Заказать 729 командировок

Иногда рабочая необходимость требует отправить сотрудника в командировку. Едет, проживает, питается он, естественно, за счет фирмы. Как именно определяются суточные и командировочные, в чем между ними разница, какие есть нюансы, расскажем в этой статье.

Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

Порядок направления сотрудника в загранкомандировку отличается от порядка, установленного для направления работника в командировку в пределах РФ. В этой статье подробно рассмотрим, какими нормативными правовыми актами нужно руководствоваться казенному учреждению, направляющему своих работников в служебную командировку за границу, как правильно документально это оформить, какие применить нормы расходов, а также порядок возмещения работнику расходов, связанных с его служебной командировкой за границу, и правила принятия к бухгалтерскому учету расходов, произведенных в иностранной валюте.

Журнал “Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение” № 12/2019

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, наем жилого помещения и иные затраты, произведенные с его разрешения и ведома, а также выплачивать суточные (ст. 168 ТК РФ). В статье рассмотрим порядок и условия оплата командировочных расходов госслужащим на территории РФ.

Возмещение командировочных расходов командированному госслужащему осуществляется в соответствии с Порядком и условиями командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденными Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее – Порядок).

По возвращении из служебной командировки служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган (п. 35 Порядка):

авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу;
отчет о выполненной работе за период пребывания в командировке, согласованный с руководителем своего структурного подразделения.

В целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Установить, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений осуществляется в следующих размерах:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 22.10.2014 N 1088)

(см. текст в предыдущей редакции)

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 14.05.2013 N 411)

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом — в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 07.03.2016 N 171)

автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

2. Возмещение расходов в размерах, установленных пунктом 1 настоящего постановления, производится федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета, а также средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на служебные командировки либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из соответствующего бюджета на их содержание.

(п. 2 в ред. Постановления Правительства РФ от 22.10.2014 N 1088)

3. Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными органами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 22.10.2014 N 1088)

4. Признать утратившими силу:

Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. N 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» (Российская газета, 1992, 4 марта);

Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 22 февраля 1993 г. N 148 «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории государств — республик бывшего СССР» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 9, ст. 743).

5. Настоящее Постановление вступает в силу с 1 января 2003 г.

Расходы на проезд.

Государственному служащему по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, возмещаются расходы на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (п. 21 Порядка):

к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения службы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
из одного населенного пункта в другой при командировании в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах.

Нормы возмещение командировочных расходов на проезд приведены в таблице.

Контролирующие органы проверяют соблюдение данных нормативов. Например, Счетная палата РФ в п. 1.14 Представления от 30.05.2017 № ПР 09-87/09-03 указала, что в нарушение абз. «в» п. 21 Порядка заместителю начальника отдела управления защиты и охраны лесов (ведущая группа должностей) был оплачен проезд к месту командировки воздушным транспортом по тарифу бизнес-класса, хотя возмещение ограничивается тарифом экономкласса.

Перелет в командировке.

Пункт 21.2 Порядка обязывает при использовании воздушного транспорта для проезда гражданского служащего к месту командирования и (или) обратно – к постоянному месту прохождения службы оформлять (приобретать) проездные документы (билеты) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза. Исключение составляют следующие случаи:

данные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования гражданского служащего;
отсутствуют проездные документы (билеты) на рейсы этих авиакомпаний на весь срок командирования.

Также в письме сказано, что услугами российских авиакомпаний нужно пользоваться и в ситуации, когда отечественные авиакомпании обслуживают не весь маршрут следования, а один из его промежуточных сегментов.

Кроме того, даны разъяснения по поводу код-шеринговых соглашений. Код-шеринг – это соглашение о совместной коммерческой эксплуатации авиарейса двумя и более авиакомпаниями, одна из которых является оператором (то есть исполняет полеты по этому рейсу и продает билеты на эти рейсы от своего имени), а остальные – маркетинговыми партнерами (то есть продают билеты на рейс компании-оператора от своего имени).

Налоговики отметили, что приобретение авиабилетов в авиакомпаниях на международные рейсы, выполняемые в рамках код-шеринговых соглашений, возможно в случае, если одной из сторон данного соглашения (перевозчиком) является российская авиакомпания или авиакомпания другого государства – члена Евразийского экономического союза.

Отсутствие проездных документов.

Пункт 22 Порядка предусматривает, что при отсутствии проездных документов (билетов), а также документов транспортных организаций, подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), проезд не оплачивается, за исключением проезда личным транспортом.

Личный транспорт.

При использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно на основании п. 21.1 Порядка расходы, связанных с его использованием в командировке, возмещаются в соответствии с Правилами выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещение командировочных расходов, связанных с его использованием, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.

Расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта.

Согласно п. 6 Порядка если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку учитывается время, необходимое для проезда до этих мест. Аналогично определяется день приезда в постоянное место прохождения службы.

Такие расходы возмещаются командированному при наличии подтверждающих документов (билетов) (п. 22 Порядка).

В Письме Минтруда РФ от 07.02.2018 № 18-4/ООГ-139 указано, что если гражданский служащий направляется в служебную командировку:

в течение служебного дня, то расходы на проезд до аэропорта при наличии документов (билетов) возмещаются от постоянного места прохождения службы;
за пределами служебного дня и при этом проживает в том же населенном пункте, в котором располагается государственный орган, то расходы на проезд от места его проживания до аэропорта и обратно возмещаются на основании п. 22 Порядка. Если государственный орган находится в одном населенном пункте, а служащий проживает в другом, то расходы на проезд от места его проживания до аэропорта и обратно могут быть возмещены в соответствии с п. 36 Порядка как иные расходы, связанные со служебной командировочные выплаты , с разрешения представителя нанимателя или уполномоченного им лица, соответственно, при представлении подтверждающих документов.

Что касается применяемых в Порядке терминов «место прохождения гражданским служащим гражданской службы» и «место командирования», то под ними следует понимать населенный пункт, в котором расположен государственный орган, в котором гражданский служащий проходит гражданскую службу, и населенный пункт, в котором находится государственный орган (иная организация), в который(ую) гражданский служащий направляется в служебную командировку.

Сервисные услуги в вагонах повышенной комфортабельности.

В Письме Минтруда РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670 сказано, что поскольку в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности включена стоимость сервисных услуг (питания), то их не нужно исключать при возмещении стоимости проезда.

Проезд на такси.

В Порядке нет разъяснений относительно оплаты возмещение командировочных расходовпри проезде на такси. Так как в Порядке нет ограничений в отношении вида транспортных средств, используемых гражданским служащим для проезда к месту командировочные выплаты и обратно, его расходы на оплату проезда в такси могут быть возмещены при условии, что они произведены с разрешения или ведома представителя нанимателя (Письмо Минтруда РФ № 18-4/ООГ-1670).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача аванса на командировочные расходы может производиться как в иностранной валюте, так и в валюте РФ с распределением по следующим подстатьям КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н):

– по подстатье 212 КОСГУ – в части средств, предназначенных для выплаты суточных;

– по подстатье 222 КОСГУ – в части средств, предназначенных на транспортные расходы;

– по подстатье 226 КОСГУ – в части средств, предназначенных для оплаты расходов по найму жилого помещения.

Задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат (п. 203 Инструкции № 157н). Поэтому при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Выданный сотруднику аванс в иностранной валюте подлежит переоценке только в случае его возврата – по курсу на дату возврата. Возникшие при этом положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Выдача аванса на командировку в иностранной валюте. Для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте казенному учреждению нужно конвертировать средства в валюте РФ в иностранную валюту.

В этих целях учреждением оформляется заявка на кассовый расход (ф. 0531801), на основании которой ОФК перечисляются средства на корреспондентский счет кредитной организации, имеющей право согласно лицензиям ЦБ РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, для последующей конвертации в иностранную валюту и перечисления на счет, открытый получателю средств федерального бюджета для указанных целей в банке (п. 2.8.2 Порядка № 8н).

Согласно Инструкции № 162н эти операции следует отразить в бухгалтерском учете следующими проводками:

Сотрудник казенного учреждения был направлен в служебную командировку в Канаду с 02.12.2013 по 06.12.2013.

28.11.2013 учреждением для конвертации валюты РФ в иностранную валюту были перечислены денежные средства в размере 40 950 руб. на приобретение 1 300 долл. США (1 300 долл. США х 31,5 руб.).

Данные средства поступили 29.11.2013 на валютный счет, открытый в кредитной организации. На момент их поступления курс ЦБ РФ составил 32 руб. за 1 долл. США.

На оплату услуг кредитной организации по покупке валюты было перечислено 410 руб.

В бухгалтерском учете указанные операции нужно оформить следующими записями:

Согласно п. 10 Правил № 199н для получения денежных средств казенное учреждение представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств (ф. 0531802).

В бухгалтерском учете операции по поступлению наличных денег в кассу учреждения, их выдаче подотчетным лицам и принятию сумм произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудникаоформляются следующими записями:

Продолжим предыдущий пример. 29.11.2013 иностранная валюта поступила в кассу учреждения и выдана сотруднику:

– на проезд – 600 долл. США;

– на наем жилого помещения – 300 долл. США;

– в виде суточных за четыре дня – 400 долл. США.

Также этому сотруднику были выданы суточные в размере 100 руб., поступившие в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в казначействе.

Согласно представленному 09.12.2013 сотрудником по возвращении из командировки авансовому отчету и предъявленным документам, подтверждающим понесенные им расходы, сумма аванса израсходована в полной сумме, выданной ему при отбытии.

Курс ЦБ РФ (цифры условные) 29.11.2013 составил 32 руб. за 1 долл. США.

Датой пересечения границы РФ:

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующим образом:

Выдача аванса на командировку в валюте РФ. Для осуществления расходов на территории иностранного государства сотруднику нужно иметь иностранную валюту. Если аванс на командировку ему выдается в валюте РФ, то покупать иностранную валюту ему придется самостоятельно.

В этом случае расходы, произведенные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на момент покупки валюты (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193), согласно приложенной к авансовому отчету справке о покупке иностранной валюты.

При отсутствии таковой пересчет командировочных расходов в валюту РФ нужно производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Бухгалтерские проводки в этом случае будут следующими:

Сотруднику казенного учреждения, направленному в служебную командировку за границу РФ, 29.11.2013 выдан аванс в валюте РФ в размере 41 600 руб. для дальнейшего приобретения иностранной валюты по курсу продажи ЦБ РФ, равному 32 руб. за 1 долл. США, в том числе:

– средства на покупку проездных документов – 19 200 руб. (600 долл. США);

– средства на наем жилого помещения – 9 600 руб. (300 долл. США);

– суточные – 12 800 руб. (400 долл. США).

В этот же день иностранная валюта была приобретена в обменном пункте.

Согласно утвержденному руководителем учреждения 08.12.2013 авансовому отчету все полученные средства были израсходованы на указанные цели, подтверждены документально и приложен чек обменного пункта.

В бухгалтерском учете эти операции нужно отразить следующим образом:

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что чек обменного пункта сотрудником утерян. Курс ЦБ РФ на 08.12.2013 составил 32,2 руб. за 1 долл. США.

В этом случае принятие расходов, произведенных за границей РФ, нужно будет производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утв. Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 № 199н.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Как оплачивают суточные при однодневных командировках

Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.

Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.

Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.

Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:

расходы на мобильную связь;
расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.

Эти расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя, а также их требуется подтверждать документально, то есть предоставить чеки, квитанции, расписки, другие подтверждения.

Важно! Если в день совершения однодневной командировки сотрудник успевает выполнять часть обязанностей в офисе, то ему выплачивается и зарплата за этот день, и средний заработок, плюс, как было описано выше, компенсация других расходов после предоставления документов.

Суточные и командировочные

И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).

По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:

Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.

Нормативная база

Основными нормативными правовыми актами, которыми должны руководствоваться казенные учреждения, направляя сотрудников в служебные загранкомандировки, являются:

– Трудовой кодекс;

– Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749);

– Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон № 173-ФЗ);

– Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812);

– Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Приказ № 64н);

– Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;

за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

передвижения к месту командирования и обратно;
передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

Отражение в бухгалтерском учете

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):

суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

КВР

В части кодов вида расхода применяются следующие:

КВР 112 — бюджетные учреждения;
КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

Все дни, проведенные в рабочей поездке.
Выходные, которые выпадают на период командировки.
Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Нормы возмещения командировочных расходов в России для бюджетников

Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках.

Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Трудовое законодательство не запрещает дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов в зависимости от статуса работников.

Расходы на наем жилого помещения.

Согласно п. 18 Порядка расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

а) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», – не более стоимости двухкомнатного номера;

б) остальным гражданским служащим – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

Контролирующие органы обращают пристальное внимание на документальное подтверждение соблюдения п. 18 Порядка и часто выявляют его нарушения. Например, Счетной палатой были выявлены случаи, когда государственным гражданским служащим были возмещены расходы:

по найму помещения по документам, не содержащим указания на количество комнат (мест) в номере (п. 2.5 Представления от 24.05.2018 № ПР 14-123/14-02);
по найму жилого помещения по документам, не содержащим указания на категорию номера или на количество комнат в жилом помещении (п. 2.6 Представления от 23.05.2018 № ПР 14-101/14-01);
за проживание сверх установленных норм – по категории номеров («люкс») (п. 1.2 Представления от 01.06.2017 № ПР 12-124/12-03).

Если в населенном пункте отсутствует гостиница, то служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно (п. 19 Порядка).

Питание.

В Письме Минтруда РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670 указано, что Порядком не предусматривается возмещение расходов на питание, поэтому в случае найма служащим жилого помещения, в котором предоставляется такая услуга, стоимость питания возмещению не подлежит.

На этот момент обратила внимание Счетная палата в п. 1.8 Представления от 24.05.2018 № ПР 14-123/14-02, обнаружив нарушение п. 11 Порядка вследствие оплата командировочных расходов на наем жилого помещения, в стоимость которых входили завтраки.

Отсутствие подтверждающих документов.

При отсутствии данных документов (в случае непредоставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения возмещаются в размере 30 % установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Поскольку суточные в настоящее время равны 100 руб., то данные расходы составят 30 руб.

В Письме от 29.06.2007 № 42-8.1-09/267-759 Федеральное казначейство отметило, что в этом случае расходы на наем помещения возмещаются за время фактического пребывания в месте командирования, которое определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места командирования. При этом факт непредставления места в гостинице никакими документами подтверждаться не должен.

Сдавайте годовую отчетность без штрафов

Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете:

✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам,
Знать все изменения в налогах и бухучете.
Использовать все новые шесть ФСБУ.
Избежать типичных ошибок.

Торопитесь — скоро стартует первый поток!

Записаться

Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

Суточные не должны быть ниже величины суточных, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета. Напомним, что размер суточных в командировке в 2022 году по России для бюджетников (работников федеральных учреждений) составляет 100 рублей (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729).

В свою очередь, максимальный размер суточных может быть любым. Никаких ограничений на этот счет действующее законодательство не содержит. Это относится и к командировкам по России, и к командировкам за границу.

Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п.2 ст. 422 НК РФ).

В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ и начислить на эту сумму страховые взносы.

Не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения организация может оплатить, но это будет являться доходом работника, т.е. облагаться НДФЛ и учитываться при начислении взносов.

Категории работников, направляемых в служебную командировку

Согласно п. 2 Положения № 749 в командировки следует направлять работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем. При этом нельзя направлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

При наличии письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями, направлять в служебную командировку можно женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи (ст. 259, 264 ТК РФ).

При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ).

Порядок документального оформления направления в командировку и представления отчетности по ней

Направление сотрудника в служебную командировку оформляется приказом руководителя. Работнику также выдается служебное задание, в котором следует указать фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника, его структурное подразделение и должность.

Кроме того, нужно указать страну, город, организацию, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, количество дней командировки без учета времени нахождения в пути, организацию-плательщика, за счет которой финансируется командировка (организацию, которая направляет работника в командировку либо которая его принимает), основание принятого решения о служебной командировке, кратко цель задания.

Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель учреждения.

Выписывать командировочное удостоверение или нет сотруднику, командированному за границу, зависит от того, на территорию какого государства направляется сотрудник:

– если он командирован в организацию, находящуюся на территории участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, следует оформить командировочное удостоверение (п. 19 Положения № 749);

– если сотрудник направляется в иные государства – командировочного удостоверения не требуется (п. 18 Положения № 749).

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю (п. 26 Положения № 749):

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов;

– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Поскольку сотрудник направлялся на территорию иностранного государства, некоторые его расходы, произведенные в командировке, могут быть оформлены документами, составленными на иностранном языке. В этом случае они должны иметь построчный перевод на русский язык, поэтому к авансовому отчету нужно приложить перевод документов, составленных на иностранном языке (п. 13 Инструкции № 157н).

НДС

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

Коды видов расходов и КОСГУ.

212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» – при выплате суточных;
226 «Прочие работы, услуги» – при возмещении стоимости проезда к месту командировки и обратно к месту службы, найма жилого помещения и иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом;
222 «Транспортные услуги» – при выплате компенсации за использование в командировке личного транспорта.

Что касается расходов казенного учреждения в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они относятся на код вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Размер выплат за командировку по России

Верхней границы нет, ее руководство компании определяет самостоятельно и закрепляет эту информацию в нормативных документах. Но важно знать, что есть предельный размер суммы, которая не будет облагаться НДФЛ, для командировок по России она составляет 700 рублей за один день. Соответственно, многие компании стремятся удерживаться в этих границах, чтобы не уплачивать дополнительные налоги.

А вот для государственных организаций установлен лимит на суточные – 100 рублей в день (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729). Он может быть увеличен в том случае, если цель командировки признана как приносящая доход компании, и в некоторых других случаях.

Суточные.

Согласно п. 16 Порядка суточные возмещаются за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Размер суточных в настоящее время установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 и составляет 100 руб. за каждый день.

Минтрудом подготовлен проект указа Президента РФ о внесении изменений в п. 16 Порядка, предусматривающий, что размер суточных за каждый день нахождения гражданского служащего в служебной командировке на территории РФ определяется руководителем каждого государственного органа в пределах от 100 до 300 руб.

Необходимость в повышении размера суточных существует давно, поскольку действующий тариф был установлен почти 20 лет назад и с тех пор ни разуне увеличивался, несмотря на неоднократный рост цен на товары, работы, услуги. Пока данный проект Президентом РФ не подписан.

Возмещение понесенных в командировке расходов

Согласно п. 11, 23 Положения № 749 сотруднику, направленному в служебную командировку за пределы РФ, осуществляется возмещение следующих затрат:

– расходов на проезд;

– расходов по найму жилого помещения;

– расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);

– расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательных консульских и аэродромных сборов;

– сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

– иных обязательных платежей и сборов;

– иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Положением № 749 установлены некоторые требования, которые следует учитывать при возмещении сотруднику понесенных им расходов:

а) к расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) следует относить расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12, 22);

б) расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, такие расходы возмещаются в размерах, утвержденных Приказом № 64н;

в) суточные возмещаются в следующем порядке:

– при проезде по территории РФ выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ (п. 17). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 729;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 812.

При возмещении сотруднику суточных следует учитывать некоторые особенности:

– при следовании с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения № 749);

– при следовании сотрудника на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения № 749);

– при вынужденной задержке в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения № 749);

– при выезде и возврате из командировки в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату (п. 20 Положения № 749).

Пунктом 25 Положения № 749 предусмотрено, что сотруднику в случае заболевания в командировке возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.