодготавливать проекты внутренних документов организацииИспользовать программное обеспечение: текстовые, графические, табличные и аналитические приложения для подготовки материалов и документов по публичному раскрытию информации

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие работу органов управления хозяйственного общества, права акционеров (участников), порядок реализации корпоративных процедур, раскрытия и предоставления информацииУстав, внутренние документы организации, регламентирующие работу органов управления хозяйственного общества, права акционеров (участников), порядок реализации корпоративных процедур, раскрытия и предоставления информацииРекомендации Кодекса корпоративного управления, принципы корпоративного управления, стандарты корпоративного управления зарубежных стран, результаты исследований в отношении практик корпоративного управленияОпыт российских и зарубежных организаций по развитию практики корпоративного управления

Наименование
Обеспечение контроля и развития практики корпоративного управления в дочерних обществах
Код
D/02.7
Уровень (подуровень) квалификации
7

Трудовые действия
Оценка эффективности корпоративного управления в дочерних хозяйственных обществахПроведение экспертизы и согласование проектов уставов, внутренних документов дочерних хозяйственных обществ, регламентирующих работу органов управления, порядок реализации прав акционеров и корпоративных процедурЗапрос и получение сведений о деятельности дочерних хозяйственных обществ, необходимых для соблюдения требований законодательства Российской Федерации и внутренних документов хозяйственного общества по раскрытию информации, о подготовки решений совета директоров (наблюдательного совета) и его комитетовМетодическое руководство деятельностью дочерних хозяйственных обществ по вопросам корпоративного управленияКонсультационная поддержка по вопросам корпоративного управления в дочерних хозяйственных обществахОсуществление контроля соблюдения дочерними хозяйственными обществами норм законодательства Российской Федерации, уставов и внутренних документов по вопросам корпоративного управления

Необходимые умения
Оценивать уровень и эффективность корпоративного управления в хозяйственных обществахОсуществлять коммуникации с акционерами (участниками), членами совета директоров, руководителями дочерних хозяйственных обществПодготавливать аналитические записки, проекты внутренних документов организации, доклады и презентации по вопросам развития практики корпоративного управления в дочерних хозяйственных обществахКоординировать деятельность специалистов по корпоративному управлению дочерних хозяйственных обществПрименять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций

Необходимые знания
Нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие работу органов управления хозяйственного общества, права акционеров (участников), порядок реализации корпоративных процедур, раскрытия и предоставления информацииУставы, внутренние документы дочерних хозяйственных обществРекомендации Кодекса корпоративного управления и международных практик корпоративного управления, результаты исследований в отношении практик корпоративного управленияОпыт российских и зарубежных организаций по развитию практики корпоративного управления в холдингах

Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта

  • Общероссийский классификатор занятий.
  • Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
  • Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Должностная инструкция начальника секретного отдела организации. Должностная инструкция начальника секретного отдела организации Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорФамилия И.О. ________________«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией. 1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование – высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office. 1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;— приказами и распоряжениями руководства;— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.2.7.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Утверждаю: Должность руководителя, утверждающего должностную инструкцию: __________________ Ф.И.О. «__» _____________ 200_ год

Должностная инструкция делопроизводителя

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Квалификационные характеристики

2.1. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.2. Делопроизводитель должен уметь:

— пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Должностные обязанности

3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

3.17. Копировать необходимые для работы документы.

Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:

Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ «__» _____________ 200_ год подпись

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Работа для специалиста по делопроизводству

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Профстандарт начальник канцелярии

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

  • ведение документооборота компании;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов;
  • знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Профстандарт начальник канцелярии

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

  • высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
  • владение ПК и офисной техникой;
  • умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
  • умение вести коммуникации с клиентами;
  • опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.

Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Профстандарт начальник канцелярии

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Читайте также:  Как пишется магазин производителя

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *