Клиенты делятся своими впечатлениями о КЭДО
Директор департамента труда и заработной платы
С КЭДО мы добились прозрачного документооборота и высокой скорости подписания документов, отпала необходимость в физическом архиве. Мы советуем всем, кто сомневается попробовать пилотный проект, уверены, что вы быстро оцените все преимущества КЭДО. Верьте в новые технологии, за ними будущее.
Руководитель отдела по развитию корпоративной культуры и внутренних коммуникаций
Интеграция КЭДО в наши бизнес-процессы прошла за три месяца. Сотрудники легко перешли на ЭДО. В результате работать с документами стало намного проще и удобнее. Скорость согласования увеличилась, и на каждом этапе можно отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ. Теперь мы оперативно информируем сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах. Не думайте о переходе, а просто начните использовать КЭДО.
HR Operation Manager
Кадровый электронный документооборот позволил нам ускорить процессы КДП практически в два раза. Некоторые документы теперь мы можем подписать буквально в течение двух минут. Плюс сокращение расходов на курьеров, на бумагу и электроэнергию. 95% наших сотрудников используют КЭДО и очень довольны удобством сервиса.
Директор департамента по работе с персоналом
Мы очень довольны тем, что нам удалось реализовать совместно HRlink проект по кадровому электронному документообороту. Скорость работы сотрудников департамента увеличилась в два раза. Огромный плюс в том, что где бы люди ни находились: за границей в отпусках, на даче, на огороде, они в любой момент могут подписать свой документ. Это неоспоримое преимущество для работодателя.
Директор по управлению персоналом
Если говорить о результатах, отмечу, что согласование заявления на отпуск сократилось с недели до двух календарных дней. Руководители, которые непосредственно согласовывают эти документы говорят, что это стало удобнее и занимает значительно меньше времени. Кроме того, раньше мы сталкивались с такой проблемой, как утеря документов в процессе их пересылки. Сейчас, благодаря КЭДО, мы эту проблему решили.
Старший менеджер по кадрам
Раньше мы вручную вели реестры кадровых документов, сейчас мы можем быстро выгрузить всё из системы и проверить какие документы не подписаны. Руководитель отдела персонала больше не тратит время и подписывает всё за пару минут. Я рекомендую выбирать HRlink, потому что система и переход будет безопасным и комфортным.
Директор по информационным технологиям
Договор с HRlink мы подписали за три недели, а полная интеграция заняла 3,5 месяца. Все сразу стали пользоваться возможностями подать заявление или подписать документ в электронном виде. Очевидно, это стало быстрее и удобнее. Я считаю, что всем компаниям нужно обязательно переходить на КЭДО. Это удобно и, в конечном итоге, эффективно. К тому же переход на КЭДО может быть совершенно безопасным при выборе надежного вендора.
Кириллица
Сегодня у нас подключено к КЭДО более 5000 человек. Стало проще и быстрее подписывать документы с руководителями, а они они стали более мобильными. Снизилась нагрузка на офисы до 50%. Сократилось количество времени на подписание пакетов документов. Хватит думать, переходите на КЭДО!
Руководитель Департамента кадрового администрирования
Мы искали сервис удобный и понятный сервис как для рядовых сотрудников, так и для отдела КДП. Для нас было важно, чтобы подрядчик поддерживал не только техническую часть, но и помогал в части правовых вопросов. Также одним из важных критериев был быстрый бесплатный выпуск УНП для сотрудников, без необходимости лично приезжать в удостоверяющий центр. HRlink отвечает всем критериям. Я рекомендую КЭДО стремительно развивающимся компаниям, с дистанционными сотрудниками и офисами в разных городах.
Руководитель отдела КДП
Хочется сказать, что мир не стоит на месте, мы очень быстро развиваемся, мир становится гибкий, нет никаких границ. И сегодня уже кадровый электронный документооборот – это не просто преимущество, а данность. То есть если ты хочешь быть удобным, надежным для своего сотрудника, то тебе нужен этот продукт.
Руководитель группы по бизнес-процессам департамента по организационному развитию и управлению персоналом
Для нас это очень легкое, понятное, интуитивное решение, которое позволяет бизнесу экономить свои деньги и время. У нас в компании порядка 8000. В пилотный проект мы взяли только 100 из них. Они быстро стали амбассадорами КЭДО, оценили все его преимущества. Для нас это очень выгодное решение. Стоимость лицензии не высока, а количество бизнес-выгод, которые получает компания, значительное. Так что пока вы думаете переходить ли на КЭДО, вы теряете свои деньги.
То, с чем сталкивается любой эйчар, пришедший работать в отдел кадров, — КДП. Его должны обеспечить все организации, нанимающие работников. Рассказываем, КДП — что это в кадрах (расшифровка простыми словами), для чего нужно.
КДП в кадрах
КДП ведется во всех организациях, где есть хотя бы 1 наемный сотрудник. КДП подразумевает:
- Сбор информации по кадровым вопросам.
- Оформление документов, связанных с персоналом.
- Ведение учета кадровой документации.
- Анализ и контроль за соблюдением трудового законодательства.
Расшифровка аббревиатуры
Расшифровка аббревиатуры КДП в кадрах проста: кадровое делопроизводство.
КДП в кадрах — это комплекс работ, связанных с управлением персоналом и учетом сотрудников. Включает в себя действия я кадровой документацией:
- Сбор и обработка данных сотрудников.
- Оформление трудовых договоров.
- Ведение кадрового учета.
- Составление отчетов по персоналу.
Под кадровым делопроизводством понимается документооборот, связанный с работниками компании. Его должны обеспечить все работодатели, имеющие наемных сотрудников.
Вести бумаги, файлы, касающиеся сотрудников, нужно для того, чтобы:
- Обеспечить законность действий компании.
- Оптимизировать управление персоналом.
- Соблюдать трудовые стандарты и нормы.
Документооборот в HR: Как правильно оформлять кадровую документацию
Документы членов трудового коллектива могут вестись в привычном виде, то есть на бумаге. А могут в электронном формате. Однако государство предлагает бизнесу отказаться от бумаг, а перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Так, с 2021 года сотрудникам, впервые принятым на работу, трудовые книжки открывают исключительно как электронные файлы.
Организация кадрового документооборота
Задачи по организации, ведению кадрового документооборота выполняются работниками HR-отдела. Но могут быть делегированы других исполнителям.
Какую документацию включает КДП
Оформляя файлы, бумаги работников, фирма руководствуется требованиями ТК РФ, ряда нормативных актов. Они регламентируют. Система файлов, бумаг коллектива включает виды документации:
К обязательным относятся:
- трудовой договор;
- личное дело сотрудника;
- приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудника.
Необходимы при выполнении определенного ряда работ:
- приказы о премировании;
- трудовые книжки;
- другие документы.
По усмотрению руководства могут оформляться такие бумаги, как инструкция по кадровому делопроизводству. Этот внутренний регламент не относится к обязательным, но помогает придерживаться установленных правил.
Фирма ведет файлы, бумаги, касающиеся сотрудников. Некоторые оформляют и иную документацию, например, журнал регистрации трудовых договоров. При этом руководство организации должно утвердить шаблоны, которые ведутся на добровольной основе.
Кадры в микропредприятиях
Законом от 03.07.2016 № 348-ФЗ предусмотрен упрощенный кадровый учет для микробизнеса. Получить статус микропредприятия (МКП) могут ИП, организации, соответствующие критериям.
МКП могут отказаться от ряда локальных документов. Однако упрощение учета не означает, что можно отказаться от всех HR-документов. Так или иначе, бумаги, цифровые файлы, касающиеся сотрудников, ведутся в любой компании, даже если там работает пара человек.
Юридическая ответственность
Соблюдение фирмами правил оформления файлов, бумаг персонала контролируют. Документы по любому члену коллектива организации могут затребовать ФНС и СФР. Когда обнаруживаются ошибки при заключении трудовых договоров или обработке персональных данных работников, организацию могут оштрафовать.
Кому из кадровиков нужно знать КДП
Рекрутерам кадровых агентств или фрилансерам необязательно знать правила работы с личным делом сотрудников. К их функциям относится поиск и подбор персонала. Организация найма, оформления ложится на плечи работодателя, к которому направляют соискателя. Но если HR-менеджер решит устроиться в отдел кадров компании, то без знания правил оформления документов не обойтись.
Для ведения бумаг, файлов, касающихся работников, компании могут прибегать к аутсорсингу. Для этого заключают договор со сторонней организацией, предоставив доступ к личным делам членов коллектива и процессам. Такой подход обходится дешевле, чем содержание собственного отдела кадров. Важно, чтобы договор четко описывал меры за несоблюдение правил ведения документации.
Как эйчару зарабатывать больше
Рекрутеры-фрилансеры, штатные кадровики, HR-аутсорсеры могут получать доход, участвуя в партнерских программах по подбору персонала. На платформе Pampadu найдете предложения работодателей, ищущих людей в штат на массовые вакансии. Подюирая персонал для этих предприятий, получите агентское вознаграждение.
Работа на сайте не требует вложений, не предусматривает плана по закрытию вакансий. Агент может сотрудничать с неограниченным числом партнеров, выбирая HR-офферы.
Размер дохода на площадке Пампаду зависит только от вашей способности находить и мотивировать соискателей. При этом выплаты за одного трудоустроенного сотрудника могут достигать 30 тыс. руб.!
Специалист по кадровому делопроизводству со знанием 1С
Как корректно оформить прием сотрудника на работу и установить трудовые отношения? Как настроить процесс кадрового делопроизводства в строгом соответствии с законодательством? Как гарантировать полноценный учет кадров? Ответы на эти и многие другие вопросы вы получите в процессе обучения.
Курс разработан на основе реальных кейсов и включает в себя анализ примеров из судебной практики. Формат занятий предполагает проведение интерактивных лекций и практических занятий.
Ближайшая дата – 15 июня или дистанционно сегодня
О профессии
Специалист по кадровому делопроизводству — это профессионал, ответственный за управление всеми аспектами кадровой работы в организации. Этот специалист играет ключевую роль в подборе, найме и увольнении сотрудников, а также в управлении трудовыми отношениями в соответствии с законодательством. Благодаря знаниям программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3, специалист может эффективно вести учет и анализ кадровых данных, а также обеспечивать точность и своевременность расчета заработной платы.
Чему вы научитесь на курсе
Составлять кадровые документы в соответствии с требованиями законодательства
Документировать трудовые отношения с персоналом
Вести учет и контроль рабочего времени и времени отдыха
Поощрять работников и привлекать к дисциплинарной ответственности
Оформлять трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности
Зарплата и управление персоналом 8.3
Этот курс
Новичку, который хочет освоить профессию
Бухгалтеру по учету зарплаты, который совмещает работу по кадровому делопроизводству
Кадровику после перерыва в работе, чтобы восстановить знания
Обучение
Вы можете пройти занятия очно в группе, или смотреть онлайн в удобное для вас время.
Закрепляете знания на практике
Вам будут предоставлены учебные материалы с самой актуальной информацией.
Проходите тестирование
По окончании обучения пройдете электронный тест.
Получаете документ и приступаете к работе
После прохождения курса Вы будете полностью готовы к реальной работе.
Облачный доступ к 1С на 6 месяцев или занятия в наших премиум классах
Вам будет доступна самая актуальная версия 1С: Зарплата и управление персоналом для отработки всех заданий и навыков.
Продолжительность курса
60 акад. часа(ов) аудиторных
44 акад. часа(ов) на самостоятельную подготовку
можно оплатить сначала 50% до старта обучения
Очно
33100 – 40% до 15 июня
– сб,вс (10.00-16.00), 4 недели – пн,ср,пт (10.00-15.00), 3 недели – пн,ср,пт (18.30-21.30), 6 недель
Онлайн
28300 – 40% до 15 июня
21600 – 40% до 15 июня
132600 – 40% до 15 июня
100% ГАРАНТИЯ КАЧЕСТВА
Мы абсолютно уверены в эффективности наших курсов и готовы подтвердить это не только словами. Если в течение первых 3 дней обучение не оправдает ваши ожидания, мы полностью вернем деньги!
Единственное условие – Вы скачали не более 10% учебных материалов.
Программа курса
60 акад.ч аудиторных занятий, 44 акад.ч на самостоятельную подготовку
Кадровое делопроизводство в современной организации (40 акад. часов)
Вашу квалификацию подтвердит удостоверение о повышении квалификации
Самый актуальный материал, шаблоны и «шпаргалки» – всё включено!
Каждый участник курса получает эксклюзивный комплект раздаточных материалов c учётом всех изменений на июнь 2024 года. Это бесценные «шпаргалки», которые помогут вам в ежедневной работе.
Пройдёте живой тренинг от руководителя HR – программ центра
Оформите резюме – шедевр, чтобы оно заинтересовало работодателя
Скидка уже включена в стоимость. Оплатите до 15 июня, чтобы скидка не сгорела.
Остались
Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.
Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
Трудовые договоры
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.
Положение об оплате труда
Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.
Расчётный лист
В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:
Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.
Штатное расписание
Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.
«Штатка» имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.
График отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы. Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.
С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.
Положение о персональных данных
В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:
Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.
Согласия на обработку персональных данных
Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.
В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):
Табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.
На основании данных о времени, взятых их табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.
Приказы
Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приёме на работу, о премировании, о перевод, об увольнении и другие.
Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.
К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.
Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:
Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.
Кадровые документы организации. Таблица.
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ Форма свободная. Для микропредприятий форма Утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. Составить Трудовой договор с микропредприятиемСоставить стандартный трудовой договорДополнительное соглашение к трудовому договору
Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
ст. 15, 57 ТК РФ Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Приказ об утверждении штатного расписания
Табель учета рабочего времени ч. 4 ст. 91 ТК РФ Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
ст. 123 ТК РФ Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 График отпусков форма № Т-7
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р)
Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности. ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 185.1 ГК РФ
Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.) ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ Часть таких документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1)Приказ об увольнении составляют по форме № Т-8
Согласие работника на обработку персональных данных ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ Утвержденной формы нет. Воспользуйтесь образцом: Согласие работника на обработку персональных данных
Локальные нормативные акты организации
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) ст. 189 ТК РФ Нет утвержденной формы Посмотреть образец: Правила внутренного трудового распорядка
Положение о персональных данных работников ст. 87 ТК РФ Нет утвержденной формы
Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) * ст. 135 ТК РФ Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положения о премировании
Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется* ст. 57, 101 ТК РФ Нет утвержденной формы.
Положение о режимах рабочего времени* ст. 105 ТК РФ Нет утвержденной формы.
Приказ об утверждении формы расчетного листка ч. 2 ст. 136 ТК РФ Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом. Приказ об утверждении формы расчетного листка
Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1 Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников
Положение о коммерческой тайне пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" Нет утвержденной формы
Положение о структурном подразделении Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров
*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор
Документы по охране труда и воинскому учету
Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ
Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте ст. 212 ТК РФ Формы утверждены приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем местеЖурнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
Журнал учета микроповреждений (микротравм) Форма утверждена: Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н. Журнал учета микроповреждений (микротравм)
Ст. 103 ТК РФ
Карточки воинского учета ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года. Карточка по воинскому учету 2022 года
Личная карточка Т-2 С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2. Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам Федерального закона от 22.11.21г. № 377-ФЗ
ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Макет коллективного договора
Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора) Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6. Нет утвержденной формы